電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合與共享研究

李彩紅

摘 要：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的成型帶動信息化迅速發(fā)展，而日益成熟的信息化賦予了檔案信息資源整合新的內(nèi)涵和形式，也為信息的共享提供良好平臺。面對這種發(fā)展趨勢，如何在電子政務(wù)環(huán)境下加強(qiáng)我國檔案信息資源的整合與共享，已經(jīng)引起檔案學(xué)者的普遍關(guān)注。此篇論文主要把握我國檔案理論與實(shí)踐方面的研究脈絡(luò)和側(cè)重點(diǎn)，深入了解我國電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合與共享研究的不足和實(shí)踐中遇到的瓶頸問題，重點(diǎn)分析我國實(shí)現(xiàn)檔案資源整合與共享的要求和形式，以期找到實(shí)踐中所遇瓶頸問題的根源，突破老式陳舊的檔案管理思路，尋求更加合理的全新管理模式。關(guān)注電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源整合與共享的實(shí)踐運(yùn)用，做到理論與實(shí)踐并舉，推動檔案信息資源整合與共享的實(shí)踐發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案資源整合;信息安全;共享

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的形成，加速信息化進(jìn)程，同時賦予了檔案信息資源整合新的內(nèi)涵，也為檔案資源的共享提供了良好的平臺。也就是說，通過借助現(xiàn)代化的通信系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，檔案信息資源的整合與跨時間、空間的利用具有了可行性。

面對快速的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展趨勢，如何在電子政務(wù)環(huán)境下加強(qiáng)我國檔案信息資源的整合與共享？本課題提出的理論與實(shí)踐意義在于：第一，深入了解及剖析國外現(xiàn)階段對檔案信息資源整合與共享的研究現(xiàn)狀，對比把握我國研究脈絡(luò)、側(cè)重點(diǎn)，總結(jié)已取得的成果和實(shí)踐下之瓶頸問題;第二，分析檔案資源整合與共享所涉及的一些瓶頸問題，以其找到根源，突破老式陳舊的檔案管理思路，尋求更加上層合理的全新管理模式;第三，關(guān)注電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源整合與共享的實(shí)踐運(yùn)用，做到理論與實(shí)踐并舉，推動檔案信息資源整合與共享的實(shí)踐發(fā)展。

一、國內(nèi)關(guān)于檔案資源整合與共享的研究

我國檔案學(xué)界對檔案信息資源整合與共享問題的關(guān)注和研究始于近幾年。雖然起步晚，但我國檔案學(xué)者對這一課題的研究和探討賦予了極大的熱情，與時俱進(jìn)，碩果不斷。但是礙于現(xiàn)實(shí)條件和科研水平的制約，我國檔案學(xué)研究真正將檔案信息資源管理置于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的探究卻開始于2005年后。2013年4月初，我以本校數(shù)字圖書館館藏、China National Knowledge Infrastructure（簡稱CNKI，中國知網(wǎng)）數(shù)據(jù)庫作為數(shù)據(jù)源，以主題詞為檢索項(xiàng)，共檢索到相關(guān)文獻(xiàn)165篇，其中期刊文獻(xiàn)160篇、優(yōu)秀碩士論文25篇。在這些優(yōu)秀的文獻(xiàn)和論文資料之中，提及電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合和共享的論文數(shù)量為5篇，2篇以企業(yè)檔案為研究主題。由此可見，盡管業(yè)界對電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合與共享進(jìn)行了一些有益的探索，但在檔案資源整合與共享機(jī)制改革與創(chuàng)新方面，明顯亟待進(jìn)一步探討研究。

二、國外關(guān)于檔案資源整合與共享的研究

歐美國家的檔案管理一向以檔案資源的最大限度利用為目的，甚至出現(xiàn)過很長時期的“實(shí)用主義”論，違背了檔案管理的初衷與意義，但不可否認(rèn)的是歐美國家具有天然的技術(shù)優(yōu)勢和先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，及成熟的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。在我國研究者還聚焦將圖書館、檔案館和博物館的各自發(fā)展時，歐美一些國家已經(jīng)致力于圖書館、檔案館和博物館的三館合一，將大量傳統(tǒng)紙質(zhì)館藏轉(zhuǎn)換為數(shù)字符號，以數(shù)字形態(tài)通過網(wǎng)絡(luò)為用戶提供超越時空的服務(wù)。依舊以本校數(shù)字圖書館館藏、China National Knowledge Infrastructure（簡稱CNKI，中國知網(wǎng)）數(shù)據(jù)庫作為數(shù)據(jù)源，以主題詞為檢索項(xiàng)，共檢索到46條數(shù)據(jù)。圖一是按年代統(tǒng)計的結(jié)果。

著名的檔案管理理論學(xué)家雷沃德教授曾于1998年首先在他的文章Electronic information and the functional integration of libraries，museums and archives中提出將物理形態(tài)的媒體（紙質(zhì)檔案）轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字形態(tài)的媒體（數(shù)字檔案），待信息化發(fā)展成熟后將國家圖書館、檔案館和博物館（簡稱LAM）三館合一。雷沃德教授認(rèn)為LAM功能整合能解決檔案資源整合與共享的難題，這被國外檔案學(xué)術(shù)界公認(rèn)為三館合一理念的起始。

由圖分析可知國外對LAM數(shù)字資源整合的研究2006年最為興盛（該年共發(fā)表了8篇專項(xiàng)論文），研究領(lǐng)域擴(kuò)展到LAM元數(shù)據(jù)和數(shù)字資源的整合。2007-2008年研究熱潮回落（發(fā)表論文4篇）。2008年之后論文數(shù)量基本保持穩(wěn)步增長。

無論是美國1996年推動實(shí)施的IMLS（博物館與國家圖書館聯(lián)合）服務(wù)計劃，還是2004年加拿大頒布的LAC（國家圖書館和國家檔案館）法令，都是基于加速LAM三館合并的進(jìn)程，以圖更好地實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合與共享，給社會民眾提供更優(yōu)化的信息服務(wù)平臺。然而國外實(shí)行的分散式管理方式很容易造成數(shù)字資源的重復(fù)建設(shè)，浪費(fèi)信息資源。站在巨人的肩膀上，我國研究人員利用這些研究工作中的優(yōu)勢與弊端，將LAM的研究重點(diǎn)放在優(yōu)化LAM數(shù)字檔案基礎(chǔ)框架結(jié)構(gòu)，配置更加寬泛的內(nèi)置資源，以及提供更加深層次、一體化的信息資源服務(wù)上，避免了類似的彎路。

三、檔案資源整合與共享的內(nèi)涵界定

當(dāng)今社會信息資源的重要性不言而喻，掌握信息資源，就能贏得先機(jī)。檔案資源之所以在信息資源的大家族中得天獨(dú)厚，關(guān)鍵在于它最獨(dú)特的屬性—原始記錄性。因此，隨著我國社會信息化的不斷深入以及電子政務(wù)工程的全面實(shí)施，對大量的、涉及范圍廣的、凌亂分散的檔案資源進(jìn)行系統(tǒng)的優(yōu)化組合與無縫聯(lián)結(jié)，其最終目的是實(shí)現(xiàn)檔案資源的合理組織，實(shí)現(xiàn)電子政務(wù)條件下檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)化配置，以及檔案資源的充分利用和最大增值。

四、檔案資源整合與共享的基本內(nèi)容

電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合與共享涉及社會的各方各面，是個復(fù)雜而龐大的工程。首先，在宏觀層面上離不開國家這個大機(jī)器指明總體規(guī)劃和管理方向，給予政策性引導(dǎo)和法律保障。其次，需要各級政府、各個行業(yè)和地區(qū)之間協(xié)調(diào)一致，有條不紊地進(jìn)行檔案信息資源的整合與開發(fā)利用，以期實(shí)現(xiàn)最大限度地檔案資源共享。最后，需要各級檔案部門之間按照國家的政策與規(guī)劃，具體實(shí)施開展活動。如果經(jīng)濟(jì)和政策條件允許，我們可以嘗試效仿外國的LAM理念，使國家圖書館、檔案館和博物館等信息部門多館合一。因?yàn)殡娮诱?wù)環(huán)境下檔案資源整合與共享管理系統(tǒng)其實(shí)就是計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支撐下的檔案數(shù)字資源管理系統(tǒng)，因此需要現(xiàn)代化的通信系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)。

電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源管理系統(tǒng)由四個不同層次的信息資源整合與共享平臺構(gòu)成。四者相互協(xié)調(diào)融合，運(yùn)行機(jī)制自成一脈相輔相成，信息涵蓋面廣而全，實(shí)現(xiàn)了對檔案信息資源與社會其他信息資源的大融合。這些系統(tǒng)最大程度構(gòu)建成全面共享的網(wǎng)絡(luò)平臺，為電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源整合與共享提供了龐大的信息存儲和設(shè)備支撐。

五、電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合與共享的實(shí)現(xiàn)條件

建設(shè)好網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和現(xiàn)代化通信系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案資源整合與共享的基礎(chǔ)，畢竟整合與共享檔案信息的運(yùn)行環(huán)境是網(wǎng)絡(luò)。

計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為數(shù)字信息資源交換和共享提供平臺。目前美國處于檔案數(shù)字化研究前沿，其國家檔案館與文件署（NARA）鑒定了一系列促進(jìn)檔案數(shù)字化的工程項(xiàng)目，例如EAP工程（電子存取工程），力圖將檔案館部分盡快數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)全國范圍內(nèi)無限制因特網(wǎng)檔案查詢及相關(guān)電子檔案閱讀。與國外相比我國檔案部門的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)較為薄弱，館藏仍以紙質(zhì)為主，電子檔案規(guī)模尚未形成，還不能完全適應(yīng)電子政務(wù)環(huán)境下檔案資源整合與共享的內(nèi)部需求。因此，檔案信息資源數(shù)字化迫在眉睫。

網(wǎng)絡(luò)建設(shè)中檔案信息安全也是檔案工作者和技術(shù)人員必須要考慮的核心問題。技術(shù)從來都是一把雙刃劍，在我們致力于最大程度的實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享的同時，信息資源的整合與共享也同樣給檔案資源的開發(fā)和利用工作帶來風(fēng)險和挑戰(zhàn)。這主要是因?yàn)闄n案整合與共享過程中形成的數(shù)字檔案賴以生存的電腦與網(wǎng)絡(luò)空間充滿了不安全因素。這些安全隱患會破壞檔案的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，那檔案獨(dú)有的原始記錄性也將無從談起。

電子政務(wù)是一項(xiàng)龐大復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及政府各個職能部門，其正常運(yùn)作和高效執(zhí)行依賴于各類社會信息的整合與共享。檔案部門作為國家行政管理部門之一，各職能部門電子文件等信息資源的集散地，必然要加入到電子政務(wù)改革浪潮之中。因此，檔案管理工作中心應(yīng)快速集中到檔案資源整合與共享上，有效地支持電子政務(wù)建設(shè)，適應(yīng)新環(huán)境對檔案工作的需求。

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