論檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值及地位

摘要：隨著醫(yī)療技術(shù)的突飛猛進(jìn)以及全民醫(yī)保政策的逐步落實(shí)，不僅推動(dòng)了醫(yī)療行業(yè)的快速發(fā)展，也對(duì)醫(yī)院運(yùn)營中的信息處理能力提出了新的要求。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式，主要以人工整理的方式為主，不僅無法保證原始數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)詳實(shí)，也難以在短時(shí)間內(nèi)完成對(duì)信息的快速查找，從而不利于打造高效便捷的醫(yī)院運(yùn)營模式。而醫(yī)院檔案的信息化建設(shè)，通過運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)了對(duì)醫(yī)院檔案管理模式的深度革新。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案管理;檔案信息化建設(shè)

一、為何要在醫(yī)院檔案管理中推行檔案信息化建設(shè)

1.推行檔案信息化有助于提升醫(yī)院檔案管理的工作效率。根據(jù)相關(guān)的行業(yè)調(diào)查可以看到，在我國大部分的醫(yī)院中，已經(jīng)建立起了一定程度上的信息化管理系統(tǒng)，并在醫(yī)院的日常運(yùn)營過程中發(fā)揮著積極作用。但深入研究可以發(fā)現(xiàn)，現(xiàn)有的信息化管理系統(tǒng)，大部分停留在完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)儲(chǔ)存的層面，尚未得到進(jìn)一步發(fā)展。對(duì)于醫(yī)院檔案管理來講，一套成熟的信息化管理體系，應(yīng)保證數(shù)據(jù)的高效性、實(shí)用性以及準(zhǔn)確性。所謂高效性，即免除傳統(tǒng)醫(yī)院檔案管理工作中繁瑣的人工操作，只需在電腦等終端設(shè)備完成信息的輸入，通過專業(yè)的數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，即可在短時(shí)間內(nèi)完成醫(yī)院檔案的分類整理。所謂實(shí)用性，即在醫(yī)院的實(shí)際運(yùn)行過程中，往往需要多個(gè)科室之內(nèi)的互相協(xié)助。因此，數(shù)據(jù)并非是簡單地單向流通，而是呈網(wǎng)絡(luò)狀的交叉?zhèn)鬟f，也就需要強(qiáng)大的信息化管理體系作為支撐，以避免在環(huán)節(jié)的銜接中浪費(fèi)時(shí)間。所謂準(zhǔn)確性，即在信息化的管理體系之中，對(duì)醫(yī)院檔案有著明確的權(quán)限分級(jí)設(shè)置，從而防止了人為出于其他目的而對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行篡改。

2.現(xiàn)代化的信息手段能夠保證數(shù)據(jù)的及時(shí)有效。隨著互聯(lián)網(wǎng)等電子信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息化的浪潮已經(jīng)涌向了社會(huì)的方方面面，醫(yī)院作為保障民生的重要機(jī)構(gòu)，自然也要結(jié)合自身的實(shí)際情況，通過科學(xué)有效的方法來完成現(xiàn)有體系的優(yōu)化升級(jí)，而現(xiàn)代化的信息管理技術(shù)是推行醫(yī)院檔案信息化的根本保障。具體來講，一方面當(dāng)前高度發(fā)達(dá)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為信息的傳播搭建了平臺(tái)，而計(jì)算機(jī)所特有的快速運(yùn)算能力，也輕松實(shí)現(xiàn)了對(duì)信息的快速處理。而另一方面，原始數(shù)據(jù)在經(jīng)過信息化處理之后，即具有了在時(shí)間和空間上的長效性。在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理模式之中，諸如患者信息、病情介紹以及就診記錄等內(nèi)容，大部分以文字記錄的方式進(jìn)行展現(xiàn)，偶爾穿插一些圖片補(bǔ)充。這種單薄刻板的記錄方式，往往難以對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行全面敘述，從而使得檔案管理工作流于表面，無法發(fā)揮其真正作用。而信息化的檔案管理體系，經(jīng)過不斷地更新與發(fā)展，已經(jīng)能夠?qū)⑽淖帧D片、視頻以及語音等內(nèi)容進(jìn)行高效整合，從而展現(xiàn)出完整豐富的信息結(jié)構(gòu)，使得檔案內(nèi)容更加清晰精準(zhǔn)。

3.有利于實(shí)現(xiàn)信息互通。醫(yī)院因其所具有的行業(yè)特殊性，在日常的運(yùn)行過程中，通常要保持高強(qiáng)度的工作節(jié)奏。因此，能否實(shí)現(xiàn)龐大數(shù)據(jù)的互聯(lián)相通，就成為了提升醫(yī)院運(yùn)行效率的關(guān)鍵所在，而信息互通則主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面，即醫(yī)院與患者之間以及醫(yī)院內(nèi)部各科室之間。所謂醫(yī)院與患者之間的信息互通，一方面是指醫(yī)院能夠做到在第一時(shí)間調(diào)取患者的既往病史等相關(guān)信息，從而對(duì)患者的病情有更加全面詳細(xì)的了解，更加有利于制定科學(xué)合理的醫(yī)療方案。另一方面是指患者在就診過程中，能夠通過公示系統(tǒng)，了解包括主治醫(yī)師個(gè)人履歷在內(nèi)的相關(guān)信息，從而能夠節(jié)約在掛號(hào)預(yù)約等環(huán)節(jié)的時(shí)間。所謂醫(yī)院內(nèi)部各科室之間的信息互通，一方面針對(duì)檔案管理工作人員來講，只需通過在信息系統(tǒng)中的設(shè)定，即可實(shí)現(xiàn)工作的快速交接，并且避免了因口述等原因造成的工作失誤。另一方面是指各個(gè)科室之間通過信息共享平臺(tái)完成病例信息的流轉(zhuǎn)，這樣一來就極大地提升了醫(yī)師的診斷效率。

4.提升醫(yī)院的行業(yè)競爭力。目前我國的醫(yī)療行業(yè)正處于激烈的競爭狀態(tài)下，在同級(jí)別醫(yī)療水平?jīng)]有明顯差距的情況下，能否為患者帶來人性化的優(yōu)質(zhì)服務(wù)就顯得尤為關(guān)鍵了。對(duì)于患者來講，方便快捷的手續(xù)辦理不僅能夠有效緩解緊張情緒，更能夠感受到醫(yī)院的專業(yè)與可靠，從而增加對(duì)醫(yī)師的信賴，使得后續(xù)的治療過程更為順利。而在醫(yī)院檔案的管理工作中推行信息化建設(shè)，對(duì)內(nèi)而言不僅實(shí)現(xiàn)了對(duì)舊有體系的現(xiàn)代化革新，也提升了內(nèi)部流程的運(yùn)轉(zhuǎn)效率;對(duì)外而言則讓患者在就診過程中感受到了溫暖貼心的優(yōu)質(zhì)服務(wù)，從而全面地提升了醫(yī)院在行業(yè)之中的核心競爭力。

二、如何在醫(yī)院檔案管理中逐步推行檔案信息化建設(shè)

1.對(duì)醫(yī)院中現(xiàn)有的信息化管理體系進(jìn)行升級(jí)。一套體系能否切實(shí)可行，其關(guān)鍵在于是否具有詳實(shí)細(xì)致的配套制度。對(duì)于在醫(yī)院檔案管理中推行信息化建設(shè)來說，需根據(jù)實(shí)際情況，優(yōu)先建立一套完備的信息化管理制度，并要求相關(guān)崗位的工作人員能夠嚴(yán)格遵守。首先，需在醫(yī)院內(nèi)部形成一套符合自身獨(dú)特性的運(yùn)轉(zhuǎn)流程，通過建立各個(gè)科室之間的信息溝通網(wǎng)絡(luò)，從而最大程度的避免檔案信息的紛繁雜亂。其次，在硬件方面需配備打印機(jī)、掃描儀以及公用電腦等基礎(chǔ)設(shè)備，以便能夠在復(fù)印身份證、打印病例文檔以及查閱醫(yī)師信息等環(huán)節(jié)上節(jié)約時(shí)間。對(duì)于涉及到患者隱私和醫(yī)院核心機(jī)密的相關(guān)檔案，可使用加密硬盤等設(shè)備進(jìn)行獨(dú)立儲(chǔ)存。而在軟件方面，要在結(jié)合醫(yī)院自身情況的基礎(chǔ)上，選擇使用專業(yè)的信息處理系統(tǒng)，并加強(qiáng)與服務(wù)器之間的信號(hào)連接，如此不僅能夠簡化檔案信息輸入和調(diào)取的流程，更避免了因網(wǎng)絡(luò)故障而導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。

除此之外，仍需注意以下三個(gè)方面的內(nèi)容：其一，醫(yī)院的高層管理人員需從自身出發(fā)，明確進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的重大意義，并在人力、物力以及財(cái)力等方面進(jìn)行一定的政策傾斜與扶持，以便形成自上而下的觀念統(tǒng)一。其二，在醫(yī)院檔案管理崗位上的工作人員需加強(qiáng)自我要求，積極參加相關(guān)的技能培訓(xùn)，通過在實(shí)際工作中的探索和總結(jié)，以便讓信息化的檔案資料發(fā)揮其應(yīng)有的作用。其三，檔案資料的信息化與醫(yī)院每名員工的日常工作都息息相關(guān)，這就要求無論身在哪個(gè)工作崗位，都要積極參與到檔案信息化的建設(shè)中來，切忌出現(xiàn)事不關(guān)己的消極心態(tài)。

2.通過培訓(xùn)提升相關(guān)工作人員的信息化水平。目前各家醫(yī)院大都設(shè)立了檔案管理的相關(guān)崗位，但在進(jìn)行醫(yī)院檔案信息化的建設(shè)過程中，特別是在檔案管理人員的任用方面仍存在著一些問題。首先，大部分醫(yī)院在設(shè)置檔案信息化管理的崗位時(shí)，往往將數(shù)據(jù)收集處理的相關(guān)職能平攤到各個(gè)科室的日常工作中來。這樣就在無形中增加了行政人員、醫(yī)師與護(hù)理人員的工作強(qiáng)度，使其難以兼顧。其次，在進(jìn)行檔案管理人員的選拔時(shí)，大部分醫(yī)院會(huì)優(yōu)先考慮即將退休的人員等來擔(dān)任。一方面，由于年齡的原因，導(dǎo)致此類人員在學(xué)習(xí)能力以及工作熱情等方面均稍顯不足。而另一方面，此類人員往往沒有接受過系統(tǒng)化的正規(guī)培訓(xùn)，未能掌握相關(guān)的專業(yè)技能知識(shí)，自然也就無法滿足實(shí)際的工作要求。

基于以上客觀情況，在檔案管理人員的任用及培訓(xùn)方面應(yīng)在以下三個(gè)方面加以注意。第一，應(yīng)將培養(yǎng)服務(wù)意識(shí)與責(zé)任心放在首要位置。檔案管理人員雖然不直接面對(duì)患者，但仍屬于醫(yī)院工作中的一份子，也肩負(fù)著同樣的職責(zé)與托付。因此，檔案管理人員在日常要保持積極的工作心態(tài)，對(duì)于工作中的每個(gè)細(xì)節(jié)都要仔細(xì)核對(duì)，避免因自己的大意疏漏而妨礙了診斷過程的順利進(jìn)行。第二，醫(yī)院應(yīng)定期對(duì)檔案管理人員進(jìn)行技能培訓(xùn)，特別是加強(qiáng)對(duì)專業(yè)性數(shù)據(jù)處理軟件的操作能力，使其不僅能夠明確檔案體系的整體結(jié)構(gòu)，更能提升對(duì)檔案信息的處理效率。第三，醫(yī)院應(yīng)關(guān)注檔案管理人員的心態(tài)變化。客觀來講，檔案管理人員在醫(yī)院的職工體系中有其特殊性，在傳統(tǒng)的醫(yī)院工作中往往容易忽視檔案的管理工作，而響應(yīng)的工作人員也難以得到重視。但在信息化的改革浪潮中，醫(yī)院要使檔案管理人員明確自身的獨(dú)特價(jià)值，激發(fā)其工作熱情以便為醫(yī)院其他工作的開展提供助力。

3.加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院核心數(shù)據(jù)的安全保護(hù)措施。由于醫(yī)院檔案的相關(guān)資料往往會(huì)涉及病人隱私或是醫(yī)院內(nèi)部的重要信息，所以安全性就成為了醫(yī)院信息化檔案建設(shè)過程中不可忽視的重點(diǎn)。從醫(yī)院的角度出發(fā)，可從以下四個(gè)方面加強(qiáng)管理：其一，在信息化的運(yùn)行模式下，檔案管理人員可以隨時(shí)對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行調(diào)取，因此需明確檔案管理人員的責(zé)任劃分，一旦發(fā)現(xiàn)信息泄露等異常情況，便能在第一時(shí)間聯(lián)系相關(guān)責(zé)任人員進(jìn)行處理。其二，在一個(gè)完整的診斷與治療的過程中，往往需要多個(gè)科室的共同參與。為了防止在信息轉(zhuǎn)移的過程中出現(xiàn)問題，醫(yī)院可通過軟件編程來進(jìn)行權(quán)限分級(jí)，從而在高效便捷與安全隱蔽之間達(dá)到平衡。其三，目前的信息化管理體系大多處于初級(jí)階段，在面對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊等突發(fā)情況時(shí)的應(yīng)變能力較弱。因此醫(yī)院需實(shí)現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)的分離，并定期地檢查與服務(wù)器的連接情況，以保證內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全可靠。其四，需謹(jǐn)慎選擇相關(guān)的軟件供應(yīng)商。在實(shí)際的工作中，軟件程序的性能高低決定了數(shù)據(jù)運(yùn)算的效率與精度。與此同時(shí)，醫(yī)院也需定期對(duì)相應(yīng)軟件程序進(jìn)行更新與維護(hù)，避免其因感染病毒而導(dǎo)致的信息泄露。

三、結(jié)語

綜上所述，本文從提升工作效率、保證數(shù)據(jù)有效性、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通以及提升醫(yī)院競爭力這四個(gè)方面闡述了檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值，并結(jié)合了當(dāng)前的實(shí)際情況，對(duì)如何推行檔案信息化建設(shè)提出了自己的建議與策略。在我國，醫(yī)院中的檔案信息化建設(shè)仍處于起步階段，在其逐步推行的過程中必然會(huì)面臨困難與挑戰(zhàn)。但信息化的發(fā)展趨勢(shì)是不可改變的，各大醫(yī)院只有不斷地更新舊有模式，才能夠在開放的市場(chǎng)環(huán)境下取得更長遠(yuǎn)的發(fā)展。

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作者簡介：周曉峰（1984-），女，漢族，學(xué)歷：本科，福建閩侯人，福建中醫(yī)藥大學(xué)附屬第三人民醫(yī)院對(duì)外聯(lián)絡(luò)辦公室、綜合服務(wù)中心副主任，助理館員，研究方向：醫(yī)院檔案信息化管理。