面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的高校檔案管理工作研究

摘 要：所謂的“互聯(lián)網(wǎng)+”實(shí)際上是互聯(lián)網(wǎng)思維的進(jìn)一步實(shí)驗(yàn)成果，其主要是為各個行業(yè)提供專門而又廣闊的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，讓互聯(lián)網(wǎng)與傳統(tǒng)行業(yè)形成融合，從而為傳統(tǒng)行業(yè)增加生機(jī)與活力，促進(jìn)社會的發(fā)展。對于現(xiàn)在的許多行業(yè)來說，“互聯(lián)網(wǎng)+”都對他們起到了推動的作用，因此，在現(xiàn)在的學(xué)校管理工作中，也開始有越來越多的行政管理人員，運(yùn)用“互聯(lián)網(wǎng)+”展開相應(yīng)的行政管理工作。因此，本文將立足高校檔案管理工作現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，對面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的高校檔案管理工作展開研究。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+;高校教育;檔案管理

對于學(xué)校行政管理工作來說，最為主要的工作內(nèi)容之一，便是對學(xué)校的檔案進(jìn)行管理。一提到學(xué)校的檔案管理，大部分人員首先會想到是學(xué)生檔案，但其實(shí)并不是如此。對于學(xué)校本身來說，每天都會有大量的文件收發(fā)工作。并且，這些文件都是需要存檔登記的，其中既包括學(xué)校圖書館的檔案管理工作，也包括學(xué)校的人事檔案管理、文書檔案管理等等。關(guān)于這類型的檔案管理工作，是十分龐大繁雜的。在以往的管理工作中，幾乎都需要由人工進(jìn)行清點(diǎn)整理完成。但是隨著這些年來科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”開始應(yīng)用于學(xué)校檔案管理工作中，便能夠在很大程度上，提高校園檔案管理工作的效率，方便學(xué)校師生進(jìn)行相關(guān)的檔案資料查閱與調(diào)動，實(shí)現(xiàn)綠色高效的高校校園。然而在實(shí)際的高校校園中，想要切實(shí)運(yùn)用好“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)進(jìn)行校園檔案的管理工作，還需要相關(guān)的檔案行政管理人員，進(jìn)行認(rèn)真的思考與探究。從而才能夠?qū)崿F(xiàn)更好的校園建設(shè)與發(fā)展。因此，本文將結(jié)合高校檔案管理工作中的相關(guān)工作內(nèi)容，對面向“互聯(lián)網(wǎng)+”時代的高校檔案管理工作展開研究。

一、檔案管理工作的價值

對于高校檔案管理工作人員來說，想要在實(shí)際的管理工作中，運(yùn)用好“互聯(lián)網(wǎng)+”進(jìn)行檔案管理工作，就需要明確檔案管理工作有什么價值。從而才能夠在實(shí)際的過程中，引起檔案管理人員的重視，并通過一定的方式，引入和應(yīng)用“互聯(lián)網(wǎng)+”展開相應(yīng)的檔案管理工作。

1.為教育教學(xué)提供借鑒和參考

對于高校檔案管理工作來說，通過一定的檔案管理，能夠給學(xué)校的教育教學(xué)工作，提供借鑒與參考。對于學(xué)校來說，教育教學(xué)工作可以說是學(xué)校工作的第一要務(wù)。在實(shí)際的校園生活中，我們往往能夠看到校園舉辦各種各樣的活動，其中活動既包括鍛煉學(xué)生身體素質(zhì)的校園運(yùn)動會，也包括培養(yǎng)學(xué)生思想品德的敬老扶貧活動，同時還有加強(qiáng)學(xué)生學(xué)術(shù)水平和素養(yǎng)的知識講座活動。學(xué)校在開展這些校園活動的時候，都會派專門的人員進(jìn)行記錄。在記錄的過程中，包括文字上的記錄，也包括圖片上的記錄。在記錄完成之后，需要對記錄下來的資料進(jìn)行歸檔整理，便于以后學(xué)校再有類似的活動開展，可以通過查詢以往的慣例，展開相應(yīng)的教育教學(xué)活動。因此，可以說一個良好的檔案管理，可以為學(xué)校的教育教學(xué)工作提供借鑒與參考。

2.是學(xué)校文化的重要組成

對于高校檔案管理工作來說，它實(shí)際上也是學(xué)校文化的重要組成部分。對于學(xué)校而言其本身就是文化的代表。之所說校園是書香之地，不僅是因?yàn)樵趯W(xué)校教育教學(xué)活動中，能夠培養(yǎng)出一大批的有識青年，還因?yàn)樵趯W(xué)校校園中，建立的圖書館擁有大批的書籍。除此之外，每一所高校都有其自身的校史館，校史館一般會安置在圖書館。在校史館中，會藏有本校自成立以來的相關(guān)重要文件，以及歷代校長的畫像。這些內(nèi)容都是學(xué)校文化的體現(xiàn)，也是學(xué)校管理工作的重點(diǎn)內(nèi)容。因此，都需要安排專業(yè)的檔案管理人員，進(jìn)行相應(yīng)的資料整理與管理，從而才能夠確保學(xué)校書香文化的傳承與發(fā)展。

3.具有一定的文史價值

對于高校的檔案管理工作來說，一個良好的檔案管理工作的體現(xiàn)，能夠展現(xiàn)出一定的文史價值。對于高校而言，尤其是歷史底蘊(yùn)比較悠久的高校，都有一些文學(xué)古籍的珍藏，如清華大學(xué)、北京大學(xué)、中山大學(xué)等等，都有十分重要的文史資料，這些文史資料是我們中華文明中不可缺少的一部分，也是人類文明的重要組成結(jié)構(gòu)。因此，作為保管這些資料的高校，自然要對其進(jìn)行整理與管理，從而通過實(shí)際的管理，保障這些文史資料的安全。通過檔案管理的方式，能夠給珍貴的資料，進(jìn)行編號歸檔，能夠起到一定的保障作用。

二、檔案管理工作中的不足

正是因?yàn)閷τ诟咝９芾砉ぷ鱽碚f，檔案管理有著十分重要的意義和作用，所以在高校中總是會想盡一切辦法，管理好相關(guān)的檔案資料。然而盡管如此，在高校的檔案管理工作中，還是存在著一定的不足之處，這些問題不得到及時的解決，都會在一定的程度上影響和阻礙高校檔案管理工作的有效實(shí)施。因此，就檔案管理工作中的不足之處，來說說我的看法。

1.管理人員不足

在高校檔案管理工作中，存在著管理人員的不足。高校的行政人員編制是存在著一定的人員數(shù)額要求的。對于檔案管理來說，傳統(tǒng)的檔案管理方式需要大量的人力進(jìn)行規(guī)劃整理，但是學(xué)校的行政管理人員有限，因此，在以往的檔案管理之中，管理人員經(jīng)常出現(xiàn)短缺的情況。為了解決這一問題，一般會在學(xué)校中聘用學(xué)生，以勤工儉學(xué)的方式，幫助學(xué)校老師進(jìn)行檔案資料的整理，同時也會適當(dāng)給學(xué)生一定的報酬，以緩解學(xué)生的生活壓力。但是盡管如此，學(xué)校能夠聘用的學(xué)生兼職也是有限的，每個人需要進(jìn)行管理的檔案資料依舊十分龐大，并且學(xué)生還需要完成自身的學(xué)業(yè)，因此，最后大部分的工作，還是落在了原本的行政人員身上。

2.管理方式落后

在高校檔案管理工作中，存在著管理方式落后的問題。以往的高校檔案管理基本上采用的是傳統(tǒng)的管理方式，由人力進(jìn)行檔案資料的管理。可是一個人的精神和力量是有限的，在人力管理的基礎(chǔ)上，既需要對相關(guān)的資料內(nèi)容熟悉，又需要掌握學(xué)校檔案管理分類，從而才能夠迅速將師生所需要的檔案資料調(diào)出。但是對于新人而言，沒有一定時間的鍛煉，是沒有辦法達(dá)到這樣的效果，從而就容易造成學(xué)校檔案管理工作效率過慢，無法滿足校園師生的要求。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”對于檔案管理工作的作用

正是因?yàn)閷Ω咝６?，檔案管理工作有著十分重要的意義和作用，而在實(shí)際的檔案管理過程中，存在著上述所提到的問題，所以更需要引入“互聯(lián)網(wǎng)+”進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理工作。而想要做好“互聯(lián)網(wǎng)+”在檔案管理工作中的應(yīng)用，就需要知道“互聯(lián)網(wǎng)+”對于檔案管理工作的作用。

1.提高檔案管理工作效率

通過將“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作中，可以提高檔案管理工作的效率。對于檔案管理工作來說，其中不僅需要對相關(guān)的檔案管理資料進(jìn)行整理歸檔，還需要對前來調(diào)閱檔案的師生進(jìn)行調(diào)檔查閱。在浩瀚的檔案資料中，僅僅只是靠人力進(jìn)行調(diào)檔，花費(fèi)的時間就太大。而通過結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，便能夠十分迅速地將需要的檔案調(diào)出來。除此之外，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，調(diào)檔人員還可以通過網(wǎng)絡(luò)，進(jìn)行網(wǎng)上資料的查閱，以此來提高學(xué)校檔案管理工作的效率，實(shí)現(xiàn)更好的檔案管理工作。

2.形成規(guī)范化管理

將“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理工作，還可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化。對于高校檔案管理來說，其中借閱檔案人員數(shù)量十分龐大，通過“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，便能夠?qū)崿F(xiàn)調(diào)閱人員的實(shí)名登記。這樣一來，能夠在很大程度上，避免了檔案的丟失，實(shí)現(xiàn)良好的檔案管理工作。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下的高校檔案管理策略

在高校檔案管理人員，對檔案管理和“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)形成了一定了解之后，便需要將“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理當(dāng)中，通過一定的管理方式來展開高校檔案的管理工作。

第一，利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，建立高校檔案信息數(shù)據(jù)庫。對于高校而言，其中涉及的檔案資料實(shí)在是很多。這些檔案資料中，不僅有馬上需要?dú)w檔的檔案資料，還有往年需要整合梳理的檔案資料。因此，單憑人力不知道要整理到何時。而通過“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)的應(yīng)用，可以將所有的檔案資料進(jìn)行掃描，掃描入庫之后，再根據(jù)相應(yīng)的歸類編程，由程序進(jìn)行歸類。還可以將相關(guān)允許外界觀看的檔案資料上傳到網(wǎng)絡(luò)資源平臺中，從而形成簡便的檔案資源調(diào)閱。對相應(yīng)的紙質(zhì)資源的管理，也可以通過已經(jīng)規(guī)劃的電子版進(jìn)行歸庫，從而使得整體效率變得更加快速。

第二，通過利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，建立高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對于學(xué)校檔案管理來說，以往的管理也是有一定的規(guī)章制度可循的。但是在引入了“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)之后，便需要根據(jù)“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)來建立新的高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。首先，確定高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，對高校數(shù)據(jù)檔案實(shí)施分類管理辦法，在分類管理的基礎(chǔ)上面向“互聯(lián)網(wǎng) +”提供標(biāo)準(zhǔn)化的服務(wù)。其次，推動高校檔案管理和存儲工作的格式化，加強(qiáng)高校檔案制作的前端控制工作，保證檔案制作與存儲的規(guī)范性。

五、結(jié)語

總而言之，在高校管理工作中，檔案管理是不可缺少的重點(diǎn)內(nèi)容，教師在進(jìn)行管理的過程中，需要通過引用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)，從而展開相應(yīng)的檔案管理工作，以此來實(shí)現(xiàn)更好的檔案管理，促進(jìn)高校檔案管理工作的發(fā)展。

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作者簡介：蘇友華（1973-），男，漢族，山東泰安人，本科，檔案館員，研究方向：檔案管理。