人事檔案數(shù)字化外包的風(fēng)險(xiǎn)防控

摘要：隨著數(shù)字化檔案館的建設(shè)，人事檔案的信息化已是大勢(shì)所趨，越來(lái)越多的高校將人事檔案的數(shù)字化提上了日程。檔案部門(mén)由于自身人力、技術(shù)等限制，大都選擇了專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化外包公司開(kāi)展人事檔案數(shù)字化。人事檔案由于其內(nèi)容的涉密性和工作方式的特殊性，需要明確外包過(guò)程中可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，并有針對(duì)性的做好防范和應(yīng)對(duì)，確保數(shù)字化外包過(guò)程中檔案實(shí)體和信息的安全。

關(guān)鍵字：人事檔案;數(shù)字化外包;風(fēng)險(xiǎn)防控

人事檔案數(shù)字化是指通過(guò)規(guī)范整理、查缺、圖像掃描、圖像處理、掛接到人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理和利用的無(wú)紙化、檔案調(diào)閱的精準(zhǔn)化以及分析統(tǒng)計(jì)自動(dòng)化，從而提高人事檔案管理水平和利用效率。近年來(lái)，越來(lái)越多的高校將人事檔案的數(shù)字化提上了日程。受制于檔案部門(mén)自身人力、技術(shù)的限制，大都選擇了借用專(zhuān)業(yè)的數(shù)字化外包公司開(kāi)展人事檔案數(shù)字化。選用外包公司開(kāi)展數(shù)字化，可以充分發(fā)揮外包公司的資源、效率和專(zhuān)業(yè)優(yōu)勢(shì)，節(jié)省檔案部門(mén)的人力、物力，加快人事檔案數(shù)字化的進(jìn)程。然而，由于人事檔案內(nèi)容的涉密性和工作方式的特殊性，采用外包方式開(kāi)展數(shù)字化面臨著更多的風(fēng)險(xiǎn)。這也是人事檔案數(shù)字化進(jìn)程落后于其他類(lèi)檔案的原因。我們要充分利用外包的優(yōu)勢(shì)，也要明確數(shù)字化外包的風(fēng)險(xiǎn)，有針對(duì)性的做好防范和應(yīng)對(duì)，確保外包過(guò)程中檔案實(shí)體和信息的安全。

一、人事檔案數(shù)字化外包的風(fēng)險(xiǎn)及成因分析

1.檔案安全風(fēng)險(xiǎn)

（1）檔案實(shí)體安全。相比其他類(lèi)檔案，人事檔案數(shù)字化因涉及到材料的查缺、補(bǔ)充、整理、流程更為復(fù)雜，加工工期長(zhǎng)，出入庫(kù)頻繁，經(jīng)手人多，任何一個(gè)環(huán)節(jié)的疏漏和現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管不到位，都可能出現(xiàn)檔案實(shí)體的丟失、檔案材料的污損、破壞等，影響檔案實(shí)體安全。

（2）檔案信息安全。人事檔案信息涉及個(gè)人隱私，有很強(qiáng)的保密性。數(shù)字化加工過(guò)程中，部分項(xiàng)目人員隨意翻閱、拍照，隨意談?wù)摍n案內(nèi)容，違反保密規(guī)定私下拷貝、復(fù)制檔案信息，或是對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)保管不善，遭遇病毒感染、黑客攻擊等，都有可能造成人事檔案信息的泄露。

安全問(wèn)題的出現(xiàn)，原因是多方面的。項(xiàng)目人員安全意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)保密制度的不能?chē)?yán)格執(zhí)行，制度不健全，安全措施不到位，缺少相應(yīng)的技術(shù)防范，現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)管不嚴(yán)格等，都可能導(dǎo)致檔案實(shí)體和信息安全風(fēng)險(xiǎn)。

2.檔案質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。人事檔案數(shù)字化外包的質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

（1）檔案整理不規(guī)范。比如分類(lèi)、編碼不準(zhǔn)確，金屬物沒(méi)有完全剔除，對(duì)材料的完整規(guī)范缺乏鑒定，編碼潦草，裝訂不合規(guī)范等。

（2）掃描質(zhì)量差。圖像處理中，可能存在漏掃，對(duì)不同類(lèi)別材料，分辨率一刀切，掃描質(zhì)量不高，影響數(shù)字化成果的利用。

（3）圖像處理不到位。比如，對(duì)裁剪、糾偏、去污及色彩明暗調(diào)整處理不當(dāng)。

（4）掛接不準(zhǔn)確。比如，圖像與實(shí)物排列順序、數(shù)量不一致，目錄與檔案實(shí)體不對(duì)應(yīng)等。

人事檔案的整理、圖像的掃描、處理、掛著錄等，不僅需要專(zhuān)業(yè)知識(shí)，也需要很強(qiáng)的責(zé)任心。外包公司作為勞動(dòng)密集型企業(yè)，人員水平參差不齊， 項(xiàng)目組很多為臨時(shí)組建，對(duì)人事檔案的整理規(guī)則和數(shù)字化流程并不熟悉，加上外包公司追求利潤(rùn)的天性，片面的強(qiáng)調(diào)速度和進(jìn)度，很容易放松質(zhì)量要求。

3.數(shù)字化進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)。人事檔案數(shù)字化外包需要學(xué)校的經(jīng)費(fèi)支持，如果項(xiàng)目不能按期完成，必然影響到預(yù)算的執(zhí)行以及后期經(jīng)費(fèi)的申請(qǐng)，也會(huì)影響數(shù)字化成果的利用。按質(zhì)按時(shí)的完成數(shù)字化掃描，是對(duì)外包公司的基本要求。數(shù)字化進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面。一是進(jìn)度安排不合理，前松后緊，造成檔案部門(mén)后期的抽檢、驗(yàn)收非常被動(dòng)。二是外包公司從整理、掃描、高清處理、掛接，分別由不同的人員流水作業(yè)，如果不能合理控制進(jìn)度和數(shù)量，會(huì)造成合同期滿(mǎn)時(shí)，遺留下大量半成品。

二、人事檔案數(shù)字化外包的風(fēng)險(xiǎn)控制

1.做好前期招投標(biāo)準(zhǔn)備，嚴(yán)審公司資質(zhì)，優(yōu)選外包公司。人事檔案數(shù)字化由檔案管理部門(mén)和外包公司共同實(shí)施。外包公司的資質(zhì)，人員水平，管理能力，直接關(guān)系到數(shù)字化的安全和質(zhì)量。

首先，嚴(yán)格審查公司資質(zhì)和背景。2014 年，國(guó)家檔案局在《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》的解讀中指出：“這幾年，不少非檔案系統(tǒng)的中介機(jī)構(gòu)、專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)參與檔案事務(wù)，進(jìn)行檔案保管、檔案編研、檔案整理與數(shù)字化掃描、檔案信息化系統(tǒng)維修或托管等，其中有些機(jī)構(gòu)具有復(fù)雜背景，有些機(jī)構(gòu)管理不嚴(yán)、違規(guī)操作，給我國(guó)檔案信息安全帶來(lái)很大隱患，有的甚至造成了失泄密事故”。從事檔案數(shù)字化的公司必須具備相應(yīng)資質(zhì)，不得有涉外背景，人事檔案由于其涉密性和特殊性，對(duì)公司資質(zhì)有更高的要求，必須具備國(guó)家秘密載體印制資質(zhì)證書(shū)。

其次，做好招投標(biāo)前期準(zhǔn)備，優(yōu)選外包公司。近年來(lái)，開(kāi)展檔案數(shù)字化的公司不少，但具有保密資質(zhì)，能開(kāi)展人事檔案數(shù)字化并有項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)的公司并不多。以四川地區(qū)為例，能開(kāi)展人事檔案數(shù)字化的公司也就四、五家。要選擇到優(yōu)質(zhì)的外包公司，必須做好招投標(biāo)及前期的準(zhǔn)備工作。通過(guò)調(diào)研，充分了解外包公司的規(guī)模、資質(zhì)、項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)等;結(jié)合學(xué)校檔案的實(shí)際情況及工作目標(biāo)，制定詳細(xì)的數(shù)字化方案，擬寫(xiě)招投標(biāo)文件;同時(shí)，在招標(biāo)前，要與符合條件的數(shù)字化公司加強(qiáng)溝通，避免因準(zhǔn)備不足，出現(xiàn)流標(biāo)，或是因參與投標(biāo)公司不多，缺少選擇余地，無(wú)法遴選出滿(mǎn)意的外包公司。

另外，在外包公司的選擇中，項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)及口碑應(yīng)作為重要的參考依據(jù)。人事檔案數(shù)字化與文書(shū)、學(xué)籍類(lèi)檔案的數(shù)字化有較大區(qū)別。實(shí)踐中，有檔案部門(mén)將人事檔案和學(xué)籍、文書(shū)類(lèi)檔案打包招標(biāo)。部分外包公司有了相關(guān)資質(zhì)，但沒(méi)有從事人事檔案數(shù)字化相關(guān)業(yè)務(wù)，對(duì)人事檔案的形成規(guī)律、特點(diǎn)、分類(lèi)等缺少了解，影響了項(xiàng)目的順利實(shí)施。

2.構(gòu)建全面的數(shù)字化安全體系，確保檔案實(shí)體和信息的安全。檔案安全是檔案工作的生命線(xiàn)。必須明確責(zé)任，建立制度并嚴(yán)格落實(shí)，完善數(shù)字化加工場(chǎng)所的技防、物防、人防措施，構(gòu)建全面的數(shù)字化安全體系，確保數(shù)字化過(guò)程中檔案實(shí)體和信息的安全。

（1）明確責(zé)任，強(qiáng)化安全意識(shí)。檔案部門(mén)和數(shù)字化公司作為兩個(gè)獨(dú)立的主體，需要擔(dān)負(fù)起各自的責(zé)任，共同確保檔案安全。在數(shù)字化加工合同簽訂的同時(shí)，檔案部門(mén)要與數(shù)字化公司簽訂保密協(xié)議，數(shù)字化公司要與參與項(xiàng)目的人員簽訂保密協(xié)議，明確各自的保密責(zé)任和義務(wù)。數(shù)字化公司要負(fù)責(zé)審查參與數(shù)字化項(xiàng)目的人員信息和資質(zhì)，并在檔案部門(mén)備案。加強(qiáng)對(duì)項(xiàng)目人員的保密教育，強(qiáng)化保密意識(shí)。

（2）規(guī)章制度的制定及嚴(yán)格執(zhí)行

在數(shù)字化開(kāi)始前，檔案部門(mén)與數(shù)字化公司一起，制定各項(xiàng)安全保密制度，包括檔案的出入庫(kù)登記制度，人員出入登記制度，工作現(xiàn)場(chǎng)保密安全制度等，并嚴(yán)格執(zhí)行。

檔案的出入庫(kù)要逐一清點(diǎn)、核對(duì)，雙方簽字確認(rèn)。人事檔案數(shù)字化過(guò)程中，人事檔案的借查閱、轉(zhuǎn)遞、材料的補(bǔ)充等工作也都在進(jìn)行中，每一次檔案及材料的交接，都要進(jìn)行細(xì)致的登記。數(shù)字化加工場(chǎng)所要有醒目的標(biāo)記，相關(guān)安全制度上墻懸掛，無(wú)關(guān)人員不能隨意出入。工作人員的通訊設(shè)備、硬盤(pán)、U盤(pán)等不能帶入數(shù)字化辦公室。不得在數(shù)字化加工場(chǎng)所吃東西、飲水，避免對(duì)檔案實(shí)體造成損傷。不得擅自剔除重份和多余材料，產(chǎn)生的廢紙必須集中放置，不得隨意清理。

（3）數(shù)字化加工場(chǎng)所及設(shè)備的安全管理。根據(jù)部門(mén)實(shí)際情況，合理選擇數(shù)字化加工場(chǎng)所。條件許可的情況下，人事檔案數(shù)字化辦公室應(yīng)該專(zhuān)用，相對(duì)封閉獨(dú)立，最好臨近檔案庫(kù)房，避免檔案出入庫(kù)的長(zhǎng)途搬運(yùn)和無(wú)關(guān)人員的干擾。房間需要配備空調(diào)、除濕設(shè)備，避免檔案存放過(guò)程中的損傷。安裝防盜門(mén)窗和監(jiān)控設(shè)備，不得連接外網(wǎng)，配備密碼柜用于檔案的臨時(shí)存放。另外，購(gòu)置正版的人事檔案管理信息系統(tǒng)，使用前請(qǐng)專(zhuān)業(yè)機(jī)構(gòu)進(jìn)行檢測(cè);使用過(guò)程中，服務(wù)器和數(shù)字化加工的電腦，除了“必要的操作系統(tǒng)，殺毒軟件，數(shù)字化軟件和第三方安全管理軟件，禁止安裝任何無(wú)關(guān)的軟件”;數(shù)字化結(jié)束后，對(duì)硬盤(pán)進(jìn)行格式化，進(jìn)行安全檢測(cè)，確保檔案信息不泄露。

3.加強(qiáng)現(xiàn)場(chǎng)管理和過(guò)程監(jiān)管，確保工作進(jìn)度、安全和質(zhì)量。檔案部門(mén)與數(shù)字化公司，作為兩個(gè)獨(dú)立的實(shí)體，彼此間是合同關(guān)系。雖然雙方有合同約定，但外包絕不能“一包了之”。檔案管理部門(mén)要履行好第一責(zé)任人的職責(zé)，把好過(guò)程監(jiān)管，只有把過(guò)程監(jiān)管做細(xì)、做實(shí)，才能確保人事檔案數(shù)字化的進(jìn)度、安全和質(zhì)量。2008年，在中央和國(guó)家機(jī)關(guān)檔案整理和數(shù)字化會(huì)上，時(shí)任國(guó)家檔案局局長(zhǎng)楊冬權(quán)特別強(qiáng)調(diào)：“要做好檔案數(shù)字化的全程控制，注意全面的質(zhì)量檢查，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的全方位質(zhì)量控制，對(duì)全過(guò)程進(jìn)行管理，保證檔案數(shù)字化的質(zhì)量?！?/p>

三、結(jié)語(yǔ)

外包加快了人事檔案數(shù)字化的進(jìn)程，近年來(lái)出臺(tái)的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》《干部人事檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》為人事檔案數(shù)字化提供了指導(dǎo)。我們的數(shù)字化實(shí)踐證明，人事檔案外包風(fēng)險(xiǎn)是客觀(guān)存在的，但也是可防可控的。根據(jù)部門(mén)經(jīng)費(fèi)、人力、檔案基礎(chǔ)等情況，逐步開(kāi)展人事檔案的數(shù)字化，將極大的改變?nèi)耸聶n案落后的手工管理模式，促進(jìn)人事檔案工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化，提升利用效率和服務(wù)水平。

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基金項(xiàng)目：本文系四川高校檔案工作學(xué)會(huì)科研項(xiàng)目“高校人事檔案數(shù)字化實(shí)施方案的應(yīng)用研究”的階段性成果 項(xiàng)目編號(hào)180201。

作者簡(jiǎn)介：楊紅（1981-），女，湖北宜昌人，電子科技大學(xué)檔案館館員，碩士，研究方向?yàn)闄n案管理，校史文化。