淺析大數(shù)據(jù)時代背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理模式

摘 要：機(jī)關(guān)事業(yè)單位運行和發(fā)展中會產(chǎn)生多類檔案，且檔案總量較大，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式取得的管理效果較差，降低了整個系統(tǒng)的運行質(zhì)量?；趯Υ髷?shù)據(jù)技術(shù)的研究和分析，結(jié)合對當(dāng)前檔案管理技術(shù)發(fā)展模式和目標(biāo)的解讀，本文建設(shè)了大數(shù)據(jù)時代的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作體系，提高檔案的管理質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);機(jī)關(guān)事業(yè)單位;檔案管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)以其強(qiáng)大的數(shù)據(jù)收集和分析能力，在當(dāng)前的很多行業(yè)中取得了良好的應(yīng)用效果，同時對于大數(shù)據(jù)技術(shù)來說，通常與其余多種技術(shù)融合，可以說大數(shù)據(jù)時代并非指代大數(shù)據(jù)一項技術(shù)，而是計算機(jī)技術(shù)上的百花爭鳴時期，包括云計算技術(shù)、計算機(jī)中的去中心化技術(shù)，這類技術(shù)都與大數(shù)據(jù)技術(shù)有緊密關(guān)聯(lián)，在文本的演技中，同時完成了對這類內(nèi)容的整合。

一、大數(shù)據(jù)時代背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理問題

1.管理精度較低。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案中，包括人員檔案、財務(wù)檔案、工作檔案、規(guī)劃檔案等多個內(nèi)容，但是在當(dāng)前的工作中，這一工作內(nèi)容的取得效果較差，雖然大部分單位都已經(jīng)建成了專用的檔案體系，但是由于工作人員要在短時間內(nèi)處理大量的檔案，容易出現(xiàn)錯漏問題，降低了管理精度。

另外在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，除了應(yīng)用計算機(jī)存儲工程保存各類檔案，另一項工作為紙質(zhì)檔案的存放和應(yīng)用，由工作人員向檔案管理系統(tǒng)輸入相關(guān)信息，這種方法不但效率低下，當(dāng)檔案量提高時，工作人員出錯的可能性也會提高，導(dǎo)致檔案的管理精度不足。

2.管理效率較低。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位運行中，由于生成的檔案數(shù)量很多，所以對管理效率提出了很高要求，要求檔案管理人員快速完成檔案內(nèi)容梳理，完成整個檔案管理工作流程。

傳統(tǒng)檔案管理工作的流程復(fù)雜，包括檔案收集或其余部門提交-檔案審核-檔案錄入-檔案存放-檔案信息展示，而在檔案應(yīng)用中，也需要經(jīng)過多個手續(xù)，降低了檔案的管理效率。

另外在我國當(dāng)前的發(fā)展中，針對機(jī)關(guān)事業(yè)單位的指導(dǎo)措施變化頻率較高，這類信息都需要在檔案中顯示，同時單位方面要通過定期或不定期的檔案數(shù)據(jù)和信息分析，了解顯像管工作的落實質(zhì)量。當(dāng)前的檔案管理中能夠，工作人員需要消耗較多時間完成檔案查找和調(diào)用，降低了檔案的應(yīng)用質(zhì)量。

3.管理方法落后。在當(dāng)前的一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位中，檔案管理工作的受重視程度較低，甚至未能建成專用的檔案電子管理系統(tǒng)，工作人員只想信息化系統(tǒng)中輸入檔案的簡要信息，并記錄相關(guān)檔案在檔案庫中的位置，為后續(xù)的檔案查找過程奠定基礎(chǔ)。

這種管理方法已經(jīng)與當(dāng)今的檔案管理思想嚴(yán)重不符，同時工作人員難以同時展開大批量的檔案管理工作，對整個單位運行中產(chǎn)生的檔案來說，當(dāng)前的管理方法容易出現(xiàn)紕漏，限制了檔案管理系統(tǒng)內(nèi)的進(jìn)一步發(fā)展。

二、大數(shù)據(jù)時代背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理目標(biāo)

大數(shù)據(jù)時代的檔案管理系統(tǒng)工作目標(biāo)，實質(zhì)上與大數(shù)據(jù)技術(shù)本身的優(yōu)勢關(guān)聯(lián)較小，本文在具體的研究中，將大數(shù)據(jù)時代歸類為信息化和智能化時代，所有在具體的研究中，本文從這一角度出發(fā)，完成對檔案管理系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)的分析。

在具體的工作中，本文從兩個路徑分析檔案的管理目標(biāo)，其一為檔案從收集到存儲的整個管理過程，其二為檔案的調(diào)用過程。

前者的工作目標(biāo)為，在各個部門和子系統(tǒng)的運行中，自動化系統(tǒng)可以自主將形成的檔案收集、歸類與存儲，同時借助去中心技術(shù)，去除傳統(tǒng)計算機(jī)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，將相關(guān)檔案分散到相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)節(jié)點中，提高檔案的存儲安全性。

后者的工作目標(biāo)為，提高檔案索引的智能性，在機(jī)關(guān)事業(yè)單位運行中，一些檔案有一定的保密等級，只有具備較高權(quán)限的工作人員才可查閱。針對這一要求，要保證檔案調(diào)用系統(tǒng)的安全防護(hù)效果，同時提高其智能化程度，在關(guān)鍵詞索引中，不可同時出現(xiàn)大量的涉密和不涉密檔案，要能夠完成對單篇檔案的精準(zhǔn)調(diào)用。

三、大數(shù)據(jù)時代背景下機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理模式

在本文的研究中，將檔案管理工作分為兩個方面，通過對這兩項工作的研究，可以確定新的管理模式為自主化的檔案收集、整理和存儲，非自主化但是具備很高智能化的檔案索引系統(tǒng)。所以在具體的工作中，要從這兩個角度出發(fā)，從硬軟件、應(yīng)用技術(shù)和安全防護(hù)等角度出發(fā)，完成系統(tǒng)建設(shè)工作。具體的管理技術(shù)如下：

1.硬件系統(tǒng)建設(shè)。硬件系統(tǒng)為各類辦公電腦，同時在當(dāng)前的機(jī)關(guān)事業(yè)單位運行中，基本建成了專用的信息化系統(tǒng)，借助服務(wù)器以及工作站充當(dāng)整個系統(tǒng)的控制中樞。

在新的檔案管理模式中，要能夠?qū)崿F(xiàn)對檔案的自主收集，則整個信息化系統(tǒng)中的所有硬件設(shè)備都需要被接入到該系統(tǒng)中，從而讓整個系統(tǒng)能夠正常穩(wěn)定運行。本文提出的方法為，硬件系統(tǒng)的主要變革和建設(shè)形勢為，完成對控制中樞的完善和優(yōu)化工作，向系統(tǒng)中加入的內(nèi)容包括工作站、虛擬服務(wù)器、新型存儲系統(tǒng)等，同時完成對相關(guān)線纜的精準(zhǔn)配置工作，在各類硬件設(shè)備的運行中，可以通過連接的各類線纜，將檔案信息輸送到服務(wù)器和存儲設(shè)備中，構(gòu)成了整個檔案管理工作的支架。

對于新型檔案管理工作中的其余工作內(nèi)容和功能來說，在硬件設(shè)施完成建設(shè)的基礎(chǔ)上，需要借助軟件和整個系統(tǒng)完成對相關(guān)功能的實現(xiàn)。

2.軟件系統(tǒng)建設(shè)。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位運行中，各個單位提交的信息都構(gòu)成了相關(guān)單位的一個分支，以財務(wù)檔案為例，各個部門向財務(wù)系統(tǒng)提交的財務(wù)信息，都將成為該季度或年度財務(wù)檔案中的數(shù)據(jù)支持分支。為保證檔案的科學(xué)性和準(zhǔn)確性，本文提出的方法為信息化系統(tǒng)中的軟件自動復(fù)制該檔案，將其存儲到檔案管理系統(tǒng)中，同時完成對各類檔案的標(biāo)號并設(shè)置關(guān)鍵詞，對后續(xù)的相似檔案匯總到同一檔案體系中。

為提高檔案的管理精度，該過程中可以通過發(fā)送任務(wù)指令的方式授予自動化系統(tǒng)權(quán)限，讓其完成對各類數(shù)據(jù)的收集。在軟件的設(shè)計中，要求只有具備最高權(quán)限的工作人員才可操作指令軟件，系統(tǒng)中的其余軟件按照最高指令運行。在指令中，要輸入檔案信息、收集的數(shù)據(jù)內(nèi)容、需要參數(shù)檔案完善的工作部門等關(guān)鍵信息，在后續(xù)的工作中，系統(tǒng)中的大數(shù)據(jù)技術(shù)完成對相關(guān)部門提交檔案信息的全面收集，云計算技術(shù)完成對相關(guān)信息的整合與分析，確定相應(yīng)的信息是否需要輸入到檔案管理系統(tǒng)中。

在檔案的調(diào)用過程中，也要通過這兩項技術(shù)完成對系統(tǒng)中信息的收集工作，并完成對這類信息的匯總，最終提交經(jīng)過有序整理的檔案，讓相關(guān)人員應(yīng)用檔案完成相關(guān)工作。

3.相關(guān)技術(shù)應(yīng)用。在大數(shù)據(jù)時代，多種計算機(jī)技術(shù)被開發(fā)和有序使用，本文認(rèn)為在檔案管理工作中，可以通過適當(dāng)應(yīng)用這類技術(shù)提高檔案的管理質(zhì)量。在該系統(tǒng)的運行中，除了大數(shù)據(jù)技術(shù)，首要技術(shù)為云計算技術(shù)，該項技術(shù)的功能為，完成對相關(guān)數(shù)據(jù)的研究和分析工作，同時在相關(guān)碎片化信息中設(shè)定標(biāo)號等信息，在后續(xù)的工作中，將這類信息自主排序和分散，控制檔案各個碎片化信息的存儲位置，以讓該系統(tǒng)正常運行。

其次為“去中心化”技術(shù)，該項技術(shù)的作用原理為，將檔案信息分散處理，在后續(xù)的處理中，有兩種思想，一種為相關(guān)信息存儲到云存儲系統(tǒng)中，降低檔案信息對本地硬件設(shè)備的空間占用量。另一種思想為將相關(guān)信息分散到本地硬件設(shè)備中的節(jié)點中，這種方式本質(zhì)上為對檔案信息的一種分散配置，在調(diào)用中完成信息整合。

最后為云存儲技術(shù)，該項技術(shù)經(jīng)過多年發(fā)展，技術(shù)較為成熟，所以在今后的技術(shù)應(yīng)用中，可以通過該項技術(shù)提高對檔案的處理和存儲效率，達(dá)到提高檔案管理效率的目的。

4.安全防護(hù)配置。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的運行中，要保證整個系統(tǒng)能夠穩(wěn)定運行，同時要防止整個檔案管理系統(tǒng)遭受攻擊，所以在具體的工作中，要通過應(yīng)用安全防護(hù)系統(tǒng)，提高檔案的管理安全性。

在具體的工作中，要從兩個方面落實該項工作，其一為檔案存儲過程中的安全防護(hù)系統(tǒng)，可以通過設(shè)置防火墻、應(yīng)用去中心化技術(shù)、融合云存儲技術(shù)等方法，提高檔案的管理安全性。從安全性角度考慮，最安全的方案為在建成專用防火墻的基礎(chǔ)上，同時應(yīng)用去中心化技術(shù)和云存儲技術(shù)完成對檔案信息的存儲工作，在檔案的調(diào)用中，由大數(shù)據(jù)技術(shù)完成對數(shù)據(jù)的收集和整合工作，最終提交完整檔案。

其二為檔案獲取過程中的安全防護(hù)工作，本文提出的工作目的和思想為，管理系統(tǒng)通過對相關(guān)信息的收集和分析，最終只提交一份檔案，并且該檔案為工作人員所需的內(nèi)容。在具體的系統(tǒng)設(shè)計中，需要工作人員向系統(tǒng)中輸入工號等信息，信息化系統(tǒng)分析其能夠接觸到的最高密集檔案。在后續(xù)的工作中，通過指引工作人員輸入檔案的關(guān)鍵詞，完成對檔案的定位與調(diào)用。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)時期的機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中，存在的問題包括管理精度不足、管理效率較低和管理思想落后，導(dǎo)致檔案管理系統(tǒng)不能順應(yīng)當(dāng)前的工作體系。在問題的解決中，可以通過建設(shè)和優(yōu)化硬軟件系統(tǒng)、融合相關(guān)技術(shù)和配置安全防護(hù)系統(tǒng)，達(dá)到提高檔案管理系統(tǒng)工作效率、工作質(zhì)量和工作安全性的目的。

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作者簡介：李新媛（1987-），女，漢族，山東沂南人，本科，職稱：助理館員一級，研究方向：檔案管理。