如何有效加強(qiáng)事業(yè)檔案分類的整體管理工作力度

李放

摘要：事業(yè)檔案是記錄事業(yè)單位工作流程和工作內(nèi)容的主要載體，是當(dāng)前各機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一項(xiàng)重要日常管理工作。隨著事業(yè)單位深化改革的持續(xù)推進(jìn)，在衡量事業(yè)單位工作成效時(shí)，事業(yè)檔案分類管理逐漸成為重要考核項(xiàng)之一。在事業(yè)單位著力提升工作效率的背景下，單位內(nèi)部各項(xiàng)事務(wù)形成的檔案文件數(shù)量逐年增多，管理頭緒更顯繁雜。為此，加強(qiáng)事業(yè)檔案分類整體管理工作力度，已成為機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作者需重點(diǎn)研究的課題。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;事業(yè)檔案;檔案分類;檔案管理

檔案管理工作線多面廣，傳統(tǒng)模式下開展的檔案管理工作量大，耗費(fèi)的時(shí)間及人力成本較大。在科技水平及網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)不斷提高的背景下，檔案管理向著信息化及無紙化方向發(fā)展，眾多事業(yè)單位基本實(shí)現(xiàn)了檔案材料的信息化管理。事業(yè)檔案價(jià)值的充分利用有賴于檔案的科學(xué)分類，本文立足新時(shí)期事業(yè)檔案管理工作面臨的新局面，分析事業(yè)檔案分類整體管理的薄弱點(diǎn)，總結(jié)相關(guān)對策思路，以促進(jìn)事業(yè)檔案管理工作成效。

一、事業(yè)檔案分類整體管理的必要性闡述

事業(yè)檔案是機(jī)關(guān)事業(yè)單位開展業(yè)務(wù)及公眾服務(wù)過程中形成的重要記錄，檔案信息具備較強(qiáng)的價(jià)值，對指導(dǎo)單位工作業(yè)務(wù)意義重大。事業(yè)檔案分類管理前期以人工方式為主，在信息技術(shù)的輔助下，檔案管理更加科學(xué)精細(xì)，在分類上更加便捷，從整體上保障了檔案作用價(jià)值的最大化。具體而言，事業(yè)檔案分類整體管理有如下幾點(diǎn)意義：

1.提高事業(yè)檔案查閱及管理的效率。事業(yè)單位提供的社會公共服務(wù)內(nèi)容逐年增加，由此形成了龐大體量的檔案材料，無形中加重了事業(yè)檔案管理人員的工作量和工作壓力。只有在卷帙浩繁的檔案中做好分類和規(guī)整，事業(yè)檔案管理人員才能更快捷地尋找相關(guān)所需檔案資料，減少時(shí)間成本。因此，在新時(shí)期，充分依托信息化管理手段，對事業(yè)檔案進(jìn)行更加科學(xué)精準(zhǔn)的分類儲存，事業(yè)檔案的查閱率及利用率才能實(shí)現(xiàn)倍量升級，進(jìn)一步提高機(jī)關(guān)事業(yè)單位的工作效率及服務(wù)質(zhì)量。

2.增強(qiáng)事業(yè)檔案保存保管規(guī)范性和年限。事業(yè)檔案在類型上較為豐富，廣泛涉及了人事資料、財(cái)務(wù)資料及事業(yè)單位業(yè)務(wù)開展中的各種文件等。對這些檔案文件要進(jìn)行規(guī)范化保管，客觀上需要對檔案進(jìn)行分類，一方面，反映機(jī)關(guān)事業(yè)單位日常工作內(nèi)容，為單位后續(xù)工作提供參考指導(dǎo);另一方面，通過分類保管，使事業(yè)單位檔案通過分類儲存，延長使用年限，讓事業(yè)檔案能夠真正發(fā)揮自身在信息傳遞及信息共享方面的價(jià)值，側(cè)面提高事業(yè)單位的工作業(yè)績表現(xiàn)。

3.擴(kuò)大事業(yè)檔案信息共享交流的范圍。事業(yè)檔案中留存了大量的歷史信息，這些信息往往具有較強(qiáng)的再利用價(jià)值，可以說，檔案就是事業(yè)單位工作信息的展示渠道和紐帶。相比于傳統(tǒng)的企業(yè)檔案，事業(yè)檔案因單位業(yè)務(wù)的特殊性，賦予了檔案管理更重的權(quán)限和職責(zé)。特別是考慮到事業(yè)單位組織架構(gòu)，科室及部門間在整體框架下實(shí)行分開工作的方式，部室之間可能需要查閱并使用某一類相同的檔案，此時(shí)，通過事業(yè)檔案分類管理，既可以減輕工作人員的工作量，又能夠擴(kuò)大檔案信息共享交流的范圍，實(shí)現(xiàn)一檔多用。

二、事業(yè)檔案分類及整體管理的基本原則和步驟

事業(yè)檔案在分類、歸檔及管理上有一定的原則和步驟，一般而言，要經(jīng)過文件收集、歸檔范圍區(qū)分、分年度、分類別、分級別、分保管期限、文件修整、文件裝訂、文件排列、文件編號、歸檔文件目錄編制、裝盒等幾個(gè)階段。在文件收集環(huán)節(jié)，基本目標(biāo)及原則是文件檔案收集完整并齊全。在歸檔范圍的劃分上，涉及本單位工作內(nèi)容及活動的，具備查考價(jià)值的文件檔案都應(yīng)列入歸檔范圍內(nèi)。無查考利用價(jià)值，重份多份文件，事務(wù)性文件及臨時(shí)性文件或者與本單位業(yè)務(wù)無關(guān)的材料文件，可以不納入歸檔范圍之內(nèi)。分年度、分類別的主要方式方法有問題分類法及組織機(jī)構(gòu)分類法等。檔案保管期限主要有定期保管及永久保管兩類，在年限上主要以10年為單位。檔案文件修整在裝訂之前完成，主要修裱年久文件及破損文件。文件排列根據(jù)文件時(shí)間及檔案事由兩個(gè)因素進(jìn)行。歸檔文件目錄編制應(yīng)滿足檔案保管、檔案鑒定、檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編研等幾個(gè)條件要求。

三、現(xiàn)階段我國事業(yè)檔案分類整體管理實(shí)施中存在的主要問題

1.整體上對事業(yè)檔案分類管理不夠重視，管理方式陳舊欠缺創(chuàng)新。事業(yè)單位檔案管理一方面是單位業(yè)務(wù)開展實(shí)施中不可或缺的重要工作內(nèi)容，但另一方面部分機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)將精力投放在了單位的日常業(yè)務(wù)及效益創(chuàng)收上，對檔案管理工作疏于重視。受此影響，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理方式主要沿襲以往的模式，創(chuàng)新性不足，信息化應(yīng)用范圍有限。例如，部分事業(yè)單位檔案管理在實(shí)際開展中缺乏必要的人力及財(cái)力支撐，背后即是由于事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理沒有給予充分重視所致。再比如，在單位檔案管理的目標(biāo)上刻意壓低，僅僅以檔案資料的完好保存及信息不泄露作為工作要求，相關(guān)檔案得不到及時(shí)整理及分類，給后續(xù)的檔案資料查閱及共享應(yīng)用增添了諸多不便。

2.事業(yè)檔案管理工作沒有規(guī)范化、流程化標(biāo)準(zhǔn)。這一問題產(chǎn)生的主要原因在于事業(yè)單位檔案管理沒有形成健全的管理機(jī)制。作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的一項(xiàng)重要日常工作，檔案管理既帶有一定的基礎(chǔ)性，又由于工作屬性特點(diǎn)影響，使工作過程蒙上一層隱蔽性色彩，給人一種簡單附屬型工作的感覺，在實(shí)際檔案管理中欠缺一套嚴(yán)格規(guī)范的流程及標(biāo)準(zhǔn)。例如，在檔案分類操作中，相關(guān)的依據(jù)不明確、不固定或不清晰，檔案存放呈現(xiàn)出雜亂無序的狀態(tài)，在檔案使用過后，歸檔意識不強(qiáng)，相關(guān)責(zé)任標(biāo)準(zhǔn)界定缺失等，都給事業(yè)單位檔案管理及利用的有序?qū)嵤砹藰O大阻礙。

3.事業(yè)檔案管理信息化程度不高。雖然事業(yè)檔案管理在實(shí)踐中逐漸與信息化管理手段進(jìn)行結(jié)合，但部分機(jī)關(guān)事業(yè)單位出于成本節(jié)約的考慮，在事業(yè)檔案管理的整體信息化水平上仍停留于初始階段，對檔案的利用率有所影響。受此影響，事業(yè)檔案管理呈現(xiàn)出一定的混亂局面，一是相關(guān)規(guī)章制度不健全，檔案資料在收集上系統(tǒng)化程度不高，僅以檔案的表面原始資料統(tǒng)計(jì)為主要內(nèi)容;二是事業(yè)檔案信息化管理的考核檢查流程有所欠缺，檔案管理過于籠統(tǒng)和馬虎，出現(xiàn)檔案丟失等問題時(shí)缺少問責(zé);三是事業(yè)檔案管理工作量大而實(shí)際效果低。

4.事業(yè)檔案管理工作人員綜合素質(zhì)技能有待提升。從事事業(yè)檔案管理工作的人員存在兼崗現(xiàn)象，并逐漸呈現(xiàn)出老齡化趨勢，其檔案管理理論水平、職業(yè)道德、崗位責(zé)任意識及專業(yè)技能等方面有所欠缺。主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，事業(yè)檔案管理人員責(zé)任心不強(qiáng)，工作作風(fēng)懶散，對檔案分類簡單粗暴，沒有進(jìn)行深層分類和歸檔;其次，事業(yè)檔案管理人員主動學(xué)習(xí)意識差，在檔案管理上沿用以往的經(jīng)驗(yàn)及方式，對信息化管理系統(tǒng)操作技巧掌握不全，檔案管理信息化水平不高，管理效率低下;第三，檔案資料進(jìn)行收集、整理及歸檔后，閑置率過高，疏于對資料檔案進(jìn)行二次及多次挖掘。

四、加強(qiáng)事業(yè)檔案分類整體管理力度的相關(guān)對策

1.強(qiáng)化基于事業(yè)檔案分類管理工作的重視，對檔案管理形式加以創(chuàng)新。機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案資料帶有極強(qiáng)的專業(yè)性、政策性，并帶有一定的密級，作為機(jī)關(guān)事業(yè)單位管理者而言，要充分重視檔案管理工作，將其與事業(yè)單位工作業(yè)績掛鉤，在單位內(nèi)宣傳普及檔案管理重要性，為檔案管理工作營造良好氛圍。在此基礎(chǔ)上，設(shè)置事業(yè)單位檔案分類管理專項(xiàng)資金，購置專門的檔案管理設(shè)備。在檔案管理形式上順應(yīng)信息化管理趨勢進(jìn)行創(chuàng)新，使事業(yè)檔案管理更具效率 。

2.建立健全事業(yè)檔案分類管理制度，設(shè)立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化流程。事業(yè)單位檔案分類管理要達(dá)到科學(xué)高效，建立健全事業(yè)檔案分類管理制度至關(guān)重要。一是要貫徹落實(shí)事業(yè)單位檔案管理責(zé)任制度，通過獎懲措施的跟進(jìn)，調(diào)動檔案管理人員工作責(zé)任心和積極性;二是要針對檔案的收集、分類、整理、歸檔等步驟設(shè)定制度流程，通過標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化操作，使事業(yè)檔案管理更加規(guī)范有序;三是對檔案管理人員進(jìn)行考核，督促其在工作過程中不斷提高自身工作能力，掌握必要的信息化檔案管理技能。

3.提高事業(yè)檔案分類管理信息化程度。這一環(huán)節(jié)主要通過引進(jìn)足量的用于事業(yè)檔案分類管理的技術(shù)設(shè)備來實(shí)現(xiàn)。在事業(yè)檔案分類管理實(shí)施中，要不間斷地引進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理工具，例如，計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)架設(shè)、計(jì)算機(jī)硬盤配置、檔案管理系統(tǒng)模塊、高速掃描儀等。通過配備事業(yè)檔案分類管理的信息化設(shè)備，提高檔案文件的收集、錄入、查詢、調(diào)用效率，使事業(yè)檔案能實(shí)現(xiàn)更長的保存期限和更便捷的共享通道。

4.做好事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)技能提升培訓(xùn)。一是要選擇具備豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)，年齡層次較低的工作人員充實(shí)到檔案管理工作中，在數(shù)量上要足量配備，以應(yīng)對日趨繁瑣的檔案管理工作任務(wù);二是大力推廣普及電子檔案，邀請相關(guān)檔案管理專家學(xué)者對檔案管理人員進(jìn)行專項(xiàng)培訓(xùn)，使其掌握電子檔案管理的流程和技術(shù)步驟;三是通過獎懲及考核，提高事業(yè)單位檔案管理人員的職責(zé)意識及崗位素養(yǎng)，確保其在崗履職，能夠熟練收集、整理及利用檔案文件，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的業(yè)務(wù)開展提供信息參考及決策輔助。

五、結(jié)語

基于事業(yè)檔案分類管理的重要性，機(jī)關(guān)事業(yè)單位近些年在事業(yè)檔案分類管理上進(jìn)行了行之有效的實(shí)踐，助推檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了長足進(jìn)步，針對部分事業(yè)單位推進(jìn)檔案分類整體管理工作中暴露的問題，要注重從檔案管理方式創(chuàng)新、檔案管理制度機(jī)制建設(shè)、檔案管理信息化水平提升、檔案管理人員技能改進(jìn)等方面入手，使事業(yè)檔案管理更加科學(xué)規(guī)范。

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