關(guān)于企事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新思考

摘 要：自上世紀(jì)80年代改革開放以來，我國大量企事業(yè)單位隨經(jīng)濟發(fā)展規(guī)模不斷擴大。全球一體化、工作信息化的進(jìn)程不斷推進(jìn)，企事業(yè)單位現(xiàn)有檔案管理工作已無法滿足時代要求，嚴(yán)重制約著企事業(yè)單位的長久發(fā)展。本文首先分析創(chuàng)新企事業(yè)單位檔案管理工作的必要性，提出企事業(yè)單位檔案管理工作普遍存在的問題，進(jìn)而針對上述問題提出相關(guān)創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位;檔案管理;工作創(chuàng)新

檔案是記錄一個企業(yè)單位或事業(yè)單位成長過程的載體，是記載其成功與失敗的艱辛史，在這當(dāng)中包括企業(yè)創(chuàng)始人、工作目標(biāo)、戰(zhàn)略任務(wù)、人員調(diào)整、目標(biāo)調(diào)整、規(guī)模變動以及地址變遷等一切關(guān)于企業(yè)內(nèi)部活動的重要信息。傳統(tǒng)檔案管理工作難以適應(yīng)新時期企事業(yè)單位業(yè)務(wù)復(fù)雜化、信息化的大環(huán)境，因此，對傳統(tǒng)檔案管理工作加以創(chuàng)新勢在必行，更是符合企事業(yè)單位未來可持續(xù)發(fā)展需求，生態(tài)發(fā)展需求以及信息安全需求的根本手段和最佳途徑。創(chuàng)新檔案管理工作也是有利于企事業(yè)單位擬定戰(zhàn)略決策，提升品牌影響力的有效方式。只有剔除傳統(tǒng)企事業(yè)單位檔案管理工作弊端，對有失科學(xué)性、合理性的管理模式加以升級和優(yōu)化，落實科學(xué)發(fā)展觀，才能實現(xiàn)企事業(yè)單位的有序前行和健康發(fā)展，才能促使二者對自身、對國家的利益最大化，使企事業(yè)單位保持活力，以一個精神飽滿的狀態(tài)面對新時期全球一體化背景。

一、創(chuàng)新企事業(yè)單位檔案管理工作的必要性分析

一個企業(yè)單位或事業(yè)單位的檔案管理工作，在某種程度上直接映射出其整體發(fā)展趨勢和具體管理情況。社會中任何一個企事業(yè)單位均詳細(xì)記錄著單位內(nèi)部各個部門的真實歷史與輝煌成就，是單位結(jié)合歷年情況制定戰(zhàn)略發(fā)展方向的有力參考依據(jù)，是為其指引方向的信號燈，無時無刻不提醒著企事業(yè)單位避免犯下曾經(jīng)出現(xiàn)過的錯誤。與此同時，創(chuàng)新傳統(tǒng)企業(yè)事業(yè)單位檔案管理工作，不但有助于單位管理人員切實掌握管理現(xiàn)狀，以充足的準(zhǔn)備對突發(fā)性事件制定詳細(xì)解決策略，而且也有利于企事業(yè)單位的發(fā)展成就得到社會各個領(lǐng)域的支持與肯定，進(jìn)而為其前行提供源源不斷的動力。由此可見，在保留傳統(tǒng)檔案管理優(yōu)勢性的基礎(chǔ)上，在全方位認(rèn)知單位檔案管理工作重要性的前提下，對傳統(tǒng)管理模式、管理手段加以創(chuàng)新，是符合時代發(fā)展要求、滿足企事業(yè)單位自身需求的必要性舉措。

二、企事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)存問題分析

1.企事業(yè)單位檔案管理工作程序混亂

企事業(yè)單位在檔案管理工作方面，應(yīng)建立健全一套完整的規(guī)章制度。然而，就現(xiàn)階段我國大量企事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀來看，存在問題較多。第一，在檔案管理中的檔案收集工作，缺乏具有前瞻性的科學(xué)規(guī)劃。大量企事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理的進(jìn)程中，雖已經(jīng)采用相應(yīng)的規(guī)章制度，然而制度擬定仍較為的膚淺，深入程度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不足，導(dǎo)致現(xiàn)有制度難以發(fā)揮其作為管理標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)有的作用。與此同時，檔案管理工作還缺少效果明顯的收集考核，造成檔案不上交現(xiàn)象頻頻發(fā)生。第二，部分企事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理時，缺乏規(guī)范性過程。近年來，在經(jīng)濟飛速發(fā)展和同行業(yè)單位競爭日益激烈的背景下，大量優(yōu)秀企事業(yè)單位不懼外部環(huán)境制約，規(guī)模不斷壯大、經(jīng)濟效益平穩(wěn)發(fā)展。在此期間，持續(xù)性招聘全新管理人員入職，造成檔案管理部門內(nèi)部人員素質(zhì)參差不齊、專業(yè)水平差距明顯。在進(jìn)行實際檔案管理的過程中，難以以統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行工作，在資料錄入階段時常由于人為原因出現(xiàn)與現(xiàn)實情況不符合、不匹配的問題發(fā)生。除此之外，復(fù)合型檔案管理方式是現(xiàn)階段國際上較為先進(jìn)的檔案管理手段，然而部分企事業(yè)單位在綜合檔案管理方面力度明顯不足，這也是企業(yè)事業(yè)單位缺少制度化管理的重要表象。目前，大量企事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理部門普遍以班組為單位的形式存在，造成執(zhí)行力度不足，無法以行政的手段對單位內(nèi)部各部門加以有效管理。僅可以報告、匯報的方法將管理信息傳達(dá)于領(lǐng)導(dǎo)，檔案管理工作流于形式，進(jìn)而發(fā)生突發(fā)性事件時解決困難，無法大幅提高復(fù)合型檔案管理工作創(chuàng)新成果，增加了檔案管理工作的難度，使檔案管理工作難以發(fā)揮出其應(yīng)有意義和價值，對企業(yè)是單位生態(tài)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展、安全發(fā)展造成負(fù)面影響。

2.企事業(yè)單位管理技術(shù)水平和設(shè)備相對滯后

現(xiàn)階段，部分企事業(yè)單位在發(fā)展的進(jìn)程中，雖然有的已經(jīng)具備較為先進(jìn)的管理模式，但是仍然采用一套管理軟件，檔案管理專用計算機的數(shù)量也明顯不足，產(chǎn)生嚴(yán)重的硬件設(shè)備不足問題。這與當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息化背景下國際先進(jìn)管理模式格格不入。與此同時，部分單位雖然資金力量雄厚，管理軟件和高配置計算機數(shù)量充足，然而由于領(lǐng)導(dǎo)缺乏對檔案管理工作的重視等內(nèi)在原因，導(dǎo)致管理人員技術(shù)水平落后，難以在實際工作中積累經(jīng)驗或得到培訓(xùn)，提升自身管理技能。此外，隨著我國近年來的經(jīng)濟快速發(fā)展大量企事業(yè)單位規(guī)模不斷壯大，出現(xiàn)工作人員數(shù)量不足的問題。在大規(guī)模進(jìn)行檔案管理人員招聘的過程中，降低人員標(biāo)準(zhǔn)，面試主考官存在形式主義，甚至存在為湊人數(shù)而招聘的現(xiàn)象。最終致使檔案管理人員綜合素質(zhì)、專業(yè)素質(zhì)、技術(shù)水平等方面存在巨大差異，優(yōu)秀的檔案管理人員包攬部門大部分工作，工作能力較差的員工無法對檔案管理發(fā)揮實際性作用。在上述局面下，不僅大幅增加了檔案管理人員的工作強度，更拉低了企事業(yè)單位檔案管理部門的整體水平，對單位自身發(fā)展形成潛在的制約。

三、針對企事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)存問題的創(chuàng)新策略

1.強化管理人員思想意識，加強管理人員管理權(quán)力

創(chuàng)新精神是一個組織、一個民族、一個國家乃至全人類發(fā)展的最大驅(qū)動力。在企事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作，僅有少數(shù)管理人員能意識到自身存在的缺點和不足，根本原因在于員工對管理工作的創(chuàng)新觀念和創(chuàng)新意識的缺失。為了從觀念上創(chuàng)新現(xiàn)有管理工作，使其實質(zhì)性發(fā)揮自身對提升檔案管理工作質(zhì)量和效率的作用，提高檔案信息資源的有效性和準(zhǔn)確性，應(yīng)從觀念上改變檔案管理工作人員，并長期堅持以下兩方面策略。一方面，應(yīng)灌輸員工將本單位檔案視為最珍貴資源的思想。在信息化時代的背景下，個人與組織的發(fā)展均離不開必要性的信息，負(fù)責(zé)信息資源檔案管理的工作人員尤為重要。針對管理人員的觀念提升，首先，企事業(yè)單位應(yīng)積極聘請國內(nèi)外先進(jìn)檔案管理專業(yè)人才，為員工定期開展“強化自身管理意識”培訓(xùn)，使檔案管理人員形成長期、有效的全新意識。另一方面，應(yīng)將檔案管理人員作為單位各部門人員工作的管理者和監(jiān)督者，檔案管理人員與企業(yè)事業(yè)單位高層領(lǐng)導(dǎo)不存在管理與被管理的關(guān)系，使檔案管理部門成為獨立機構(gòu)，不受內(nèi)部因素影響和制約，避免因怕領(lǐng)導(dǎo)、畏懼領(lǐng)導(dǎo)出現(xiàn)的形式性管理。進(jìn)而，將完整、可靠、客觀的檔案納入檔案庫，準(zhǔn)確反映出企事業(yè)單位各個部門發(fā)展的實際情況，為其擬定未來戰(zhàn)略計劃提供參考依據(jù)，為其長久發(fā)展奠定夯實基礎(chǔ)。

2.加大硬件設(shè)備投資力度，構(gòu)建信息化檔案中心

為實現(xiàn)企事業(yè)單位檔案管理工作的有效創(chuàng)新，應(yīng)加大檔案管理信息化建設(shè)力度，構(gòu)建科學(xué)化信息檔案管理。一方面，計算機與配套軟件作為信息化管理的基礎(chǔ)與前提，企事業(yè)單位必須提高對相關(guān)設(shè)備的投資，為檔案管理創(chuàng)新工作提供穩(wěn)定充足的外部條件。另一方面，在企事業(yè)單位整體檔案信息化架構(gòu)中，數(shù)字檔案中心是其主體和基礎(chǔ)。所謂的數(shù)字檔案中心，也就是復(fù)合型檔案管理平臺，在對其進(jìn)行建設(shè)時，企事業(yè)單位檔案管理人員必須嚴(yán)格要求自身行為和思想，以信息資源內(nèi)部共享為原則，以現(xiàn)場管控為工作重點。使檔案管理工作基本形成檔案管理一體化、文檔管理系統(tǒng)化、互聯(lián)網(wǎng)操作簡單化。

3.構(gòu)建先進(jìn)檔案管理體系，實現(xiàn)檔案管理功能的全面拓展

由于企事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容復(fù)雜繁瑣，幾乎與單位一切工作內(nèi)容具有緊密關(guān)聯(lián)。同時，檔案分散度高，企業(yè)事業(yè)單位內(nèi)部各個職能部門以直接或間接的形式完成各自部門的檔案管理任務(wù)，檔案管理工作職責(zé)缺少明確清晰的界限，管理范圍伴隨混亂現(xiàn)象或重疊現(xiàn)象。甚至?xí)r常出現(xiàn)檔案遺失現(xiàn)象，無序化的管理模式大幅提升了管理難度。一旦某一部門檔案管理工作出現(xiàn)失誤，企事業(yè)單位各個部門均可能受其消極性影響。此外，部分企事業(yè)單位對檔案管理重視度不足，難以將其與業(yè)務(wù)管理、效益管理、財政管理等視為同等重要的工作，單位專項管理部門缺少實際權(quán)利，最終導(dǎo)致在管理過程中遇到相對專業(yè)的問題時，難以應(yīng)付和解決問題。因此，企事業(yè)單位應(yīng)加速系統(tǒng)化檔案管理體系的構(gòu)建，剔除傳統(tǒng)管理體系的種種弊端和缺陷，在發(fā)揮其原有優(yōu)勢的基礎(chǔ)上加以創(chuàng)新和升級。使檔案管理人員以先進(jìn)的檔案管理體系為框架，實現(xiàn)檔案管理功能的全方位拓展和提升。

四、結(jié)語

綜上所述，企事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理工作，對其自身發(fā)展而言具有極高意義和作用，是確保企事業(yè)單位未來可持續(xù)發(fā)展、生態(tài)發(fā)展的重要參考依據(jù)，是為企事業(yè)單位前行指引方向的關(guān)鍵因素。因此，針對我國大量企事業(yè)單位檔案管理工作現(xiàn)存問題，需要單位各層級人員與檔案管理人員緊密配合，進(jìn)而實現(xiàn)檔案管理工作的實質(zhì)性、全方位創(chuàng)新，發(fā)揮出檔案管理工作應(yīng)有的價值和意義。

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作者簡介：林艷（1980-），女，漢族，籍貫：山東龍口，本科學(xué)歷，龍口市河道建設(shè)養(yǎng)護(hù)中心，助理館員。