閉環(huán)管理對(duì)提升企業(yè)檔案管理工作效率的應(yīng)用及成效

康朝陽(yáng)

摘 要：檔案是國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的有價(jià)值的各種形式的歷史記錄。 企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件。檔案工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，不論是機(jī)關(guān)、還是企事業(yè)單位，其所從事的職能活動(dòng)都需要通過(guò)檔案來(lái)記憶和印證.同時(shí)，檔案工作又是一個(gè)系統(tǒng)性工作，涉及一個(gè)單位的全方位和全時(shí)段。

關(guān)鍵詞：閉環(huán);嵌入;成效;作用

隨著社會(huì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，大量的檔案信息需要進(jìn)行綜合處理、分析檔案工作“收、管、用”的各個(gè)主要環(huán)節(jié)，我們不難發(fā)現(xiàn)檔案工作涉及面越來(lái)越廣，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案接收與保管，到紙質(zhì)與現(xiàn)代的電子系統(tǒng)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)接收雙軌制接收歸檔操作;從管理檔案實(shí)體，到管理檔案數(shù)據(jù);從手工操作，到信息化智能操作;從檔案資源的分散利用，到互聯(lián)網(wǎng)共享變革，檔案員所負(fù)擔(dān)處理內(nèi)容日趨繁雜，肩上的負(fù)擔(dān)越來(lái)越重。如果此時(shí)，檔案管理工作仍然閉關(guān)自守走老路，繼續(xù)等，靠，要的老思路執(zhí)行，則類似遲歸、漏歸、不歸檔的問(wèn)題將逐步上演，甚至各類信息系統(tǒng)從上線前的設(shè)計(jì)階段都不再考慮歸檔問(wèn)題時(shí)，檔案工作將逐步被弱化，檔案無(wú)法滿足利用的惡性循環(huán)也會(huì)隨即出現(xiàn)，檔案信息資源管理中心的地位也將不復(fù)存在。其實(shí)，在企業(yè)檔案工作中，必不可少的會(huì)遇到矛盾和難以抉擇的問(wèn)題。尤其當(dāng)企業(yè)檔案工作沒(méi)有先例和經(jīng)驗(yàn)可循的情況下，企業(yè)檔案工作的開(kāi)展就必須要應(yīng)時(shí)而動(dòng)，乘勢(shì)而為，加快檔案工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，逐步實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化。檔案閉環(huán)管理控制方式的推行，可較大緩解上述矛盾，從檔案資料收集開(kāi)始，步步設(shè)環(huán)，層層嵌入，確保檔案資料收得回，管得好，用得上。

閉環(huán)實(shí)現(xiàn)或者閉環(huán)管理。在現(xiàn)代企業(yè)中，用得很多的是質(zhì)量管理體系，其中以ISO質(zhì)量管理體系最為著名。閉環(huán)管理非常強(qiáng)調(diào)設(shè)定目標(biāo)，發(fā)現(xiàn)、分析問(wèn)題，提出解決問(wèn)題方法和步驟，強(qiáng)化過(guò)程管理、實(shí)施持續(xù)改進(jìn)，不達(dá)目的不罷休。這也是高質(zhì)量最需要的模式。

一、閉環(huán)管理的基本原理和基本原則

閉環(huán)管理是綜合閉環(huán)系統(tǒng)、管理的封閉原理、管理控制、信息系統(tǒng)等原理形成的一種管理方法。一方面把公司的“供--產(chǎn)--銷”管理過(guò)程作為一個(gè)閉環(huán)系統(tǒng)，并把該系統(tǒng)中的各項(xiàng)專業(yè)管理（物資供應(yīng)、成本、銷售、質(zhì)量、人事、安全等）作為閉環(huán)子系統(tǒng)，使系統(tǒng)和子系統(tǒng)內(nèi)的管理構(gòu)成連續(xù)封閉和回路，使系統(tǒng)活動(dòng)維持在一個(gè)平衡點(diǎn)上;另一方面對(duì)變化的客觀實(shí)際，進(jìn)行靈敏、正確有力的信息反饋并作出相應(yīng)變革，使矛盾和問(wèn)題得到及時(shí)解決，決策、控制、反饋、再?zèng)Q策、再控制、再反饋……從而在循環(huán)積累中不斷提高，促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

依據(jù)閉環(huán)管理的原理所確定的閉環(huán)管理的程序是：（1）確立控制標(biāo)準(zhǔn);（2）糾正錯(cuò)誤手段，消除偏離標(biāo)準(zhǔn)和計(jì)劃的情況;（3）評(píng)定活動(dòng)成效。在實(shí)行閉環(huán)管理中應(yīng)堅(jiān)持以下原則：一個(gè)是著重強(qiáng)調(diào)要從局部服從全局，確?？偰繕?biāo)的實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)整體性原則;二是通過(guò)設(shè)計(jì)值與產(chǎn)出值比較提高產(chǎn)品質(zhì)量原則;三是通過(guò)經(jīng)營(yíng)銷售與貨幣回籠實(shí)現(xiàn)投入與產(chǎn)出合理對(duì)接原則;四是努力降低成本與企業(yè)盈利原則;五是推行安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化工作原則;六是所有部門全部納入閉環(huán)管理范圍和全員參與原則;七是明確職責(zé)、按照規(guī)程辦事、加強(qiáng)考核的績(jī)效管理原則。

綜上所述的這些管理原則和程序控制，是需要有完整的記錄和反饋信息。按照封閉的基本方法，從后續(xù)結(jié)果中找出管理手段各環(huán)節(jié)中的原因，給以綜合運(yùn)用來(lái)提高工作效能，也就是“說(shuō)到的要寫到，寫到的要做到，做到的有要記錄”。

二、閉環(huán)管理在檔案工作中的應(yīng)用

用閉環(huán)管理的思路來(lái)思考檔案管理工作，可以發(fā)現(xiàn)，檔案工作及管理過(guò)程實(shí)際從檔案接收，到妥善保管，再到綜合運(yùn)用，就是個(gè)大的閉環(huán)系統(tǒng)。在大的閉環(huán)環(huán)境中，我們?nèi)绻麑⑵渲胁襟E細(xì)節(jié)繼續(xù)以嵌入閉環(huán)應(yīng)用，是否能實(shí)現(xiàn)更大的成效呢。下面我們將以歸檔過(guò)程為主，針對(duì)歸檔階段進(jìn)行流程跟蹤分析，改變現(xiàn)階段歸檔依靠單方面主動(dòng)，開(kāi)放式管理接收方式，設(shè)計(jì)閉環(huán)接口，發(fā)揮呈上啟下作用，實(shí)現(xiàn)提升檔案工作效率的作用。

1.歸檔環(huán)節(jié)閉環(huán)接口的設(shè)計(jì)：文件資料從產(chǎn)生到結(jié)束將經(jīng)歷一套完整的流轉(zhuǎn)程序，在該項(xiàng)流轉(zhuǎn)任務(wù)完成后，下一項(xiàng)任務(wù)開(kāi)啟前，設(shè)立歸檔接口，成為該項(xiàng)文件流程結(jié)束的最后一關(guān)。流程中這個(gè)接口所在的點(diǎn)，就是嵌入的歸檔接收閉環(huán)管理接口。通過(guò)該接口的文件將視為歸檔完成，否則視為待歸檔鑒定。凡是處于待歸檔鑒定環(huán)節(jié)且尚未通過(guò)該節(jié)點(diǎn)的流程事務(wù)不得開(kāi)啟下一項(xiàng)任務(wù)操作。在沒(méi)有電子系統(tǒng)支撐檔案管理的單位，我們可以把這個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)計(jì)為下一步工作必須收取確認(rèn)的交接簽字的單據(jù)，在有電子系統(tǒng)支撐檔案管理的單位，可以把這個(gè)節(jié)點(diǎn)設(shè)計(jì)為接收通過(guò)確認(rèn)的流程處理。例如：

（1）工程項(xiàng)目檔案歸檔，我們可以將歸檔接口設(shè)計(jì)在建設(shè)項(xiàng)目尾款付款前，財(cái)務(wù)部未見(jiàn)到檔案簽收確認(rèn)，該項(xiàng)目將不得支付工程尾款，或者凡是未完成歸檔任務(wù)的項(xiàng)目，統(tǒng)計(jì)部門未見(jiàn)到檔案簽收確認(rèn)，該項(xiàng)目不得納入年度完工項(xiàng)目任務(wù)統(tǒng)計(jì)，或者在竣工公文上報(bào)簽批前，未見(jiàn)到檔案簽收確認(rèn)，該項(xiàng)目不予簽發(fā)上報(bào)。也就是說(shuō)工程項(xiàng)目歸檔工作是上游工作結(jié)束的一個(gè)關(guān)口標(biāo)志，下游任務(wù)開(kāi)啟的前提和必須。

（2）合同檔案歸檔，我們可以將歸檔接口設(shè)計(jì)在財(cái)務(wù)部門付款前，紙質(zhì)合同不歸檔或質(zhì)量不規(guī)范，檔案部門未確認(rèn)歸檔接收，財(cái)務(wù)部門不得或無(wú)法進(jìn)行收、付款處理。

（3）文書等其他類檔案歸檔，我們可以將歸檔接口設(shè)計(jì)在對(duì)各部門年度績(jī)效考核打分前，凡是完成了年度文書檔案移交工作的部門，在得到檔案管理工作人員的確認(rèn)后，該項(xiàng)工作任務(wù)可以得分，否則不得分。

2.管理機(jī)制的閉環(huán)統(tǒng)一保障支撐：按照歸檔流程設(shè)計(jì)，歸檔接口環(huán)節(jié)的上行和下行工作均涉及到多個(gè)部門間的配合支撐，如項(xiàng)目責(zé)任部門、財(cái)務(wù)部門、人事部門以及各類信息流轉(zhuǎn)系統(tǒng)研發(fā)部門等等，完善管理的機(jī)制是上述閉環(huán)執(zhí)行的保障。按照不同的責(zé)任分工，搭建以檔案工作為中心與各部門相互配合的協(xié)調(diào)溝通體系、自下而上的反饋體系，才能確保檔案管理機(jī)制的閉環(huán)統(tǒng)一運(yùn)行。

例如：按照閉環(huán)保障機(jī)制，某個(gè)為內(nèi)部管理而搭建的新系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目審批通過(guò)后，在系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作開(kāi)始之初，項(xiàng)目建設(shè)者必須征求檔案工作人員意見(jiàn)，確認(rèn)內(nèi)容應(yīng)包含該項(xiàng)新建系統(tǒng)的流轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)是否有歸檔要求，如需確認(rèn)需要?dú)w檔，再研討是否把歸檔步驟嵌入新系統(tǒng)流程流轉(zhuǎn)之中，亦或是在新系統(tǒng)流程結(jié)束后，使該業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的相關(guān)數(shù)據(jù)必須以合規(guī)的格式自動(dòng)導(dǎo)入檔案系統(tǒng)，否則系統(tǒng)設(shè)計(jì)將不予通過(guò)。

3.歸檔環(huán)節(jié)閉環(huán)管控的成效和作用：

（1）檔案移交人角色轉(zhuǎn)換。如不按時(shí)移交檔案，將直接導(dǎo)致下游工作無(wú)法開(kāi)展，促使移交人對(duì)歸檔工作做的意識(shí)從被動(dòng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)。簡(jiǎn)化了檔案員的反復(fù)催收工作，提升了檔案員的工作效率。在信息化系統(tǒng)應(yīng)用管理領(lǐng)域領(lǐng)先的單位，該項(xiàng)工作則更顯輕松，檔案移交接收，只是在系統(tǒng)處理上一點(diǎn)即過(guò)。

（2）歸檔及時(shí)率有效提升。實(shí)時(shí)歸檔，不再等待一年一度。以合同檔案為例，合同檔案簽訂完成后，為完成下游收、付款等工作，合同經(jīng)辦人將會(huì)盡快完成合同歸檔移交，減少了合同在外部環(huán)節(jié)流轉(zhuǎn)時(shí)限，有效降低了合同經(jīng)辦人因長(zhǎng)時(shí)間未歸檔造成的遺失、篡改 、缺損等風(fēng)險(xiǎn)，方便利用的同時(shí)也養(yǎng)成了及時(shí)歸檔的良好習(xí)慣。招投標(biāo)資料同樣也是如此，招投標(biāo)資料未歸檔，合同無(wú)法完成簽訂。歸檔流程的閉環(huán)控制，同時(shí)彰顯對(duì)內(nèi)控管理有效的作用。

（3）檔案歸檔率有效提升。檔案的歸檔率是對(duì)計(jì)劃應(yīng)收集、歸檔的各類文件數(shù)量（簡(jiǎn)稱計(jì)劃數(shù)量）和實(shí)際收集、歸檔和文件材料數(shù)量（簡(jiǎn)稱實(shí)際完整度）之間的百分比，用公式表示為：完整率=實(shí)際完成數(shù)量/計(jì)劃完整度·100%。

以工程建設(shè)檔案為例，按規(guī)定項(xiàng)目負(fù)責(zé)人應(yīng)在項(xiàng)目完工3個(gè)月后向檔案室主動(dòng)移交工程檔案。如果沒(méi)有下游工作不可開(kāi)啟的閉環(huán)接口控制，不可避免的會(huì)有如下情況產(chǎn)生1. 項(xiàng)目人員因移交檔案資料質(zhì)量不合格被退回整改，返工整改超過(guò)了年度檔案歸檔率統(tǒng)計(jì)截止時(shí)間，2.項(xiàng)目人員因個(gè)人疏忽導(dǎo)致工程項(xiàng)目資料忘記歸檔或遺漏某些項(xiàng)目的歸檔，3.項(xiàng)目人員因缺乏必要的檔案意識(shí)，對(duì)工程檔案沒(méi)有引起足夠的重視，或者根本不清楚工程檔案包括哪些內(nèi)容，任意把工程檔案留在自己手中拒絕歸檔。為確保下游其他工作的正常開(kāi)展，有歸檔閉環(huán)管控接口保障，工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在歸檔工作的處理中，將不得不以主動(dòng)的姿態(tài)積極配合完成該項(xiàng)工作，確保了歸檔率的有效提升。

（4）臺(tái)賬式接收管理，易于統(tǒng)計(jì)操作。檔案員每天接收各類檔案資料留有簽收痕跡，形成臺(tái)賬方便統(tǒng)計(jì)，減少了漏歸、不歸等問(wèn)題。

4.閉環(huán)管理對(duì)檔案工作人員的素質(zhì)要求：閉環(huán)管理執(zhí)行以后，檔案員就成為了一個(gè)置身于萬(wàn)千網(wǎng)絡(luò)中的抽絲人，有種一夫當(dāng)關(guān)，萬(wàn)夫莫開(kāi)的氣勢(shì)，在這種管理環(huán)境中，檔案員的職責(zé)尤為沉重，對(duì)檔案員個(gè)人素質(zhì)要求更高。

（1）檔案員要有大局意識(shí)，具備較高的敏感度。檔案員必須有敏銳洞察力，了解公司新業(yè)務(wù)開(kāi)展，部門職責(zé)的變更，公司新建設(shè)、新產(chǎn)品、新動(dòng)向，廣泛了解，提前規(guī)劃提前介入。

（2）高度的責(zé)任心和自覺(jué)的安全意識(shí)是檔案員工必須具備的條件，在專業(yè)行為上表現(xiàn)為對(duì)檔案保管的高度重視，對(duì)檔案管理制度如交接，利用和歸還等制度的嚴(yán)格執(zhí)行。

（3）檔案員必須諳熟文檔管理的技術(shù)，無(wú)論是以實(shí)物載體的保管為主要表現(xiàn)的傳統(tǒng)檔案管理方法，抑或是以信息技術(shù)和文件信息內(nèi)容為主要對(duì)象的現(xiàn)代檔案管理方式，與檔案的憑證性的維護(hù)、文件聯(lián)系的維護(hù)和必要的文件價(jià)值判斷與選擇息息相關(guān)，文件邏輯的體現(xiàn)等等專業(yè)工作重心。

（4）檔案人員要有管理的高度，也要有文化的眼光。同事能認(rèn)識(shí)到檔案管理視為企業(yè)的文化積累，企業(yè)文化行為對(duì)檔案利用、展覽、編史修志等標(biāo)志性的體現(xiàn)。公司的發(fā)展歷史，公司的人文精神，公司的社會(huì)評(píng)價(jià)都離不開(kāi)檔案的客觀詮注和生動(dòng)呈現(xiàn)。

流程是動(dòng)態(tài)的可變的，但是萬(wàn)變不離其中，加強(qiáng)管理，嚴(yán)格考核，廣泛宣傳，強(qiáng)化檔案意識(shí)，提供有效利用仍是我們的工作重心。在新型企業(yè)，新思維，新變化的當(dāng)今，我們要隨時(shí)順應(yīng)時(shí)代變革，及時(shí)調(diào)整我們的步履，敢于挑戰(zhàn)，勇于創(chuàng)新，才能不忘初心，確保繼續(xù)做好檔案工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]閉環(huán)管理——百度百科詞條? http：//baike.baidu.com/view/5026237.htm

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