淺談綜合辦公室的精細化管理策略

梁新

摘要：辦公室工作效率和質(zhì)量的保障前提是規(guī)范化的管理，企業(yè)辦公室一定要有全新的觀念，加強責任意識和質(zhì)量認知，主動選用有效的實施舉措，建設規(guī)范、高效的企業(yè)行政管理體系和運作機制，從細節(jié)著手，實行精細化管理，保障每一項任務都能夠高效率、零失誤的落實，實現(xiàn)可持續(xù)性發(fā)展。本文首先對文章涉及的綜合辦公室精細化管理的內(nèi)涵進行界定， 接著又強調(diào)了精細化管理的重要所在， 提出了在精細化管理中存在的問題， 并且給予相關(guān)的切實可行的解決策略。

關(guān)鍵詞： 綜合辦公室; 精細化; 管理策略

引言

在全球市場經(jīng)濟環(huán)境下，企業(yè)競爭日益激烈，辦公室作為保障企業(yè)正常運行的基礎單元，發(fā)揮著重要作用和根本影響。辦公室整體工作效率的提高， 需要依賴于精細化的管理， 只有制定出規(guī)范的制度， 才可以促進精細化管理的具體實施。因此， 現(xiàn)代綜合辦公室的布置， 一定要具有創(chuàng)新意識， 不斷更新自己的理念， 對工作質(zhì)量需要有更高的要求， 權(quán)責制度也一定要明晰。要積極主動的采取更高效的運作方式， 把握細節(jié)， 提高任務完成的效率， 不斷實現(xiàn)精細化管理。

一、綜合辦公室精細化管理的內(nèi)涵概述

（一） 綜合辦公室的內(nèi)涵

所謂“綜合辦公室”， 其實就是我們平時所說的辦公室， 它是企業(yè)內(nèi)部的一個機構(gòu)， 主要是處理各部門信息的流通， 促進各部門之間的交流， 在各個部門中處于一個樞紐位置， 處理著企業(yè)所有的綜合事務， 對維系企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)起著非常重要的作用。綜合辦公室在日常工作中， 處理各部門所遞交的文件， 協(xié)調(diào)各部門工作有序進行， 做好相關(guān)的后勤服務工作， 不斷實現(xiàn)自身職能的最優(yōu)化。

（二） 精細化管理的內(nèi)涵概述

精細化管理是管理學的一個重要理論， 最早起源于科學管理， 科學管理主要從精細化、規(guī)范化和個性化三個方面對管理理念不斷創(chuàng)新。精細化管理的重大理論成果之一就是人崗匹配理論， 他們主張在分配崗位的時候， 一定要將責任具體到每一個人， 在工作內(nèi)容和責任承擔上都盡量細化， 從而更有利于企業(yè)獲得良好的效益。

在綜合辦公室中， 充分運用精細化管理方法， 可以有效的為企業(yè)節(jié)省出很多資金， 而且也有利于約束員工的工作行為進而提高綜合辦公室管理水平， 在工作效率上也大有進步， 有利于企業(yè)向更好的方向更快發(fā)展。

二、綜合辦公室精細化管理中存在的問題

（一） 管理制度不健全

無規(guī)矩， 不方圓。一個合理有效的制度， 對企業(yè)的運作有著至關(guān)重要的影響， 因此， 企業(yè)要想實現(xiàn)綜合辦公室的精細化管理， 首先必須要構(gòu)建一個完善的制度結(jié)構(gòu)。只有先在制度上出奇制勝， 才能夠讓綜合辦公室內(nèi)部處理工作的能力提高。制度的制定必須要有針對性， 因為每一個部門的工作重點都是不一樣的， 但是現(xiàn)實中很多企業(yè)面對這種情況卻沒有足夠重視， 這就造成很多部門在工作中效率低下。嚴格的問責制度， 對于綜合辦公室內(nèi)精細化管理也具有重大意義， 目前， 在很多企業(yè)中并沒有對責任進行明確的劃分， 出了事情找不到責任人。對于獎懲制度， 很多企業(yè)雖然注意了這個問題， 但是卻沒有制定出完善的獎懲方案， 在實施的過程中也展示出很大不足。

（二） 管理者管理意識不強

精細化管理目標的實現(xiàn)需要管理者竭盡全力， 不斷創(chuàng)新管理方式， 提高自己的管理意識。但是國內(nèi)的很多調(diào)查數(shù)據(jù)表明， 辦公室內(nèi)部管理人員的精細化管理意識較差， 對于相關(guān)的精細化制度， 在實施過程中力度不夠， 在工作過程中就出現(xiàn)了一系列的問題， 從而嚴重影響了精細化管理水平的提高。

三、綜合辦公室的精細化管理具體策略

（一） 建立崗位目標責任制度

在辦公室精細化管理的過程中， 工作重點之一就是要明確目標與責任， 因此， 建立一個合理的崗位目標責任制度都變得更加重要。管理人員需要對工作任務制定出嚴格的標準， 這樣工作人員就會有工作依據(jù)， 更能夠提高目標績效。對于那些程序化較強的日常工作， 比如說檔案的收集與管理、信息和資源的協(xié)調(diào)等， 更是要對目標和責任進行嚴格的界定。在制定目標責任制度時， 務必涉及到工作任務的每一個環(huán)節(jié)， 將目標規(guī)劃成果驗收以及最后的評估等都做到更加細致， 從而真正做到權(quán)責統(tǒng)一。

（二） 重視辦公室自動化系統(tǒng)的運用

辦公室自動化系統(tǒng)的運用， 對于提高綜合辦公室的精細化管理具有獨特的作用。精細化管理的目標， 一是為了明確目標與責任， 再一個就是通過合理規(guī)劃， 從而將成本和損失控制在最低范圍， 實現(xiàn)企業(yè)效益的最大化。根據(jù)企業(yè)實際情況的不同， 綜合辦公室在職能分配的過程中也會有各自的特色， 但是綜合性與多樣性這兩大特點， 永遠都不會缺失， 無論怎樣， 綜合辦公室在企業(yè)中都承擔著一個樞紐的角色。如果能夠充分運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)， 那就可以讓信息的傳遞更加快捷方便， 而且數(shù)據(jù)的計算也會更加準確， 因此， 在設計和研發(fā)過程中積極引進先進的自動化辦公系統(tǒng)， 可以將很多復雜的工作難度降低。并且， 辦公自動化系統(tǒng)對于監(jiān)督各部門的工作也具有積極作用， 以量化的形式評估各部門的工作績效， 讓員工感到公平。

（三） 樹立服務意識

精細化管理的核心思想就是要處理好對細節(jié)的把控和服務能力的提高。辦公室對于上下級的溝通與交流起著非常重要的作用， 為各部門提供信息， 而且還承擔著后勤服務的職能， 因此， 樹立服務意識， 提高服務能力， 對促進精細化管理的實施具有重要意義。要關(guān)注員工對于工作環(huán)境的個性化需求， 為員工提供更優(yōu)質(zhì)的服務與工作環(huán)境， 這樣對員工創(chuàng)新能力的增強以及工作效率的提高都大有幫助。

四、結(jié)語

綜合以上所述， 對于綜合辦公室的精細化管理中存在的問題， 我們已經(jīng)給出了相應的解決對策， 建立有效的崗位目標責任制度， 并且重視辦公自動化系統(tǒng)的運用， 增強服務意識。對于整個企業(yè)的運轉(zhuǎn)， 辦公室具有承上啟下的作用， 工作內(nèi)容細致煩瑣， 并且辦公室管理水平的高低將直接影響著企業(yè)的存亡。當意識到綜合辦公室的重要性之后， 就必須要對其進行精細化管理， 唯有如此， 才可以在企業(yè)內(nèi)部形成科學的管理模式， 促進企業(yè)績效水平的提高。

參考文獻

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