子集團(tuán)架構(gòu)下檔案管理模式的研究

摘 要：隨著現(xiàn)代企業(yè)集團(tuán)的發(fā)展，子集團(tuán)承上啟下的戰(zhàn)略性地位越發(fā)凸顯，本文從實(shí)踐出發(fā)，探索子集團(tuán)構(gòu)架下的檔案管理模式，研究了子集團(tuán)與母集團(tuán)在檔案管理方面的異同點(diǎn)，提出了子集團(tuán)架構(gòu)下檔案管理模式的構(gòu)建方法。

關(guān)鍵詞：子集團(tuán);檔案管理

現(xiàn)代很多大型企業(yè)都走上了集團(tuán)化管理的道路，甚至普遍形成 “母-子-孫”三層級(jí)的組織架構(gòu)。子集團(tuán)的建立打破了企業(yè)單一的組織結(jié)構(gòu)形式，集團(tuán)公司和所屬成員都是獨(dú)立的法人，這就使得子集團(tuán)公司檔案管理部門由原來進(jìn)行單個(gè)企業(yè)的檔案管理，轉(zhuǎn)為一個(gè)具有一定檔案行政管理職能的部門，進(jìn)行多法人企業(yè)的檔案管理。在這種情況下，就要求檔案管理部門理清子集團(tuán)構(gòu)架下的管理要求、相關(guān)制度、基礎(chǔ)設(shè)施等建設(shè)需求，積極探索，建立符合新要求的檔案管理模式。

一、子集團(tuán)架構(gòu)下檔案管理工作的現(xiàn)狀

目前來看，對(duì)子集團(tuán)構(gòu)架下的檔案管理研究較少，在使用“子集團(tuán)”和“檔案”組合， 在CNKI中檢索僅能找到一篇文章，且內(nèi)容相關(guān)性不大。子集團(tuán)架構(gòu)下檔案管理與集團(tuán)化檔案管理并無本質(zhì)區(qū)別，差異不大，很多企業(yè)可以照搬，甚至很多企業(yè)的子集團(tuán)就是原來的大型分公司，在這種情況下，似乎沒有必要單獨(dú)研究子集團(tuán)架構(gòu)下的檔案管理工作。

但是在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)，子集團(tuán)的特殊地位和特殊體量又與母集團(tuán)公司存在相當(dāng)?shù)牟罹啵芾黼y度和細(xì)化程度也有所差距，從這一角度出發(fā)，結(jié)合子集團(tuán)建設(shè)實(shí)際，進(jìn)行了一定的探索研究，對(duì)實(shí)踐工作仍有一定的指導(dǎo)意義。

二、子集團(tuán)架構(gòu)下檔案管理工作的特點(diǎn)

1.組織結(jié)構(gòu)復(fù)雜，檔案整合管理難度加大。由于子集團(tuán)公司擁有或準(zhǔn)備建立一定數(shù)量的成員單位，這些單位都是獨(dú)立法人主體，具備獨(dú)立的法律地位，獨(dú)立核算、自負(fù)盈虧，使其在機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員任命上都有獨(dú)立自主權(quán)，可以獨(dú)立進(jìn)行檔案管理。但同時(shí)，成員單位往往又因產(chǎn)權(quán)聯(lián)系而與子集團(tuán)總部有實(shí)質(zhì)上的控制和被控制關(guān)系，子集團(tuán)對(duì)其檔案管理工作負(fù)有監(jiān)督職責(zé)，子集團(tuán)建設(shè)中也需要將成員單位的檔案管理統(tǒng)一考慮。如何整合，將是檔案管理工作的大難題。

2.子集團(tuán)及其成員單位的歸檔范圍不一致，軟硬件配置不一致，生產(chǎn)經(jīng)營管理內(nèi)容也有不同，由此產(chǎn)生的歸檔范圍、歸檔重點(diǎn)等均不一樣，給子集團(tuán)檔案工作的統(tǒng)籌管理帶來問題，管理難度大大提升。

3.集團(tuán)及其成員單位辦公地點(diǎn)分散，檔案管理人員分散。物理的隔離給檔案的統(tǒng)一管理和利用帶來了很大的不便，阻礙了檔案信息資源在子集團(tuán)內(nèi)部的有效交流。

三、與母集團(tuán)檔案管理工作上存在的不同

子集團(tuán)構(gòu)架下檔案管理工作有其自身的特點(diǎn)，特別是跟集團(tuán)化運(yùn)營模式下的檔案管理工作相比，子集團(tuán)架構(gòu)下的檔案管理工作有以下不同之處：

1.集團(tuán)公司的檔案種類繁多，內(nèi)容豐富，檔案來源多樣，甚至是跨地區(qū)、跨行業(yè)、跨部門分布，檔案整體數(shù)量多，種類大大豐富。

相比之下，子集團(tuán)的檔案類型普遍暫時(shí)不多，但未來發(fā)展?jié)摿Υ?，變?dòng)大，檔案管理工作的設(shè)置既要適應(yīng)當(dāng)前的管理現(xiàn)狀，又要為未來發(fā)展留夠余地。特別是子集團(tuán)內(nèi)未來新增企業(yè)多，要加強(qiáng)對(duì)新增企業(yè)的檔案管理控制。

2.管理架構(gòu)上存在很大的不同，子集團(tuán)檔案管理工作的復(fù)雜性相對(duì)降低。母集團(tuán)各分、子企業(yè)往往分布于不同地區(qū)，甚至所有制、經(jīng)營主業(yè)與性質(zhì)都有不同，各分、子企業(yè)自身狀況的不同都使得其檔案管理工作處于不同的水平，檔案管理方式和標(biāo)準(zhǔn)存在很大的差異，很多集團(tuán)公司往往采取多層次的管理方式，分級(jí)、分層進(jìn)行管理。

子集團(tuán)的范圍相對(duì)有限，分布地區(qū)、所有制情況相對(duì)單純，可以采取更加有效的檔案管理措施。子集團(tuán)往往以一個(gè)或數(shù)個(gè)實(shí)體組建，分別有不同的管理難題：以一個(gè)實(shí)體為主擴(kuò)建，檔案管理易掉入換湯不換藥的陷阱，檔案管理工作名義上是集團(tuán)化架構(gòu)下的運(yùn)行模式，實(shí)際依然是以前的老一套。以多個(gè)實(shí)體合并組建，幾個(gè)原來平級(jí)的機(jī)構(gòu)如何有效整合也是大難題，這跟集團(tuán)公司整合下屬各分、子公司的檔案管理機(jī)構(gòu)有很大的不同。

3.接受的檢查監(jiān)督指導(dǎo)不同。集團(tuán)公司的工作往往是接受國家檔案行政管理機(jī)構(gòu)的監(jiān)督指導(dǎo)，遵循國家和檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)內(nèi)還要擔(dān)負(fù)起整個(gè)集團(tuán)的標(biāo)準(zhǔn)制定、推廣、檢查、監(jiān)督、指導(dǎo)等工作。

子集團(tuán)的檔案工作，除了要遵循國家和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)外，還要遵循母集團(tuán)的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)要結(jié)合自身的實(shí)際情況制定詳細(xì)標(biāo)準(zhǔn)，主要接受母集團(tuán)的檔案檢查監(jiān)督指導(dǎo)。同時(shí)擔(dān)負(fù)起下屬公司的檔案指導(dǎo)工作，承上啟下，工作更細(xì)化一些。

4.子集團(tuán)本身檔案工作水平不一。集團(tuán)總部檔案工作一般較得領(lǐng)導(dǎo)重視，明確分管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)置管理機(jī)構(gòu)、配備專職人員、有統(tǒng)一的管理制度、獨(dú)立的檔案庫房、齊全的各類設(shè)施，檔案納入集團(tuán)信息化管理，納入個(gè)人和部門的考核體系，為集團(tuán)化管理創(chuàng)造了有利的條件。而子集團(tuán)并不一定有如此良好的檔案管理基礎(chǔ)，人員配備、組織機(jī)構(gòu)、硬件資源等均需大力提升才能滿足集團(tuán)化運(yùn)行的需求。

四、現(xiàn)有集團(tuán)化架構(gòu)下檔案管理的基本模式

各個(gè)集團(tuán)檔案管理模式有自己的特點(diǎn)，方式多種多樣，但如果從本質(zhì)上探尋，可以說是在集中管理與分散管理中不斷找平衡點(diǎn)。

1.集中管理模式。主要表現(xiàn)為集團(tuán)公司總部將下屬各個(gè)企業(yè)的檔案管理權(quán)限收歸總部檔案管理機(jī)構(gòu)，各類檔案進(jìn)行集中管理，在總部建立起完備的檔案管理機(jī)制，設(shè)立專門的管理機(jī)構(gòu)，配備專業(yè)的檔案管理人員，進(jìn)行全集團(tuán)的檔案管理。這種管理模式運(yùn)行相對(duì)簡(jiǎn)單，對(duì)下屬各企業(yè)的管控力度強(qiáng)，檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化在全集團(tuán)內(nèi)推行較為容易，檔案管理專業(yè)水平高。但也有明顯的弱點(diǎn)，對(duì)較大規(guī)模、地理位置較為分散的集團(tuán)公司而言，建立成本過高，管理不夠靈活，同時(shí)一定程度上限制了各下屬企業(yè)的自主發(fā)展與創(chuàng)新能力。

2.分散管理模式。這類管理方式一般存在于規(guī)模較大、地位位置較為分散、下屬企業(yè)實(shí)力較強(qiáng)的集團(tuán)公司中。其下屬企業(yè)實(shí)力強(qiáng)大，擁有獨(dú)立的法人地位和法人資格，是整個(gè)集團(tuán)公司在某方向、某區(qū)域的支撐。下屬企業(yè)有足夠的資源在自己內(nèi)部建立自己的檔案管理部門，在長期的經(jīng)營管理中形成自己的管理方式，集團(tuán)公司總部檔案管理機(jī)構(gòu)更多是作為行政管理的存在，給下屬各企業(yè)提供標(biāo)準(zhǔn)、監(jiān)督檢查等工作。這種管理模式下，各下屬企業(yè)的主動(dòng)性強(qiáng)，管理靈活，檔案工作與企業(yè)業(yè)務(wù)結(jié)合緊密。但對(duì)整個(gè)集團(tuán)而言，各企業(yè)之間的檔案資源難以有效整合發(fā)揮合力，無法發(fā)揮企業(yè)集團(tuán)的整體優(yōu)勢(shì)。如果集團(tuán)總部管理不到位，標(biāo)準(zhǔn)、系統(tǒng)不統(tǒng)一，甚至有可能在內(nèi)部成員之間形成信息孤島，無法充分共享信息資源。

3.子集團(tuán)架構(gòu)下遵循的管理模式。因子集團(tuán)本身的特點(diǎn)所致，往往更偏向于集中管理。目前很多子集團(tuán)的檔案管理機(jī)構(gòu)都是以原來核心企業(yè)的檔案管理機(jī)構(gòu)為基礎(chǔ)，以統(tǒng)一的領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)來指導(dǎo)建設(shè)下屬企業(yè)的檔案工作。一方面檔案管理機(jī)構(gòu)作為行政管理部門，履行子集團(tuán)檔案工作的管控職能，加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，制定統(tǒng)一的檔案管理制度和統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，下屬各企業(yè)再根據(jù)實(shí)際情況制定自身的管理細(xì)則。同時(shí)，檔案管理機(jī)構(gòu)還要承擔(dān)大量的檔案服務(wù)工作，在子集團(tuán)運(yùn)行初期，下屬各企業(yè)實(shí)力較弱，一般無法配全檔案管理機(jī)構(gòu)和相關(guān)的軟硬件資源，子集團(tuán)總部還需要為下屬企業(yè)提供檔案托管等類似服務(wù)。

五、如何構(gòu)建子集團(tuán)架構(gòu)下的檔案管理模式

1.規(guī)劃先行，結(jié)合子集團(tuán)的建設(shè)需求，制定檔案發(fā)展規(guī)劃。檔案規(guī)劃是檔案工作提升的前提，通過規(guī)劃編制未來檔案發(fā)展的藍(lán)圖，明確建設(shè)方向，凝聚人心，爭(zhēng)取資源投入。檔案管理模式的構(gòu)建不是單獨(dú)的一項(xiàng)工作，應(yīng)是整個(gè)檔案發(fā)展規(guī)劃的重要組成部分，應(yīng)該跟其他檔案工作協(xié)調(diào)推進(jìn)。同時(shí)，檔案規(guī)劃一旦被子集團(tuán)認(rèn)可，就能獲得子集團(tuán)相應(yīng)的資源投入，可以大大促進(jìn)檔案管理工作的提升。

2.轉(zhuǎn)變工作模式，進(jìn)行管理制度的梳理。與企業(yè)質(zhì)量管控制度、考核制度融合，從服務(wù)為主轉(zhuǎn)變到管理、服務(wù)并重，檔案管理工作的站位進(jìn)一步提升，從服務(wù)單個(gè)實(shí)體轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)多個(gè)實(shí)體，充分發(fā)揮檔案的管理職能。規(guī)范檔案管理業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，可有效管控工作質(zhì)量，減少工作流程中的扯皮現(xiàn)象

3.構(gòu)建檔案人員網(wǎng)絡(luò)體系，加強(qiáng)檔案專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)。加強(qiáng)檔案管理專業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)，不斷提高檔案管理的專業(yè)化水平。集團(tuán)化后，檔案管理涉及行業(yè)進(jìn)一步增加，對(duì)檔案人員的要求進(jìn)一步提升，除檔案專業(yè)知識(shí)和工作技能，還要對(duì)子集團(tuán)下屬各企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營工作都要有一定的了解。

同時(shí)，建立健全檔案工作人員體系網(wǎng)絡(luò)，形成子集團(tuán)總部專業(yè)檔案人員與下屬企業(yè)兼職檔案人員配合的管理體系，總部檔案管理人員與下屬企業(yè)的兼職檔案人員保持密切聯(lián)系，及時(shí)溝通交流檔案工作概況，加強(qiáng)監(jiān)督、培訓(xùn)、指導(dǎo)，保證整個(gè)子集團(tuán)檔案工作的統(tǒng)一規(guī)范。

4.堅(jiān)持統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理的原則，同時(shí)根據(jù)子集團(tuán)業(yè)務(wù)發(fā)展情況，及時(shí)靈活調(diào)整集中與分散的把控度。子集團(tuán)作為一個(gè)集體，下屬各企業(yè)的發(fā)展離不開總部的把控與統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。由總部進(jìn)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，統(tǒng)籌發(fā)展各下屬企業(yè)的檔案管理工作。在遵循子集團(tuán)統(tǒng)籌規(guī)劃的前提下，因各下屬企業(yè)的經(jīng)營范圍、產(chǎn)權(quán)等不同，不宜強(qiáng)行要求管理體制的統(tǒng)一，各下屬企業(yè)可根據(jù)自身的實(shí)際情況選擇不同的檔案管理具體模式。

六、結(jié)語

總體而言，子集團(tuán)架構(gòu)下檔案管理模式的構(gòu)建應(yīng)遵循從實(shí)際出發(fā)的原則，以適應(yīng)子集團(tuán)發(fā)展的需要為準(zhǔn)繩，根據(jù)企業(yè)的運(yùn)行方式和發(fā)展方向，在基本的檔案管理模式上，創(chuàng)造符合子集團(tuán)長遠(yuǎn)發(fā)展的科學(xué)方式。

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作者簡(jiǎn)介：周燾，男（1987-）現(xiàn)任單位：中國電子科技集團(tuán)公司第二十研究所，工程師，研究方向：檔案綜合管理，數(shù)字檔案館建設(shè)。