論高校檔案管理的現(xiàn)代化

徐凡媛 徐曉云

摘 要：隨著新時(shí)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，加快高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)是高校不能回避的問(wèn)題，要提升高校軟實(shí)力、綜合競(jìng)爭(zhēng)力，檔案管理革新必須提上高校工作日程。本文將從進(jìn)行檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的必要性以及當(dāng)前高校檔案管理存在的問(wèn)題出發(fā)，探討如何實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化，并且在此基礎(chǔ)之上，對(duì)于繼續(xù)建設(shè)高校檔案管理現(xiàn)代化提出了自己的些許建議，望能推動(dòng)檔案管理事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;現(xiàn)代化;檔案管理現(xiàn)代化

一、高校檔案管理現(xiàn)代化的必要性

隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的高校檔案管理模式已暴露出一些新問(wèn)題，如工作內(nèi)容復(fù)雜、收集周期長(zhǎng)、檢索速度慢、文件不易保存、占用空間過(guò)大以及紙質(zhì)極易破損等問(wèn)題逐漸顯現(xiàn)。隨著計(jì)算機(jī)和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和廣泛應(yīng)用，高校檔案管理的現(xiàn)代化變革勢(shì)在必行。

1.社會(huì)發(fā)展的必然選擇。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，綜合國(guó)力的顯著提升，我國(guó)高校的檔案事業(yè)也取得了重大進(jìn)步。高校檔案作為高校重要的信息來(lái)源，其價(jià)值地位越來(lái)越被社會(huì)各界所承認(rèn)，服務(wù)領(lǐng)域也不再僅僅局限于高校內(nèi)部。因此，在信息需求不斷增多的情況下，高校檔案管理部門就必須開(kāi)展現(xiàn)代化建設(shè)，對(duì)高校檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)整理與分類，為社會(huì)的發(fā)展提供更有價(jià)值的信息資源。

2.高校發(fā)展的必然趨勢(shì)。近年來(lái)，高校招生規(guī)模越來(lái)越大，發(fā)展速度越來(lái)越快，學(xué)校的活動(dòng)、會(huì)議、科研項(xiàng)目、日常工作量激增，導(dǎo)致高校檔案數(shù)量增多、內(nèi)容日趨復(fù)雜。信息量的不斷增加，導(dǎo)致一直以來(lái)傳統(tǒng)的高校檔案管理的工作模式不能適應(yīng)當(dāng)前檔案管理的需要，由此也導(dǎo)致了一系列的問(wèn)題：信息檢索率低、設(shè)施老化、檢索資源不足等。這些問(wèn)題都導(dǎo)致高校在日趨激烈的競(jìng)爭(zhēng)中日漸落后。因此，加快高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，做好各項(xiàng)檔案的整理與分析，提高高校軟實(shí)力已經(jīng)成為不能被忽視的關(guān)鍵問(wèn)題。

3.自身發(fā)展的根本要求。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，計(jì)算機(jī)等高新科技在社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域中廣泛應(yīng)用，辦公自動(dòng)化和無(wú)紙化辦公已經(jīng)成為發(fā)展趨勢(shì)，辦公自動(dòng)化迫切需要檔案管理工作自動(dòng)化，提高工作效率。因此，檔案工作必須適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新形勢(shì)和新要求，進(jìn)而推動(dòng)檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

二、當(dāng)前高校檔案管理中存在的問(wèn)題

1.檔案管理現(xiàn)代化觀念落后。目前，高校檔案管理人員的落后思想觀念主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：首先，部分高校檔案管理人員缺乏現(xiàn)代化意識(shí)，認(rèn)為不需要開(kāi)展檔案管理的現(xiàn)代化。主要原因是工作人員在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，工作經(jīng)驗(yàn)比較豐富，工作成績(jī)斐然，因此對(duì)于現(xiàn)代化的檔案管理模式難以接受，不免產(chǎn)生抵觸情緒，認(rèn)為檔案資料只要能夠收集齊全，能夠充分記錄學(xué)校的重大事件就足夠了，沒(méi)有必要改變傳統(tǒng)的檔案管理方法。其次，一些高校檔案管理人員認(rèn)為，檔案管理現(xiàn)代化就是購(gòu)買現(xiàn)代化管理設(shè)備，如計(jì)算機(jī)、自動(dòng)裝訂機(jī)、現(xiàn)代檔案管理操作系統(tǒng)等， 而且在相關(guān)檔案管理設(shè)備的使用過(guò)程中，由于對(duì)相關(guān)工作人員的工作培訓(xùn)不到位，操作人員工作素質(zhì)不高，導(dǎo)致現(xiàn)代化設(shè)備閑置。隨著檔案管理技術(shù)的不斷創(chuàng)新和相關(guān)知識(shí)領(lǐng)域的不斷擴(kuò)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作，再加上高校檔案管理部門工作人員檔案意識(shí)和工作技能的落后，導(dǎo)致檔案現(xiàn)代化難以開(kāi)展，難以真正的發(fā)揮出檔案的價(jià)值。

2.檔案標(biāo)準(zhǔn)化程度相對(duì)較低。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化是高校檔案管理現(xiàn)代化的重要內(nèi)容。但是檔案管理其自身的復(fù)雜性，使得進(jìn)行檔案管理體系建設(shè)頗具難度，且由于歷史原因，我國(guó)的檔案管理事業(yè)是以分散管理為原則，各單位自主管理、自給自足，在檔案管理過(guò)程中，不同單位根據(jù)自己的實(shí)際情況，選擇軟硬件設(shè)施，管理設(shè)備各式各樣，管理水平參差不齊。目前適用的檔案管理系統(tǒng)并沒(méi)有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，因此就出現(xiàn)了管理設(shè)備功能單一化、檔案數(shù)據(jù)不完善，檔案共享力弱等問(wèn)題。檔案管理缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，造成檔案管理事業(yè)發(fā)展是盲目的，是完全不可控的，因此導(dǎo)致了檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)進(jìn)程緩慢，難以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源共享的困境。

3.缺乏高級(jí)管理人員。現(xiàn)代高校檔案管理人員一般可以分為行政人員、專業(yè)技術(shù)人員和高級(jí)管理專業(yè)人員三個(gè)層次。高級(jí)管理專業(yè)人員一般具有比較好的政治理論能力，較好的文化水平和專業(yè)的技術(shù)能力，對(duì)于檔案管理事務(wù)能夠妥善處理，較好的組織協(xié)調(diào)檔案管理部門的日常工作，制定工作計(jì)劃，有能力在檔案管理專業(yè)從事學(xué)術(shù)研究。當(dāng)前高校檔案工作無(wú)紙化和網(wǎng)絡(luò)化需要，對(duì)工作人員的工作素質(zhì)的要求越來(lái)越高，但目前在高校中能夠從事檔案管理事務(wù)的工作人員學(xué)歷水平不高，缺少真正能夠從事檔案管理研究的高級(jí)檔案管理專業(yè)人才，特別是那些能夠同時(shí)兼顧檔案管理現(xiàn)代化的前沿科技與行政管理、理論研究的專業(yè)人員。這就導(dǎo)致了高校檔案管理工作在現(xiàn)階段難以直接與時(shí)代接軌，無(wú)法引進(jìn)最新科學(xué)技術(shù)，及時(shí)解決當(dāng)前檔案管理工作遇到的難題，毫無(wú)疑問(wèn)，這是制約高校檔案管理事業(yè)向現(xiàn)代化水平快速發(fā)展的重要原因之一。

4.檔案管理資金投入不足?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)是發(fā)展高校檔案管理現(xiàn)代化的必然保障?，F(xiàn)代科技的高速發(fā)展為實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理提供了技術(shù)保障，但是開(kāi)展現(xiàn)代化管理，引進(jìn)高新科技需要大量的資金支持。高校檔案管理事業(yè)長(zhǎng)時(shí)間發(fā)展緩慢，一部分原因在于高校對(duì)于檔案管理工作的重視度不高以及投入不足。許多高校的主管人員認(rèn)為檔案管理對(duì)于高校的發(fā)展不是很重要，導(dǎo)致資金投入不足，檔案部門對(duì)于現(xiàn)代化建設(shè)有心無(wú)力，尤其是一些地方院校，缺乏足夠的教育資金投入，檔案管理事業(yè)的發(fā)展更是難上加難。一些院校的檔案管理場(chǎng)所建設(shè)陳舊，基礎(chǔ)設(shè)施不齊全，更無(wú)從談起安保措施，諸如檔案自動(dòng)化管理、數(shù)字化建設(shè)更是聞所未聞，所以加大對(duì)高校檔案管理部門的資金投入，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，才能使檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)不會(huì)成為一句空話。

三、繼續(xù)建設(shè)高校檔案管理現(xiàn)代化的建議

高校檔案管理現(xiàn)代化是當(dāng)前檔案管理事業(yè)發(fā)展創(chuàng)新的必然趨勢(shì)，在現(xiàn)有高校檔案管理工作的基礎(chǔ)上，繼續(xù)進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理建設(shè)，首先要革新高校檔案管理工作人員的思想觀念，增強(qiáng)理論知識(shí)的學(xué)習(xí)，樹(shù)立先進(jìn)的檔案管理思想;完善檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè);注重對(duì)檔案管理人才的培養(yǎng)，注重新時(shí)期的隊(duì)伍建設(shè);同時(shí)，高校要加大對(duì)檔案管理事業(yè)的投入力度，促使高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的穩(wěn)步前進(jìn)。

1.革新高校檔案管理觀念。管理觀念的現(xiàn)代化是檔案管理現(xiàn)代化的靈魂。檔案管理觀念不能與時(shí)俱進(jìn)，即使擁有了先進(jìn)的檔案管理科技，高檔的檔案管理設(shè)備，仍然還是會(huì)陷入檔案管理觀念落后與技術(shù)設(shè)備先進(jìn)的矛盾之中，檔案管理現(xiàn)代化也只會(huì)淪為形式，變成宣傳性的口號(hào)。高校檔案管理觀念的革新，一是使高校檔案管理工作人員從以往陳舊、落后的工作模式中脫離出來(lái)，向現(xiàn)代化的管理模式轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)被動(dòng)型向主動(dòng)型管理模式的轉(zhuǎn)變;二是通過(guò)加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，使高校檔案管理工作人員順應(yīng)歷史潮流，充分認(rèn)識(shí)到檔案管理現(xiàn)代化的新特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而探索出符合高校檔案管理現(xiàn)代化的新模式。三是要將新的現(xiàn)代化理論運(yùn)用到高校檔案管理工作的實(shí)踐當(dāng)中，實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，只有群策群力，開(kāi)拓創(chuàng)新，不斷的總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，才能在改革中完善和提高高校檔案管理水平，才能推動(dòng)高校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

2.加強(qiáng)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的強(qiáng)有力保證。標(biāo)準(zhǔn)化是信息化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的前提條件。因此，這就需要相關(guān)主管部門盡早出臺(tái)統(tǒng)一、可行的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理能夠自上而下，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)推行，加強(qiáng)不同單位之間溝通互動(dòng)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)資源共享，為高校建設(shè)檔案管理現(xiàn)代化創(chuàng)造條件。

3.加快檔案隊(duì)伍建設(shè)。人才是第一資源，是保證檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的關(guān)鍵要素。要想充分實(shí)現(xiàn)高校檔案管理現(xiàn)代化，除了配備先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備以及相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施之外，沒(méi)有能夠?qū)嶋H操作、運(yùn)用的專業(yè)人才也是無(wú)濟(jì)于事。這就要求從事檔案管理事業(yè)的工作人員，不僅要具備良好的思想道德素養(yǎng)，扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，基本的職業(yè)道德，而且要有熟悉信息化技術(shù)并能熟練運(yùn)用的能力。加快檔案隊(duì)伍建設(shè)一方面是積極引進(jìn)具備檔案管理專業(yè)知識(shí)、專業(yè)技能、專業(yè)技術(shù)的復(fù)合型人才，另一方面是加強(qiáng)對(duì)在職檔案工作人員的繼續(xù)教育和專業(yè)培訓(xùn)，不斷與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，豐富各項(xiàng)專業(yè)技能。因此，抓緊建立一支能夠進(jìn)行高校檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的專業(yè)人才隊(duì)伍，積極的應(yīng)對(duì)信息技術(shù)對(duì)檔案工作提出的挑戰(zhàn)。

4.加大檔案管理投入力度。高校檔案管理投入不足是制約高校檔案管理現(xiàn)代化的重要因素，因此必須加大對(duì)檔案管理的投入力度。第一，高校應(yīng)加大對(duì)檔案管理的支持力度，密切關(guān)注檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)，不僅要加強(qiáng)資金支持，更要注重人才培養(yǎng)，把檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)列入高校工作計(jì)劃中。第二，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是主管檔案工作的人員，要端正檔案管理現(xiàn)代化的態(tài)度，及時(shí)了解檔案部門的具體情況，聽(tīng)取工作人員的工作匯報(bào)，及時(shí)解決檔案管理工作中的困難和問(wèn)題，做好組織協(xié)調(diào)工作，促進(jìn)高校檔案管理部門進(jìn)行現(xiàn)代化建設(shè)。第三，高校應(yīng)當(dāng)注重檔案管理工作的對(duì)外交流與合作，避免閉門造車，共同營(yíng)造良好的行業(yè)氛圍，互幫互助，優(yōu)劣互補(bǔ)，彌補(bǔ)檔案現(xiàn)代化管理上的差異，推動(dòng)高校檔案管理現(xiàn)代化的穩(wěn)步前進(jìn)。

總而言之，高校檔案管理現(xiàn)代化是現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的必然選擇，可以說(shuō)是檔案管理事業(yè)的一次重大革命。在日益重視教育的今天，高校發(fā)揮的作用越來(lái)越突出，高校檔案管理也關(guān)系著高校綜合實(shí)力建設(shè)。因此，只有積極的采用多元化的管理手段，與時(shí)俱進(jìn)，緊跟時(shí)代步伐，才能夠更好的服務(wù)于社會(huì)，服務(wù)于經(jīng)濟(jì)，服務(wù)于我國(guó)建設(shè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義的偉大事業(yè)。

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