辦公室檔案管理工作的信息化創(chuàng)新探索

柴曉潔

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展，各行各業(yè)都面臨著新的變革。就辦公室檔案管理工作來說，在信息時代背景之下，管理方式和管理技巧都需要進(jìn)一步的創(chuàng)新和優(yōu)化。信息化的檔案管理工作，既能很好的保證歷史文件不丟失，還能確保文件機(jī)密不被泄露，對于社會的安全穩(wěn)定具有重要意義。

關(guān)鍵詞：辦公室檔案管理;信息化;創(chuàng)新;變革

檔案管理工作已成為當(dāng)前社會管理工作的重要組成部分。在信息時代的背景下，現(xiàn)有的檔案管理制度已經(jīng)不再適用于瞬息萬變的社會環(huán)境。對此，積極進(jìn)行檔案管理制度的改革，探索新的檔案管理方案，已成為眾多專家和學(xué)者的主要工作。文章對檔案管理工作進(jìn)行了分析，找到其存在的一些問題，并提出了具體的解決策略，希望可以為相關(guān)企業(yè)的檔案管理工作提供借鑒。

一、辦公室檔案管理工作

1.檔案管理工作簡述。檔案管理也被稱作檔案工作，在實(shí)際工作中，不僅僅是對文件和檔案的儲存保管，更是根據(jù)檔案的基本性質(zhì)及其作用，而展開的一系列系統(tǒng)化的管理措施，并在合適的時機(jī)加以利用。檔案管理工作是我國檔案事業(yè)的重要組成部分，具有一定的政治性和服務(wù)價值。

檔案管理工作不像其他工作一樣會制造出一些物質(zhì)財(cái)富，檔案本身也并不由管理人員制造或者使用。檔案管理主要是對一些已經(jīng)形成的歷史文件進(jìn)行整理保存，具有一定的管理性，且融于各個管理系統(tǒng)之中，在社會工作中具有重要意義。

2.信息化檔案管理工作的特征。首先，檔案的管理工作并不是隨意為之，而是有嚴(yán)格的法律和政策規(guī)定的，管理工作的開展必須遵循相關(guān)規(guī)定，從而確保信息的有效性。其次，在信息化的背景之下，檔案管理已經(jīng)逐步由傳統(tǒng)的實(shí)物文件存檔管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游臋n，不易損壞，保存時間更久。此外，信息化的檔案管理工作合理地應(yīng)用了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，有效提高了管理工作質(zhì)量和工作效率，對于社會發(fā)展具有積極意義。

3.檔案信息化管理工作的主要任務(wù)。在信息時代的背景下，檔案管理工作主要是利用信息化的技術(shù)手段，管理檔案的信息資源，在應(yīng)用過程中，簡化查找過程，提高工作效率。信息化技術(shù)既是檔案管理過程中的一種技術(shù)手段，也是管理檔案的一種重要載體。

二、檔案信息化管理的內(nèi)容

1.完善管理設(shè)施的建設(shè)。信息化檔案管理的主要工具是計(jì)算機(jī)，因此計(jì)算機(jī)軟件、硬件性能的好壞對于管理工作的開展具有重要意義。所以，開展檔案管理工作必須首先確保管理設(shè)備的安全性和穩(wěn)定性，通過設(shè)備安全來確保信息安全。檔案管理的目標(biāo)是建立一個統(tǒng)一的管理平臺，將檔案合理劃分，設(shè)立多層保護(hù)機(jī)制，為檔案的信息化管理工作提供保障。

2.建立管理標(biāo)準(zhǔn)。檔案管理工作具有嚴(yán)格的制度規(guī)范和法律保護(hù)。因此，在開展檔案管理工作時，需要結(jié)合我國國情和單位的檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行管理標(biāo)準(zhǔn)的建立。檔案管理工作必須基于實(shí)際工作情況開展，決不能與現(xiàn)實(shí)脫節(jié)，需要經(jīng)過仔細(xì)調(diào)研和反復(fù)摸索，進(jìn)而確立一種符合企業(yè)單位現(xiàn)狀的管理規(guī)范。

3.信息資源管理。檔案管理就是對檔案中信息資源的管理，因此檔案管理的內(nèi)容需要和單位內(nèi)部的信息資源庫、公共檔案信息資源、數(shù)字檔案等相統(tǒng)一，從而實(shí)現(xiàn)對檔案信息資源的管理和建設(shè)。

4.管理系統(tǒng)的建設(shè)。檔案管理工作的有效開展，需要一定的平臺和技術(shù)支撐。所以，在檔案管理工作的開展中，相關(guān)人員應(yīng)結(jié)合單位發(fā)展現(xiàn)狀，建立合適的檔案管理系統(tǒng)，為管理工作提供良好的技術(shù)支撐。同時，管理系統(tǒng)的設(shè)置需要符合單位的實(shí)際情況，所應(yīng)用的軟件設(shè)備也要盡可能的產(chǎn)品化和通用化。

5.管理人員的培養(yǎng)。檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)對于檔案管理工作的開展具有重要意義。所以，相關(guān)單位一定要積極的進(jìn)行檔案管理人才的培養(yǎng)，積極的對其進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并及時的更新和補(bǔ)充管理人員的技術(shù)信息，確保他們具備良好的計(jì)算機(jī)知識，保障管理工作的高效開展。

三、辦公室檔案管理工作面臨的問題

1.管理理念的問題。受到傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，檔案管理工作一般只重視檔案的存儲而忽視了檔案的應(yīng)用。實(shí)踐表明，在各個行業(yè)，檔案管理都對現(xiàn)實(shí)工作具有重要意義，尤其是在信息時代的背景之下，檔案信息量大，且具有很強(qiáng)的應(yīng)用價值，所以需要相關(guān)管理人員樹立服務(wù)意識，積極調(diào)整自己的觀念，確保檔案管理工作與時俱進(jìn)。

2.管理方案的問題。由于不同單位的工作、經(jīng)營現(xiàn)狀不同，所以檔案資源的類別、內(nèi)容等也有較大差異，在管理制度、權(quán)限、方案等方面都各具特點(diǎn)，所以很難擁有一個統(tǒng)一化的檔案管理和規(guī)劃方案。此外，檔案本身就具有不確定性，在發(fā)展中可能會出現(xiàn)各種變化和調(diào)整，所以難以在管理工作中實(shí)現(xiàn)一致，全國統(tǒng)一的檔案管理規(guī)劃方案的建設(shè)存在諸多問題。

3.管理方式的問題。檔案管理的方式過于落伍。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案信息的錄入一般是通過工作人員人工編輯錄入的，過程復(fù)雜，出錯率高，且工作量巨大，不能及時對相關(guān)檔案信息歸檔。此外，在這種管理模式之下，檔案信息的檢索效率和準(zhǔn)確性都比較低，不能很好的發(fā)揮檔案資源的作用，還浪費(fèi)了大量的人力物力資源。

4.管理隊(duì)伍的問題。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，管理人員對于計(jì)算機(jī)的了解不多，僅僅掌握信息錄入的有關(guān)知識，對于檔案管理工作了解不足，相關(guān)的管理知識也不能有效掌握。所以，在信息化背景之下，需要加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，積極的對檔案管理人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，幫助其了解電腦的軟件、硬件知識，提升他們的計(jì)算機(jī)操作水平，從而培養(yǎng)出具有較高專業(yè)素質(zhì)和操作能力的檔案管理人員。

四、信息化背景之下檔案管理工作的開展

1.創(chuàng)新優(yōu)化服務(wù)。由于傳統(tǒng)的檔案管理方式過于落后，手工編輯存檔速度慢，準(zhǔn)確性差，為檔案的應(yīng)用帶來諸多問題。若想對有關(guān)信息進(jìn)行應(yīng)用，需要專人去檔案存儲處進(jìn)行查詢，不僅耗費(fèi)了大量的人力、物力資源，工作效率還低。因此，為解決這一問題，需要相關(guān)技術(shù)人員積極地進(jìn)行軟件的開發(fā)，建立統(tǒng)一的檔案管理平臺，設(shè)置登陸賬號，所有部門都可以通過賬號密碼或者驗(yàn)證信息等方式登陸平臺進(jìn)行檔案資料的查詢。但是每個部門都只可以查詢本部門的檔案信息，確保信息的保密性。

2.創(chuàng)新檔案管理系統(tǒng)。在信息化的背景之下，對辦公室檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，需要完善檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，結(jié)合當(dāng)代的信息技術(shù)，對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行科學(xué)化的創(chuàng)新。具體的工作內(nèi)容包括：⑴積極地對已經(jīng)錄入完畢的檔案進(jìn)行重新編排，對于原有檔案中較為繁瑣的環(huán)節(jié)進(jìn)行簡化。⑵應(yīng)用信息化手段，創(chuàng)新檔案管理制度，促進(jìn)檔案管理工作效率的提升，同時確保檔案管理信息的準(zhǔn)確性。⑶完善管理系統(tǒng)，將檔案進(jìn)行分類管理，實(shí)體文本類檔案需要及時準(zhǔn)確錄入，同時將文本合理保存，電子類檔案進(jìn)行分類歸檔管理。

3.培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員。檔案管理工作需要專業(yè)的人員來完成，因此，在完成管理系統(tǒng)的創(chuàng)新之后，需要培養(yǎng)特定的人員來進(jìn)行系統(tǒng)的管理和操作。專業(yè)人員的培養(yǎng)主要分為兩點(diǎn)：一是技術(shù)的培養(yǎng)，要求檔案管理人員對檔案管理工作的內(nèi)容和檔案管理系統(tǒng)的操作方法具有充分的了解，只有這樣，才能更好的將創(chuàng)新后的檔案管理系統(tǒng)的優(yōu)勢表現(xiàn)出來。所以相關(guān)單位應(yīng)積極的展開管理人員的技術(shù)培訓(xùn)工作，聘請系統(tǒng)創(chuàng)新開發(fā)人員進(jìn)行新系統(tǒng)內(nèi)容和操作方法的介紹，幫助工作人員更好的了解檔案管理系統(tǒng)，進(jìn)而提升檔案管理的工作效率。二是思想的轉(zhuǎn)變，在新的時代背景之下，要求檔案管理人員的思想也能與時俱進(jìn)，積極主動地學(xué)習(xí)新知識，具有創(chuàng)新意識和創(chuàng)新精神，領(lǐng)會到檔案管理工作的實(shí)用價值和重要性，從而更好開展工作，提供更為優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。

4.完善檔案精選系統(tǒng)。在實(shí)際工作過程中，檔案文件需要經(jīng)過起草、簽發(fā)和催辦，在以上過程全部完成以后，再進(jìn)行歸檔工作。整個過程都是通過計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的，無論是原始的申請文件，還是后面的審批文件，都具有電子形式的文檔，在進(jìn)行檔案管理工作時，一定要將原始的電子文件良好保存，在后期的核查和調(diào)用過程中才能更為方便準(zhǔn)確。隨著工作的不斷開展，會發(fā)現(xiàn)類似電子形式的檔案越來越多，這些檔案文件均以磁盤為載體，在保存和使用過程中都能更為便捷。因此，為了加強(qiáng)電子檔案的系統(tǒng)化管理，促進(jìn)檔案信息的真實(shí)性和實(shí)用性，在進(jìn)行檔案保存工作之前要先進(jìn)行檔案的精選，找到實(shí)用性價值較強(qiáng)的檔案加以科學(xué)管理，進(jìn)而為用戶提供更加便捷的服務(wù)。

5.加強(qiáng)檔案的保密工作。信息的發(fā)展為檔案管理工作帶來了諸多好處，但是也造成了許多隱患。在檔案管理工作中，檔案材料都在計(jì)算機(jī)中保存，如果計(jì)算機(jī)硬件或軟件發(fā)生故障或者被人為破壞，就會造成檔案資料的丟失。此外，病毒的入侵或植入，也會造成檔案信息的泄露，為企業(yè)單位帶來嚴(yán)重的損失。對此，就需要工作人員積極的進(jìn)行檔案資料的備份，可以采用云端存儲的方式，為檔案管理提供雙重保障。同時，通過對相應(yīng)的存儲設(shè)備進(jìn)行定期的檢查，禁止用工作電腦瀏覽其他網(wǎng)頁，為電腦設(shè)立防火墻等方式加強(qiáng)檔案安全管理，防止病毒的入侵，確保檔案安全。

綜上所述，在信息時代的背景之下，檔案管理工作已成為社會管理系統(tǒng)中的重要組成部分。積極地對檔案管理工作進(jìn)行改革，通過檔案管理系統(tǒng)的完善、檔案管理服務(wù)的優(yōu)化、專業(yè)人員的培訓(xùn)等方式全面的加強(qiáng)各單位的檔案管理工作。促進(jìn)檔案信息的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，管理人員的專業(yè)化、管理體系的完善化，三方面共同發(fā)展，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的全面升級和優(yōu)化。讓檔案信息資源更好的服務(wù)社會。

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