秉承匠心豪雅光學暢談費用革新

張笑楠

中國古代的建筑工藝最為人所驚嘆的便是“榫卯結構”，用嚴謹?shù)墓に嚻鹾厦鞔_的需求，而財務的“工匠精神”亦是如此。財務工具的升級，在提供便利之余更加深合規(guī)的意識烙印。當合規(guī)性成為“潛意識”，費用管控將深入人心；而業(yè)務需求與費用管理也成為了彼此的榫（榫頭）與卯（榫眼）。

源自日本的豪雅（上海）光學有限公司（豪雅上海）正是全球光學鏡片行業(yè)中的佼佼者，公司于2003年成立，總部位于上海，在國內主要銷售眼鏡光學鏡片以及提供相關產品的技術咨詢和售后服務等。

豪雅上海以強大的研發(fā)能力和優(yōu)良的品質性能，秉持日系工匠精神，致力于光學鏡片的創(chuàng)新和開拓，為不同視覺需求的消費者提供多方位的視力解決方案。在費用及成本開支方面，公司立志“開源節(jié)流”實行費用精細化管理，積極引用創(chuàng)新技術。高級財務經理張璐同樣秉持匠心。于她而言，財務管理的價值在于以有限、有量的數(shù)據(jù)和資金，尋找更低投入、更高回報的財務新價值?！斑x擇SAP Concur，就是因為財務管理團隊相信選擇專業(yè)的解決方案，可以在工作效率、財務分析與合規(guī)管控等方面為公司創(chuàng)造更大價值?！?/p>

看不見的費用之冗

豪雅上海在國內是一家以銷售光學鏡片業(yè)務為主的貿易公司，擁有約150名員工。銷售團隊和市場部門的員工經常往返于國內多個城市做客戶維護和市場調研。日常差旅費用總數(shù)額較大，主要集中在交通、住宿和客戶招待費等，占公司總差旅費用支出的80 %左右。面對頻繁的差旅需求，傳統(tǒng)的差旅預訂和紙質報銷模式難以滿足，因此豪雅上海需要對整個差旅報銷流程及模式進行轉型。

首先，報銷流程延遲滯后。原有的報銷流程耗時較長，員工整理所有紙質單據(jù)及填寫備注，核銷步驟采用單線制，一份差旅報銷需多位領導逐級確認，再轉至財務部門核對單據(jù)，最后發(fā)放款項。在實踐中，財務部門有時會發(fā)現(xiàn)單據(jù)或其他事項錯漏而駁回報銷，申請人員不僅要再次核對和補充單據(jù)，出納人員也要反復溝通和說明，導致報銷流程十分耗時。

其次，財務審核耗時較長，報銷合規(guī)審核效率偏低。自報銷申請開始，財務部需要審核員工職級、款項明細、支出原由等信息，對于金額不符合職級限定、重復提交的款項以及非業(yè)務產生的支出等特殊事項，都需要額外的補充說明，并取得直屬主管批準。每份費用報告的審查工作甚至要花費30分鐘以上時間才能完成。

最后，差旅費用數(shù)據(jù)分析有待提升。由于缺乏對差旅費用的系統(tǒng)數(shù)據(jù)支持，財務人員較難有效地提供明晰的費用分析，給公司決策層清晰的洞察及業(yè)務建議。

了不起的數(shù)據(jù)力量

自豪雅上海為中國團隊引入SAP Concur，其便捷的移動端應用、完善的合規(guī)設置和順暢的審批流程使員工滿意度和財務管理效率得到提升。張璐強調，“在使用SAP Concur以后，公司對員工費用的管理得到顯著提升，合規(guī)審核效率大幅提高，差旅費用在總運營成本的占比有所下降，差旅費用的數(shù)據(jù)分析更為簡潔明了有效?！?/p>

穩(wěn)定順暢的差旅預定和報銷流程、高效便捷的手機端應用以及嚴謹合規(guī)的自動化流程，為費用管理帶來積極影響：

員工滿意度顯著提升。在原先的費用審批環(huán)節(jié)，紙質文件的批復需要相關人員都在辦公室才能執(zhí)行，而且多個員工的審批申請也會加重部門領導工作負荷。SAP Concur的部署，很大程度上釋放出報銷流程中參與人員的靈活性，形成審批流程的多線并行新模式，錯漏信息能夠快速反饋給申請人，減少耗時。報銷從開始申請到收到款項的周期大幅下降。移動端的應用也極大滿足員工對于便捷性的需求，無論何時何地，拿出手機就可以給單據(jù)拍照，上傳到系統(tǒng)生成費用記錄。

財務工作效率提高。財務人員采用費用管理新模式后，可以清晰掌握費用明細和備注信息，而且系統(tǒng)可以從提交階段就有效規(guī)避問題費用的申報，減少出納人員在后期就問題費用與業(yè)務人員反復溝通的機率。同時，員工在手機端提交費用的使用頻率增長顯著，財務人員能通過系統(tǒng)實時看到費用數(shù)據(jù)，以便高效地展開核對工作，報告審核時間大幅縮短。

費用管理更加精準。SAP Concur大幅提高費用數(shù)據(jù)的準確度和實時性，按客戶需求提供不同階段的數(shù)據(jù)分析報告。財務人員還可以快速捕捉差數(shù)額浮動較大項目、變動頻繁的分項和市場開發(fā)重點地域等信息，對于業(yè)務部門的支持也從事后數(shù)據(jù)歸總，變?yōu)槭虑皯?zhàn)略分析和信息預測。針對差旅安排也能夠進行較為準確的提前部署，為基層員工爭取更多差旅福利體驗。另外，公司會把不同職位層級的差旅與費用的金額限制設置在系統(tǒng)內，將合規(guī)理念融入到報銷審批的每一個環(huán)節(jié)。

SAP Concur對于豪雅上海而言，帶來的不僅是實時獲得的精細化費用數(shù)據(jù)，更是將數(shù)據(jù)的力量賦予到每筆費用信息當中。秉持匠心，財務部門期待未來在公司業(yè)務戰(zhàn)略制定中釋放更多價值。