試論高速公路電子檔案管理策略

郭香花

摘 要：計算機技術與經濟水平的提升，使得我國交通事業(yè)逐漸向智能化、信息化方向發(fā)展，在檔案管理上，已由紙質檔案逐步轉為電子檔案?；诖耍疚膶Ω咚俟冯娮訖n案的管理策略進行研究。首先闡述電子檔案，然后分析高速公路檔案實現電子化的重要作用，最后提出電子檔案的有效管理策略，進而促進交通事業(yè)更好的發(fā)展。

關鍵詞：高速公路;電子檔案;檔案管理

當前信息技術的不斷更新，使得我國各個領域已逐漸實現智能化、信息化發(fā)展。在交通領域，隨著交通線路與車輛的增多，高速公路檔案管理人員的工作負擔加重，因而發(fā)展高速公路電子檔案可有效減輕檔案人員的工作壓力，提升檔案管理質量。為了充分發(fā)揮電子檔案的作用，管理者應當加強對電子檔案的管理。

一、電子檔案闡述

電子檔案就是具備參考價值保存價值的一種歸檔電子文件，其需要相應元數據與信息軟件的支持。而且電子檔案是將電子文件歸檔的結果，改變了原有檔案管理工作形式。另外，并非所有電子文件都可以轉化為電子檔案，只有電子文件符合以下條件，才可將其轉化成電子檔案。

第一，在日常工作過程中，自動化辦公系統(tǒng)中會存有大量事務性文件，而此些文件中只有具備參考價值的文件才可轉化成電子檔案。同時還要根據國家相關規(guī)定，對文件的價值予以鑒定，明確其保管期限。第二，當電子文件生成后，要依照紙質文件處理流程對其進行處理。比如：在發(fā)文上，需要先編制好發(fā)文號，并經過領導簽署確認后才可將其發(fā)出，同時電子文件要完成全部流轉程序，再轉化成電子檔案并歸檔。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，歸檔環(huán)節(jié)十分重要，因而對于電子檔案而言，也要做好歸檔工作，從而實現集中、有效的保存，使其發(fā)揮出自身帶有的價值作用與憑證作用。

二、高速公路檔案實現電子化的重要作用

電子化管理不但是智能化管理與信息化管理的基礎，同時還是第四次科技革命的重要特征。不論是十三五規(guī)劃，又或是中國制造2025，都要明確信息化建設方向與要求。不管是紙質檔案管理，或是紙質、電子方案并存管理，還是未來的云檔案管理等，都要圍繞電子化進行。

首先，高速公路進行電子檔案管理是公路管理發(fā)展所需。比如：福建省的高速公路里程在近些年發(fā)展迅速，截止到2018年，福建省的高速公路里程高達5344公里，并且全省的84縣市區(qū)都實現了15分鐘上高速，路面密度為4.1km/100km2，位居全國第二位，已與發(fā)達國家持平。另外三縱六橫的高速公路主結構已基本建設，可以與周邊省市實現全面對接。由此可見，高速公路的管理行為得到了創(chuàng)新升級，這對于信息的組成、處理及存儲等工作而言也產生了較大的影響，紙質檔案已升級為電子檔案，檔案管理模式亟需轉變。

其次，高速公路進行電子檔案管理是服務提升所需。隨著經濟發(fā)展水平的提升，我國高速公路的服務體系愈發(fā)完善，在原有窗口服務、信息咨詢以及清障救援等功能上增加了收費站、指揮中心以及路政科、12122平臺，交通服務功能越來越豐富、立體，這也使得高速公路檔案數量不斷增多。而傳統(tǒng)的紙質檔案無法滿足此種快節(jié)奏、多線程及高效率的服務需要，只有建立起電子檔案、加大電子檔案管理力度，才可支撐住眾多檔案信息。

最后，高速公路進行電子檔案管理是行業(yè)監(jiān)管所需，高速公路建設里程不斷增多，工程檔案資料也逐步增多，將傳統(tǒng)紙質檔案轉變?yōu)殡娮訖n案，利用檔案軟件平臺進行數字檔案室建設，有利于提升監(jiān)管單位管理效率。

三、高速公路電子檔案的具體管理策略

1.高速公路電子檔案的管理現狀

首先，檔案管理意識較弱。電子檔案大多是由兼職人員進行管理，由于此些人員有其他工作，所以對于檔案管理工作帶有輕視態(tài)度。其次，檔案管理基礎設施建設不健全，無法滿足現代工作所需。隨著高速公路方案檔案數量的增多，原有辦公條件已無法適應現在管理工作量;加之缺少專用檔案室與管理者，檔案被分散在不同科室中，無法對其進行集中化管理。然后，信息化管理工作之后。在高速公路檔案的數字化建設中，由于其進程較為緩慢，使得多數檔案依舊為紙質檔案，并且在電子檔案建立少缺少相應資金、技術與人才的支持。在管理中，電子檔案的格式與標準尚未統(tǒng)一，規(guī)范性差。最后，電子檔案信息存在安全性較低?，F階段，信息傳輸業(yè)務逐漸發(fā)展為社會化與市場化，對于面向社會的多種信息服務而言，受到政務公開制度的影響，高速公路的信息數據已由全封閉變?yōu)榘敕忾]，在未來可能會發(fā)展為全開放模式，這對于檔案信息而言，信息安全問題逐漸凸顯。加之網絡具有開放性特征，電子檔案信息易受到不法分子的使用，不利于電子檔案管理工作的進一步開展。

2.建立健全相關檔案管理制度

當前，信息技術和檔案管理的結合使得檔案管理呈現出多樣化特征，若是缺少制度的規(guī)范，電子檔案管理工作質量會受到影響。因此相關部門要結合國家有關法律規(guī)定及高速公路發(fā)展情況，建立電子檔案管理標準，完善相關管理系統(tǒng)建設。第一，對于高速公路的電子檔案而言，要建立健全檔案利用審批制度，確保使用者在查閱并使用電子檔案信息時符合法律規(guī)定，通過建立查閱、使用權限，可有效避免高速公路電子檔案被濫用或亂傳。第二，要建立健全電子檔案信息管理體系，提升檔案信息存儲與利用的有效性。以信息共享方式，將各部門的高速公路檔案匯集在一起，實現統(tǒng)一管理與存儲;并對檔案信息進行分析整理，以便滿足不同部門及人員的使用需要。同時在進行電子檔案管理時，做好紙質檔案管理工作，實現電子、紙質檔案并存，提高檔案信息的真實性與可靠性，第三，要明確高速公路電子檔案信息的文檔格式，在記錄檔案信息時可保持檔案整體格式統(tǒng)一，實現高速公路電子檔案規(guī)范化管理。第四，要建立相適應的激勵約束機制，加強電子檔案建設力度與執(zhí)行力度，促使電子檔案管理工作朝著規(guī)范化、制度化方向發(fā)展。

3.加強高速公路電子檔案的保存、維護力度

在電子檔案管理中，要確保電子檔案信息具有真實性、原始性特征。由于電子檔案屬于存在與磁光介質之中的一種檔案信息，存儲于電腦硬盤、U盤等載體中，在對此些檔案載體進行保存時，要避免其接觸到陽光、灰塵、強磁場以及有害氣體等，以免損壞電子檔案。在有條件下可配備防磁柜等，以此加強電子檔案管理保護力度。與此同時，要定期對電子檔案進行檢查，由于電子檔案會受到環(huán)境因素等影響，對于非外借的高速公路電子檔案而言，要定期對電子檔案本身及相關存儲設備進行檢測與維護;并且要將檢測及維護記過記錄在冊，從而當出現問題時可以及時解決。除此之外，需要對高速公路電子檔案進行等級劃分，在借閱、使用檔案時，不可跨級查閱，以此提升電子檔案的安全性。而且需要對檔案借閱、使用全過程進行實時跟蹤監(jiān)控，并生成錄像保存，以便后期查證。

4.提高檔案管理者的管理意識

在進行高速公路電子檔案管理工作時，隨著電子檔案推廣力度的增強，檔案管理者要轉變傳統(tǒng)檔案管理思想，深入理解電子檔案管理對于經濟社會發(fā)展的有效作用，進而提升其對電子檔案管理工作的重視程度。另外，在信息化時代背景下，電子檔案管理需要高素質管理人才的支持，所以在此時代下，檔案管理者需要學習并具備更多的專業(yè)技能。有關部門要依照高速公路電子檔案的實際管理狀況，定期對管理者進行培訓教育，從而使檔案管理者了解并掌握先進的電子檔案管理理念與知識技能，提高其責任意識，重視電子檔案管理工作，在日常工作中規(guī)范自身管理行為。在培養(yǎng)高素質檔案管理人才時，不僅需要其掌握管理知識，還需要其了解有關法律規(guī)定，可以熟練使用電腦進行管理。由上述內容可知，在高速公路電子檔案管理問題上，其缺少專業(yè)管理人員，因而有關部門要擴寬人才引入渠道，進而吸引更多具備高技術水平的復合型管理人才，改善現有電子檔案管理現狀。同時要對在職管理者宣傳新管理模式與辦法，優(yōu)化現有管理人員結構，以此使檔案管理者適應電子檔案管理需求。

5.確保電子檔案處于安全網絡環(huán)境之中

當前，許多領域已實現全網絡辦公，而病毒對于網絡而言是強大的破壞者，會阻礙工作人員正常辦公。對于高速公路電子檔案管理工作而言，電子檔案是依托于網絡存在的，所以檔案管理者要加強網絡安全管理，以此確保電子檔案不受病毒侵害。在抵御病毒問題上，市面上存在多種殺毒軟件，360安全衛(wèi)士、金山毒霸以及電腦管家等，在使用此些軟件進行網絡管理時，要從正規(guī)網址或應用商店中下載，避免下載到盜版軟件;并且在使用過程中要及時升級軟件，避免新型病毒侵入電子檔案之中。另外，檔案管理者要使用銘文密鑰等方式保護電子檔案安全;對于電子檔案數據庫而言，要定期更換用戶密碼，以此增加黑客解密難度，保證高速公路電子檔案處于安全環(huán)境之中，不會被他人盜取使用。由此可見，有關管理者要提升自身技術操作能力，進而提高電子檔案管理效率與質量。

結束語

綜上所述，在對高速公路電子檔案進行管理時，檔案管理部門要建立健全相關管理制度;加強高速公路電子檔案的保存、維護力度;提升管理人員檔案管理意識;確保電子檔案處于安全的環(huán)境之中，定期對檔案存儲設備進行檢測與維護，從而提高高速公路電子檔案管理效率與質量，推動我國交通事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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