淺議機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀及業(yè)務(wù)需求分析

郭文寧 張立春

摘 要：本文重點(diǎn)指出了我國(guó)黨政機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題，并根據(jù)我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)勢(shì)在必行的現(xiàn)實(shí)情況，從識(shí)別參與者、識(shí)別用例等三方面詳細(xì)分析了我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求，為下一步系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)和詳細(xì)設(shè)計(jì)提供了基礎(chǔ)信息。

關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)檔案;管理系統(tǒng);電子政務(wù);業(yè)務(wù)需求

對(duì)檔案進(jìn)行管理是我國(guó)信息化建設(shè)的重要組成部分。近年來(lái)，數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用使珍貴的檔案原件能夠保存得更加長(zhǎng)久，且利用者可以不受時(shí)間、地點(diǎn)的局限，實(shí)現(xiàn)檔案的異地查找，隨時(shí)獲得需要的檔案信息。機(jī)關(guān)檔案是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動(dòng)中形成的，對(duì)國(guó)家和社會(huì)有價(jià)值的歷史記錄。機(jī)關(guān)檔案的管理是機(jī)關(guān)工作中一項(xiàng)重要的內(nèi)容。為此，迎合現(xiàn)在需求及新時(shí)期特點(diǎn)，對(duì)機(jī)關(guān)檔案管理辦公無(wú)紙化和一體化進(jìn)行分析及研究，以提供快捷的檔案信息服務(wù)具有重大意義。

一、我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀

隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)檔案管理系統(tǒng)也逐漸發(fā)生變化。據(jù)調(diào)研顯示，現(xiàn)存的黨政機(jī)關(guān)的檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀及問(wèn)題如下：

1.信息的全文檢索尚欠缺。全文檢索技術(shù)出現(xiàn)于上世紀(jì)50年代末，其不需對(duì)文獻(xiàn)進(jìn)行標(biāo)引就可以實(shí)現(xiàn)檢索，即可以直接根據(jù)文獻(xiàn)資料的內(nèi)容進(jìn)行檢索。全文檢索技術(shù)的出現(xiàn)導(dǎo)致了信息檢索領(lǐng)域的一場(chǎng)革命，比起目錄檢索，全文檢索提供了全新的、強(qiáng)大的檢索功能，支持多角度、多側(cè)面地綜合利用信息資源，是從大容量文檔庫(kù)中精確定位所需信息的最有效手段。此外，現(xiàn)代全文檢索系統(tǒng)還具有面向3W的開(kāi)發(fā)接口等，可以實(shí)現(xiàn)發(fā)現(xiàn)、分析、過(guò)濾信息，以及信息安全控制等應(yīng)用。

一般來(lái)說(shuō)，全文檢索建立索引和提供查詢的基本功能，它可以將原文中任何有意義的字或詞作為檢索項(xiàng)目，以實(shí)現(xiàn)當(dāng)用戶檢索時(shí)，根據(jù)建立索引進(jìn)行查找，并將結(jié)果返回用戶。具體的，全文檢索具有以下特點(diǎn)[1]：（1）信息檢索的徹底性、準(zhǔn)確性。全文檢索是計(jì)算機(jī)索引程序掃描文章中每個(gè)詞而建立的索引，只要待檢索的概念出現(xiàn)在被檢文獻(xiàn)中，便可根據(jù)建立索引進(jìn)行查找，即信息檢索可對(duì)文中任何字、詞、句進(jìn)行檢索，可實(shí)現(xiàn)信息檢索的徹底性、準(zhǔn)確性。（2）數(shù)據(jù)的原始性及相對(duì)穩(wěn)定性。全文檢索將對(duì)原始文獻(xiàn)的檢索、獲得與瀏覽融為一體，同時(shí)，全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)的數(shù)據(jù)基本上是封閉的，會(huì)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)的自動(dòng)更新，具有直接性、客觀性、原始性及穩(wěn)定性。（3）系統(tǒng)制作的高效性。全文系統(tǒng)信息源來(lái)自各種形式的電子文本，避免了傳統(tǒng)檢索系統(tǒng)復(fù)雜的受控標(biāo)引過(guò)程，系統(tǒng)只需把這些文本整理成標(biāo)準(zhǔn)形式，就能提供可檢索的聯(lián)機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)，從而實(shí)現(xiàn)檔案信息檢索的自動(dòng)化程度。（4）數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的非結(jié)構(gòu)性。傳統(tǒng)書(shū)目數(shù)據(jù)庫(kù)是結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫(kù)，不僅浪費(fèi)空間，而且其檢索速度也是難以忍受的。而全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)存取的各文獻(xiàn)長(zhǎng)度不一，是非結(jié)構(gòu)性的，可以避免浪費(fèi)空間并提高檢索速度。（5）所用檢索語(yǔ)言的自然性。與傳統(tǒng)主題詞檢索方法有根本的不同，全文檢索不作標(biāo)引，借助截詞、鄰接等匹配方法，由索引指向原文的有關(guān)頁(yè)面或鏈接，以自然語(yǔ)言檢索所需文獻(xiàn)。

2.各機(jī)關(guān)單位數(shù)據(jù)的集成度不夠。數(shù)據(jù)集成是把不同格式、來(lái)源、特點(diǎn)性質(zhì)的數(shù)據(jù)有機(jī)的集中，避免數(shù)據(jù)源彼此獨(dú)立、相互封閉，從而為企業(yè)提供全面的數(shù)據(jù)共享?，F(xiàn)階段，隨著信息化應(yīng)用的不斷深入，急切需要對(duì)已有的信息進(jìn)行整合，如通過(guò)聯(lián)邦式、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)和中間件模型等方法構(gòu)造集成系統(tǒng)，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)在系統(tǒng)之間交流、共享和融合。其中，聯(lián)邦式數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)（FDBS）由半自治數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)構(gòu)成，它將單元數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)按不同程度進(jìn)行集成，以實(shí)現(xiàn)對(duì)相互獨(dú)立運(yùn)行的多個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)的互操作。數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)是面向主題、集成、與時(shí)間相關(guān)的數(shù)據(jù)集合，是為企業(yè)決策制定過(guò)程提供所有類型數(shù)據(jù)支持的戰(zhàn)略集合，其主要提供數(shù)據(jù)挖掘和決策支持系統(tǒng)，為需要業(yè)務(wù)智能企業(yè)提供業(yè)務(wù)流程改進(jìn)、成本及控制等指導(dǎo)，是目前機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)的一個(gè)發(fā)展方向[2]。中間件模式相對(duì)來(lái)說(shuō)比較流行，其關(guān)鍵是邏輯視圖的構(gòu)造及不同數(shù)據(jù)源間的映射。

二、機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)是勢(shì)在必行

1.對(duì)機(jī)關(guān)檔案重視度不斷提升。機(jī)關(guān)檔案工作是國(guó)家檔案事業(yè)的重要組成部分。然而，之前由于大部分黨政機(jī)關(guān)沒(méi)有意識(shí)到檔案文獻(xiàn)資料的保存價(jià)值及重要性，在一定程度上導(dǎo)致了檔案管理的偏失。目前，我國(guó)對(duì)黨政機(jī)關(guān)檔案重視度不斷提升，越來(lái)越多的機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定不斷推出。如，2018年10月，國(guó)家檔案局發(fā)布的第13號(hào)令《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》中明確指出，機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作，以及維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。機(jī)關(guān)應(yīng)根據(jù)工作需要設(shè)置檔案數(shù)字化用房等，配置獨(dú)立的專業(yè)服務(wù)器和專用存儲(chǔ)設(shè)備。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化工作，開(kāi)展數(shù)字檔案室建設(shè)，并建立檔案數(shù)字化常態(tài)機(jī)制，統(tǒng)籌傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化歸檔與檔案管理工作，有序開(kāi)展檔案數(shù)字化工作。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)開(kāi)展室藏傳統(tǒng)載體檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，且檔案數(shù)字化應(yīng)符合真實(shí)性管理要求，數(shù)字復(fù)制件應(yīng)當(dāng)保持原貌并納入電子檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理?！兑?guī)定》自2019年1月1日施行，是我國(guó)在新形勢(shì)下推動(dòng)機(jī)關(guān)檔案工作的一項(xiàng)重大舉措。

2.機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)勢(shì)在必行。檔案管理水平要適應(yīng)不斷增長(zhǎng)的社會(huì)需求。從幾千年檔案管理的歷史來(lái)看，檔案管理隨著社會(huì)對(duì)檔案需求的滿足程度而不斷提高?，F(xiàn)階段，作為建設(shè)社會(huì)主義事業(yè)的組成部分，黨政機(jī)關(guān)檔案管理顯得越來(lái)越重要，其系統(tǒng)開(kāi)發(fā)是勢(shì)在必行。

首先，對(duì)海量檔案管理的信息化需求。隨著社會(huì)主義事業(yè)的不斷推進(jìn)，檔案數(shù)量迅猛增加，這就進(jìn)一步要求保護(hù)和儲(chǔ)存檔案的能力不斷強(qiáng)化。與此同時(shí)，隨著科學(xué)技術(shù)尤其是計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，新型記錄方法和信息媒介不斷演化，傳統(tǒng)檔案管理受到?jīng)_擊，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息管理的技術(shù)和物質(zhì)條件必須與時(shí)俱進(jìn)，要向信息化、現(xiàn)代化邁進(jìn)，檔案信息管理的質(zhì)量和效率才能夠不斷地進(jìn)步，這也是檔案管理取得進(jìn)步的必經(jīng)之路。其次，現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案管理發(fā)展沖擊。近些年，我國(guó)不斷發(fā)展的基礎(chǔ)信息設(shè)施和信息產(chǎn)業(yè)，如現(xiàn)代多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)等，為檔案管理的信息化奠定了良好的基礎(chǔ)，給檔案資源管理的科學(xué)有效性帶來(lái)了一個(gè)新的機(jī)遇。第三，用戶對(duì)檔案管理服務(wù)水平要求。檔案是社會(huì)推進(jìn)中形成的具有保存價(jià)值的原始記錄。伴隨檔案管理范圍的不斷擴(kuò)大，檔案價(jià)值不斷提升，這就要求機(jī)關(guān)檔案管理部門(mén)就管理水平的進(jìn)一步提升，即從傳統(tǒng)的手工管理中走出來(lái)，向現(xiàn)代信息管理邁進(jìn)，滿足用戶對(duì)檔案館管理的高水平要求，向社會(huì)提供高質(zhì)量的服務(wù)。

三、機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求

據(jù)調(diào)研顯示，我國(guó)檔案館管理過(guò)程中大多沿用傳統(tǒng)手工管理的方式，導(dǎo)致對(duì)檔案的利用與查詢效率很低，準(zhǔn)確率也無(wú)法保證;檔案的破壞造成修復(fù)費(fèi)用的增加，且對(duì)年久檔案的補(bǔ)救和修復(fù)技術(shù)尚不成熟等缺陷?；谀壳皺C(jī)關(guān)檔案管理的需要，在檔案管理集成系統(tǒng)中引入U(xiǎn)ML 需求分析工具，以詳細(xì)分析機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求，為檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)和研究提供指導(dǎo)。

1.識(shí)別參與者。系統(tǒng)管理員、檔案庫(kù)管理員和普通借閱者，是根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際情況，提供的三種不同角色的參與者。其中，系統(tǒng)管理員對(duì)用戶基本信息進(jìn)行管理，普通借閱者對(duì)檔案檢索進(jìn)行管理;檔案庫(kù)管理員對(duì)檔案加工進(jìn)行管理。值得指出的是，檔案庫(kù)管理員是在檔案管理集成系統(tǒng)中最重要的參與者，其還對(duì)庫(kù)房管理系統(tǒng)進(jìn)行管理。

2.識(shí)別用例。根據(jù)檔案管理系統(tǒng)的實(shí)際情況，明確系統(tǒng)的應(yīng)用對(duì)象，實(shí)現(xiàn)了對(duì)用例信息的識(shí)別，具體包括檔案加工、庫(kù)房信息、用戶信息及檔案檢索管理。其中，檔案加工管理主要為檔案庫(kù)管員進(jìn)行檔案管理、鑒定銷毀等;庫(kù)房信息管理主要為庫(kù)管員進(jìn)行架位、出入庫(kù)、溫濕度管理;用戶信息管理主要為系統(tǒng)管理員進(jìn)行用戶、日志及權(quán)限管理;檔案檢索管理主要為借閱者進(jìn)行查詢、瀏覽及借閱檔案管理。

3.系統(tǒng)用例圖。根據(jù)檔案管理集成系統(tǒng)的需要分析得出：用例圖由參與者（Actor）、用例（Use Case）及其之間的關(guān)系構(gòu)成。具體的，系統(tǒng)的參與者主要有系統(tǒng)管理員、檔案庫(kù)管理員及借閱者，用例包括檔案加工、庫(kù)房信息、用戶信息及檔案檢索管理，系統(tǒng)用例圖是用于描述系統(tǒng)功能的靜態(tài)視圖。如用戶信息管理、檔案加工管理用例圖具體分析如圖1、圖2所示：

四、結(jié)語(yǔ)

檔案管理系統(tǒng)是新型文件和檔案管理信息化的必然結(jié)果。從我國(guó)近年來(lái)對(duì)機(jī)關(guān)檔案重視度的不斷提升，對(duì)海量檔案管理的信息化需求、現(xiàn)代技術(shù)對(duì)檔案管理發(fā)展沖擊不斷增大，以及用戶對(duì)檔案管理服務(wù)水平要求不斷提高的現(xiàn)實(shí)來(lái)看，我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)開(kāi)發(fā)是勢(shì)在必行。本文基于我國(guó)機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)現(xiàn)狀主要有信息的全文檢索尚欠缺，各機(jī)關(guān)單位數(shù)據(jù)的集成度不夠等問(wèn)題的基礎(chǔ)上，從識(shí)別參與者、識(shí)別用例等三方面詳細(xì)分析了機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)業(yè)務(wù)需求，為下一步系統(tǒng)的總體設(shè)計(jì)和詳細(xì)設(shè)計(jì)提供了基礎(chǔ)信息。

參考文獻(xiàn)：

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[2]林惠真.文檔管理系統(tǒng)需求分析[J].科技與創(chuàng)新，2014（9），100-102.

作者簡(jiǎn)介：郭文寧（1976-），女，漢族，遼寧沈陽(yáng)，本科，中級(jí)館員。工作及研究方向：機(jī)關(guān)檔案室負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案。