社保檔案信息化管理研究

摘 要：社保是民生的基礎(chǔ)，社保檔案是支撐社保體系健康運行的一項重要的基礎(chǔ)工作。隨著信息化時代的來臨，檔案信息化是當(dāng)今社會發(fā)展的大趨勢，也是推動社會保險工作改革的重要力量。就當(dāng)前社保檔案信息化管理現(xiàn)狀來看，尚處于起步階段，還存在一定的不足，為此筆者基于我國社保檔案信息化現(xiàn)狀，分析了其中存在的問題，并就如何進(jìn)一步完善社保檔案信息化管理提出相關(guān)的建議。

關(guān)鍵詞：社保檔案;信息化;檔案管理

社保檔案信息化指的是社保檔案管理中全面應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行處理，包括社保檔案信息收集、歸檔、維護(hù)、保存和利用管理等，從而使社保檔案工作能夠更好地服務(wù)社會，提高檔案管理與利用的效率。因此，加強社保檔案信息化管理建設(shè)，才能充分發(fā)揮社保檔案信息的作用，更好地服務(wù)于社保事業(yè)。

一、檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

1.各地檔案管理信息化層次不一。由于部分單位領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，對檔案重要性尚未取得一致認(rèn)識。導(dǎo)致各地的檔案信息化層次不同，有些地方重視硬件的建設(shè)，信息化程度低，或者沒有引入新的信息化系統(tǒng)，依舊是傳統(tǒng)的檔案管理體系;部分單位使用了信息管理檔案系統(tǒng)，也創(chuàng)建了相關(guān)的信息數(shù)據(jù)庫，卻存在使用盜版軟件的現(xiàn)象。歸其原因，還是對檔案管理的專業(yè)性認(rèn)同度不夠，更多的單位，用到了正版軟件，卻因為檔案管理人員的技術(shù)素養(yǎng)沒有跟上，出現(xiàn)權(quán)限管理混亂的情況，讓不法分子有機可乘，各地的社保檔案管理信息化程度參差不齊，和所處地的經(jīng)濟(jì)發(fā)展，當(dāng)?shù)卣闹匾暢潭榷加兄蟮年P(guān)系。

2.缺乏復(fù)合型檔案管理的人才。管理復(fù)合型人才的缺失，是檔案管理信息化止步不前的重要原因，懂得檔案管理學(xué)和計算機信息的人才極度稀少，目前的情況依舊是分工協(xié)作，由信息技術(shù)員和檔案管理工作人員一起合作進(jìn)行管理，這絕非長期可行的辦法。檔案管理人員應(yīng)該適應(yīng)新時代的潮流，在信息化技術(shù)的學(xué)習(xí)上加大力度，各級部門也可以安排相關(guān)的檔案管理人員信息技術(shù)培訓(xùn)，或者定期舉行交流會，讀書會等，進(jìn)一步強化和鞏固信息技術(shù)的相關(guān)知識，能夠熟練操作，真正做到傳統(tǒng)的檔案管理理念和當(dāng)代新的信息技術(shù)的融合。

3.檔案管理信息化安全性差，資源共享存在限制。目前社保檔案管理系統(tǒng)大部分有著不夠安全，容易被盜取數(shù)據(jù)的問題，信息安全是涉及到信息化繞不開的一個話題，如果一個數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)存在著漏洞，很容易被別有用心的不法分子盜取大量居民信息，造成嚴(yán)重的損失。社保檔案對于每一個購買社保的居民來講，都是非常重要的憑據(jù)，絕不容許被他人盜取。相比傳統(tǒng)檔案管理，信息化檔案最大的優(yōu)勢在于資源共享，數(shù)據(jù)在不斷的交互中，凸顯檔案自身的價值，但就當(dāng)前部門內(nèi)部來講，業(yè)務(wù)部門和檔案部門交流不強，業(yè)務(wù)檔案一體化尚未真正實現(xiàn)，地區(qū)與地區(qū)之間社保檔案也比較封閉，無法進(jìn)行有效的資源共享，這就降低了提高社保服務(wù)效率。

4.社保檔案管理難度加大。因為社保的覆蓋面越來越廣，參保對象日益增長，檔案數(shù)據(jù)龐大，管理困難，加上城鄉(xiāng)一體化進(jìn)程的推進(jìn)，居民在不斷遷移關(guān)系的過程中，會讓自身的檔案信息不斷增加，而且更加復(fù)雜，檔案的復(fù)雜也會影響到其他部門的稽核效率。檔案部門處在整個社保工作中的一環(huán)，但卻較為獨立，缺乏與其他部門的溝通，事實上檔案管理與業(yè)務(wù)辦理息息相關(guān)，檔案的整理與傳遞直接關(guān)系到業(yè)務(wù)流程辦理的效率，如果兩者能有深層次的結(jié)合，其工作效能必將提升一個等級，而信息化檔案管理可以十分輕松的做到這一點，把受到傳統(tǒng)檔案管理理念束縛的檔案部門解放出來，利用信息管理系統(tǒng)提取數(shù)據(jù)的便捷性，深入強化檔案部門與其他相關(guān)部門的聯(lián)系。

二、檔案信息化的重要性

1.提高社保檔案管理可靠性。傳統(tǒng)的檔案管理主體是人，社保檔案管理也不例外，這就對檔案管理人員自身的工作責(zé)任感，以及檔案知識和信息洞察力提出了相當(dāng)高的要求。社保對普通家庭來講是一份保障，尤為重要，社保檔案作為社保的原始憑據(jù)，其管理工作更是不能半點馬虎，但在實際情況中，檔案丟失乃至篡改的情況屢見不鮮，這些直接原因都是檔案管理人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識以及對工作不夠重視所導(dǎo)致，信息化的檔案管理系統(tǒng)更加可靠，只要運用得當(dāng)，完全可以替代大部分檔案管理工作人員。

2.避免檔案遺失。長期保存的傳統(tǒng)檔案容易缺失，對于社保工作的影響很大，加大了業(yè)務(wù)部門的工作量，影響服務(wù)質(zhì)量。由于傳統(tǒng)的檔案管理主要由人工來完成，但員工不可能一直在一個崗位，離職換崗等情況發(fā)生，難免在交接中出現(xiàn)問題，造成部分檔案資料的遺漏，時間越長其問題就愈發(fā)明顯，信息化社保檔案管理可以避免這樣的問題，無論是存放到本地，還是上傳至云端，只要做好備份工作，就絕不會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失的情況。

3.避免了紙張浪費。保護(hù)環(huán)境絕不該是一句空談，無紙化辦公，使用清潔能源可以為環(huán)境保護(hù)建設(shè)做出貢獻(xiàn)，傳統(tǒng)的社保檔案管理，需要使用大量的紙張來保存居民的各項數(shù)據(jù)，不僅浪費紙張，還面臨難以備份，獨一份的情況出現(xiàn)，啟用信息化的數(shù)據(jù)系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理后，可以大量減少紙張的使用，并且避免了蟲蛀氧化等一些自然因素對檔案紙張的損害。

4.減少成本。前文提到，當(dāng)下的檔案管理人員素質(zhì)有待提升，引入信息化的檔案管理系統(tǒng)，可以大幅度的精簡檔案管理人員，對于檔案管理部門來說，引入信息化檔案管理系統(tǒng)的成本，要遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于人員工資的支出，節(jié)省了開支;對于檔案管理人員來講，剔除了隊伍里對工作不夠負(fù)責(zé)、不夠上進(jìn)的人，激發(fā)了個人的競爭意識，也是一次學(xué)習(xí)進(jìn)步的機會，可以通過接觸新的檔案管理系統(tǒng)來精進(jìn)職業(yè)技能。

5.符合國情需要。我國社保檔案數(shù)量繁多，主要有以下原因：首先，我國社保體系目前不完善，社會保障制度的建設(shè)是一項任重道遠(yuǎn)的工程，需要長時間不斷收集反饋做出變動，目前社保體系還不夠成熟，城鄉(xiāng)社保建設(shè)還需要更長時間的沉淀。其次，社保業(yè)務(wù)中，各種證件證明材料開具繁瑣，無形中增加了檔案數(shù)量。最后，我國人民參保意識上升，企業(yè)的責(zé)任意識也日趨到位，購買社保的人數(shù)逐年上漲，這些原因讓我國社保檔案數(shù)量大幅度增漲，引入信息化的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行精確管理，已成必然。

三、健全和完善社保檔案管理信息化建設(shè)的建議

1.改變傳統(tǒng)觀念，加快檔案管理信息化建設(shè)。要實現(xiàn)檔案管理信息化，首先需要相關(guān)部門轉(zhuǎn)變觀念，正視檔案管理的信息化工作，這項工程需要徹底對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行變革，而不是單純的停留在更換設(shè)備系統(tǒng)上，部分單位所謂的檔案管理信息化只停步在引入信息化管理系統(tǒng)的層面上，這很明顯是片面的、不夠完善的，傳統(tǒng)行業(yè)的信息化需要是全局的革新，而非普通的升級，各級部門的工作人員要樹立正確的檔案信息化管理的理念，全面深入地認(rèn)識到檔案管理信息化的作用和重要性。隨著檔案管理信息化程度的提高，計算機會取代人力來管理大量的數(shù)據(jù)，這減少了工作人員的工作量，但也對其未來的工作提出了要求，不僅要熟悉管理系統(tǒng)，更加需要進(jìn)一步學(xué)習(xí)檔案信息化管理的知識，緊跟時代潮流，更新陳舊落后的觀念。積極投身于檔案信息化管理的建設(shè)中來，建立健全檔案管理制度。

2.加大相關(guān)從業(yè)人員培訓(xùn)。全面實現(xiàn)檔案信息化管理，離不開組建一支認(rèn)真負(fù)責(zé)專業(yè)能力強的隊伍，作為新時代的檔案管理從業(yè)人員，信息化已成必然趨勢，工作人員應(yīng)該深度學(xué)習(xí)兩種能力，一是信息安全，檔案管理信息化有諸多優(yōu)勢，但無論是存儲在本地還是云端的數(shù)據(jù)，都存在丟失和泄露的可能，因為社保檔案涉及到居民自身的信息，所以保密工作尤為重要，檔案管理人員通過研習(xí)信息安全技術(shù)，做好數(shù)據(jù)備份，能夠最大程度上防止檔案數(shù)據(jù)的外泄。二是日常檔案管理技能的加強，檔案數(shù)據(jù)可以存儲到數(shù)據(jù)庫中，但之前的檔案整理、歸檔、掃描等基本工作，必須要有足夠的耐心和細(xì)心去完成，在檔案資料影像化日趨發(fā)展的當(dāng)下，把控好每一份檔案錄入的準(zhǔn)確性尤為重要。

3.提高社保檔案信息化管理的安全性，實現(xiàn)資源共享。為了保證檔案信息管理的安全，還需要檔案管理人員及時做好檔案的備份，定期對計算機進(jìn)行殺毒，及時打印檔案分頁，平時要注意對機房的養(yǎng)護(hù)。檔案數(shù)據(jù)如果能夠通過信息化技術(shù)實現(xiàn)共享，將大幅度提升社保業(yè)務(wù)辦理效率，壓縮辦理的流程，對于民眾來講，辦理將更加輕松。除開社保單位的檔案數(shù)據(jù)共享，也可以利用大數(shù)據(jù)，面向大眾開放社保檔案基礎(chǔ)資料的查詢，在便民的同時，把檔案管理的共享共建發(fā)揮到極致。

4.檔案管理模式的創(chuàng)新和發(fā)展。隨著時代的發(fā)展，從傳統(tǒng)的檔案管理到信息化檔案管理系統(tǒng)，這就要求從業(yè)人員在檔案信息管理的發(fā)展趨勢上多做研究，更要著眼于當(dāng)下，解決一些遺留的問題，比如說隨著檔案信息化的提升，之前遺留的紙質(zhì)檔案如何處理，這是一個值得思考的問題，想要獲得持續(xù)的發(fā)展不僅要看到未來，更要關(guān)注當(dāng)下。檔案管理模式的創(chuàng)新可以有多種，最簡單的，莫過于在數(shù)據(jù)庫中實行分類和排序，這樣就可以解決傳統(tǒng)檔案管理檔案雜亂的情況，方便查閱，只有更多檔案管理模式的創(chuàng)新才能實現(xiàn)社保檔案信息化建設(shè)的長足發(fā)展。

結(jié)束語

社保檔案信息化管理是推動社保管理規(guī)范化、統(tǒng)籌化發(fā)展的必要舉措，同時也是維護(hù)參保群眾利益的重要措施，尤其是新農(nóng)村養(yǎng)老保險等險種的推行，社保覆蓋面也得到更大的擴展，因此提高社保檔案管理水平尤為重要。積極采取社保檔案信息化建設(shè)保障措施，可以提高社保檔案信息化管理水平，也將不斷地推進(jìn)我國社保檔案管理的發(fā)展。

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作者簡介：李德（1987-），男，漢族，湖南省衡陽市耒陽市人，統(tǒng)招本科學(xué)歷，工學(xué)和經(jīng)濟(jì)學(xué)雙學(xué)位，目前就職于東華軟件股份公司廣州子公司，檔案軟件開發(fā)和數(shù)字化華南區(qū)銷售經(jīng)理，主要負(fù)責(zé)廣州社保、廣州醫(yī)保和房地產(chǎn)檔案數(shù)字化相關(guān)工作。