高效管理效率提升30%艾比森海外運營成功之道

周冉

打開公司內部網(wǎng)絡，通過員工費用管理平臺，完成公務約車、到點計費、出差機酒預定，后續(xù)發(fā)票開具及報銷上傳，一鍵實現(xiàn)月度匯總、年度匯總。費用管理由財務端口整體平移至業(yè)務端口，并將整體數(shù)據(jù)進行收集、匯總，實施扁平化處理，數(shù)據(jù)的碎片化采集、標注業(yè)務需求操作所需的實時記錄，操作時間、操作端點明細更加清晰。

深圳市艾比森光電股份有限公司始創(chuàng)于2001年，產(chǎn)品覆蓋眾多行業(yè)應用細分市場，廣泛應用于體育、總統(tǒng)新聞發(fā)布會、企業(yè)零售、控制室、文化租賃和公共綜合服務等領域。

利用財務工具升級，實現(xiàn)了財務管理提效，為企業(yè)創(chuàng)造更加廣闊的價值空間和更為順暢的運營環(huán)境。艾比森副總裁丁崇彬認為，財務工具效能釋放業(yè)務流程管理的潛力，背后是更為專業(yè)的管理思路和流暢的運轉設計。他強調，運用SAP Concur進行費用管理不到半年，整個費用管理流程效率便已經(jīng)實現(xiàn)了超過30 %的提升。

剖析問題

作為一家海外業(yè)務占公司收入來源較大比重的出口型企業(yè)，需要解決15家海內外子公司所形成的國際化復雜形態(tài)，尤其是在產(chǎn)業(yè)布局覆蓋多個國家和地區(qū)、員工結構多樣等條件下，人員管理和法律合規(guī)審核等運營業(yè)務的高效、準確運行。

費用管理越來越受到財務部門的重視，不僅是其占總支出比重不低，更因為以往的“粗放管理”以及全球布局下各國財務報銷管理的“文化差異”，形成了這一版塊成本居高不下，人員投入與價值產(chǎn)出比過低。因此，差旅費用的精細化管理成為財務價值提升的重要空間。

艾比森布局全球，擁有15家海內外公司，員工近2000人，公司擁有國際領先的自動化生產(chǎn)設備和現(xiàn)代化的實驗室、專業(yè)的管理、研發(fā)、生產(chǎn)及完善的銷售和服務團隊。但大量差旅費用支出申請以及相關數(shù)據(jù)填報、核銷，占據(jù)了財務人員的大部分時間和精力。同時，不同國家法規(guī)下，合規(guī)審核更加劇了財務人員的工作復雜度。

因此，艾比森選擇費控系統(tǒng)時，需要的是更加專業(yè)化、便利化的功能設定，而SAP Concur能夠提供更多。

打造專業(yè)

“想要完成全球業(yè)務的推廣，首先要保證專業(yè)解決方案的搭建，讓專業(yè)的人去做專業(yè)的事，讓經(jīng)驗體現(xiàn)價值，讓個性設計以專業(yè)共性為基?！倍〕绫蜓a充道，“能夠提供費用管理系統(tǒng)不難，難的是如何在滿足全球化業(yè)務發(fā)展的多項、復合需求的基礎上，還能由工具完成日常性業(yè)務輔助需求?！?/p>

首先，費用的合規(guī)性。丁崇彬說：“由于海外業(yè)務的大范圍鋪設和深入開展當?shù)鼗季郑Ｍ鈫T工人數(shù)較多，在滿足通用數(shù)據(jù)保護條例（GDPR）等外部法規(guī)要求方面，需要著重考量系統(tǒng)功能的適配度。”在SAP Concur的幫助下，艾比森的財務管理者能夠結合不同海外市場的監(jiān)管要求、財稅政策及企業(yè)內相關費用開支的要求，從容適應各個國家和地區(qū)的政策和法律法規(guī)，實現(xiàn)海外費用支出的可視化，有效管理運營風險，避免不必要的資金損失。

其次，業(yè)務相關服務平臺的整合度，即費控系統(tǒng)與第三方支出運用平臺是否能夠進行快速、便利的合作，提供更為完整、流暢的費用支出反饋流程。丁崇彬指出，“SAP Concur與攜程、滴滴出行等平臺的緊密合作、功能集成，保證了整個企業(yè)的差旅及費用管理在效率上有了很大的提升?！被赟AP Concur覆蓋全球的商旅生態(tài)圈，將諸多國際酒店集團、知名航空公司、網(wǎng)約車和租車公司以及OTA等資源高度集中，艾比森能在全球范圍內選擇并統(tǒng)一管理供應商，有利于大幅提升差旅預定和費用管理效率，并提高員工的滿意度。最后，數(shù)據(jù)的價值激活。如果差旅費用相關數(shù)據(jù)只用于財務事后管理，財務數(shù)據(jù)等價值將大量流失。運用SAP Concur的數(shù)據(jù)分析功能，為差旅費用劃重點。例如，機酒費用支出受時間影響及地域文化（節(jié)慶日）影響突出，利用數(shù)據(jù)整合分析，為差旅行程安排提供更加優(yōu)化的方案支持。

進行全球化業(yè)務發(fā)展，需要能夠覆蓋全球的解決方案。以SAP Concur為核心打造的差旅生態(tài)圈，與Uber、攜程、滴滴企業(yè)版等全球在線預訂系統(tǒng)的連接，信用卡系統(tǒng)、在線支付系統(tǒng)等的對接、外嵌，保證了差旅活動中，相關費用有據(jù)可查，支出事項路徑連貫一致。

財務分析體系利用差旅支出數(shù)據(jù)，以SAP Concur差旅和費用解決方案為基礎，打造多維度、可視化的差旅支出分析體系，將員工出差地點統(tǒng)計、投入產(chǎn)出比、合規(guī)分析、費用報銷整理、預算使用情況、供應商交易分析等多個支線進行整合、分析，使差旅費用在財務報表上“抽絲剝繭”，一目了然。

SAP Concur支持27種語言登錄并操作，員工可以通過PC、平板、手機等各種終端，隨時隨地進行差旅與費用相關的操作。手機APP的運用，在滿足移動辦公需求的同時，更將員工業(yè)務開展的時間線極大縮短。

數(shù)據(jù)“點金”

“企業(yè)的運轉和發(fā)展，最原始的出發(fā)點就是自身的戰(zhàn)略設定，由基礎運營戰(zhàn)略來決定資源投入的分配和業(yè)務布局比重的調整，信息化建設就是戰(zhàn)略制定的強大支撐，而數(shù)據(jù)就是重中之重?！倍〕绫蛘f道。

“實踐重于形式”，以SAP Concur在艾比森的運用實踐來看，通過不到半年的線上操作，在磨合流程運轉慣性與系統(tǒng)功能設定之后，艾比森在費用管理方面已經(jīng)實現(xiàn)了30 %以上的流程提效，并且流暢簡潔的頁面設計和流程設定，也得到內部員工的認可。

丁崇彬總結道，“整個管控流程數(shù)據(jù)的自動錄入與核對功能，完成了財務人員頗為頭痛的‘基礎準備工作’，提高效率的同時，準確度和透明度也提升明顯。在極速處理財務數(shù)據(jù)時，也壓縮了一些數(shù)據(jù)不明、實效不對稱造成的數(shù)據(jù)‘灰色空間’；票據(jù)管理的效率提升，在對公支付方面形成了強大的良性效能?！?/p>

對于目前SAP Concur在艾比森財務層面產(chǎn)生的價值和效果，丁崇彬十分認可。他認為，在接下來的合作中，艾比森依托SAP Concur積累的專業(yè)經(jīng)驗，實現(xiàn)差旅費用全流程數(shù)據(jù)的積累，并通過高智能的數(shù)據(jù)子目錄劃分、歸檔、可供提取等功能，查找資源冗余環(huán)節(jié)，對癥下藥，最終實現(xiàn)“開源節(jié)流”，全面提升企業(yè)海外運營效率。