新時(shí)期人事工作中檔案管理的重要性和對(duì)策

高金娥

摘要：新時(shí)期人事工作中，檔案的重要性更加凸顯。檔案不僅有利于人事工作的傳承與發(fā)展，也在人事工作中發(fā)揮著憑證和參考價(jià)值。但目前，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位還存在著檔案收集滯后、檔案利用率低、檔案研究總結(jié)不足的情況。對(duì)此，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理部門和組織部應(yīng)共同努力，加強(qiáng)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)，共同推動(dòng)人事工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人事工作;檔案管理

檔案真實(shí)記錄了機(jī)關(guān)單位在各個(gè)歷史時(shí)期的日常工作，其所包含的豐富內(nèi)容反映了幾十年來(lái)我國(guó)人事工作的歷史變遷，如機(jī)關(guān)單位的干部選拔、人事任免和組織調(diào)動(dòng)等工作。機(jī)關(guān)事業(yè)單位作為我國(guó)人事檔案工作的主體，有責(zé)任也有義務(wù)全面和真實(shí)的記錄人事工作的方方面面，充分發(fā)揮檔案的多元價(jià)值，促進(jìn)人事工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

一、新時(shí)期加強(qiáng)人事檔案管理的重要性

1.檔案有利于人事工作的繼承

檔案真實(shí)記錄了機(jī)關(guān)單位在各個(gè)歷史時(shí)期的日常工作，其所包含的豐富的內(nèi)容反映了幾十年來(lái)我國(guó)人事工作的歷史變遷，也凝集了人事組織工作的智慧與經(jīng)驗(yàn)，為我國(guó)全面推進(jìn)組織建設(shè)提供了寶貴的精神力量。人事工作我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)的重點(diǎn)基礎(chǔ)工作之一，是我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常運(yùn)營(yíng)中不可或缺的重要環(huán)節(jié)，其在增強(qiáng)隊(duì)伍凝聚力、提高隊(duì)伍戰(zhàn)斗力中起到了不可替代的作用。同時(shí)，檔案工作作為我國(guó)社會(huì)主義建設(shè)和社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)性工作，一直以來(lái)都是各機(jī)關(guān)事業(yè)單位的日常管理工作。檔案在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事工作中起到了多元化的價(jià)值。將檔案工作與人事工作有機(jī)結(jié)合起來(lái)，不僅是優(yōu)化單位人事結(jié)構(gòu)、提高組織隊(duì)伍戰(zhàn)斗力的重要舉措，也是人事工作持續(xù)健康發(fā)展的必要要求。機(jī)關(guān)事業(yè)單位作為開(kāi)展人事工作的重要主體，應(yīng)充分發(fā)揮人事檔案的精神力量，不斷加強(qiáng)人事檔案管理，提高人事工作效率，讓人事檔案在日常人事工作中不斷煥發(fā)新的生命力。

2.人事檔案是推動(dòng)人才隊(duì)伍建設(shè)科學(xué)化、規(guī)范化

檔案本身就具備真實(shí)性的特點(diǎn)，而人事檔案還具有綜合性的特點(diǎn)。體現(xiàn)了一個(gè)人德能勤績(jī)廉等情況的綜合記錄。在人才隊(duì)伍建設(shè)中，真實(shí)性和綜合性就顯得尤為重要，因?yàn)樗陀^的反映了一個(gè)人考察、考核、獎(jiǎng)懲、支撐等人事相關(guān)的信息，在人才隊(duì)伍建設(shè)中發(fā)揮著憑證和參考價(jià)值。

3.人事檔案是開(kāi)展組織工作的重要基礎(chǔ)

組織工作是人事工作的重要內(nèi)容之一，組織選拔黨員干部主要考察兩個(gè)方面的內(nèi)容：一是工能力、工作經(jīng)驗(yàn)等專業(yè)方面的素養(yǎng);二是思想道德品質(zhì)，包括黨性修養(yǎng)、工作作風(fēng)等?？梢钥闯?，機(jī)關(guān)事業(yè)單位干部隊(duì)伍建設(shè)的內(nèi)容較為復(fù)雜且考察的要素眾多。在這種背景下，檔案就成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位選人用人的重要基礎(chǔ)。首先，干部人事檔案在內(nèi)容上十分豐富。包括個(gè)人的政治品質(zhì)、思想道德水平、學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲情況、工作成績(jī)、家庭狀況和社會(huì)關(guān)系等。在教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評(píng)鑒人才等過(guò)程中發(fā)揮著重要的作用。第二，人事檔案的時(shí)間跨度較長(zhǎng)，從干部的學(xué)生時(shí)代一直延續(xù)到如今，反映了其在各個(gè)階段的專業(yè)素養(yǎng)和思想水平，能給干部的選拔提供更為全面的參考依據(jù)。做好干部人事檔案管理工作，就是為新時(shí)代中國(guó)特色社會(huì)主義事業(yè)提供堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)保障。

二、當(dāng)前人事工作中檔案管理存在的問(wèn)題

1.檔案收集滯后，人事工作和檔案管理缺乏創(chuàng)新

在機(jī)關(guān)事業(yè)單位的人事工作中充分發(fā)揮檔案的作用，即要求了管理人員具備豐富的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，也給檔案管理能力提出了新的要求。在人事工作中發(fā)揮檔案的憑證價(jià)值和參考價(jià)值，第一點(diǎn)就需要豐富的人事檔案資源支撐。但當(dāng)前我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位在檔案的收集和保管上還較機(jī)械化，對(duì)檔案收集的種類、格式要求沒(méi)有進(jìn)行針對(duì)性的優(yōu)化和調(diào)整，這也導(dǎo)致了大量低價(jià)值檔案資料的出現(xiàn)，而在其中挖掘出有利于人事工作的參考資料，就需要消耗過(guò)多的人力物力，大大降低了檔案管理和人事工作的效率。第二就是需要專業(yè)的人才支撐。目前，機(jī)關(guān)事業(yè)單位中還存在著對(duì)人事基礎(chǔ)理論知識(shí)掌握不牢的情況。

2.人事檔案管理規(guī)范化欠缺，檔案管理意識(shí)欠缺

真實(shí)性是檔案的重要特征之一，它往往決定了檔案的價(jià)值。而對(duì)于人事檔案，真實(shí)更是其生命線，這是因?yàn)橛萌藛挝坏倪x拔任命的重要參考依據(jù)就是人事檔案，人事檔案的信息往往就決定了一個(gè)人的任職和升遷。相對(duì)于其他長(zhǎng)期處于封閉管理環(huán)境的檔案來(lái)說(shuō)，人事檔案的流動(dòng)性較高，當(dāng)個(gè)人出現(xiàn)工作單位或者學(xué)習(xí)單位的變動(dòng)時(shí)，人事檔案就隨之調(diào)動(dòng)。此外，人事檔案的管理主體也較多，人社局、用人單位都能夠接觸到人事檔案。檔案管理主體的多元和流動(dòng)頻率高也使得人事檔案容易被篡改，影響人事檔案的憑證價(jià)值。尤其在隊(duì)伍建設(shè)種，人事檔案的重要基礎(chǔ)，有的個(gè)人為了追求利益擅自對(duì)檔案進(jìn)行篡改，編造虛假的工作經(jīng)歷和工作成績(jī)，不僅影響了人事檔案的正常開(kāi)展，也嚴(yán)重阻礙了隊(duì)伍建設(shè)的規(guī)范化。

3.檔案管理研究總結(jié)不夠

人事工作兼具組織性、專業(yè)性、靈活性，也要求工作人員具備一定的研究總結(jié)能力，通過(guò)對(duì)實(shí)際工作的總結(jié)和研究，制定具有針對(duì)性的人事工作規(guī)劃和目標(biāo)。在機(jī)關(guān)事業(yè)單位整體的人事工作中，檔案管理人員作為檔案資料的收集者和整理者，直接面對(duì)人事工作的各種問(wèn)題，全面了解人事工作的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，這些經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)都給人事工作的改革和創(chuàng)新提供了參考。但當(dāng)前人事工作還存在著問(wèn)題意識(shí)不強(qiáng)的問(wèn)題，沒(méi)有形成一個(gè)完整的閉環(huán)，檔案管理人員缺乏對(duì)人事工作的總結(jié)和提煉，整體研究能力有待加強(qiáng)。

三、新時(shí)期在人事工作中加強(qiáng)檔案管理的對(duì)策

1.提高檔案管理意識(shí)，保證檔案真實(shí)性

人事檔案系統(tǒng)全面的反映了每個(gè)人的職稱、個(gè)人信息、學(xué)習(xí)背景和工作背景，在隊(duì)伍建設(shè)中發(fā)揮著重要的憑證價(jià)值。首先，作為用人單位，要加強(qiáng)人事檔案的審核，通過(guò)完善的審核機(jī)制和流程鑒別檔案內(nèi)容的真?zhèn)?，同時(shí)注重附件材料真實(shí)性的審查，進(jìn)而提高檔案的真實(shí)性，保障人事檔案的生命線不被打破;第二，提高檔案管理人員的人事檔案管理意識(shí)。首先，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)，吸納檔案管理專業(yè)人員參與，形成系統(tǒng)化、組織化、規(guī)范化的人事檔案知識(shí)培訓(xùn)。同時(shí)，考慮到人事檔案的社會(huì)性和服務(wù)型，還應(yīng)較強(qiáng)人事檔案服務(wù)方面的培訓(xùn)，同步展開(kāi)、異地聯(lián)動(dòng)，借助專題講座、定期培訓(xùn)培養(yǎng)專業(yè)人員的檔案管理意識(shí)。

2.加強(qiáng)人員審核，提高人事檔案管理水平

首先，要進(jìn)一步完善人事檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)新進(jìn)人員的當(dāng)納審核工作，凡人事檔案流動(dòng)一次，就要對(duì)其進(jìn)行審核工作，同時(shí)做到基層、中層、管理層層層把關(guān)，責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，嚴(yán)格管理人事檔案的查詢和調(diào)閱權(quán)限，凡涉及到人事檔案的調(diào)閱要由管理層簽字授權(quán)。第二，保證人事檔案的全面性和完整性，對(duì)于人事檔案中缺失的材料要限期補(bǔ)齊，對(duì)于由于特殊情況而導(dǎo)致的無(wú)法補(bǔ)齊的材料，要由相關(guān)單位出具書(shū)面證明。第三，加強(qiáng)人事檔案信息化建設(shè)，加大資金投入力度，讓人事檔案形成數(shù)字化和信息化的收集、歸檔和流通方式。同時(shí)積極引入有資質(zhì)的第三方公司委托管理。第四，進(jìn)一步細(xì)化責(zé)任，對(duì)于在人事檔案審核中出現(xiàn)的弄虛作假行為，要嚴(yán)厲追責(zé)，嚴(yán)重的應(yīng)追究其法律責(zé)任。

3.強(qiáng)化人才培養(yǎng)，提高人事工作和檔案管理的創(chuàng)新能力

一是轉(zhuǎn)變檔案管理理念。機(jī)關(guān)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)層和檔案管理人員首先要提高人事工作的理論基礎(chǔ)，不斷完善和更新自身知識(shí)體系和實(shí)踐能力。如今，我國(guó)檔案管理工作信息化趨勢(shì)十分明顯，檔案資源數(shù)字化、管理信息化、利用多元化要求了檔案管理人員必須時(shí)刻跟上時(shí)代的部分。對(duì)此，檔案管理人員也應(yīng)認(rèn)真領(lǐng)悟當(dāng)前檔案管理理念和檔案利用的深刻內(nèi)涵，改變過(guò)去“重保管輕利用”的管理方式，扭轉(zhuǎn)人事工作“工具性目的”的觀念。同時(shí)，人事工作人員應(yīng)用最新人事理論知識(shí)加強(qiáng)自身對(duì)人事工作的認(rèn)識(shí)，在人事工作中把握對(duì)象的需求，有針對(duì)性地利用理論知識(shí)實(shí)現(xiàn)人事工作的雙向互動(dòng)。

二是加強(qiáng)主體的綜合素質(zhì)，也就是專業(yè)人員的綜合素質(zhì)。從上文中可以看出，當(dāng)前人事工作中的檔案管理存在著諸多問(wèn)題，檔案管理人員首先應(yīng)具備機(jī)關(guān)單位發(fā)展所要求的道德素養(yǎng)和價(jià)值觀念，以身作則、言行一致，如此在能在人事工作中示范作用。

三是要具備創(chuàng)新素質(zhì)。如今，創(chuàng)新素質(zhì)是衡量一個(gè)人才價(jià)值的重要標(biāo)準(zhǔn)，人事工作是員思想上和實(shí)踐上都著重要的引導(dǎo)作用，作為人事工作的重要支撐，檔案管理人員更應(yīng)具備創(chuàng)新品質(zhì)。

4.加強(qiáng)檔案管理工作的研究總結(jié)，創(chuàng)新檔案信息資源服務(wù)

針對(duì)人事工作中暴露出來(lái)的問(wèn)題，檔案管理人員和組織部門工作人員應(yīng)建立良好的信息溝通機(jī)制。一方面，檔案管理人員做好人事信息的收集、整理和分析工作，通過(guò)全面、系統(tǒng)的人事檔案收集做好人事工作的數(shù)據(jù)分析，組織工作人員則以數(shù)據(jù)分析為依據(jù)，發(fā)現(xiàn)當(dāng)前人事工作中存在的突出問(wèn)題，有針對(duì)性的提出解決方案并報(bào)備給檔案管理人員，在下一輪人事工作完成后進(jìn)行效果評(píng)估并記錄。第二，針對(duì)人事工作中檔案利用不足的問(wèn)題，應(yīng)首先運(yùn)用信息化建設(shè)的成果和新興技術(shù)創(chuàng)新傳統(tǒng)人事檔案的利用，將傳統(tǒng)科技檔案的靜態(tài)服務(wù)逐漸發(fā)展住現(xiàn)代化的動(dòng)態(tài)服務(wù)?？梢越柚⑿?、等新興自媒體開(kāi)展人事宣傳工作，提高人事檔案的利用率。

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