淺析信息時(shí)代下檔案管理工作的創(chuàng)新

龍恒充

摘 要：近年來(lái)，隨著我國(guó)整體經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，我國(guó)快速進(jìn)入現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)發(fā)展階段。信息化時(shí)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)高速發(fā)展，在檔案管理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)運(yùn)用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，使檔案管理效率提升，滿(mǎn)足企業(yè)發(fā)展目標(biāo)，有效控制企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本，使企業(yè)在開(kāi)展業(yè)務(wù)過(guò)程中，能夠搜尋有效的文件，從而為開(kāi)展業(yè)務(wù)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理工作；創(chuàng)新

引言

近年來(lái)，我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)飛速發(fā)展，很多企業(yè)應(yīng)運(yùn)而生，發(fā)展非常迅速。隨著我國(guó)信息科技的不斷發(fā)展，檔案管理工作受到了一定的影響。在以往的管理中，總是會(huì)出現(xiàn)管理工作不明確、檔案信息無(wú)法提供依據(jù)等問(wèn)題，產(chǎn)生問(wèn)題的主要原因就在于對(duì)檔案管理工作不重視，管理人員沒(méi)有恪盡職守，使檔案管理工作受到了負(fù)面的影響。

1檔案管理

檔案管理信息化技術(shù)利用現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)據(jù)的采集和整理，從而實(shí)現(xiàn)智能化和數(shù)字化的檔案管理。信息化檔案管理具備3個(gè)較為明顯的特點(diǎn)：第一，將普通的紙質(zhì)記錄方式轉(zhuǎn)換為計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)方式。第二，將傳統(tǒng)的記錄存檔實(shí)現(xiàn)信息化和網(wǎng)絡(luò)化，可以有效提升工作人員的工作效率。第三，遵循相關(guān)檔案管理政府部門(mén)的法律法規(guī)。此外，信息化檔案管理主要是利用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，因此可以有效提升檔案資料的整理速度，還能體現(xiàn)出檔案管理的科學(xué)化和智能化。同時(shí)在建設(shè)檔案資料時(shí)，公共檔案信息資源庫(kù)和管理信息資源庫(kù)的建設(shè)要統(tǒng)一，確?；A(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為檔案管理提供優(yōu)質(zhì)的保障。

2信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作的影響

檔案信息化主要是指檔案部門(mén)對(duì)傳統(tǒng)檔案管理進(jìn)行創(chuàng)新，將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)以及信息技術(shù)等應(yīng)用在檔案管理工作中。所以，信息技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作發(fā)生巨大變化。信息時(shí)代對(duì)檔案管理工作產(chǎn)生不同影響主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)中：第一，信息技術(shù)的應(yīng)用可以收集更多檔案信息，提升檔案儲(chǔ)存量。傳統(tǒng)檔案材料通常是由文字以及聲像資料等構(gòu)成，但是信息技術(shù)的應(yīng)用可以使用一張優(yōu)盤(pán)或者光盤(pán)記錄大量?jī)?nèi)容。第二，信息技術(shù)的應(yīng)用使檔案整理與分類(lèi)的科學(xué)性與合理性得到保障。利用先進(jìn)數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行編碼，在此基礎(chǔ)上對(duì)電子檔案進(jìn)行整理與分類(lèi)，同時(shí)可以保證原有紙質(zhì)檔案順序。第三，檔案信息查找與檢索更加便利。利用信息技術(shù)在計(jì)算機(jī)當(dāng)中輸入關(guān)鍵字或者關(guān)鍵詞，相應(yīng)檔案內(nèi)容可以在最短時(shí)間內(nèi)呈現(xiàn)在計(jì)算機(jī)頁(yè)面中。節(jié)省大量精力與時(shí)間，而且檔案信息內(nèi)容的查找可以不受時(shí)間與空間的限制。

3信息時(shí)代下檔案管理工作創(chuàng)新措施

3.1管理方面

在信息時(shí)代下，信息化技術(shù)在我國(guó)居民的生活和工作中進(jìn)行了有效利用?，F(xiàn)階段，通過(guò)信息技術(shù)可以對(duì)檔案管理過(guò)程中存在的些許問(wèn)題加以解決。在對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行利用的過(guò)程中，應(yīng)首先從檔案管理的需求出發(fā)，對(duì)相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行構(gòu)建。同時(shí)，信息化技術(shù)可以對(duì)檔案的有效利用率進(jìn)一步提升。在對(duì)檔案進(jìn)行運(yùn)輸?shù)倪^(guò)程，即使個(gè)別人員因技術(shù)和環(huán)境的原因?qū)е滦畔⒊霈F(xiàn)故障或丟失，也可以通過(guò)檔案管理系統(tǒng)對(duì)相應(yīng)的文件進(jìn)行搜索，從而避免產(chǎn)生更加嚴(yán)重的損失。在對(duì)檔案進(jìn)行集中化管理的過(guò)程中，各個(gè)部門(mén)應(yīng)對(duì)統(tǒng)一的軟件進(jìn)行使用。

3.2檔案信息共享創(chuàng)新

將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，可以拉近部門(mén)與部門(mén)之間，人與人之間的關(guān)系，保障檔案信息資源可以有效實(shí)現(xiàn)共享。我國(guó)檔案管理工作存在分散性特點(diǎn)，所以，針對(duì)檔案信息內(nèi)容的交流溝通以及檔案應(yīng)用程度相對(duì)較低，對(duì)工作效率以及工作質(zhì)量提升產(chǎn)生影響。為有效解決這一問(wèn)題，需要在檔案管理創(chuàng)新中構(gòu)建管理系統(tǒng)與獨(dú)立平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息內(nèi)容的共享。平臺(tái)使用者可以在平臺(tái)或者系統(tǒng)當(dāng)中，在最短時(shí)間內(nèi)搜索到相應(yīng)信息。所以，相關(guān)檔案管理部門(mén)需要給出解決措施，各個(gè)工作人員之間需要做好工作銜接，加強(qiáng)交流與溝通。明確自身權(quán)利與責(zé)任，將檔案工作放在首位，提升檔案資源利用率，為其他相關(guān)工作的順利展開(kāi)提供前提保障。與此同時(shí)，各部門(mén)以及工作人員在檔案信息資料上傳時(shí)，需要做好詳細(xì)標(biāo)注。保證檔案信息可以及時(shí)歸檔，納入到相應(yīng)分類(lèi)中，為使用者檔案信息的使用提供便利。

3.3創(chuàng)新管理理念

在信息時(shí)代的影響下，要想促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展，首先，要對(duì)檔案管理理念進(jìn)行創(chuàng)新，重點(diǎn)培養(yǎng)管理人員，要求管理人員以自身進(jìn)行創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展。其次，要求檔案管理人員要對(duì)檔案管理工作高度重視，能夠明確自身的工作內(nèi)容與職責(zé)，利用信息技術(shù)對(duì)檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化。最后，在對(duì)管理人員進(jìn)行招聘時(shí)，主要以年輕的人員為主，年輕人對(duì)信息網(wǎng)絡(luò)的了解，對(duì)管理理念的掌握，起點(diǎn)比較高，更加有利于日后的培養(yǎng)工作。因此，在信息時(shí)代的影響下，需要促進(jìn)檔案管理工作的開(kāi)展，對(duì)管理理念進(jìn)行不斷的創(chuàng)新。

3.4提高檔案資料的保密性

信息化的檔案管理引進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)，在很大程度上提升了檔案管理的工作效率。但由于計(jì)算機(jī)技術(shù)為虛擬空間，對(duì)于安全問(wèn)題沒(méi)有保障，因此增加了檔案管理的工作風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)存儲(chǔ)檔案資源所用都是硬件和軟件，如果發(fā)生意外就有可能造成資料丟失。因此，各個(gè)事業(yè)部門(mén)一定要加強(qiáng)檔案管理，增強(qiáng)檔案的保密性，避免在使用信息化技術(shù)時(shí)出現(xiàn)意外，同時(shí)要做好應(yīng)急預(yù)案，一旦發(fā)生意外，把風(fēng)險(xiǎn)降到最低，也可以使用備份的方式，保證檔案資料的安全。

3.5創(chuàng)新服務(wù)平臺(tái)

檔案管理工作在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展中都存在著自身的價(jià)值，在信息時(shí)代的發(fā)展中，要與信息技術(shù)相結(jié)合，能夠?yàn)闄n案管理工作創(chuàng)建服務(wù)平臺(tái)，以往的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)所提供的服務(wù)受到了限制，但是在現(xiàn)代化的信息技術(shù)發(fā)展中對(duì)服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行創(chuàng)新，更加有利于檔案管理工作的開(kāi)展，能夠?qū)π畔①Y源進(jìn)行整合，統(tǒng)一化地進(jìn)行管理。通過(guò)對(duì)服務(wù)平臺(tái)進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，更加有利于對(duì)檔案信息資源的獲取，可以根據(jù)發(fā)展的需求結(jié)合檔案信息，設(shè)計(jì)科學(xué)合理的方案，提高整體的工作效率。

結(jié)語(yǔ)

總而言之，新時(shí)期的檔案管理過(guò)程中，能否科學(xué)運(yùn)用現(xiàn)代的信息技術(shù)對(duì)檔案管理具有重要的意義。針對(duì)現(xiàn)階段存在的問(wèn)題，企業(yè)還要做到具體問(wèn)題具體分析，積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，更新企業(yè)計(jì)算機(jī)設(shè)備，培養(yǎng)與時(shí)俱進(jìn)的信息化人才，建立科學(xué)的檔案管理體系，同時(shí)能夠轉(zhuǎn)變?nèi)藛T的思想觀(guān)念，了解檔案存儲(chǔ)的意義，體現(xiàn)出檔案資料存在的價(jià)值，能夠讓檔案資料更好地服務(wù)于社會(huì)，通過(guò)以上措施，將有效改變企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，促進(jìn)企業(yè)在新時(shí)期良性發(fā)展。

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