完善會計檔案管理制度的對策研究

武歷洋

摘要：近年來隨著社會經(jīng)濟(jì)的積極迅速發(fā)展，對于會計的檔案管理工作制度要求越來越高。再者由于內(nèi)外各方面，會計檔案管理存在著諸多問題，如會計檔案管理制度施行不夠嚴(yán)格、對《會計檔案管理辦法》不夠重視、造冊歸檔不規(guī)范、電算化會計檔案管理工作不到位等，嚴(yán)重影響了高校的會計工作的發(fā)展，使得其在會計檔案管理制度方面存在著與自身發(fā)展和社會發(fā)展均不適應(yīng)的情況。會計檔案管理制度是全部會計工作中的重要內(nèi)容之一，其對于會計工作具有不可忽視的作用。本文對會計檔案管理制度中存在的問題進(jìn)行研究，探索出應(yīng)當(dāng)從會計檔案的規(guī)范造冊歸檔、嚴(yán)格遵守保管期限、規(guī)范借閱手續(xù)、履行銷毀程序和推進(jìn)電算化管理五個方面進(jìn)行完善。

關(guān)鍵詞：會計工作;檔案;管理制度

1會計檔案管理的內(nèi)容

會計檔案一般是指會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料，是詳細(xì)描述各個單位財務(wù)狀況的直觀歷史資料和證文，是檢查單位以往資金活動的重要依據(jù)，也是各個地方政府檔案的重要組成部分。會計檔案管理主要是針對于會計憑證、會計賬簿和財務(wù)報告等會計核算專業(yè)資料進(jìn)行保存與保管等重要工作，同時也是一件對技術(shù)性和政策性要求很高的工作。因此，在會計檔案管理工作過程中，制度具有不可或缺的重要性，但實際操作中會計檔案管理受到大家的忽視和輕視。而且會計檔案管理不同于其他產(chǎn)業(yè)檔案的管理，會計檔案管理的根本目標(biāo)是資料的完整性、真實性、可用性和安全性，內(nèi)容主要包括造冊歸檔、規(guī)范手續(xù)、遵守保管期限、履行銷毀程序等四個方面。

2會計檔案管理的問題

2.1對《會計檔案管理辦法》不夠重視

有些單位并沒有重視《會計檔案管理辦法》等相關(guān)的法律制度，致使法規(guī)制度普及不夠廣泛，這同時勢必會導(dǎo)致各單位對法律法規(guī)的輕視，不能實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)活動的最優(yōu)化目標(biāo)，對未來的發(fā)展形成一定的阻礙。例如一些單位沒有認(rèn)識到《會計檔案管理辦法》的重要性，一味的按照自行傳統(tǒng)的辦法進(jìn)行管理，只重視工作人員的工作量，盲目的追求會計檔案工作進(jìn)行的速度，難以確保工作的質(zhì)量。

2.2造冊歸檔不規(guī)范

造冊歸檔是會計檔案管理工作的首要步驟，直接關(guān)系到會計檔案管理工作保存價值和永久性，經(jīng)過一系列調(diào)查和訪問，發(fā)現(xiàn)此類主要有以下四個問題存在：首先，有些單位不能及時對會計憑證進(jìn)行裝訂，而是把會計憑證散亂的放在柜臺上，或者放在其他地方;其次，裝訂會計憑證時不按要求裝訂，而是用訂書釘或繩子直接穿在上面;再者，活頁本在裝訂時沒有封皮，封面不按要求用頁碼裝訂，會計報表太零散，無法按月裝訂;最后，會計檔案不按保存時間單獨歸檔，而是全部裝在檔案箱中。另外，由于備案工作比較零碎、費時，多數(shù)員工耐心有限，一般員工年底就要完成工作，無法及時發(fā)現(xiàn)問題及時解決。

2.3對保管問題不夠重視

會計檔案的保管工作是會計工作中具有重要意義的一大環(huán)節(jié)，一直以來國家對于會計檔案的保管都有明確的相關(guān)法律的硬性規(guī)定，但是制度并沒有得到真正的落實，在保管過程中有著臨時保管和永久保管，由于上級工作的不夠徹底，致使會計檔案的管理在保管中還面臨著一些問題，這些問題主要表現(xiàn)在檔案保存的環(huán)境不符合要求，由于會計資料的數(shù)量較大，使用范圍較廣，但是檔案保管處多數(shù)不達(dá)標(biāo)，安全不能被保證，容易出現(xiàn)損壞、丟失、發(fā)霉等風(fēng)險現(xiàn)象。再者在檔案的保存過程中，單位一般都會開放借閱的功能，但是在借閱的整體程序上還存在著問題，如借閱手續(xù)未履行，不能保證檔案的完整有序的歸還。

3完善會計檔案管理制度的建議

3.1提高對會計檔案管理工作的重視程度

會計檔案管理制度應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照《會計檔案管理辦法》《中華人民共和國會計法》《中華人民共和國檔案法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)，要做到有法可依，有據(jù)可依。加強(qiáng)對工作人員法制宣傳教育，重視法治宣傳教育，從法律的角度來管理會計工作，從而有效提高工作的效率和質(zhì)量。加強(qiáng)業(yè)務(wù)性的學(xué)習(xí)，施行繼續(xù)教育手段，如今的信息瞬息萬變，會計工作人員在著手做好本職工作的同時應(yīng)當(dāng)努力加強(qiáng)學(xué)習(xí)，緊跟時代步伐，滿足現(xiàn)任工作的特殊要求。加強(qiáng)工作的監(jiān)督力度，把監(jiān)督的權(quán)力放給社會和政府，達(dá)到能夠制衡的作用，有利于會計工作的質(zhì)量的提高。高度重視會計檔案管理制度的制定與實施，將檔案管理制度工作納入整體的年度工作中，提升會計檔案管理工作的水平，擴(kuò)大會計檔案管理工作的服務(wù)范圍，為日后進(jìn)行重大經(jīng)濟(jì)決策提供強(qiáng)有力的后盾。

3.2強(qiáng)制規(guī)范歸檔工作

會計檔案管理的首要步驟是進(jìn)行歸檔和造冊，對于如此繁瑣而又重要的工作，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格把控好關(guān)卡，制定詳細(xì)明確的制度進(jìn)行規(guī)范工作人員的行為。裝訂會計憑證務(wù)須按照特定程序先進(jìn)行封面的裝訂，再使用裝訂線進(jìn)行裝訂，最后讓專門人員做好標(biāo)記。封皮表面的相關(guān)內(nèi)容必須逐項填寫完整，裝訂完畢必須按各個月份的整體順序放入會計檔案（憑證）盒中，每個年度都應(yīng)如此，交接本單位的檔案機(jī)構(gòu)保管的會計檔案，原則上務(wù)須保持好原卷冊的封裝。如果有特殊要求進(jìn)行開封檢查的，單位檔案部門應(yīng)當(dāng)會同會計部門和經(jīng)辦人員以及相關(guān)人員一起打開相關(guān)文件，以做好監(jiān)督工作。工作人員應(yīng)當(dāng)重視檔案平時的整理，可實行季度整理歸檔，本著嚴(yán)格登記、及時收集、認(rèn)真檢查和分類歸檔的原則進(jìn)行，既有利于檔案整齊有序完整，又能大大減少年終工作的繁瑣程度。在條件充足的情況下，單位可以設(shè)置專門整理室來規(guī)范會計檔案歸檔工作的進(jìn)行。

3.3重視檔案保管工作和銷毀程序

設(shè)立統(tǒng)一管理會計檔案的部門，管理會計檔案的部門應(yīng)根據(jù)會計檔案的相關(guān)規(guī)定整理，在會計部門暫時保管3年，3年后編撰會計檔案案卷目錄，移交管理會計檔案的機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管：未設(shè)立檔案部門的，應(yīng)當(dāng)在會計機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。制定明確的管理制度來提高會計檔案的保管工作，分別做好臨時保管和永久性保管，保管室應(yīng)當(dāng)遵循防潮、防火、防熱、防盜和防有害氣體的原則，并根據(jù)保管年限和類別進(jìn)行分類，使得重要會計檔案獲得最大限度存放時間，在進(jìn)行外借時做好登記，以防丟失。在進(jìn)行檔案銷毀時，嚴(yán)格按照保管期限的標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)當(dāng)指派專業(yè)人員進(jìn)行操作，并制定詳細(xì)的銷毀清單，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、審核后進(jìn)行銷毀，為了防止機(jī)密會計檔案的泄露，銷毀過程須由相關(guān)部門在場，以保證檔案銷毀過程的安全性。