高校圖書館過刊資源合作儲存管理

摘 要：過刊是圖書館館藏資源不可缺的一部分。雖然是過期刊物，但仍不失其文獻(xiàn)資料的歷史性和學(xué)術(shù)科研的參考價值，雖然不如電子期刊那樣利用便捷，但仍倍受廣大讀者的青睞。然而目前過刊的儲藏和管理利用，卻存在一些難以解決的問題。只有設(shè)立過刊資源的合作儲存機(jī)構(gòu)，制定可行性的管理制度，進(jìn)行科學(xué)有效的管理，才能充分發(fā)揮過刊文獻(xiàn)“藏與用”的功能。

關(guān)鍵詞：合作儲存;科學(xué)管理;過刊;圖書館

期刊是高校圖書館館藏資源的重要組成部分，是科研人員關(guān)注的重點(diǎn)。雖然電子期刊是一種非常好的媒體表現(xiàn)形式，是一種很享受的閱讀方式，但讀者要從網(wǎng)絡(luò)上搜索到全文，還需要基本滯后于紙質(zhì)期刊3-5個月的時間。所以，不論是現(xiàn)刊還是過刊的紙質(zhì)期刊藏館，依然是高校圖書館的科研聚集地，是提供文獻(xiàn)資源服務(wù)的重要場所?，F(xiàn)刊是過刊在時間上的延續(xù)，過刊是相對于現(xiàn)刊而言的，并不意味著其所承載的文獻(xiàn)信息知識失去科研參考、借鑒價值，也不等于知識的老化，失去保存的意義，特別是一些具有科技含量高的專業(yè)性強(qiáng)（包括文史類）的過期刊物，仍倍受廣大讀者的青睞。隨著時間的推移，過刊的種類和數(shù)量與日俱增，導(dǎo)致存儲空間嚴(yán)重不足、管理不善、流通不暢、人財浪費(fèi)等現(xiàn)象。這就需要我們對圖書館過刊進(jìn)行科學(xué)管理，才能收到事半功倍的效果。

一、合作儲存是過刊科學(xué)管理的必然歸宿

何謂合作儲存？早在2007年，英格蘭高等教育理事會（HEFCE）就啟動了英國研究資源集中保存項目（UKRR），由大英圖書館和多所高校圖書館共同協(xié)調(diào)合作建設(shè)。主要是合作儲存有科研價值且值得保存的過期刊物或過期文獻(xiàn)。因為過刊能夠展現(xiàn)某一學(xué)科的發(fā)展歷史，反映科學(xué)的系統(tǒng)性和完整性，真正體現(xiàn)期刊的學(xué)術(shù)價值，并且隨著時間的流逝而顯得更加珍貴。因此， 如何對過刊妥善保存、科學(xué)管理和充分利用就成為當(dāng)務(wù)之急的問題。目前，全國各高等院校過刊的藏與用現(xiàn)狀，不容樂觀。一是隨著時間的流逝， 過期期刊已普遍成為高校圖書館館藏構(gòu)成的重要部分，內(nèi)容豐富，數(shù)量龐大，并且會積累的越來越多，必然造成堆積滿架的現(xiàn)象。二是過刊的裝訂加工、分類編目、流通管理、保存等環(huán)節(jié)依舊耗費(fèi)大量的人力、物力、財力。三是所訂購的過刊內(nèi)容大同小異的太多（如健康養(yǎng)生類期刊）。這樣，不僅造成管理壓力大，資源浪費(fèi)，而且直接影響過刊的利用率。針對這些情況， 如果在某一系統(tǒng)或者某一地域范圍內(nèi)進(jìn)行考察， 該問題的嚴(yán)重性就會更加突出，幾乎每一所圖書館中都收藏有大量的同類乃至同名期刊 。因此，進(jìn)行統(tǒng)一科學(xué)管理，優(yōu)化館藏過刊資源結(jié)構(gòu)，補(bǔ)充短缺，剔廢納新，整合資源是大勢所趨。這方面，可以學(xué)習(xí)借鑒國內(nèi)外的先進(jìn)經(jīng)驗，創(chuàng)新管理服務(wù)方式方法，以需求為向?qū)?，提升讀者的獲得感和滿意度。

二、合作儲存過刊管理機(jī)構(gòu)運(yùn)行機(jī)制的設(shè)立

1.設(shè)立過刊合作儲存的管理機(jī)構(gòu)，制定具體的管理制度

合作儲存過刊管理，是圖書館建設(shè)的一項長遠(yuǎn)工程。需要當(dāng)?shù)卣枰越?jīng)濟(jì)支持，統(tǒng)一設(shè)立專門的管理機(jī)構(gòu)，綜合協(xié)調(diào)，全局規(guī)劃，包括館舍的選址，建筑及空間結(jié)構(gòu)的設(shè)計布局，室內(nèi)環(huán)境的布置以及讀者存取設(shè)備的購置。在建庫前必須設(shè)立合作儲存過刊的管理機(jī)構(gòu)，確定管理員人數(shù)及其具體工作任務(wù)，各成員館簽署詳細(xì)的書面協(xié)議;明確規(guī)定各成員館應(yīng)盡的各項義務(wù)和職責(zé)，包括各成員館隨刊遞交財產(chǎn)明細(xì)、注明財產(chǎn)歸屬等細(xì)節(jié)問題。只有合理地解決過刊所有權(quán)的歸屬問題，才能促使成員館的合作加入。設(shè)立期刊合作儲存庫，是過刊儲存的有效途徑，也是共建共享期刊信息資源的最高階段形式。

2.設(shè)立合作儲存過刊的運(yùn)行機(jī)制

為了吸引合作成員館積極地參與儲存庫建設(shè)， 應(yīng)根據(jù)各種不同的情況，合理、經(jīng)濟(jì)地建立多種模式的合作儲存機(jī)制?？梢允羌惺絻Υ妫磳⒏黟^需要永久保存的過刊存放在同一個地方;也可以是分散式儲存，即把過刊按學(xué)科門類分別存放于多處。根據(jù)自愿的原則，可以參加聯(lián)盟形式的集中合作儲存，也可以參加跨系統(tǒng)和跨區(qū)域的分散合作儲存。對于部分貴重的期刊可以采用協(xié)議的形式，保護(hù)權(quán)屬者的利益，此外也可以通過寄存的方式存放在合作儲存庫中。為了收藏最完整、最全面的期刊資源，要求各合作館無私地把需要剔除的或調(diào)整的期刊進(jìn)行網(wǎng)上公布，以便儲存館或成員館通過信息交流搜集填補(bǔ)本館中的缺藏期刊。不論是那種方式的儲存，都要遵循合作儲存館的規(guī)章制度，各負(fù)其責(zé)，實現(xiàn)區(qū)域聯(lián)盟內(nèi)過刊低利用率的資源共享。

3.聚合過刊資源的收藏辦法

合作儲存前，各成員館在儲存館的統(tǒng)一管理指導(dǎo)下，首先，要制定切實可行的移送方案，界定過刊合理保存的種類、年限（是否連續(xù)），然后進(jìn)行篩選、鑒定、分析：一查是否具有歷史文獻(xiàn)保存價值，二查是否具有學(xué)術(shù)研究參考價值，三查歷年來本期刊的利用情況（借閱頻次）等。其次，根據(jù)期刊的不同特點(diǎn)和性質(zhì)，規(guī)定保存的年限。對失去保存價值的、超過規(guī)定保存年限的期刊及時予以剔除。最后，核對登記，建立過刊儲存的目錄數(shù)據(jù)庫乃至全文數(shù)據(jù)庫。

三、合作儲存過刊管理的具體措施

期刊屬于連續(xù)性出版物，具有時間的連續(xù)性，文獻(xiàn)的完整性，信息的時效性。如果過刊管理措施不力，大量過刊將成為廢品，就會直接造成較大的經(jīng)濟(jì)損失。

1.合作儲存的過刊，需要科學(xué)整理

鑒于期刊出版的連續(xù)性，新刊要上架，舊刊要下架。我館過刊是按半年下架一次，全年先按分類下架，再依時間的順序整理打捆。然后，由當(dāng)?shù)赜∷S負(fù)責(zé)封皮裁剪、裝訂、署刊名及期、卷號或年、月。整序時發(fā)現(xiàn)未到的聯(lián)系商家催到，借出未還的催還，遺失的想法補(bǔ)齊，努力做到收集完整。若確實補(bǔ)不齊的，需在書脊處注明。

整順的過刊裝訂成冊后，須署上其對應(yīng)的刊名、日期、卷的起止號，以便于讀者查找。對不同版類的同名期刊，二者都需寫上。如，某大學(xué)學(xué)報分社會科學(xué)版和自然科學(xué)版，就要分開裝訂，除寫總刊名外，還要各寫其分冊名。又如，《英語廣場》和《英語廣場·美文》，如果不對美文版加以區(qū)別的話，就容易混為一體。如果是更改名稱的期刊，必須照其新名稱進(jìn)行裝訂，緊隨原刊之后上架。書脊上刊名的字體、字號大小要一致，刊名、刊號要與實體相對應(yīng)。裝訂的厚度應(yīng)該在4cm-6cm之間。另外，在整理某期刊的增刊和特刊時，要放在該期的最后面;年增刊一定要放在該年度最后一期的后面等。

2.合作儲存的過刊，需要科學(xué)分類和標(biāo)準(zhǔn)化著錄

過刊合訂成冊工作結(jié)束后，就要對這些合訂本期刊進(jìn)行分類、編目，篩選之后移交至儲存庫中保存。此項工作是過刊科學(xué)管理的一個重要環(huán)節(jié)，也是實現(xiàn)過刊文獻(xiàn)信息化、網(wǎng)絡(luò)化的前提。要嚴(yán)格按照《中國圖書館分類法期刊分類表》進(jìn)行科學(xué)分類;依據(jù)《新版中國機(jī)讀目錄格式使用手冊》即CNMARC著錄格式，參照《連續(xù)出版物著錄規(guī)則》進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化編目。期刊分類時，要注意掌握分類的粗細(xì)，專業(yè)類期刊細(xì)分，非專業(yè)類期刊粗分的原則;編目時，對副刊、特刊、增刊或停刊皆要說明。對變更后的題名，著錄時要重新建立書目記錄。

3.合作儲存的過刊，也需要有序排列上架

要提高吸引讀者率、讀者滿意度、文獻(xiàn)利用率，排序上架是關(guān)鍵。過刊是否科學(xué)、合理排架，會直接影響到讀者能否準(zhǔn)確、快捷地找到自己所需的文獻(xiàn)資料。現(xiàn)階段，我校圖書館過刊是按照連續(xù)出版物的分類法類號排序的，同類同名下再按年代、卷次等順序排列。對變更刊名后的期刊歸同類，仍按原辦法排序。按時間先后排列，能彰顯期刊收藏的連續(xù)性和完整性。其實，任何排架方法都有其優(yōu)點(diǎn)和不足之處。到目前為止，我國還沒有統(tǒng)一的排架標(biāo)準(zhǔn)，好的排架方法都是理論和實踐相結(jié)合的產(chǎn)物。所以，我們不僅要在理論上要探索排架的新理念，同時，也要通過實踐不斷完善和提高。只有這樣，才能使過刊排架更合理、更科學(xué)，從而更好地為服務(wù)于讀者。

4.合作儲存的過刊，需要合理流通，服務(wù)讀者

黨的十九大明確指出了中國特色社會主義已經(jīng)進(jìn)入新時代的關(guān)鍵期，經(jīng)濟(jì)發(fā)展突飛猛進(jìn)，文化事業(yè)繁榮昌盛，網(wǎng)絡(luò)信息化日新月異。高校圖書館要沖破傳統(tǒng)藏書模式，明確認(rèn)識，合理組織，開辟服務(wù)工作新領(lǐng)域，保證過刊對外開放，我館部分文獻(xiàn)已面向全市公民提供服務(wù)。要深入挖掘過刊文獻(xiàn)的潛在效益，藏以致用，為廣大讀者提供更加豐富的精神食糧，為地域經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供有參考、有研究的文獻(xiàn)資料價值，提升全民的文化素質(zhì)。

目前我國大多數(shù)圖書館對過刊的服務(wù)模式，還是就館閱覽，書籍期刊不外借或部分外借。對外借的過刊限制時間、冊數(shù)等。我校圖書館實行的是開架就室閱覽，若要取其內(nèi)容，館內(nèi)提供復(fù)印服務(wù)，費(fèi)用自理。這些都是傳統(tǒng)的服務(wù)管理模式，正在由過刊資源書目數(shù)據(jù)庫向過刊全文數(shù)據(jù)庫自動化管理服務(wù)模式轉(zhuǎn)變。合作儲存的過刊也不例外，最終也要實現(xiàn)自動化管理模式。

總之，對于高校過刊管理，合作儲存是過刊保存的發(fā)展趨勢。我們不僅要考慮如何藏，更重要的是怎樣用。要達(dá)到事半功倍的效果，人盡其才，物盡其用，妥善保存，科學(xué)管理，提升服務(wù)質(zhì)量水平，滿足高校乃至社會廣大讀者的要求，才是高校圖書館職責(zé)的終極目的。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳靜珍.期刊編目工作分析[J].晉圖學(xué)刊，2009.

[2]洪湛.論信息時代過刊資源的管理與利用[J].現(xiàn)代情報，2004.

[3]刑建學(xué).圖書館過刊資源的管理與開發(fā)利用[J].圖書館論壇，2010.

作者簡介：賈丙香（1972—），女，山東曲阜人。運(yùn)城學(xué)院圖書館助理館員。