檔案信息時代檔案職業(yè)價值的再認識

摘 要：縱觀檔案事業(yè)，紙質(zhì)為媒介的傳統(tǒng)檔案管理形式延續(xù)至今，影響深遠。立足信息時代，鑒于計算機技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)的發(fā)展，電子檔案成為趨勢，改變了傳統(tǒng)檔案管理的內(nèi)容與方式?；诖耍瑐鹘y(tǒng)檔案管理形式以及管理人員都面臨新的挑戰(zhàn)，職業(yè)價值需要進行重新考慮與定位。本文以信息時代為切入點，對新時期檔案職業(yè)變化的背景與特征進行了深入的分析，探討了信息時代對檔案職業(yè)產(chǎn)生的影響，提出了針對性的應(yīng)對策略，以期推動檔案職業(yè)的健康與可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時代;檔案職業(yè)價值

前言

對于檔案職業(yè)，主要是從事檔案管理的相關(guān)人員，核心職能是對價值檔案信息進行管理與保存，滿足全社會對檔案服務(wù)的需求。在信息技術(shù)的影響下，檔案管理現(xiàn)代化不斷發(fā)展，檔案管理人員在工作內(nèi)容與模式上都面臨新情況。為此，檔案管理人員要適應(yīng)新局面，轉(zhuǎn)變思維，適應(yīng)檔案管理信息化建設(shè)的需求，全面提升檔案管理整體水平。

一、對檔案職業(yè)變化情況的概述

1.檔案職業(yè)發(fā)展背景的演變

隨著社會的不斷發(fā)展，檔案職業(yè)規(guī)模呈現(xiàn)擴大趨勢，職業(yè)地位提升，檔案職業(yè)社會功能更加顯著。基于民主法治，檔案管理向著規(guī)范化與法制化方向前行。隨著經(jīng)濟社會發(fā)展，檔案專業(yè)教育興起，借助系統(tǒng)學習與培訓，檔案管理人員整體素質(zhì)不斷增強。從本質(zhì)上講，技術(shù)創(chuàng)新以及思維轉(zhuǎn)變是推動檔案職業(yè)變化的根本原因，強化檔案職業(yè)形式內(nèi)容與社會需求的適應(yīng)。信息技術(shù)的發(fā)展使得全社會認識問題與思考問題的方式發(fā)生轉(zhuǎn)變，網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化融入日常生活，檔案管理觀念以及管理手段也要與時俱進，強化檔案信息資源的全面整合，服務(wù)方式更顯多元化特點。

2.信息時代檔案職業(yè)的特征

（1）檔案內(nèi)容涉獵更多領(lǐng)域，載體形式更加多元化。立足信息時代，檔案內(nèi)容更加廣泛，突破單一領(lǐng)域的限制，事關(guān)社會生活的方方面面。同時，檔案載體形式也更加多樣，涉及紙質(zhì)、音像、照片以及數(shù)字檔案等形式，融合多種信息于一體，更顯多種信息媒體的集成性特征。

（2）檔案管理對信息技術(shù)依賴性較強。隨著計算機技術(shù)的不斷普及，系統(tǒng)軟件在信息處理中的作用更加突出，電子文件數(shù)量與規(guī)模都呈現(xiàn)上升的趨勢?；诖耍畔⒓夹g(shù)在檔案管理中得以應(yīng)用，檔案管理工作對計算機技術(shù)呈現(xiàn)較強的依賴性。依托計算機系統(tǒng)，檔案管理流程更加細化，環(huán)節(jié)控制更加到位，工作效率大幅提升，強化資源的合理配置。

（3）管理方式更顯智能化，資源共享度增強。在計算機智能系統(tǒng)的應(yīng)用下，信息資源先行被虛擬化處理，其存儲無需較大空間，在根本上對緩解存管壓力作用突出，強化管理的高效性與便捷性。另外，依靠計算機技術(shù)進行檔案信息分類，檢索速度更快，效率更高，精準定位檢索范圍。從應(yīng)用角度分析，借助現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)，強化信息互通互聯(lián)，檔案傳輸不受時間與空間的制約，信息資源共享率與利用效率都顯著提升。

（4）檔案服務(wù)手段更加多樣化。從檔案利用角度分析，檔案的使用不再局限于現(xiàn)場查詢，可以借助多種信息化手段進行，如郵件、網(wǎng)站查詢下載等等。另外，檔案機構(gòu)也可以開通微博、微信以及公眾號等服務(wù)，抑或是設(shè)計APP應(yīng)用軟件，主動進行信息的發(fā)布，為公眾查詢提供便利。

二、信息時代對檔案職業(yè)產(chǎn)生的影響

1.電子檔案成為核心檔案模式，載體形式多樣

在科技的影響下，新材料改變了傳統(tǒng)檔案載體形式，涉及圖像、照片、影像等多種形式，給使用者以視聽新感受，這也是電子檔案優(yōu)于紙質(zhì)檔案的重要因素。鑒于紙質(zhì)檔案較強的原始性與真實性，其仍具有一定應(yīng)用價值。與此同時，紙質(zhì)檔案要加快向數(shù)字化轉(zhuǎn)變，有效增強管理力度，切實提升檔案利用效率。紙質(zhì)檔案數(shù)字化極具長期性與復雜性，以計算機錄入為主要形式，融掃描、縮微以及多種數(shù)字轉(zhuǎn)換技術(shù)于一體，構(gòu)建計算機可識別的數(shù)字形式，形成數(shù)據(jù)庫，加快檔案信息數(shù)字化進程。

2.檔案管理人員服務(wù)變被動為主動，能力與素質(zhì)要求更高

（1）實體檔案管理者變?yōu)樾畔㈤_發(fā)者。在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案管理人員對檔案實體擁有控制權(quán)，借助多種渠道獲取資源，擁有話語權(quán)，對檔案開發(fā)應(yīng)用權(quán)力較大。隨著信息化的加強，信息技術(shù)的作用滲透在管理行為實踐之中，檔案管理者的身份由保存者轉(zhuǎn)變?yōu)閭鞑フ?，從被動工作變?yōu)橹鲃訁⑴c。

（2）管理者參與檔案全過程，更顯主動性與參與性。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，管理人員負責檔案收集與保管，但是，兩個環(huán)節(jié)各自獨立，只有收集歸檔的時候產(chǎn)生交集。電子文件完全不同，以信息技術(shù)為基礎(chǔ)，整個系統(tǒng)設(shè)計與管理都需要進行標準化操作?；诖?，檔案管理者工作范圍更廣，實施全程管理，增強主動性與參與性，提前進入文件生命周期，強化整個管理行為的系統(tǒng)化。

（3）檔案服務(wù)者由被動服務(wù)變?yōu)橹鲃臃?wù)。在檔案服務(wù)中，傳統(tǒng)服務(wù)模式過于被動，很多檔案管理人員重視館藏，忽視利用，也就是說，將工作的中心放在檔案保管整理方面，只是為檔案使用者提供“有問必答”的服務(wù)，服務(wù)盡顯被動性，很難滿足利用者的需求。隨著網(wǎng)絡(luò)化與信息化的發(fā)展，檔案管理人員既要滿足收集與保管的工作，又要具備多方面的信息技術(shù)能力。

（4）檔案管理人員能力素質(zhì)要求高，心理素質(zhì)面臨挑戰(zhàn)。立足信息時代，面對復雜多變的檔案工作，檔案管理人員既要掌握檔案管理知識，又要涉獵更多專業(yè)領(lǐng)域，發(fā)揮先進技術(shù)設(shè)備與管理知識對檔案現(xiàn)代化管理的作用，為全社會提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。另外，檔案工作實踐存在一定重復性、單調(diào)性，尤其隨著信息化建設(shè)的加強，檔案管理人員在知識與技能方面面對更高要求，需要承受更多的挑戰(zhàn)與壓力，對檔案管理人員心理產(chǎn)生影響，甚至誘發(fā)負面情緒，不利于工作的開展，需要具備樂觀向上的心態(tài)，才能克服不良情緒，以更好姿態(tài)投入現(xiàn)代檔案管理工作之中。

三、信息時代如何提升檔案職業(yè)價值

1.做好檔案安全防護工作，加快數(shù)字化轉(zhuǎn)換與資源整合

（1）做好紙質(zhì)檔案防護工作。立足新時期，紙質(zhì)檔案與電子檔案處于共存狀態(tài)，因此，紙質(zhì)檔案的防護工作不容忽視。重視檔案存儲位置的環(huán)境防護工作，避免檔案受到損害，維持檔案較長的使用周期，保證檔案的原始性與真實性。

（2）加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換進程。面對檔案信息化建設(shè)的加強，要加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化進程，遵循技術(shù)規(guī)范與要求，對軟件設(shè)施進行更新，保證較強的存儲性能，構(gòu)建合理數(shù)字化流程，增強數(shù)據(jù)遷移的嚴謹性，避免信息泄露與丟失。具體講，檔案信息的數(shù)字化技能為信息安全增添防護屏障，又能彌補紙質(zhì)檔案的缺陷，對檔案開發(fā)利用意義重大。

（3）推動檔案信息全面共享與整合。在信息時代，計算機與網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)處于不斷更新優(yōu)化與完善中，日漸成熟，為檔案信息資源的收集與采集提供巨大便利。另外，信息資源之間構(gòu)建了相應(yīng)關(guān)聯(lián)，信息碎片化現(xiàn)象得以改變。依托信息化建設(shè)，檔案信息資源傳遞更加迅速，檔案利用不受時空限制，資源共享性更強。

2.提升檔案管理人員綜合素養(yǎng)，增強主動服務(wù)意識

（1）拓展知識范疇，增強專業(yè)能力。對于信息時代檔案管理工作，除了要掌握基礎(chǔ)的檔案管理知識外，還要注重專業(yè)學科理論知識的學習，以便能夠更好地在海量信息中收集價值信息。另外，先進科技的掌握也不容忽視，以便更好發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢，促進檔案管理工作的高效進行。

（2）重視數(shù)字檔案安全防護技術(shù)學習，構(gòu)建主動服務(wù)模式。為了保證數(shù)字檔案信息的安全性，檔案管理人員要了解與掌握更多防護技術(shù)，如數(shù)字加密技術(shù)以及防火墻病毒技術(shù)等，達到對計算機的實時防護，保證載體可靠性。另外，針對服務(wù)模式，要采取主動服務(wù)方式，在了解館藏內(nèi)容的基礎(chǔ)上，善于挖掘社會檔案信息資源，重視編研工作，力求工作的超前性，依托現(xiàn)代信息技術(shù)，提升工作效率，增強全社會滿意度。

3.加強檔案信息制度建設(shè)，形成合理標準，拓寬融資渠道

（1）重視檔案信息化標準建設(shè)，力求全面性。首先，鑒于電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的差異，要構(gòu)建全新的業(yè)務(wù)標準，為管理工作開展提供依據(jù)。其次，針對檔案信息建設(shè)中的軟硬件的應(yīng)用，構(gòu)建技術(shù)標準與規(guī)范，為合理高效應(yīng)用創(chuàng)造條件。再次，鑒于載體的差異，要有針對性地建立載體標準，維護檔案信息的長期有效性。

（2）重視檔案信息化法律法規(guī)建設(shè)，拓寬基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)渠道。目前，盡管檔案信息化建設(shè)得到全面落實，但是，相關(guān)法律法規(guī)建設(shè)處于滯后狀態(tài)，針對性不強，不利于信息化工作的有序開展。因此，要加快法律法規(guī)建設(shè)，強化制度性保障作用的發(fā)揮。對于檔案信息化建設(shè)的推進，財政支出必不可少。要合理加大檔案事業(yè)預算，擴大資金支持。另外，檔案事業(yè)的發(fā)展離不開社會各方力量的共同努力，要重視與社會相關(guān)部門建立聯(lián)系，合作互利，以便獲取更多資源支持。

綜上，立足信息時代，檔案信息化勢不可擋，檔案價值在全社會范圍內(nèi)得以體現(xiàn)。因此，要對新時期檔案職業(yè)給予端正認識，明確新的發(fā)展特征，全面體會信息化帶給檔案職業(yè)的影響，敢于面對新情況，解決新問題，找出適應(yīng)檔案信息化建設(shè)的應(yīng)對策略，使得檔案服務(wù)更顯全方位性，在根本上推動檔案職業(yè)實現(xiàn)新的飛躍。

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作者簡介：廖宇紅（1970-），女，大專，河源市中醫(yī)院辦公室，檔案館員。