新時(shí)代優(yōu)化國(guó)企干部人事檔案管理的探索研究

冷雪

摘 要：新時(shí)代下如何優(yōu)化干部人事檔案的管理工作，讓干部人事檔案在考察干部和選拔任用干部中發(fā)揮出其價(jià)值，是當(dāng)前組織人事工作面臨的新課題。本文以國(guó)有企業(yè)為例，剖析目前干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題，提出優(yōu)化干部人事檔案管理的對(duì)策，推進(jìn)干部人事檔案的科學(xué)化管理，為新時(shí)代干部考察及選拔任用提供有力保障，促進(jìn)人事管理工作的良好發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)代 ? 國(guó)有企業(yè) ? 干部人事檔案

一、研究背景

總書記同志在新時(shí)代對(duì)干部提出了新的要求，貫徹新時(shí)代黨的組織路線，建設(shè)忠誠(chéng)干凈擔(dān)當(dāng)?shù)母咚刭|(zhì)干部隊(duì)伍是關(guān)鍵，重點(diǎn)是要做好干部培育、選拔、管理、使用工作。干部人事檔案作為全面考察和檢驗(yàn)干部的最基本的方式和途徑，在建設(shè)高素質(zhì)專業(yè)化干部隊(duì)伍中發(fā)揮十分重要的作用。2018年11月20日中共中央辦公廳印發(fā)《干部人事檔案工作條例》，從制度層面細(xì)化了新時(shí)代對(duì)干部人事檔案管理工作的要求。在新時(shí)代新形勢(shì)新要求下，如何優(yōu)化干部人事檔案的管理工作，發(fā)揮出其價(jià)值，為全面考察干部和選拔任用干部提供科學(xué)有效的第一手原始性材料，是當(dāng)前組織人事部門面臨的一項(xiàng)新的課題。

二、新時(shí)代優(yōu)化干部人事檔案管理的意義

所謂干部人事檔案，即“是組織人事等有關(guān)部門，按照黨的干部政策，在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中，形成的記載干部個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)等內(nèi)容的文件材料?！逼渲匾饬x體現(xiàn)在以下幾方面：

第一，為人事調(diào)整提供參考依據(jù)。干部人事檔案詳細(xì)的記錄了有關(guān)干部人員的學(xué)習(xí)情況、工作效績(jī)、思想覺(jué)悟等各種人事情況的準(zhǔn)確信息，是對(duì)干部成長(zhǎng)經(jīng)歷的有效記錄。科學(xué)系統(tǒng)的做好干部人事檔案管理工作，可以真正做到選賢舉能、知人善任，有效落實(shí)好干部人員的人事調(diào)整，讓干部人員能夠在有關(guān)的崗位發(fā)揮其真正的作用。

第二，為個(gè)人或部門提供公共服務(wù)。人事檔案的真實(shí)可靠性，使其具有的法律效力高于其他材料。為符合規(guī)定的利用者提供檔案服務(wù)是檔案履行公共服務(wù)職能的體現(xiàn)，例如查詢出生日期、工作時(shí)間、入黨團(tuán)時(shí)間等，辦理政審、出國(guó)（境）審查、離（退）休等業(yè)務(wù)都需要從人事檔案中提取信息。

三、干部人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案材料收集的時(shí)效性及覆蓋面有待改善

干部人事檔案材料收集工作是人事檔案管理中最基本、最關(guān)鍵的環(huán)節(jié)，入檔材料收集質(zhì)量直接影響到檔案發(fā)揮作用的價(jià)值。目前大多國(guó)有企業(yè)檔案收集工作是停留在“你送我歸”被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)。缺乏相關(guān)的督促機(jī)制，部門層面上，需要相關(guān)職能部門形成的入檔材料往往不能及時(shí)的移交人事檔案管理部門，例如入黨材料、崗位變動(dòng)、干部任免、退休審批等材料，這些材料通常包含著關(guān)鍵信息，需要提供利用。個(gè)人層面上，許多員工對(duì)于人事檔案材料的重要性認(rèn)識(shí)不夠，不能準(zhǔn)確辨別需要入檔的材料范圍，例如取得的在職教育及職業(yè)資格證書等相關(guān)材料長(zhǎng)時(shí)間在存放個(gè)人手中。材料收集不齊、入檔不及時(shí)將嚴(yán)重影響到干部人事檔案的利用價(jià)值。

（二）檔案管理的信息化程度有待提高

干部檔案數(shù)字化的提出是組織人事工作發(fā)展的新要求，也是提高干部人事檔案安全性和準(zhǔn)確性的迫切需要。由于國(guó)有企業(yè)機(jī)構(gòu)龐大，管理的人事檔案數(shù)量較多，加上受計(jì)算機(jī)設(shè)備、系統(tǒng)、人員配備等客觀因素的限制，很多國(guó)有企業(yè)的干部人事檔案數(shù)字化目前尚未開(kāi)展，現(xiàn)有的檔案管理信息化程度僅停留在淺層查詢上。在具體的利用時(shí)還是要通過(guò)人工翻閱紙質(zhì)檔案的形式，多次翻閱易造成傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易磨損、脫落，甚至內(nèi)容被借閱人涂改。這些都對(duì)檔案管理的安全性產(chǎn)生威脅，并且增加了檔案管理人員的日常工作任務(wù)。

（三）檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)

從事干部人事檔案管理的人員承擔(dān)著十分重要的責(zé)任。干部人事檔案管理規(guī)定，每管理1000卷人事檔案，需要配備一名專職檔案管理員。按照規(guī)定來(lái)看，目前很多國(guó)有企業(yè)的專職人事檔案管理員在數(shù)量上是欠缺的。干部人事檔案管理的專業(yè)性較強(qiáng)，隨著檔案管理信息化的開(kāi)展，也要求干部人事檔案管理人員的技能水平不斷提升，但是在這方面的培訓(xùn)卻投入不夠。檔案管理人員的工作模式易墨守成規(guī)，缺乏創(chuàng)新意識(shí)和工作的積極性。

（四）干部人事檔案管理制度有待健全

很多國(guó)有企業(yè)干部人事檔案管理雖是按照國(guó)家有關(guān)制度規(guī)定在開(kāi)展，但是沒(méi)有形成具體的人事檔案管理規(guī)定，比如檔案材料交接登記表、檔案借閱登記表等沿用的是文書檔案的管理制度。缺少細(xì)化的制度易造成檔案管理部門與外界信息的不對(duì)稱，檔案管理部門對(duì)檔案管理流程熟記于心，但是其它部門或者員工個(gè)人在提供檔案材料或者是需要利用檔案時(shí)，沒(méi)有明確的制度可遵循，制度的不健全也不利于干部人事檔案管理工作的規(guī)范化。

四、優(yōu)化干部人事檔案管理的對(duì)策

（一）建立督促機(jī)制，把握檔案材料收集工作的主動(dòng)權(quán)

檔案材料的收集工作是一個(gè)持續(xù)的過(guò)程，為保證材料收集的及時(shí)性和完整性，組織人事部門要掌握檔案材料收集的主動(dòng)權(quán)。首先，要對(duì)干部人事檔案的重要意義加以宣傳，引起相關(guān)職能部門和員工個(gè)人重視。其次，要建立督促機(jī)制，檔案材料的收集工作不能完全依賴于部門和員工個(gè)人的提交，組織人事部門還要對(duì)相關(guān)職能部門及員工加以督促，定期發(fā)布收集檔案材料通知并規(guī)定時(shí)間截點(diǎn)。最后，要建立收集網(wǎng)絡(luò)，可以以部門為單位指定專人負(fù)責(zé)本部門內(nèi)入檔材料的收集工作，這樣既便于收集工作的開(kāi)展落實(shí)到基層，也能減輕檔案管理部門的壓力，提高材料入檔的效率。

（二）引入技術(shù)手段，提升檔案管理的信息化水平

干部人事檔案的信息化建設(shè)包括信息的數(shù)字化要求、信息庫(kù)的建立以及信息的網(wǎng)絡(luò)利用等。首先，實(shí)行干部人事檔案部分內(nèi)容的數(shù)字化。受客觀條件限制，全面數(shù)字化在短時(shí)間內(nèi)難以實(shí)現(xiàn)，可以先選取檔案中部分關(guān)鍵內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化。特別是能夠體現(xiàn)“三齡二歷一身份”的檔案材料，這些也是在日常工作中經(jīng)常需要利用的信息。其次，建立干部人事檔案信息庫(kù)，豐富檔案查詢系統(tǒng)的內(nèi)容。提煉關(guān)鍵信息，更新后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)，增設(shè)檢索的詞條，例如出生日期、工作時(shí)間、人員狀態(tài)等等，信息庫(kù)的數(shù)據(jù)要實(shí)時(shí)更新維護(hù)，有利于人事數(shù)據(jù)的系統(tǒng)化分析。

（三）加強(qiáng)技能培訓(xùn)，建設(shè)專業(yè)化檔案管理隊(duì)伍

人事檔案管理人員必須具備較高的政治素質(zhì)、良好的職業(yè)道德和崇高的敬業(yè)精神。受定編定員的限制，專職人事檔案管理員無(wú)法達(dá)到配備標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，可以考慮在各部門選拔一批政治素質(zhì)過(guò)硬，學(xué)習(xí)能力強(qiáng)，責(zé)任心重的骨干力量作為兼職人事檔案管理員，進(jìn)行階段性緊急任務(wù)。此外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)力度，包括專業(yè)的理論儲(chǔ)備、實(shí)際操作技能，特別是最新出臺(tái)的政策、制度，培養(yǎng)信息化管理理念。

（四）細(xì)化規(guī)范制度，建立制度化檔案管理長(zhǎng)效機(jī)制

建立健全新的干部人事檔案管理制度，不僅是將國(guó)家現(xiàn)行的干部人事檔案管理?xiàng)l例細(xì)化，更是要結(jié)合實(shí)際工作的情況，制定適應(yīng)于本單位需要的管理制度。把握干部人事檔案管理的條例的精髓，不斷更新豐富其內(nèi)涵，做到與時(shí)俱進(jìn)，嚴(yán)格遵循規(guī)章制度開(kāi)展檔案管理工作。狠抓干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，一方面能夠保障檔案信息的真實(shí)性、客觀性，便于組織的有效利用;另一方面在審核過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題能夠盡快解決，實(shí)時(shí)對(duì)檔案材料進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，促使干部人事檔案的完善發(fā)展，確保干部人事檔案的真實(shí)客觀性。

五、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)代優(yōu)化干部人事檔案管理工作是發(fā)揮好干部人事檔案公共服務(wù)職能、提升干部公信力的需要，也是順應(yīng)新時(shí)代選拔任用干部工作新要求的需要。新時(shí)代干部人事檔案管理工作應(yīng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念和方法，創(chuàng)新思維，積極主動(dòng)，健全管理制度，增強(qiáng)管理人員的技能，加快干部人事檔案信息化進(jìn)程，助力人事檔案工作的科學(xué)化管理，全面促進(jìn)人事管理工作的良好發(fā)展。

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