基于檔案利用主流方向視角下的職業(yè)院校檔案服務(wù)理念

摘 要：本文對職業(yè)院校檔案利用的主流方向進行摸索，主要體現(xiàn)在檔案服務(wù)社會化、促進院校改革以及提供查閱服務(wù)三個方面，然后立足于當前檔案服務(wù)中存在的些許不足，提出創(chuàng)新檔案服務(wù)理念的幾點措施，力求通過增強服務(wù)意識、改進服務(wù)理念、完善檔案服務(wù)制度、豐富檔案服務(wù)方式、強化檔案管理者綜合素質(zhì)等，使檔案的利用效率得到顯著提升。

關(guān)鍵詞：檔案利用;職業(yè)院校;檔案服務(wù)

在我國職業(yè)院校改革不斷深入背景下，檔案管理工作轉(zhuǎn)型顯得十分迫切。當前檔案利用的主流方向為服務(wù)社會化、促進職業(yè)院校改革、記錄歷史信息等，在互聯(lián)網(wǎng)背景下，職業(yè)院校檔案服務(wù)理念也應(yīng)積極創(chuàng)新，使院校開放度得到進一步擴大，使檔案內(nèi)容更加完善，管理更加便利，為各項需求提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息支持。

一、職業(yè)院校檔案利用的主流方向

1.檔案服務(wù)社會化突顯。職業(yè)院校作為職業(yè)人才培養(yǎng)的搖籃，與外界社會的聯(lián)系日益緊密，其中學(xué)校的檔案服務(wù)也將逐漸朝著社會化的方向轉(zhuǎn)變，在做好為學(xué)校教學(xué)服務(wù)的基礎(chǔ)上，增大為社會服務(wù)的功能。如，學(xué)生在就業(yè)時需要向用人單位提供學(xué)籍檔案等信息，職業(yè)院校也有責(zé)任幫助企業(yè)鑒別畢業(yè)生檔案的真?zhèn)?再如，職業(yè)院校是為整個社會培養(yǎng)職業(yè)技能人才的，必須與社會用人機構(gòu)保持緊密的聯(lián)系，要求職業(yè)院校的開放度必須增大。在對外宣傳上，職業(yè)院校需將學(xué)校教學(xué)定位、專業(yè)特點、學(xué)生培養(yǎng)狀況，以及學(xué)校辦學(xué)特色等相關(guān)信息內(nèi)容整合在一起，一方面樹立和展示學(xué)校良好的辦學(xué)形象，另一方面，可以向社會推介學(xué)校的專業(yè)特色及畢業(yè)生的技能水平，以此提高學(xué)校的影響力和競爭力;同時，職業(yè)院校還要面向全體師生提供檔案查詢和咨詢服務(wù)，尤其在需要提供開具檔案材料等服務(wù)時，學(xué)校的檔案管理應(yīng)能夠快捷高效準確地做好檔案服務(wù)工作。

2.為職業(yè)院校改革發(fā)展提供服務(wù)。職業(yè)院校的發(fā)展必須順應(yīng)社會對職業(yè)人才需求的變化，同時，又必須立足在自身的現(xiàn)狀基礎(chǔ)上，學(xué)校的教學(xué)發(fā)展、專業(yè)設(shè)置、師資及人力資源的配置等各個方面，均離不開檔案信息的支持。例如，在職業(yè)院校每年度的師資配置、人才培養(yǎng)計劃制定時，需要從歷年的檔案資源中獲取信息，使人才培養(yǎng)目標、學(xué)校發(fā)展計劃得以明確;再如，在學(xué)校的新專業(yè)開發(fā)時，需要從學(xué)校歷史及現(xiàn)有的教學(xué)資料數(shù)據(jù)中，尋找條件與基礎(chǔ)，這些都需要從檔案資料中獲取有價值的信息。由此可見，檔案管理在學(xué)校發(fā)展中有著不可替代的的重要地位，是職業(yè)院校進一步改革發(fā)展的重要基礎(chǔ)。

3.為各類查證提供資料參考。由于檔案資料是對歷史數(shù)據(jù)及信息的記錄記載，因而有著較強的真實性、權(quán)威性，能夠為現(xiàn)實需求提供較為可靠的信息參考。由于檔案資料的記載具有歷史性、連續(xù)性、系統(tǒng)性等特點，因而，學(xué)校以往的每項工作、每項活動、每個事件均可從中查證，從而為實際需求提供具有價值的參考信息。例如，本人所在學(xué)校在去年從屬關(guān)系變換時，調(diào)用了大量的檔案信息進行佐證，為順利完成此項工作的交接發(fā)揮了十分重要的作用。今年，學(xué)校名稱變更時也需要調(diào)用相關(guān)資料進行佐證，由此可見，檔案管理能夠?qū)v史記錄進行還原，憑借可靠性的信息提供各項查證服務(wù)，從而確保學(xué)校工作的有效發(fā)展。

二、職業(yè)院校檔案服務(wù)與利用存在的問題

1.檔案服務(wù)意識淡薄。現(xiàn)階段，許多職業(yè)院校檔案管理仍然存在傳統(tǒng)的觀念，缺乏創(chuàng)新、共享的理念，在服務(wù)意識方面也較為淡薄。通常情況下，檔案管理的服務(wù)對象主要為教師和學(xué)生，但由于觀念陳舊，服務(wù)工作單一，缺乏主動性，大多采用“姜太公釣魚”的管理模式，坐在辦公室中坐等客人上門，使檔案管理的模式仍然停留在“你要我給”“你交我收”的初級階段。

2.檔案服務(wù)方式老化。目前，許多學(xué)校檔案服務(wù)方式為線下查詢，由學(xué)校到檔案室中進行面對面交流獲取服務(wù)，且信息查詢方式復(fù)雜、效率較低，不便于使用。例如，要想對檔案信息進行查詢需要提供相應(yīng)證件，如若需要跨部門查閱則需要審批，還要在查閱后對資料進行復(fù)印使用等。據(jù)調(diào)查，本科以上院?；旧弦呀?jīng)普及檔案網(wǎng)站，能夠使檔案信息面向大眾公開，檢索渠道較為靈活多樣，且具有案卷級目錄檢索服務(wù)。但職業(yè)院校中沒有相應(yīng)的服務(wù)，有些院校甚至尚未建立檔案網(wǎng)站。各校只利用網(wǎng)絡(luò)發(fā)布政策文件與通知，無法將檔案信息上傳到網(wǎng)絡(luò)中供師生查閱，如若借閱者要想查詢檔案信息，則需要事先在網(wǎng)上預(yù)約，二次到實地辦理才可完成，此時服務(wù)方式繁瑣復(fù)雜，與當前即時性、快速性需求背道而馳，落后于時代發(fā)展潮流。

3.檔案管理的信息化程度較低。這一問題主要體現(xiàn)在檔案保管、歸檔、利用等環(huán)節(jié)中：

檔案歸檔的信息化程度較低。在電子檔案建設(shè)方面，許多學(xué)校往往只注重辦公自動化方面的建設(shè)，而忽視檔案管理中電子檔案的建設(shè)。從而使檔案收集歸檔的效率得不到提升，面對海量數(shù)據(jù)信息，只能按照簡易常規(guī)的電腦操作方法進行存儲，而無法按照不同類別進行系統(tǒng)地、規(guī)范地、科學(xué)地劃分及管理。導(dǎo)致這些學(xué)校普遍存在檔案歸檔工作重復(fù)率高、效率低下的問題。

檔案保管的信息化程度較低。現(xiàn)階段，大部分職業(yè)院校的檔案狀態(tài)均為紙質(zhì)，在查檔時需要到庫房中去翻取，這樣，既影響檔案的保存，經(jīng)常翻閱還會導(dǎo)致檔案老化、破損。同時庫房設(shè)施較為簡陋，一些專業(yè)的先進設(shè)施設(shè)備未能得到配備。

檔案利用信息化程度較低。主要體現(xiàn)在：一是大多數(shù)職業(yè)院校當前的檔案管理信息化程度較低，仍然是以人工服務(wù)為主，未能通過各種網(wǎng)絡(luò)渠道獲取檔案信息;二是在信息化程度不高的背景下，檔案信息無法實現(xiàn)互聯(lián)、共享，使檔案利用功能得不到拓展。

三、職業(yè)院校檔案服務(wù)理念的更新

1.增強服務(wù)意識，改進服務(wù)理念。在新時期背景下，檔案管理者應(yīng)不斷增強服務(wù)意識，改進服務(wù)理念，以更佳的工作成效為借閱者提供更好的服務(wù)，可從以下幾方面進行努力：一是應(yīng)堅持以人為本的服務(wù)原則，全心全意為借閱者做好檔案服務(wù)。用戶體驗是衡量檔案服務(wù)的主要標準，而借閱者便是服務(wù)質(zhì)量優(yōu)劣的裁判;二是應(yīng)樹立主動服務(wù)的工作理念。不但要為來訪者主動提供各項服務(wù)，還應(yīng)深層挖掘，從一般服務(wù)向深層服務(wù)邁進，通過多元化服務(wù)為借閱者提供更廣闊、更良好的檔案服務(wù)體驗;三是應(yīng)推進檔案資源的互聯(lián)共享。在大數(shù)據(jù)時代背景下，檔案資源的背后有許多有價值的深層信息等待挖掘，而開放式、共享式的服務(wù)模式已經(jīng)成為檔案服務(wù)的發(fā)展趨勢，檔案管理者應(yīng)充分發(fā)揮主觀能動性、開創(chuàng)性地開展檔案服務(wù)工作，突破原有模式。

2.建立完善的檔案服務(wù)制度。要想提高檔案服務(wù)質(zhì)量，還應(yīng)從制度層面進行規(guī)范，這也是職業(yè)院校檔案管理的一項重要工作。首先，應(yīng)根據(jù)檔案服務(wù)的相關(guān)要求，堅持統(tǒng)一管理原則，立足學(xué)校自身實際，從檔案利用、安全、歸檔等各方面進行明確規(guī)定，實現(xiàn)檔案管理的標準化、規(guī)范化;同時，還應(yīng)根據(jù)檔案服務(wù)利用工作的拓展推進，建立和完善配套管理制度。其次，應(yīng)加大檔案管理人員做好服務(wù)的激勵力度，使考核獎懲制度更加完善，充分調(diào)動工作積極性。

3.豐富檔案服務(wù)方式方法。新時期背景下，應(yīng)不斷豐富檔案服務(wù)方式，提高檔案服務(wù)成效，具體措施為：

引入先進的科學(xué)技術(shù)?，F(xiàn)階段，各類科學(xué)技術(shù)層出不窮，新技術(shù)能夠有效解決疑難問題，實現(xiàn)檔案利用的新突破。例如，VR技術(shù)、二維碼技術(shù)、電子標簽技術(shù)等，均可使檔案服務(wù)質(zhì)量得以提升，為用戶帶來更好的查閱體驗;

拓展新路徑。技術(shù)變革使檔案服務(wù)的速度、范圍、精準度得以提高，檔案服務(wù)路徑的拓展可增強媒體互動、用戶反饋，如微信、微博、社交媒體等，通過充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺普及檔案知識，解決檔案服務(wù)與需求之間的矛盾。職業(yè)院校還可開設(shè)微信客戶端，定期推送各種資訊，滿足師生的需求;

構(gòu)建檔案O2O服務(wù)模式。此種服務(wù)模式是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的支持下，使線上線下結(jié)合起來共同完成的檔案服務(wù)過程。用戶可在線上瀏覽、查閱檔案信息，與檔案機構(gòu)展開互動，根據(jù)自身需求在線上平臺獲取相應(yīng)服務(wù)。線上平臺設(shè)置自發(fā)觸動機制，當接到用戶請求后，立即應(yīng)答并將該請求傳遞給線下工作者，轉(zhuǎn)入線下處理流程，通過線上線下的緊密結(jié)合，形成閉合鏈條，在O2O服務(wù)模式上為使用者提供相應(yīng)的檔案服務(wù)。

4.強化檔案管理者綜合素質(zhì)。為了提高院校檔案服務(wù)水平，應(yīng)積極提高檔案管理者的專業(yè)能力與素質(zhì)，為使用者提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。首先，應(yīng)加強檔案管理人員的培訓(xùn)與指導(dǎo)，通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)提高他們的專業(yè)知識、分析能力、溝通技巧，使其管理素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)得到提升;其次，應(yīng)加強檔案管理人員新技術(shù)、新方法的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，特別是要著重提高檔案管理人員的信息化素養(yǎng)，以及計算機操作能力，使他們能夠以新的工作思維和新的工作方法，做好檔案管理與服務(wù)工作。在檔案管理人員素質(zhì)提升上，要從兩個方面著手：一是檔案管理人員在信息技術(shù)學(xué)習(xí)后，不應(yīng)只對信息化操作感興趣，必須在此基礎(chǔ)上不斷增強“互聯(lián)網(wǎng)+”的工作意識，并使“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”在學(xué)校檔案管理服務(wù)中落地生根和開花結(jié)果;二是要學(xué)會利用先進的信息技術(shù)對用戶反饋進行分析和整理，充分了解用戶的反饋與實際需求，根據(jù)重要程度合理地安排檔案服務(wù)功能，這樣，既能夠充分滿足使用者的請求，又不會造成資源浪費，從而使檔案利用功能得到充分有效發(fā)揮。只有這樣，才能夠提高檔案管理整體水平，為利用者帶來更加良好貼心的服務(wù)體驗。

四、結(jié)論

綜上所述，我國職業(yè)院校檔案服務(wù)方面已經(jīng)滯后于時代發(fā)展的步伐，要改變這個狀況，應(yīng)根據(jù)檔案服務(wù)利用的主流方向，積極創(chuàng)新檔案服務(wù)理念、方式，制定和完善檔案服務(wù)制度，并充分發(fā)揮信息化等科學(xué)技術(shù)的作用，使檔案資源更加完善，檔案利用率得到更大提升。

參考文獻：

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[2]張兆紅.檔案利用主流方向視角下的高職院校檔案服務(wù)理念研究[J].蘭臺世界，2018（2）：71-73.

作者簡介：張秀慧（1971-），女，漢族，廣東潮州人，本科，檔案館員，廣東省交通運輸技師學(xué)院，研究方向：檔案的開發(fā)與利用。