淺談醫(yī)院檔案管理面臨的問題與對策

摘 要：做好醫(yī)院檔案管理對促進(jìn)醫(yī)療管理水平、維護(hù)醫(yī)患雙方權(quán)益、豐富醫(yī)院文化內(nèi)涵和規(guī)范人才資源管理等方面都具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。本文針對當(dāng)前醫(yī)院檔案管理常見問題，有針對性地提出了解決對策，為進(jìn)一步做好醫(yī)院檔案管理提供指導(dǎo)和參考，對推動醫(yī)院檔案管理的規(guī)范化、制度化和科學(xué)化等方面具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案;檔案管理;問題;對策

醫(yī)院檔案是醫(yī)院發(fā)展過程中形成的具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等，詳細(xì)記錄了醫(yī)院發(fā)展最可靠的資料，是最具權(quán)威的憑證。做好醫(yī)院檔案管理對規(guī)范醫(yī)院管理、提升醫(yī)療服務(wù)水平具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。但在日常檔案管理工作中也發(fā)現(xiàn)一些問題，為此，應(yīng)采取有效措施認(rèn)真加以解決，不斷提升中心檔案管理水平。

一、醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)實(shí)必要性

醫(yī)院檔案包括人事、病案、基建、財(cái)務(wù)和行政管理過程中所形成的具有保存價(jià)值的資料。做好醫(yī)院檔案管理具有積極的現(xiàn)實(shí)價(jià)值和意義。

1.促進(jìn)醫(yī)療管理水平

醫(yī)院檔案具有較強(qiáng)的行業(yè)性、專業(yè)性和技術(shù)性特點(diǎn)，是在日常診療或人事管理、財(cái)務(wù)管理、基礎(chǔ)建設(shè)以及醫(yī)務(wù)活動中形成的具有保存價(jià)值的各個(gè)時(shí)期的珍貴資料，做好醫(yī)院檔案的收集、整理、組卷、分類、貯存和檢索、利用等，能夠?yàn)獒t(yī)院行政管理和診療、人事、財(cái)務(wù)管理等業(yè)務(wù)提供信息咨詢服務(wù)，是總結(jié)、提升醫(yī)療和行政管理質(zhì)控的重要依據(jù)，具有很強(qiáng)的實(shí)踐性、實(shí)用性和利用率等，對促進(jìn)醫(yī)院整體診療管理水平具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

2.維護(hù)醫(yī)患雙方權(quán)益

近年來，隨著醫(yī)院診療業(yè)務(wù)量的不斷增加，醫(yī)患糾紛時(shí)有發(fā)生，做好醫(yī)院檔案管理，尤其是病案等重要業(yè)務(wù)檔案的管理，在醫(yī)療糾紛發(fā)生后，通過病案的查詢，判斷醫(yī)生出具的醫(yī)療文書是否規(guī)范、醫(yī)療行為流程是否存在疏漏，患者在診療過程中是否存在過錯(cuò)等，是直接關(guān)系到醫(yī)療訴訟雙方勝訴的關(guān)鍵性證據(jù)之一，對維護(hù)醫(yī)患雙方合法權(quán)益均具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

3.豐富醫(yī)院文化內(nèi)涵

醫(yī)院檔案記錄了醫(yī)院從無到有，從小到大，由弱到強(qiáng)的整個(gè)發(fā)展歷程，全面展示了各個(gè)時(shí)期醫(yī)院發(fā)展歷史上的重要事件、典型人物、先進(jìn)事跡、獎(jiǎng)牌、榮譽(yù)證書，以及具有代表性的建筑等，是醫(yī)院精神文化、物質(zhì)文化和制度文化的重要組成部分。如，樂山市精神衛(wèi)生中心始建于1982年，是樂山市衛(wèi)生和計(jì)劃生育局直屬的唯一一所集醫(yī)療、康復(fù)、教學(xué)、科研、預(yù)防為一體的國家二甲精神病?？漆t(yī)院。2005年因鐵路主輔分離，移交樂山市政府管理，新一屆領(lǐng)導(dǎo)班子高度重視檔案管理工作，將檔案管理工作與中心整體發(fā)展緊密聯(lián)合起來，于2006-2007年順利通過檔案工作規(guī)范化管理省二級、一級標(biāo)準(zhǔn)單位驗(yàn)收，中心檔案管理邁上了科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化管理平臺，檔案管理工作已成為中心管理工作中不可或缺的重要組成部分。通過中心辦院宗旨，提煉出“仁愛、至善、篤誠、求精”的發(fā)展理念，建設(shè)了獨(dú)具人文氣息的遷建工程（一期）項(xiàng)目，這些都進(jìn)一步豐富了中心的文化內(nèi)涵，對提升廣大職工的認(rèn)同感和自豪感都具有積極的現(xiàn)實(shí)意義。

4.規(guī)范人才資源管理

人才資源是醫(yī)院寶貴的資源之一，通過人事檔案管理，加強(qiáng)醫(yī)院內(nèi)部人員調(diào)動、緊缺型外部人才招聘，以及醫(yī)務(wù)人員的職稱評聘、評先評優(yōu)，構(gòu)建科學(xué)合理的薪酬制度，以及干部的選拔任用等方面發(fā)揮著積極的作用，提升人才資源配置的合理性，依據(jù)反映醫(yī)護(hù)人員個(gè)人的業(yè)務(wù)能力、政治表現(xiàn)、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)等檔案資料的調(diào)閱，并據(jù)此作為選人用人的重要依據(jù)，促進(jìn)人才資源使用的公平、公正。

二、醫(yī)院檔案管理常見問題分析

近年來，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，醫(yī)院的檔案數(shù)量呈現(xiàn)出快速增長態(tài)勢，有紙質(zhì)檔案、電子檔案、視音頻檔案，以及病案等，內(nèi)容和形式豐富多樣，對檔案管理人員的檔案資料收集、歸檔、整理和查詢利用提出了新的更高要求，也使得在醫(yī)院檔案管理過程中容易出現(xiàn)各種問題。

1.檔案意識淡薄

醫(yī)院檔案是一項(xiàng)綜合性、基礎(chǔ)性工作，需要全院職工和檔案部門人員攜手共同努力。但從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀來看，主要存在檔案意識和檔案法制觀念淡薄，有部分科室未按照檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和要求及時(shí)將其所保管的檔案資料移交至檔案部門。檔案管理的理念陳舊，效率低下，重醫(yī)療業(yè)務(wù)、輕檔案管理的現(xiàn)象依然存在。

2.管理體制不健全

醫(yī)院檔案管理離不開一套完善的體制機(jī)制作保障。但從現(xiàn)實(shí)來看，醫(yī)院管理制度不斷變革創(chuàng)新，涉及檔案管理的體制機(jī)制更新卻不及時(shí)，醫(yī)院檔案收集的范圍、方法、程序與新時(shí)期檔案管理不相適應(yīng)，檔案管理制度的可操作性不強(qiáng)，檔案歸檔分類不規(guī)范、借閱歸還不及時(shí)，缺少符合自身實(shí)際需要的檔案管理體制機(jī)制，不利于醫(yī)院檔案管理的整體事業(yè)發(fā)展。

3.檔案資料缺失

重診療業(yè)務(wù)、輕檔案保管的思想，以及對醫(yī)院檔案管理所需的軟硬件設(shè)施配備不足，即便是檔案管理部門年初下發(fā)了檔案移交要求，但也得不到各業(yè)務(wù)科室的支持和配合，影響了醫(yī)院檔案資料歸檔的及時(shí)性和完整性。加之，隨著醫(yī)院檔案數(shù)量的不斷增長，有限的檔案庫房已經(jīng)難以適應(yīng)檔案管理需要，檔案收集、歸檔工作受限。此外，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用不夠熟練，檔案管理效率較低，檔案缺失問題不同程度存在。

4.業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

目前，醫(yī)院檔案管理人員大多為兼職人員，許多從業(yè)人員不具有檔案專業(yè)知識背景。檔案管理崗位人員流動頻繁，新入職人員對醫(yī)院檔案管理工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)不足，整體業(yè)務(wù)素能有待提升，醫(yī)院檔案收集、整理、歸檔等業(yè)務(wù)流程不熟練，難以滿足新時(shí)期醫(yī)院檔案管理規(guī)范化要求。再者，許多醫(yī)院為了節(jié)約人力資源，檔案員往往都是身兼數(shù)職，所以，他們沒有過多的時(shí)間和精力來完成好檔案收集管理工作。

三、醫(yī)院檔案管理對策建議

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，強(qiáng)化全員歸檔意識

醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者要帶頭高度重視檔案管理工作，把檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)放在同等重要位置，成立由院長擔(dān)任負(fù)責(zé)人的醫(yī)院檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)檔案管理組織的頂層設(shè)計(jì)。加大《檔案法》《保密法》《醫(yī)院檔案管理暫行規(guī)定》等檔案知識宣傳，衛(wèi)生主管部門或醫(yī)院自身要定期舉辦醫(yī)院依法歸檔、管檔業(yè)務(wù)知識講座，加強(qiáng)全院干部職工，尤其是一線業(yè)務(wù)醫(yī)護(hù)人員依法歸檔管檔教育，提高認(rèn)識檔案管理的重要性，切實(shí)增強(qiáng)歸檔意識，把檔案管理規(guī)范或標(biāo)準(zhǔn)要求自覺落實(shí)到檔案收集、管理、查詢利用的各個(gè)環(huán)節(jié)。

2.完善制度，健全檔案管理體制

結(jié)合醫(yī)院業(yè)務(wù)實(shí)際，以及檔案管理的現(xiàn)實(shí)需要，在《檔案法》《保密法》《四川省檔檔案管理暫行規(guī)定》基礎(chǔ)上，探索制定一套符合本院特色和實(shí)際需要的檔案管理規(guī)章制度和體制機(jī)制，如出臺《檔案管理暫行辦法》《檔案保密管理規(guī)定》《立卷歸檔制度》《檔案借閱和歸還辦法》《檔案保密制度》等等，從業(yè)務(wù)、行政、黨務(wù)等各個(gè)方面逐步完善中心檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和制度化，使醫(yī)院檔案管理具有良好的制度保障。

3.分類實(shí)施，完善檔案資料收集

醫(yī)院的檔案類型眾多，產(chǎn)生于不同業(yè)務(wù)科室和業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，針對不同的檔案形成特點(diǎn)及載體形式，有針對性采取有效措施，完善檔案資料收集工作，確保檔案資料的完整性。如醫(yī)院文書資料，主要來源本醫(yī)院制定或上級主管部門印發(fā)，具有較強(qiáng)的政策性、時(shí)效性和行業(yè)指導(dǎo)性，此類檔案資料收集要以常態(tài)化收集為主。又如，醫(yī)院的基建類檔案，隨著醫(yī)院基礎(chǔ)設(shè)施投入的加大，醫(yī)院基建檔案數(shù)量呈現(xiàn)大幅增長態(tài)勢，基建類檔案具有成套性和周期長的特點(diǎn)，做好此類檔案的收集應(yīng)緊密結(jié)合基建項(xiàng)目的建設(shè)周期，從項(xiàng)目立項(xiàng)到竣工驗(yàn)收，檔案員要介入，做好成套性檔案資料的收集。再如財(cái)務(wù)類檔案，通常是以年度為單位，在每年的歸檔月，要求醫(yī)院財(cái)務(wù)科根據(jù)《檔案法》管理規(guī)定，只能保管3年內(nèi)的檔案，超過時(shí)限的財(cái)務(wù)檔案應(yīng)移交至綜合檔案室管理。要注重人事、電子、聲像、會計(jì)、科研、設(shè)備、病案等不同類別的檔案資料的收集、歸檔，確保醫(yī)院檔案門類齊全、資料豐富。

4.加強(qiáng)培訓(xùn)，提升檔案人員素能

專業(yè)的醫(yī)院檔案管理人員不僅能夠熟練按照醫(yī)院檔案管理的要求做好檔案資料的收集、歸檔和服務(wù)，還能夠?qū)︶t(yī)院檔案中的重要信息資源進(jìn)行二次開發(fā)，做好檔案編研，提升醫(yī)院檔案資源的利用價(jià)值。為此，一方面要通過“請進(jìn)來、走出去”的方式加強(qiáng)醫(yī)院檔案從業(yè)者的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，邀請檔案專家、業(yè)務(wù)骨干來院授課，解讀最新的醫(yī)院檔案管理規(guī)定和要求，掌握最新的檔案制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。此外，還可以組織醫(yī)院檔案員赴先進(jìn)地區(qū)或者先進(jìn)醫(yī)院參觀學(xué)習(xí)。還要注重計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、公文寫作知識的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提升自身綜合素能。另一方面要根據(jù)醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)量的增加，適當(dāng)加大人才的招聘引進(jìn)力度，選聘具有檔案專業(yè)知識背景，掌握一定計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才，為醫(yī)院檔案管理提供可靠的人才支持和保障。

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作者簡介：王明香（1968-），女，大專，檔案館員，研究方向：醫(yī)院檔案規(guī)范化管理。