高校教學檔案信息化建設與教學資源共享的互促作用研究

郎文香 崔然

摘 要：國際檔案信息化建設實現(xiàn)了更大范圍和更多種類的檔案信息資源互補與共享，然而，我國教學檔案信息化的發(fā)展步伐遠遠落后于其他部門，很多地區(qū)還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理水平，信息化程度不高，利用率也不高，沒能發(fā)揮整體效能。本文從高校檔案資源入手，對教學檔案信息化建設與教學資源共享二者之間的互促作用進行初探，使得教育資源共享成為可能，既能提高教育教學整體水平，又能提升檔案管理機制，提高檔案管理者的能力和水平。

關鍵詞：高校;教學檔案;信息化建設;教學資源共享

檔案信息化是通過運用現(xiàn)代信息技術實現(xiàn)檔案信息資源的規(guī)范管理和有效共享、開發(fā)與利用。我國檔案信息化的發(fā)展進程可以劃分為四個階段：計算機技術開始應用于檔案行業(yè)，但主要是針對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理;檔案信息化的發(fā)展起步階段，一些檔案部門的計算機應用水平有了較大的提高，開始發(fā)展到網(wǎng)絡化管理;檔案信息化的黃金發(fā)展時期，檔案管理發(fā)展到以電子文件管理為主;檔案信息化的成熟時期，檔案軟件產(chǎn)品將全面進行更新?lián)Q代，客戶對應用和服務的要求將上升到新的高度。

信息化的發(fā)展給現(xiàn)代教育提供了新的契機，現(xiàn)代教育需要建立新型教育體系，培養(yǎng)學生創(chuàng)造性能力，多元開放、信息化交互成為必然。首先，計算機、網(wǎng)絡等使得學校教育從一師對多生轉(zhuǎn)化為個體教育成為可能。其次，教師的教學經(jīng)驗實現(xiàn)大面積共享有益于提高整體教育教學水平，而這些都需要大量的檔案處理，如學生個性化檔案，教師的教學檔案等。然而，我國教學檔案信息化的發(fā)展步伐遠遠落后于其他部門，很多地區(qū)還停留在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理水平，有些地區(qū)雖然觸及到了檔案信息化，但信息化程度不高，只是蜻蜓點水，利用率也不高，沒能發(fā)揮整體效能。主要有以下問題：一是檔案信息化業(yè)務不專業(yè)，所謂的信息化只是建立了簡單的電子檔案，即電子文稿，沒有更多形式，如視頻等;二是檔案信息更新較慢、空間上脫節(jié)，有的屬于老化檔案，卻沒有清除，有的需要上架，卻沒有進行歸檔分類;三是檔案工作者未能從知識結(jié)構上及時學習和掌握科技化手段，阻礙和制約了檔案信息化步伐，進而阻礙和制約了檔案信息資源的開發(fā)力度。隨著新的信息技術不斷地在教育教學中廣泛應用，信息技術不僅已成為人們創(chuàng)造價值，拓展能力的工具，更會在學習提高中增加機會和提高效率。教育資源充分共享會大大提高學習和教學效率，檔案管理信息化將成為學校信息化的重要組成部分，這也是扎實推進高水平大學建設的重要內(nèi)容之一。

一、教學檔案信息化建設與教學資源共享的互促作用研究意義

教學檔案信息化建設與教學資源共享的互促作用研究意義主要包含兩方面：理論意義和現(xiàn)實意義。

1.理論意義。檔案信息化是將網(wǎng)絡化、數(shù)字化、智能化有機結(jié)合的新型教育、學習和研究的檔案平臺。它是利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、高速掃描技術等手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構的檔案信息庫，其中，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化是一個很重要的環(huán)節(jié)，主要包括檔案目錄錄入、掃描前處理、檔案掃描、圖像處理、圖像質(zhì)檢、圖像存儲、數(shù)據(jù)掛接、檔案還原、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、檔案入庫、數(shù)據(jù)備份、檔案查詢系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)調(diào)試運行等環(huán)節(jié)，在整個實施過程中確保檔案實體及信息的安全保密。

實現(xiàn)教學檔案信息化形式，可以有效加強對紙質(zhì)檔案的保護，減少了紙質(zhì)檔案在流轉(zhuǎn)過程中可能發(fā)生的耗損和遺失，提高檔案的容災及災備能力，確保檔案安全，充分發(fā)揮了檔案信息資源應有的價值和作用，最終實現(xiàn)信息資源共享，為學校事業(yè)發(fā)展及異地辦學創(chuàng)造良好的檔案信息平臺。

2.現(xiàn)實意義。減輕劇增的教學檔案處理帶來的巨大壓力。當前，隨著社會的不斷發(fā)展，學校教育教學中需要儲存的信息量也是非常大的，隨著社會信息化程度的加深，人們記錄和傳遞社會信息的能力和需求增大，不論是教學檔案的存檔數(shù)量，還是教師需要查閱的數(shù)量都與日俱增，如果靠傳統(tǒng)的檔案管理，不緊要耗費人力、物力，更會阻礙教學檔案的更新、查閱，影響整體教育教學發(fā)展。

載體形式需要多樣化。由于教學模式的轉(zhuǎn)變，現(xiàn)代化教學技術的應用，特別是多媒體在各種教學中的擴散，還有光盤等載體的使用，致使傳統(tǒng)的靠單一的文字、圖片傳播的教學模式不再滿足當前教學形式的需求，這樣的形勢讓檔案信息化成為必然。

提升管理機制。一方面由于教學信息量的增加和新型載體的投入使用，需要專門的人員、場所和新的方法進行檔案管理，另一方面由于師生對檔案查閱的需求增加，落后的查閱方法不能適應當前日益增加的查檔需求，教學檔案信息化，可以更深入地推進檔案服務模式的改革，進一步提高檔案利用的現(xiàn)代化水平，實現(xiàn)檔案的網(wǎng)上調(diào)檔、查詢、展示和編研，從而全面提升學校檔案工作現(xiàn)代化、信息化水平。

對檔案管理者有促進作用。教學檔案雖然越來越豐富，形式多樣，智能化程度越來越高，但人依然是社會的重要資源，是管理中最活躍、最有價值的因素。信息時代，檔案工作的優(yōu)劣很大程度上取決于檔案人員的業(yè)務水平。教學檔案信息化要求檔案人員要具備信息處理能力，教學經(jīng)歷和過硬的歸案整理經(jīng)驗，信息化激發(fā)了管理者的專業(yè)化更新，提高了管理者的能力和水平。

二、教學檔案信息化建設與教學資源共享的互促作用研究內(nèi)容和基本思路

教學檔案信息化建設與教學資源共享的互促作用研究內(nèi)容要以高校教學檔案為依據(jù)，探討傳統(tǒng)檔案管理向檔案信息化轉(zhuǎn)變的思路和方法以及配套設施的更新利用。教學檔案信息化建設與教學資源共享的互促作用研究與學校的檔案信息化發(fā)展同步，具有真實性和比照性，并與教師的教學和學生的學習聯(lián)系起來，成為學校教學環(huán)節(jié)的一部分。具體表現(xiàn)為：檔案管理建設與學校教學資源建設同步;教學資源共享與檔案信息化同步;檔案管理建設與探討同步。

具體實施：教學檔案的分類細化以及信息化在教學檔案中的應用。通過檔案信息化，將歸檔管理系統(tǒng)化、規(guī)范化、科學化;探討教師在檔案信息化過程中的表現(xiàn)。包括教學資源信息化對教師是否產(chǎn)生了積極影響，是否減輕了教師的勞動量，是否方便了教學交流;教學檔案信息化與教研的關系;檔案檢索新模式的實驗效果;傳統(tǒng)檔案管理和信息化管理的對照。

筆者認為教學檔案信息化建設與教學資源共享的互促作用研究的基本思路：配合建立學校的教學檔案電子信息庫跟蹤其建立的流程，積累第一手資料，為檔案信息化進一步發(fā)展積累經(jīng)驗;在檔案系信息化過程中，加強與教師的配合，觀察教師的需求以及積極性;探討教學檔案管理對教學的影響。具體實施：學校處于檔案管理的更新中，作為檔案管理者，要成為這次開發(fā)建設的參與者和材料積累者，作為后續(xù)工作的參考，也作為教學檔案管理建設的經(jīng)驗資料。在電子檔案的建立和教學檔案查閱系統(tǒng)過程中，與教師合作，探討教學資料查閱對教師教學資源共享的幫助;進行一個小的實驗對比，保留一個專業(yè)傳統(tǒng)的檔案方式，與更新的檔案方式進行對比，查看檔案信息化的效果;通過調(diào)研方式積累素材，通過座談、征求建議等方式進行信息反饋。

三、教學檔案信息化建設與教學資源共享互促作用的研究方法與實施步驟

教學檔案信息化建設與教學資源共享的互促作用的研究方法可以采用調(diào)研法、對照實驗法、材料整理歸納法、座談法等進行研究，在研究過程中要做到文獻研究和實證研究相結(jié)合，邏輯推理和調(diào)查歸納相結(jié)合，主觀判斷和科學實踐相結(jié)合。教學檔案信息化建設與教學資源共享互促作用的研究可以分兩個階段進行：首先，與學校同步進行教學檔案的電子化、系統(tǒng)化;對照實驗小組進行調(diào)研。其次，通過教學檔案信息化的運行，與教師進行溝通，形成第一手材料，探討教學檔案信息化對檔案管理和教學的影響，召開座談會，再次進行調(diào)研，進行小組實驗對照。

綜上所述，教學檔案信息化建設有著重要的理論意義和現(xiàn)實意義，該項目的建設將翻開由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理邁上現(xiàn)代電子檔案管理新的歷史篇章，開啟高校檔案管理工作科學化、信息化、現(xiàn)代化的新里程。同時，本文也詳細闡述了教學檔案信息化建設與教學資源共享互促作用研究的現(xiàn)狀、理論意義和現(xiàn)實意義，為如何研究教學檔案信息化建設與教學資源共享二者之間的互促作用提供了具體的研究內(nèi)容、基本思路、研究方法與實施步驟，為下一步教學檔案信息化建設與教學資源共享互促作用的具體研究奠定了理論基礎。

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作者簡介：郎文香（1983-），女，漢族，遼寧葫蘆島人，碩士，綜合檔案室副主任，館員，主要從事高校檔案管理;崔然（1979-），男，漢族，安徽阜陽人，管理學學士學位，圖書館秘書，館員，電子圖書等。