SAP Concur連結(jié)企業(yè)內(nèi)外實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目制費(fèi)用管理的精細(xì)化管理

周冉

“登錄SAP Concur系統(tǒng)，員工的報(bào)銷費(fèi)用及消費(fèi)細(xì)則直接與項(xiàng)目掛鉤，每個(gè)項(xiàng)目的總花費(fèi)一目了然，真正落實(shí)公司的項(xiàng)目制費(fèi)用管理及相關(guān)規(guī)定”，投中資本財(cái)務(wù)總監(jiān)湯勰表示：“現(xiàn)在，不僅員工差旅報(bào)銷周期縮短一半，公司還能夠得到詳細(xì)且多維度的財(cái)務(wù)分析報(bào)告。既包含了客戶所需要的費(fèi)用數(shù)據(jù)顆粒度，又能保證項(xiàng)目費(fèi)用審核和付款流程的順暢，讓員工和客戶的滿意度均得到提升。”

SAP Concur數(shù)字化解決方案不僅幫助投中資本在內(nèi)部員工的差旅與費(fèi)用方面實(shí)現(xiàn)精細(xì)合規(guī)的項(xiàng)目制管理，更在對(duì)外的客戶溝通中圍繞項(xiàng)目費(fèi)用提供清晰透明的數(shù)據(jù)報(bào)告，真正讓以項(xiàng)目為核心的差旅與費(fèi)用管理從企業(yè)內(nèi)部落地生根、開花結(jié)果。

成立于2007年的投中資本是一家專注于戰(zhàn)略融資及產(chǎn)業(yè)并購(gòu)的國(guó)際化投行，總部位于上海，在北京、深圳、香港、硅谷、慕尼黑和西雅圖均設(shè)有辦公室，業(yè)務(wù)輻射至北美、歐洲、以色列、印度和日韓等地。公司持續(xù)深耕于TMT（電信、媒體、科技行業(yè)）和消費(fèi)領(lǐng)域，近年來(lái)亦重點(diǎn)關(guān)注前沿科技、醫(yī)療健康和先進(jìn)制造等領(lǐng)域，為高速成長(zhǎng)的各領(lǐng)域企業(yè)提供本土及跨境市場(chǎng)戰(zhàn)略融資、產(chǎn)業(yè)并購(gòu)的金融服務(wù)。

財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)精細(xì)化是項(xiàng)目制經(jīng)營(yíng)的關(guān)鍵

2014年公司率業(yè)界之先開啟海外布局，成立投中資本證券并獲得美國(guó)券商牌照。隨著業(yè)務(wù)量的持續(xù)拓展和員工出差頻率的增加，原有的財(cái)務(wù)報(bào)銷流程只基于電子表格錄入，無(wú)法滿足財(cái)務(wù)對(duì)于數(shù)據(jù)顆粒度的要求；而項(xiàng)目制的費(fèi)用管理更存在諸多不足。

首先，項(xiàng)目分?jǐn)傊频馁M(fèi)用管理要求數(shù)據(jù)精準(zhǔn)度高，然而原有電子表格錄入模式在財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和精細(xì)度方面都不足。員工在提交報(bào)銷時(shí)的出錯(cuò)率較高，無(wú)法保證費(fèi)用對(duì)應(yīng)項(xiàng)目的準(zhǔn)確性。財(cái)務(wù)人員不易追蹤到每個(gè)項(xiàng)目的開支，更無(wú)法進(jìn)行高效完整的數(shù)據(jù)分析。一旦票據(jù)增加，出現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏的幾率也增加，財(cái)務(wù)人員需要耗費(fèi)大量精力時(shí)間審核每筆費(fèi)用的合規(guī)性和準(zhǔn)確性。

其次，財(cái)務(wù)管理上存在數(shù)據(jù)孤島，電子表格提交的費(fèi)用申請(qǐng)報(bào)告只能提供零散或滯后的費(fèi)用數(shù)據(jù)。由于機(jī)票和酒店預(yù)訂需要員工個(gè)人致電指定商旅管理公司，財(cái)務(wù)管理者不能同步管理員工差旅訂票的合規(guī)性。財(cái)務(wù)人員難以獲得有價(jià)值的數(shù)據(jù)分析報(bào)告，缺乏對(duì)員工消費(fèi)行為的透明度，不能為公司制定及優(yōu)化相關(guān)的費(fèi)用準(zhǔn)則。

最后，由于員工要填寫電子表格申請(qǐng)、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)郵件審批、財(cái)務(wù)人員審核紙質(zhì)單據(jù)，最終再交由公司高層紙質(zhì)審批，低效的紙質(zhì)文件處理和易出錯(cuò)的數(shù)據(jù)輸入讓財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)不堪其擾。在原有的系統(tǒng)下，員工從提交報(bào)銷、完成審核到拿到報(bào)銷款通常要花費(fèi)30天的時(shí)間。

高效透明的費(fèi)用管理制度貫穿企業(yè)內(nèi)外

“我們近70 %的員工需要時(shí)常出差進(jìn)行商務(wù)談判、客戶路演和買家關(guān)系維護(hù)，由此產(chǎn)生的差旅和相關(guān)費(fèi)用是公司主要的成本花銷。因此，能夠準(zhǔn)確地把員工花費(fèi)分?jǐn)偟綄?duì)應(yīng)的項(xiàng)目以及標(biāo)的物，實(shí)現(xiàn)費(fèi)用管理的可見性和智能化分析，對(duì)公司在內(nèi)部管理和外部溝通方面都至關(guān)重要?！睖谋硎尽?/p>

因此，投中資本向SAP Concur遞出橄欖枝：SAP Concur與現(xiàn)有的CRM客戶管理系統(tǒng)的集成順利，可以在系統(tǒng)中將所有項(xiàng)目和標(biāo)注名稱進(jìn)行統(tǒng)一制定，實(shí)時(shí)且精確地同步數(shù)據(jù)，為客戶出具所需的財(cái)務(wù)報(bào)告；公司不再依靠分散的第三方差旅預(yù)訂供應(yīng)商，SAP Concur與攜程商旅合作恰好彌補(bǔ)公司在差旅預(yù)訂整合方面的缺失；原有系統(tǒng)要求員工手動(dòng)錄入數(shù)據(jù)，而SAP Concur的自動(dòng)化流程大幅簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)人員的工作。更重要的是，憑借SAP Concur，投中資本將迫切需要提升的數(shù)據(jù)顆粒度、實(shí)時(shí)生成財(cái)務(wù)分析報(bào)表和費(fèi)用處理效率落到實(shí)處。

精細(xì)化數(shù)據(jù)分析讓財(cái)務(wù)管理更徹底：現(xiàn)在員工在提交費(fèi)用報(bào)告時(shí)需要輸入統(tǒng)一的項(xiàng)目編號(hào)、具體金額、消費(fèi)細(xì)則和人數(shù)，甚至精確到參與者姓名。系統(tǒng)后臺(tái)得到的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)無(wú)論是顆粒度還是準(zhǔn)確度都大幅提高，切合企業(yè)所需，員工也在報(bào)銷時(shí)提升了自我規(guī)范意識(shí)。對(duì)財(cái)務(wù)人員來(lái)說(shuō)，條目明確的電子數(shù)據(jù)便于了解每個(gè)項(xiàng)目的實(shí)時(shí)總支出，輕松監(jiān)控各項(xiàng)開支，識(shí)別可疑交易，無(wú)論是對(duì)企業(yè)內(nèi)部還是面對(duì)客戶，都能做到數(shù)據(jù)細(xì)致透明。通過(guò)與攜程商旅的無(wú)縫整合，財(cái)務(wù)人員也能從定期報(bào)告中了解員工定票的價(jià)格和平均折扣率，并根據(jù)公司制定的激勵(lì)和監(jiān)督措施，督促員工規(guī)范自身差旅消費(fèi)習(xí)慣。

實(shí)時(shí)生成的財(cái)務(wù)報(bào)表令外部溝通更順暢：SAP Concur系統(tǒng)幫助公司實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與具體項(xiàng)目的緊密關(guān)聯(lián)，并打通了差旅費(fèi)用的數(shù)字化通路，提高了財(cái)務(wù)可視化和數(shù)據(jù)分析能力。當(dāng)客戶需要查閱每個(gè)項(xiàng)目的結(jié)項(xiàng)財(cái)務(wù)報(bào)告時(shí)，財(cái)務(wù)人員可直接實(shí)時(shí)生成精準(zhǔn)費(fèi)用報(bào)表和分析報(bào)告，所有費(fèi)用款項(xiàng)和備注明細(xì)均一目了然，方便客戶在審核完畢后即可進(jìn)行付款。細(xì)化明確的財(cái)務(wù)報(bào)表不僅讓客戶花在審核項(xiàng)目的周期大幅縮短，而且也避免因細(xì)則不明而產(chǎn)生的付款糾紛，客戶對(duì)投中資本的信任度得以提升。

高效的費(fèi)用處理功能讓內(nèi)部流程更簡(jiǎn)化：SAP Concur預(yù)算管控功能的加入，使得在費(fèi)用產(chǎn)生前后，均可實(shí)時(shí)掌握財(cái)務(wù)狀況。管理人員可配合業(yè)務(wù)需求加以管控和調(diào)整預(yù)算，項(xiàng)目的監(jiān)管度和靈活度均得到提升?；ヂ?lián)平臺(tái)自動(dòng)整合費(fèi)用管理、差旅申請(qǐng)及對(duì)公支付的數(shù)據(jù)，為投中資本提供更加完整的開支視圖。得益于SAP Concur手機(jī)移動(dòng)端的應(yīng)用程序，員工可在費(fèi)用發(fā)生后立即通過(guò)手機(jī)拍照功能將票據(jù)直接錄入到系統(tǒng)中，實(shí)時(shí)記錄差旅開銷，避免出錯(cuò)或遺忘。報(bào)銷工作攤到平時(shí)零碎時(shí)間，準(zhǔn)備費(fèi)用報(bào)銷的時(shí)間也由原來(lái)的5～6小時(shí)縮減到3小時(shí)。當(dāng)然，由于財(cái)務(wù)審核流程的自動(dòng)化水平和處理效率提高，公司員工從提交報(bào)銷到獲得報(bào)銷款的時(shí)長(zhǎng)也從30天銳減到15天左右。

今天的投中資本在差旅及費(fèi)用管理方面已經(jīng)看到了他們所期待的結(jié)果：?jiǎn)T工規(guī)范地以項(xiàng)目為單位填寫和提交費(fèi)用報(bào)告，自覺提高合規(guī)意識(shí)；財(cái)務(wù)團(tuán)隊(duì)提高了工作效率，獲取更清晰的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)分析，并提供更詳細(xì)的項(xiàng)目支出總結(jié)和財(cái)務(wù)分析報(bào)告；幫助公司與客戶建立更流暢、更透明的財(cái)務(wù)橋梁。隨著投中資本在海外版圖不斷擴(kuò)張，公司決定在海外辦公室更多推廣SAP Concur業(yè)務(wù)，同步落實(shí)更細(xì)化的項(xiàng)目制費(fèi)用管理和更順暢的客戶溝通，期待SAP Concur能為投中資本創(chuàng)造更多的價(jià)值！