如何建設(shè)基層數(shù)字檔案室

吳尚蕓

摘要：2014年國家檔案局發(fā)布了《數(shù)字檔案室創(chuàng)建指南》，2017年國家檔案局發(fā)布了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南）》，詳細確定了數(shù)字檔案室創(chuàng)建的重要意義與關(guān)鍵內(nèi)容。由此，國家檔案局緊隨當前形勢，把紙質(zhì)檔案逐漸實現(xiàn)數(shù)字化保管，數(shù)字檔案室已經(jīng)逐見成效。數(shù)字檔案室是數(shù)字化環(huán)境下檔案室的優(yōu)化版，屬于管理部門檔案數(shù)據(jù)、聯(lián)結(jié)部門辦公智能化和數(shù)字檔案館創(chuàng)建的重要環(huán)節(jié)，創(chuàng)建滿足國家與社會數(shù)字化發(fā)展需求的數(shù)字檔案室，可以提升基層組織檔案業(yè)務(wù)質(zhì)量，有助于維護檔案數(shù)據(jù)的真實性、完整性以及安全性，有助于推動國家關(guān)鍵數(shù)字資源創(chuàng)建，增加數(shù)據(jù)資源數(shù)量，質(zhì)量提升與結(jié)構(gòu)完善，為檔案事業(yè)長遠、穩(wěn)定發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：基層組織;數(shù)字檔案室;創(chuàng)建對策

近幾年，伴隨電子信息系統(tǒng)的廣泛利用與數(shù)字檔案館創(chuàng)建的繁榮發(fā)展，基層創(chuàng)建數(shù)字檔案室這一問題已引入基層組織的議事日程。基層創(chuàng)建數(shù)字檔案室主要指機關(guān)企事業(yè)機構(gòu)與社會組織整體應(yīng)用計算機、數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)等科技，對室藏檔案展開數(shù)字化生產(chǎn)、數(shù)字化管理與網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用的工作項目。基層檔案屬于同級國家檔案館的基礎(chǔ)，基層檔案的信息化還是同級國家檔案館信息化的前提?；诨鶎觿?chuàng)建數(shù)字檔案室實踐顯示，該項工作不僅可以有效維護紙質(zhì)檔案資料，還可以為用戶帶來迅速、精準、方便的查找服務(wù)，充分使用檔案資源。

一、基層創(chuàng)建數(shù)字檔案室常見的不足

1.認識比較片面

基層創(chuàng)建數(shù)字檔案室是一項系統(tǒng)的工程，其包含諸多方面的問題，例如，內(nèi)部機構(gòu)間的合作、資金保障、數(shù)字信息系統(tǒng)的使用、相關(guān)專業(yè)員工的分配、安全保密管理等重要問題。所以，基層機構(gòu)在創(chuàng)建數(shù)字檔案室時，很多單位特別是領(lǐng)導(dǎo)覺得創(chuàng)建數(shù)字檔案室不重要，多此一舉，只需保管維護好紙質(zhì)檔案即可，無需耗費諸多人力、物力以及財力。而且，很多基層檔案職工由于年紀偏大、對現(xiàn)代化數(shù)字管理手段幾乎了解不多，積極性較低，覺得是多余的，比較習(xí)慣于傳統(tǒng)的方法。

2.缺少專業(yè)化人才

在基層檔案中心，對于比較有限的室藏資料、比較固定的服務(wù)主體，以往的管理方式依舊管用、好用，這種根深蒂固的思想方式，導(dǎo)致諸多基層檔案服務(wù)人員不想放棄以往的操作模式去探究信息化操作形式，知識結(jié)構(gòu)創(chuàng)新緩慢。已實行信息化的基層檔案室中檔案業(yè)務(wù)依舊停留于摸索過程，采用的僅僅是單一的查詢、記錄、統(tǒng)計的方法，信息化的功能還未充分體現(xiàn)出來。

3.安全質(zhì)量存在隱患

當前，基層創(chuàng)建數(shù)字檔案室大都采取業(yè)務(wù)委托外包，該種形式簡單、省事。但在具體操作中，卻存在嚴重的安全及質(zhì)量隱患，特別是安全隱患，要引起基層組織的關(guān)注。就外包而言，基層組織采取政府購買和招標模式與信息化加工單位簽署檔案數(shù)字化生產(chǎn)合同，盡管在委托生產(chǎn)階段會簽署完整的安全、保密、質(zhì)量合同，但在具體工作中，隱患并沒有從此消失，具體表現(xiàn)為：（1）數(shù)字化加工單位從業(yè)者素質(zhì)高低差異、流動性大引起的隱憂;（2）基層組織對數(shù)字化生產(chǎn)監(jiān)管不全面的隱憂;（3）數(shù)字化服務(wù)單位與從業(yè)者首先考慮的是經(jīng)濟效益，具有只重數(shù)量，數(shù)字化性能偏低的隱患。

4.軟件配套不齊全

當前，在數(shù)字化加工階段，基層組織覺得較為困惑的是沒有一套集中的軟件，具有選擇性矛盾，擔心今后數(shù)字化成果不能與同級國家檔案館相銜接的情況，以期檔案行政控制中心可以及時提供集中有效的軟件。

二、基層創(chuàng)建數(shù)字檔案室的有效策略

大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字檔案室，屬于一種新型的檔案業(yè)務(wù)服務(wù)體系與檔案管理方式，是對檔案數(shù)據(jù)資源以及大數(shù)據(jù)系統(tǒng)實現(xiàn)整體應(yīng)用，對以往的檔案數(shù)據(jù)資源管理體制及流程進行完善創(chuàng)新后的一類新型檔案管理方式。大數(shù)據(jù)背景下的數(shù)字檔案室，能夠從如下幾個方面進行建設(shè)與優(yōu)化。

1.設(shè)置專業(yè)的管理部門

局領(lǐng)導(dǎo)高度注重檔案數(shù)字化發(fā)展，確定了檔案數(shù)字化創(chuàng)建的整體目標與規(guī)劃，組建了檔案數(shù)字化創(chuàng)建的管理領(lǐng)導(dǎo)班組，產(chǎn)生了通過領(lǐng)導(dǎo)主管、辦公室主任、專兼職檔案者齊心協(xié)力發(fā)展的局面。

2.制定整體規(guī)劃與分步實行計劃

檔案數(shù)字化屬于系統(tǒng)項目，要求在實施以前制定出明確的整體規(guī)劃與分步實行計劃。首先，要在檔案管理領(lǐng)導(dǎo)班組的帶領(lǐng)下，制定出可行性、實事求是的文檔數(shù)字化創(chuàng)建指導(dǎo)計劃。其次，應(yīng)在現(xiàn)有的檔案目錄前提下，逐漸進行檔案目錄信息庫與檔案全文信息庫創(chuàng)建。最后，將檔案數(shù)字化發(fā)展引入全局服務(wù)計劃與經(jīng)濟發(fā)展的項目中。檔案數(shù)字化發(fā)展對檔案管理不僅是發(fā)展機遇還是一項挑戰(zhàn)，需要成為檔案行業(yè)發(fā)展的基本工作，以檔案信息化發(fā)展為立足點，對歷史負責，為當前服務(wù)，替今后著想。

3.增加檔案數(shù)字化創(chuàng)建軟硬件投資

投資經(jīng)費優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施，購入檔案管理系統(tǒng)，檔案服務(wù)設(shè)備、專業(yè)掃描機、移動硬盤等產(chǎn)品。檔案信息化是將紙質(zhì)文檔經(jīng)過掃描、錄入等形式，把數(shù)據(jù)保存于計算機信息庫內(nèi)，以得到檢索便捷、備份迅速簡單、保存空間小、維護簡單安全等作用。檔案管理信息化是信息背景下的重要需求，創(chuàng)建信息化檔案管理要科學(xué)選取檔案管理系統(tǒng)，一個優(yōu)秀的檔案管理系統(tǒng)，通常對檔案管理服務(wù)者做好各項管理任務(wù)有事半功倍的成效，其既能夠增加經(jīng)濟效益，還能夠大幅度提升工作效率。

4.做好檔案數(shù)字化收集

檔案數(shù)字化創(chuàng)建主要指經(jīng)過各項掃描、錄入方法與技術(shù)，把多種檔案數(shù)字錄入電子計算機，且整合與加工檔案數(shù)據(jù)，創(chuàng)建專業(yè)的檔案信息庫。由檔案實體系統(tǒng)提卷后，先是拆卷、校對檔案頁碼，再進行信息收集。檔案收集同步校對檔案目錄、審核電子材料，做好初步審查。再由專業(yè)的人員審查檔案原件與信息，確定無錯后，進行檔案裝訂復(fù)原，對電子信息進行入檔。這一過程，每個環(huán)節(jié)有效配合，協(xié)同處理，以流水線形式完成數(shù)據(jù)收集、審查工作。為加快信息錄入、掃描速度，全面做好基礎(chǔ)任務(wù)，檔案室專職員工和全局兼職檔案員工一道，由此付出了非常艱辛的努力，促使檔案業(yè)務(wù)邁入一個嶄新的階段。

5.強化檔案數(shù)字化生產(chǎn)安全與質(zhì)量監(jiān)管

首先，加強卷宗質(zhì)量檢測，如卷宗題名的編輯是否標準，記載卷宗詳細資料的單號、起止時間，頁碼、卷中信息的件數(shù)是否真實，發(fā)現(xiàn)錯誤應(yīng)及時調(diào)整，為后續(xù)的錄入奠定周密詳細的準備基礎(chǔ)。其次，嚴格把關(guān)檔案數(shù)據(jù)錄入的效果。第一，保障規(guī)范化作業(yè)，防止進入的隨意性;第二，要執(zhí)行專人對比原始文件對記錄的檔案目錄信息展開核查與不定期抽檢，確保錄入信息和原始檔案的統(tǒng)一性與真實性。

6.實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源共享

檔案數(shù)字化發(fā)展是歷史的重要選擇，但信息化的主要目的是實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。所以，唯有為利用者帶來簡便、靈活的檔案數(shù)據(jù)服務(wù)，方可達到檔案數(shù)字化發(fā)展目的。唯有基于數(shù)字化，創(chuàng)建出檔案數(shù)據(jù)資源備份系統(tǒng)，方可保證在任何環(huán)境及條件下，檔案數(shù)據(jù)的安全性，充分突出檔案數(shù)據(jù)資源的儲備功能，方可真正完成檔案資源的數(shù)據(jù)共享。

7.建立滿足基層數(shù)字檔案室需求的數(shù)字檔案控制體系

在基層單位創(chuàng)建信息化過程，數(shù)字檔案室創(chuàng)建是關(guān)鍵內(nèi)容。為此，在創(chuàng)建基層數(shù)字檔案室時，需要強化對數(shù)字檔案室創(chuàng)建的組織領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)將基層數(shù)字檔案室創(chuàng)建引入基層數(shù)字化建設(shè)整體規(guī)劃當中，總體規(guī)劃與統(tǒng)籌設(shè)計，采用“先易再難、分步實行”的形式，全面推動基層數(shù)字檔案室。另外，應(yīng)為基層數(shù)字檔案室選擇科學(xué)的員工編制，在確定崗位職責的前提下，配備與基層數(shù)字檔案室創(chuàng)建相符合的，具備大數(shù)據(jù)思想、把握大數(shù)據(jù)系統(tǒng)、具備檔案管理水平的復(fù)合型人才。再者，應(yīng)建立與健全基層數(shù)字檔案室創(chuàng)建的各項規(guī)章制度，結(jié)合基層數(shù)字檔案室創(chuàng)建工作需求，根據(jù)上級部門的制度需要，建立完善的基層數(shù)字檔案室有關(guān)管理標準及制度。比如，電子檔案數(shù)據(jù)資源入檔與應(yīng)用管理機制、檔案信息化管理流程及技術(shù)需求、數(shù)字檔案查閱應(yīng)用需求、檔案數(shù)據(jù)資源安全備份與管理流程機制等，將數(shù)字檔案創(chuàng)建與管理的標準和基層單位的數(shù)字化管理制度需求相結(jié)合，尤其是針對電子檔案數(shù)據(jù)資源，更加需要根據(jù)數(shù)字化建設(shè)標準，強化對電子檔案數(shù)據(jù)資源的前端管理，在檔案數(shù)據(jù)資源的大數(shù)據(jù)研究與功能建設(shè)過程，兼顧到電子檔案數(shù)據(jù)資源的入檔、保存與應(yīng)用需求。

三、結(jié)束語

總之，作為關(guān)鍵數(shù)據(jù)資源之一的檔案，遇到了計算機系統(tǒng)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的較大沖擊。面對機遇與挑戰(zhàn)，提升檔案數(shù)字化發(fā)展管理水平，是基層組織的核心工作與各單位、部門的各項業(yè)務(wù)發(fā)展需要，也是屬于時代及社會發(fā)展的需要，更是檔案管理業(yè)務(wù)發(fā)展的重要趨勢。檔案信息化建設(shè)得到實質(zhì)性推進，檔案數(shù)據(jù)服務(wù)功能不斷提高。在實施階段重視歸納經(jīng)驗，探究新情況新局勢，全局與局部均把檔案數(shù)字化發(fā)展引入本單位數(shù)字化建設(shè)綜合規(guī)劃之中并實行，采用正版的計算機檔案控制平臺，而且與辦公智能化系統(tǒng)相銜接，結(jié)合存量紙質(zhì)檔案信息化、增量檔案電子化需求，加速檔案數(shù)字化創(chuàng)建進程。當前已經(jīng)實現(xiàn)文書紙質(zhì)檔案信息化建設(shè)的基層組織，電子文檔歸檔途徑順暢，電子文檔滿足國家標準規(guī)范，電子檔案定時備份控制，實現(xiàn)在線提供檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用。檔案信息化發(fā)展促進了檔案管理現(xiàn)代化管理，由此推進檔案管理邁向全新的階段。

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