新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的改革與創(chuàng)新

宋雨桐

摘 要：隨著當(dāng)前經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和社會(huì)科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，人們的生活水平隨著時(shí)代的發(fā)展不斷提高，各行各業(yè)在經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展中也不斷取得進(jìn)步。與此同時(shí)，檔案管理方面更加引起了人們的注意，成為各個(gè)單位中每天的基礎(chǔ)工作。檔案管理的質(zhì)量直接關(guān)系到事業(yè)機(jī)構(gòu)能否保持良好的發(fā)展趨勢(shì)，是否能提升其在社會(huì)上的競(jìng)爭(zhēng)力和影響力。現(xiàn)在人們的生活質(zhì)量得到了很大的提高，同時(shí)人們對(duì)社會(huì)的期望也越來越高，事業(yè)單位作為新時(shí)期中社會(huì)中最為基礎(chǔ)的一個(gè)部門，必須大力加強(qiáng)對(duì)自己?jiǎn)挝恢械臋n案管理工作的改革和創(chuàng)新，這樣才能保證自身的不斷發(fā)展進(jìn)步并滿足人們?nèi)找嬖鲩L(zhǎng)生活質(zhì)量的需求。本文的目的是找出影響公共機(jī)構(gòu)檔案管理改革創(chuàng)新的因素，并從各個(gè)方面進(jìn)行研究和研究。對(duì)公共機(jī)構(gòu)檔案管理提出自己的意見和建議，確保事業(yè)單位的正常發(fā)展。

關(guān)鍵詞： 事業(yè)單位; 檔案管理; 改革創(chuàng)新

在這個(gè)信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷普及的時(shí)代，各行各業(yè)中已經(jīng)開始逐漸和計(jì)算機(jī)技術(shù)相融合，尋找適合自己發(fā)展的新型道路。 公共機(jī)構(gòu)的檔案管理也是如此。必須對(duì)傳統(tǒng)的文件管理方法進(jìn)行有效的改革和創(chuàng)新，必須將信息技術(shù)和數(shù)字技術(shù)整合到文件管理的各個(gè)方面。這樣，我們就能有效地促進(jìn)公共機(jī)構(gòu)的發(fā)展，進(jìn)一步促進(jìn)社會(huì)的不斷發(fā)展。因此，在現(xiàn)階段如何改革和創(chuàng)新公共機(jī)構(gòu)的檔案管理工作，檔案管理工作更適用于哪些管理方法是需要認(rèn)真研究的問題。

一、現(xiàn)行公共機(jī)構(gòu)存在的問題和矛盾

1.檔案管理在單位中容易被忽視

如今，在我們的社會(huì)中，公共機(jī)構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)者和管理者對(duì)檔案管理工作沒有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)。沒有看到改革公共機(jī)構(gòu)檔案管理工作的必要性和緊迫性。并且不僅僅是事業(yè)單位中的領(lǐng)導(dǎo)者有這樣的思想，工作人員也普遍認(rèn)為對(duì)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理改革僅僅是為了能夠減輕工人的勞動(dòng)強(qiáng)度和心理壓力，提高部門的整體工作效率和工作質(zhì)量，他們認(rèn)為這樣的目的并不需要進(jìn)行改革創(chuàng)新也可以達(dá)到，只需要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行一些簡(jiǎn)單的改進(jìn)就可以了。然而，這些是一些誤解。并且大多數(shù)的事業(yè)并不了解和檔案管理相關(guān)的法律知識(shí)，在日常的學(xué)習(xí)生活中對(duì)于這方面也沒有給予更多的關(guān)注，工作人員更加沒有意識(shí)到單位中的檔案其實(shí)是一份極其珍貴的文化。

2.員工缺乏文件管理的專業(yè)性

在我們的機(jī)構(gòu)中，沒有定期培訓(xùn)和教育員工以提高他們的專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能。在現(xiàn)實(shí)工作中，經(jīng)常會(huì)遇到實(shí)際的問題，可能就會(huì)捉襟見肘不知道怎么解決問題。事業(yè)單位中有些年紀(jì)大的工作人員對(duì)于計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)知識(shí)一竅不通，在現(xiàn)在知識(shí)更新速度不斷加快的時(shí)代之下，他們處理業(yè)務(wù)的能力其實(shí)早已經(jīng)拖慢了單位的發(fā)展，影響到了整體的工作效率?，F(xiàn)在員工不僅需要清楚地了解自己的專業(yè)知識(shí)，還需要跟隨這個(gè)新時(shí)代的潮流，掌握最新的方式不斷學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)。但是，業(yè)務(wù)部門的許多員工并不知道這個(gè)問題，而只是通過自己的工作。沿用自己之前的思維習(xí)慣解決問題，這樣其實(shí)不利用單位的進(jìn)步和個(gè)人能力的提升。雖然有些單位已經(jīng)考慮到傳統(tǒng)的文件管理技術(shù)不適應(yīng)社會(huì)發(fā)展并建立了新的文件管理系統(tǒng)，但是，由于整個(gè)單元的文件管理工作缺乏明確性，因此對(duì)新的管理系統(tǒng)沒有給予足夠的重視。這導(dǎo)致了文件管理工作中的許多細(xì)節(jié)。許多機(jī)構(gòu)的原始檔案管理規(guī)定不合理，導(dǎo)致員工按照規(guī)章制度工作。但是檔案管理工作還是做的不好，自身的能力技術(shù)也無法得到進(jìn)一步的提升。

3.單位中的很多儀器設(shè)備更換不及時(shí)

大多數(shù)機(jī)構(gòu)對(duì)文件管理工作沒有給予足夠的重視，單位的管理者也沒有意識(shí)到文件管理的重要性。所以這就導(dǎo)致了事業(yè)單位中的資金分配不合理的狀況，并且常常忽視檔案管理部門的儀器設(shè)備需要。 現(xiàn)在很多的檔案管理部門中使用的儀器設(shè)備還是很早之前生產(chǎn)的，這些儀器設(shè)備早就已經(jīng)不適用于新時(shí)代的發(fā)展，陳舊且更新速度慢，對(duì)于現(xiàn)代社會(huì)中的大量信息數(shù)據(jù)無法進(jìn)行有效的分析和處理。例如說，現(xiàn)在很多的檔案管理部分所處的辦公室還是20世紀(jì)建立的那種房子，里面常年陰暗潮濕極，溫度、濕度不達(dá)標(biāo)，對(duì)于存放的檔案來說，會(huì)縮短存放年限，導(dǎo)致原始檔案腐壞、破損。有很多的辦公室中還存放了大量的易燃易爆物品，這些物品都是很危險(xiǎn)的安全隱患，如果一旦引燃將會(huì)對(duì)檔案造成無法挽回的損害。并且還有很多的檔案管理部門沒有完善的檔案保護(hù)設(shè)施，無法在發(fā)生危險(xiǎn)時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行及時(shí)的保護(hù)。

二、關(guān)于商業(yè)部門檔案管理的意見

1.機(jī)構(gòu)需要改進(jìn)和改革各種文件管理系統(tǒng)

如果想要對(duì)現(xiàn)在事業(yè)單位中的檔案管理做出有效的改革優(yōu)化，就必須從根本的制度上入手，對(duì)現(xiàn)有的不合理的規(guī)章制度進(jìn)行全面的完善改革，將之前的不合理的不正確的制度統(tǒng)統(tǒng)去除，并在新的檔案管理制度中加入更加人性化的措施，調(diào)動(dòng)起員工對(duì)工作的積極性，充分利用以往的檔案管理系統(tǒng)，不斷改革和完善現(xiàn)有的檔案管理制度。讓業(yè)務(wù)部門的文件管理煥然一新。并且必須保證嚴(yán)格根據(jù)自己?jiǎn)挝恢械膶?shí)際情況進(jìn)行改革，保證新的檔案管理制度更加實(shí)用更加簡(jiǎn)單，保證各項(xiàng)工作都可以快速高效的展開，通過這種方式，單位員工可以真正實(shí)現(xiàn)規(guī)章制度，保證檔案的正常，平穩(wěn)運(yùn)行。各部門在實(shí)施規(guī)章制度時(shí)，必須嚴(yán)格遵守規(guī)章制度，避免事故發(fā)生。

2.改革優(yōu)化，從檔案管理方法開始出發(fā)

對(duì)于公共機(jī)構(gòu)，他們必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷提高自己的思想和管理意識(shí)。公共機(jī)構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)者需要定期關(guān)注文件管理方法，并不斷提高文件管理能力。 每次集中學(xué)習(xí)，都需要檢查學(xué)員的筆記并且讓員工反思總結(jié)。 公共管理機(jī)構(gòu)的管理人員需要定期檢查文件管理工作的進(jìn)度，并制定相應(yīng)的文件管理評(píng)估系統(tǒng)。正確評(píng)估文件管理工作，使員工更加注重文件管理。通過這樣的方法不僅增強(qiáng)了單位員工的責(zé)任感，還能夠使公共機(jī)構(gòu)的檔案管理更加系統(tǒng)化和合理化。

3.摒棄以往的管理體制，不斷創(chuàng)新不斷發(fā)展

現(xiàn)在文件管理系統(tǒng)主要由檔案組織的結(jié)構(gòu)決定。人才結(jié)構(gòu)必須分層次，管理結(jié)構(gòu)必須多樣化，人員層次要更加年輕化。檔案管理應(yīng)該與事業(yè)組織的結(jié)構(gòu)保持一致?，F(xiàn)在有必要對(duì)檔案進(jìn)行信息處理，并根據(jù)檔案的屬性對(duì)其進(jìn)行歸檔，以滿足檔案管理的要求。雖然檔案并不是直接對(duì)外公開的，但是它們最終將被社會(huì)使用。因此，下一步是建立檔案網(wǎng)絡(luò)管理系統(tǒng)，運(yùn)用一些創(chuàng)新方法，規(guī)范檔案管理，改革檔案管理行為，為檔案管理的發(fā)展提供有力保障。

4.以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為基礎(chǔ)，促進(jìn)文件管理的發(fā)展

越來越多的文件管理工作與計(jì)算機(jī)技術(shù)相結(jié)合。機(jī)構(gòu)應(yīng)積極結(jié)合信息技術(shù)和文件管理的技術(shù)和方法，提高文件管理的速度。保存在電子文件中的文件應(yīng)及時(shí)更新，并應(yīng)明確信息資料的保密程度，正確使用電腦的加密功能。 我們必須克服尋求穩(wěn)定，害怕風(fēng)險(xiǎn)的保守思想，不斷發(fā)展進(jìn)步，認(rèn)真做好電子檔案的備份，防止受潮，受熱，輻射和病毒，確保電子材料的安全性和完整性。

5.堅(jiān)持培訓(xùn)，大力提高員工的專業(yè)技能

機(jī)構(gòu)檔案管理部門的員工也需要定期的專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。我們不能單靠文件和教科書進(jìn)行安全教育，這樣工作人員很快就會(huì)忘記他們?cè)趯W(xué)習(xí)后所學(xué)到的知識(shí)，無法形成有效的長(zhǎng)期記憶。有必要對(duì)視頻和照片類型的員工進(jìn)行教育，以便他們能夠?qū)γ總€(gè)人的心中留下深刻的印象，從而加強(qiáng)員工對(duì)文件管理知識(shí)的記憶。并不斷強(qiáng)化員工的理論知識(shí)，專業(yè)精神和責(zé)任感，讓他們真正認(rèn)識(shí)到文件管理的重要性，真正熱愛自己的工作。

6.完善相關(guān)法律法規(guī)，開拓檔案管理新氣象

想要新時(shí)期中事業(yè)單位的檔案管理工作能夠進(jìn)一步的得到有效改善，就必須從相關(guān)的政策規(guī)定入手，制定出最符合現(xiàn)在事業(yè)單位檔案管理的政策，這樣才能保障新時(shí)期的檔案管理工作能夠隨著時(shí)代發(fā)展的潮流不斷前進(jìn)，不斷適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展，更加科學(xué)更加合理的開展自身的工作。事業(yè)單位內(nèi)部的管理制度也要隨著時(shí)代的發(fā)展不斷更新迭代，在當(dāng)今社會(huì)中就更應(yīng)該體現(xiàn)出人性化和簡(jiǎn)單化的一面。政府相關(guān)部門也需要不斷更新國(guó)家政策和規(guī)定，讓單位內(nèi)部的檔案管理工作能夠做到有法可依，并且保證頒布的法律適應(yīng)于我國(guó)現(xiàn)在檔案管理的實(shí)際情況，從源頭開始提高事業(yè)單位的檔案管理水平。

三、結(jié)束語

總的來講，在現(xiàn)代社會(huì)中事業(yè)單位要想在這個(gè)愈發(fā)殘酷的社會(huì)中把握住發(fā)展的機(jī)會(huì)并且獲得更加長(zhǎng)久的發(fā)展，有必要提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，認(rèn)真分析現(xiàn)有事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)的各種問題和矛盾。通過建立更加合理的管理體系、提高員工的工作素養(yǎng)等等一些列的方法對(duì)現(xiàn)有的檔案管理方法進(jìn)行改革創(chuàng)新，進(jìn)一步促進(jìn)制度的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步。

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