醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用的研究

張永紅

摘 要：在社會(huì)不斷發(fā)展過程中，我國檔案事業(yè)受到的關(guān)注度也在不斷提升，這也為醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用創(chuàng)造出了較為良好的條件以及契機(jī)，而本文主要是對(duì)如何有效推進(jìn)醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用進(jìn)行了研究，希望能夠以此來更好地促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的有序?qū)嵤?，提升醫(yī)院綜合檔案管理在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展中的作用和地位。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院;綜合檔案;開發(fā)利用

檔案信息資源是醫(yī)院發(fā)展重要支撐，而檔案的開發(fā)利用也是檔案事業(yè)重要構(gòu)成，會(huì)直接影響檔案價(jià)值發(fā)揮，同時(shí)也會(huì)直接對(duì)醫(yī)院綜合檔案發(fā)展與進(jìn)步造成影響。就目前來看，我國剛好處在醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革發(fā)展重要階段，而在醫(yī)改與醫(yī)改落實(shí)過程中，醫(yī)院綜合檔案有著較為顯著的價(jià)值，直接記錄了醫(yī)院整個(gè)改革發(fā)展歷程，對(duì)于促進(jìn)醫(yī)改的落實(shí)也有著較大的影響。但是，就目前醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用情況來看，明顯還是存在著一些問題，這也制約了檔案價(jià)值的發(fā)揮，為了能夠有效改善這一現(xiàn)象，筆者就醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用進(jìn)行了如下探討和研究：

一、醫(yī)院綜合檔案的價(jià)值

1.醫(yī)院綜合檔案是醫(yī)院發(fā)展的歷史見證

醫(yī)院綜合檔案本身就是記錄了醫(yī)院整個(gè)發(fā)展歷程，所以對(duì)于醫(yī)院的發(fā)展以及決策有著較為顯著的影響效果。一方面，借助于查詢以及調(diào)取醫(yī)院綜合檔案，能夠真實(shí)有效了解醫(yī)院發(fā)展實(shí)際情況，然后基于檔案資料來對(duì)醫(yī)院今后發(fā)展進(jìn)行合理的判斷，這樣就能讓醫(yī)院得到更為穩(wěn)定且持續(xù)的發(fā)展。另一方面，在對(duì)醫(yī)院綜合檔案進(jìn)行收集與整理的時(shí)候，也能在一定程度上為醫(yī)院梳理建設(shè)發(fā)展的寶貴經(jīng)驗(yàn)和不足之處，這些資料可有效應(yīng)用于醫(yī)院管理實(shí)踐和指導(dǎo)醫(yī)院今后的發(fā)展。由此可見，醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用可謂是直接見證了醫(yī)院的發(fā)展歷史，并應(yīng)用于指導(dǎo)醫(yī)院發(fā)展。

2.醫(yī)院綜合檔案是積累以及傳播知識(shí)的重要手段

醫(yī)院本就屬于一個(gè)知識(shí)應(yīng)用較為廣泛的場(chǎng)所，疾病診療知識(shí)、醫(yī)療設(shè)備知識(shí)、藥理知識(shí)、管理知識(shí)等都高度聚集，而且在經(jīng)過醫(yī)院各個(gè)部門人才運(yùn)用、加工、提升之后，這些知識(shí)還產(chǎn)生了新的內(nèi)涵。醫(yī)院在使用這些知識(shí)的同時(shí)也發(fā)現(xiàn)大量新的知識(shí)，而醫(yī)院綜合檔案則能夠?qū)⑦@些知識(shí)真實(shí)且客觀的記錄下來，同時(shí)也能將知識(shí)的形成、驗(yàn)證過程正確的記錄下來，這對(duì)于知識(shí)積累以及傳播有著較為顯著的促進(jìn)作用。

3.醫(yī)院綜合檔案是科研決策的重要依據(jù)

醫(yī)院是醫(yī)院管理實(shí)踐的重要陣地，其主要的任務(wù)是是按照醫(yī)院工作的客觀規(guī)律，運(yùn)用現(xiàn)代管理理論和方法，對(duì)人、財(cái)、物、信息、時(shí)間等資源，進(jìn)行計(jì)劃、組織、協(xié)調(diào)、控制，充分發(fā)揮整體運(yùn)行功能，以取得最佳醫(yī)療率和醫(yī)療效果，醫(yī)院管理的決策并不是憑空想象亦或者是捏造出來的，需要結(jié)合實(shí)踐以及經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)與分析才能得到。醫(yī)院綜合檔案本就是醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)表現(xiàn)與記錄，保障醫(yī)院檔案合理開發(fā)利用，就能夠?yàn)槲覈t(yī)院管理決策提供可靠的依據(jù)，這樣就能確保醫(yī)院各項(xiàng)管理活動(dòng)保持正確的實(shí)施方向，進(jìn)而促進(jìn)醫(yī)院各部門的發(fā)展與提升。例如，如何創(chuàng)造超過患者期望值并引起醫(yī)患之間情感共鳴的一種新的服務(wù)體系，如何建立科學(xué)的績(jī)效管理體系，如何建立醫(yī)院運(yùn)營策略，如何依據(jù)醫(yī)院和個(gè)人發(fā)展的需要對(duì)醫(yī)院人力這一特殊資源進(jìn)行有效開發(fā)、合理利用與科學(xué)管理，等等，通過長(zhǎng)期的實(shí)踐探索，積累了大量真實(shí)的案例以及資料，指導(dǎo)醫(yī)院持續(xù)改進(jìn)，進(jìn)一步提高醫(yī)院管理水平，從而促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)療技術(shù)水平也得到提升和發(fā)展。

二、醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用措施

1.提高醫(yī)院綜合檔案基礎(chǔ)管理力度

檔案開發(fā)利用是檔案管理工作實(shí)施的目的以及動(dòng)力，同時(shí)也能在很大程度上促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，要有效保障醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用效果，一定要在發(fā)展過程中構(gòu)建出豐富的館藏資源以及規(guī)范化的管理制度。首先，管理制度是各項(xiàng)工作有效實(shí)施的重要保障，醫(yī)院綜合檔案管理工作在實(shí)施過程中，完善的檔案管理制度能夠更好地促進(jìn)各項(xiàng)活動(dòng)的開展，所以醫(yī)院在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，一定要對(duì)歸檔、借閱等多方面加強(qiáng)管理，結(jié)合實(shí)際情況來對(duì)綜合檔案管理制度體系進(jìn)行完善，真正有效落實(shí)依法治檔，這樣才能真正有效提升醫(yī)院檔案管理工作質(zhì)量。其次，在對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理以及歸檔等一系列業(yè)務(wù)的時(shí)候，一定要對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格把控，尤其是在檔案資料收集整理階段，更是要嚴(yán)格按照收集歸檔范圍來對(duì)分散的檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，這樣才能有效保障檔案內(nèi)容的完整性以及準(zhǔn)確性，有效提升綜合檔案管理的規(guī)范性。

2.提高檔案管理工作人員服務(wù)意識(shí)與水平

檔案管理工作本質(zhì)上來說屬于一項(xiàng)服務(wù)性工作，檔案人員自身服務(wù)意識(shí)以及水平會(huì)直接影響醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用效果，也只有借助于優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，才能真正將檔案的價(jià)值有效的發(fā)揮出來，同時(shí)將檔案管理工作從之前的被動(dòng)及時(shí)轉(zhuǎn)化為主動(dòng)。為此，檔案管理人員在實(shí)際工作過程中需要做到以下幾點(diǎn)：

（1）檔案管理人員一定要具備良好的職業(yè)道德，熱愛檔案事業(yè)，在工作過程中樹立起無私奉獻(xiàn)的精神，真正耐心、主動(dòng)的展開服務(wù)。而對(duì)于服務(wù)形式這一點(diǎn)，也需要對(duì)傳統(tǒng)服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新與拓展，改變傳統(tǒng)“等、靠、要”的工作模式，主動(dòng)的參與到服務(wù)之中;另外，還需要改變傳統(tǒng)封閉式的管理，樹立起開放式的管理模式，將檔案信息資源功能有效的發(fā)揮出來，這樣才能將檔案管理工作的效益有效的發(fā)揮出來，進(jìn)一步促進(jìn)醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用。

（2）檔案管理人員需要具備較為良好的職業(yè)素質(zhì)，具體而言就是要在工作過程中具備較為良好的專業(yè)知識(shí)以及能力素質(zhì)。在社會(huì)不斷發(fā)展過程中，我國醫(yī)院各項(xiàng)工作也在不斷發(fā)展與提升，在這種環(huán)境下醫(yī)院檔案利用要求相較于之前也有了明顯的提升，利用重點(diǎn)開始從之前政治以及行政等多方面的需求，延伸發(fā)展到了醫(yī)院業(yè)務(wù)建設(shè)、精神文明建設(shè)、臨床科學(xué)研究等各個(gè)方面。為此，醫(yī)院檔案管理工作人員在工作過程中不僅要具備良好的檔案管理專業(yè)知識(shí)，同時(shí)還需要對(duì)醫(yī)療衛(wèi)生相關(guān)知識(shí)、科技檔案、設(shè)備檔案、財(cái)務(wù)檔案等專門檔案各個(gè)領(lǐng)域的知識(shí)有所了解，這樣才能在管理過程中結(jié)合不同需求來進(jìn)行針對(duì)性的提供利用，最終有效提升醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用的。除此之外，醫(yī)院檔案管理人員除了要具備基礎(chǔ)的信息開發(fā)、語言文字等能力之外，還需要具備能夠使用現(xiàn)代科技技術(shù)進(jìn)行檔案創(chuàng)新管理的能力，這樣才能更好地為檔案利用提供集中、高效且系統(tǒng)化的服務(wù)。

3.做好醫(yī)院檔案收集、整理與鑒定等工作

醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用過程中，管理人員還需要做好醫(yī)院檔案收集、整理與鑒定等工作。為了保障這些工作的有序?qū)嵤?，筆者認(rèn)為應(yīng)分別做好如下基礎(chǔ)性工作：

（1）在進(jìn)行醫(yī)院檔案收集工作的時(shí)候，相關(guān)人員需要按照《文件材料歸檔范圍》、《檔案管理辦法》等規(guī)定來展開工作，借助于常規(guī)的接收制度以及專門的征集方式來將分散在各個(gè)科室以及不同受眾的檔案資料進(jìn)行集中，然后按規(guī)范進(jìn)行鑒定、分類、登記、歸檔管理。檔案收集本就是檔案管理過程中最為基礎(chǔ)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)，這一項(xiàng)工作的效果會(huì)直接對(duì)醫(yī)院綜合檔案業(yè)務(wù)水平造成影響，檔案收集工作是否及時(shí)、鑒選是否恰當(dāng)、分類是否準(zhǔn)確等都會(huì)直接影響醫(yī)院綜合檔案的開發(fā)利用，也只有真正做好這一項(xiàng)工作才能將具有價(jià)值的檔案集中到綜合檔案室的管理范圍內(nèi)，從而提升室藏檔案的價(jià)值，為開發(fā)利用提供基礎(chǔ)保障。

（2）在對(duì)所收集的醫(yī)院檔案進(jìn)行整理的時(shí)候，同樣需要按照一定的方式以及原則來對(duì)零散的檔案進(jìn)行條理化的分類、編目、組合以及排列，這樣就能讓零散的檔案變得更加的系統(tǒng)化，從而實(shí)現(xiàn)從無序到有序的管理。這樣在利用醫(yī)院檔案的時(shí)候，就能迅速的對(duì)其進(jìn)行搜索與查詢，同時(shí)將醫(yī)院各項(xiàng)活動(dòng)以及發(fā)展歷程全面、系統(tǒng)的體現(xiàn)在醫(yī)院綜合檔案之中。

（3）在對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行鑒定的時(shí)候，相關(guān)人員同樣需要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)、原則以及方式來對(duì)檔案價(jià)值進(jìn)行判斷，以此來實(shí)現(xiàn)有效鑒定。在鑒定過程中，需要對(duì)檔案保管期限進(jìn)行明確，對(duì)于已經(jīng)不存在任何價(jià)值的檔案可以及時(shí)進(jìn)行剔除和銷毀，這樣就能進(jìn)一步提升整個(gè)檔案利用的效率以及準(zhǔn)確性。

（4）在對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行保管與統(tǒng)計(jì)的時(shí)候，還需要結(jié)合檔案成分以及狀況來對(duì)其進(jìn)行適當(dāng)?shù)陌踩雷o(hù)，同時(shí)以指標(biāo)、表冊(cè)以及數(shù)字等信使來對(duì)檔案及其相關(guān)的業(yè)務(wù)工作呈現(xiàn)出來，這樣才能提高檔案存儲(chǔ)的安全性以及有效性。

4.積極利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理

在如今這個(gè)信息技術(shù)時(shí)代背景之下，各大醫(yī)院都在大力推行“互聯(lián)網(wǎng)+”這一行動(dòng)計(jì)劃，提倡借助于信息通信技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，來讓傳統(tǒng)行業(yè)與互聯(lián)網(wǎng)有效的融合在一起，從而創(chuàng)造出全新的發(fā)展生態(tài)。如今，醫(yī)院檔案管理工作在實(shí)施過程中，本就無法離開數(shù)字化技術(shù)，并且在不斷發(fā)展的過程中，我國數(shù)字化檔案館建設(shè)也已經(jīng)獲得了一定的成效，現(xiàn)代化管理工具的有效使用也在一定程度上促進(jìn)了醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用。但是，在以提供醫(yī)療技術(shù)服務(wù)為主的醫(yī)院之中，其綜合檔案管理信息化程度還是較為落后，這也制約了醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用工作的實(shí)施。為此，在進(jìn)行檔案管理的時(shí)候，相關(guān)人員一定要積極利用現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理，真正將檔案信息化納入到醫(yī)院信息化建設(shè)規(guī)劃之中，然后基于此來進(jìn)行統(tǒng)一部署、同步實(shí)施，這樣還能促進(jìn)檔案部門對(duì)于電子文件形成、積累以及歸檔的全程監(jiān)督與指導(dǎo)，為醫(yī)院綜合檔案信息化管理與發(fā)展提供了較為良好的支持?？傊?，醫(yī)院綜合檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，也是醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用的關(guān)鍵，所以醫(yī)院在檔案管理上，一定要盡可能的提高硬件到軟件等多方面設(shè)施，這樣才能為綜合檔案信息化管理提供基礎(chǔ)保障，推進(jìn)數(shù)字化檔案管理工作的實(shí)施，同時(shí)也能更好的實(shí)現(xiàn)資源共享，將醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用效果最大化發(fā)揮出來。

三、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)院綜合檔案開發(fā)與利用就是為了能夠形成結(jié)構(gòu)合理、庫藏豐富的醫(yī)院檔案信息，這樣就能在實(shí)際工作過程中真正做到有規(guī)可循，同時(shí)也能有效提升醫(yī)院庫存檔案管理質(zhì)量，讓其價(jià)值充分發(fā)揮出來，最終有效促進(jìn)醫(yī)院健康發(fā)展。為此，在醫(yī)院檔案管理過程中，一定要意識(shí)到醫(yī)院綜合檔案開發(fā)利用的價(jià)值，結(jié)合實(shí)際來進(jìn)行開發(fā)與利用，從而將醫(yī)院綜合檔案的價(jià)值充分發(fā)揮出來。