基層檔案管理工作中存在的問題及解決對策簡析

摘 要：開展基層檔案管理工作，并把一些信息數(shù)據(jù)進(jìn)行搜集、整理、儲存，主要是為了確保檔案信息數(shù)據(jù)的真實性與準(zhǔn)確性，能夠為基層單位未來的發(fā)展提供科學(xué)的信息依據(jù)。加強(qiáng)對基層檔案工作的管理，能夠確保信息數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性，構(gòu)建完善的管理體系，使管理工作注重細(xì)節(jié)化、規(guī)范性地操作。加強(qiáng)對檔案工作的信息化管理，以現(xiàn)代的信息化技術(shù)手段，提高工作的質(zhì)量與效率，為基層檔案管理工作順利開展起到促進(jìn)的作用。加強(qiáng)對管理人員的培訓(xùn)和能力提升，建立專業(yè)化的檔案管理人才隊伍，將檔案管理的新技術(shù)、新方法應(yīng)用到實際當(dāng)中，才能推動檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展。

關(guān)鍵詞：基層檔案;管理問題;策略;重要性

開展基層檔案管理工作，并把相關(guān)信息數(shù)據(jù)及時地整理、儲存，主要是為了確保檔案信息數(shù)據(jù)的真實性與準(zhǔn)確性，能夠為基層單位未來的發(fā)展提供科學(xué)的信息依據(jù)?；鶎訖n案管理工作具有重要的作用與價值，是基層單位發(fā)展中重要的信息資源，對基層單位的可持續(xù)發(fā)展有直接的影響。因此，隨著時代的不斷發(fā)展，管理理念的優(yōu)化、管理模式的創(chuàng)新、管理技術(shù)的改革等，使得加強(qiáng)基層檔案的管理工作，既能夠滿足基層檔案管理工作的發(fā)展需求，又符合時代的發(fā)展需求，也體現(xiàn)了檔案管理工作在基層單位中的重要性。

一、加強(qiáng)對基層單位檔案的管理具有的重要作用

在基層單位的發(fā)展中，檔案管理工作是重要的組成部分之一，而檔案中的信息數(shù)據(jù)是基層單位發(fā)展的重要保障與寶貴的財富。由于基層檔案管理工作所涉及到的內(nèi)容多，范圍廣，比如文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、人事檔案表、安全檔案等，都屬于基層檔案管理的重要工作內(nèi)容，但是每項工作內(nèi)容都不同，存在著管理性質(zhì)上的區(qū)別，對應(yīng)的管理理念與管理模式自然也不同。另外，對于基層單位的檔案管理，還有在不同時期、不同階段基層單位中所發(fā)生的重要事件進(jìn)行的詳細(xì)地記錄，尤其是基層單位的會議報告、重大事件照片、文字等。假如在基層單位的發(fā)展中，出現(xiàn)了安全事故，那么就可以查閱相關(guān)檔案信息，能夠在檔案信息內(nèi)詳細(xì)地了解到事故的發(fā)生原因、過程、解決措施、結(jié)構(gòu)影響等，為基層單位的穩(wěn)定發(fā)展提供了科學(xué)依據(jù)，同時使基層檔案管理工作更加地規(guī)范與全面。并且在一些事故的發(fā)生后，能夠?qū)χ贫ǖ臎Q策提供良好的指導(dǎo)作用。基層單位的發(fā)展具有社會性，那么其檔案的管理也具有社會屬性，也體現(xiàn)出基層檔案管理在社會的發(fā)展中具有重要的價值。因此，在現(xiàn)代社會的發(fā)展中，基層單位應(yīng)該對檔案管理工作高度的重視，盡可能的利用現(xiàn)代先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，優(yōu)化基層檔案管理方法，發(fā)揮出檔案管理工作的重要價值，促進(jìn)基層單位的可持續(xù)發(fā)展。

二、基層檔案管理工作中存在的問題

1.不重視檔案管理工作

在基層單位的發(fā)展中，對檔案管理工作不重視，已經(jīng)成為了最普遍的問題，在實際的管理工作中，對檔案管理工作的具有流程不夠了解，無法發(fā)揮出檔案管理的重要作用與價值。一方面基層單位缺乏對檔案工作的管理，不能及時地把相關(guān)的信息數(shù)據(jù)搜集、整理、儲存，只是隨意地堆放。另一方面基層單位對檔案管理工作的監(jiān)督力度不強(qiáng)，雖然把檔案管理工作列入到單位發(fā)展的工作計劃中，但是沒有把具體的工作內(nèi)容與職責(zé)明確地劃分，使檔案管理工作存在著一些漏洞與缺陷，無法確?；A(chǔ)檔案管理信息數(shù)據(jù)的真確性與準(zhǔn)確性。

2.信息化管理觀念不足

近年來，我國對基層單位的發(fā)展具有高度的重視，在相關(guān)政策上頒發(fā)了檔案管理的政策，《檔案法》、《檔案法實施辦法》等，能夠使基層檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范性地管理，確保檔案信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，實現(xiàn)依法有序管理的目的，同時，也是對基層檔案管理工作的保護(hù)。但是，在一些偏遠(yuǎn)基層單位的發(fā)展中，因為思想觀念的淡薄，對檔案管理工作的理解不夠深入，導(dǎo)致一些具有歷史文化價值的檔案資料，不能正確地管理與儲存，使信息數(shù)據(jù)不完善，出現(xiàn)了遺失等現(xiàn)象，對基層單位的檔案管理工作發(fā)展產(chǎn)生了嚴(yán)重的影響。

3.缺乏信息化的管理

由于基層檔案整理工作涉及到的工作范圍比較廣，工作內(nèi)容比較復(fù)雜化，檔案管理人員不足，加重了檔案管理工作人員的工作壓力。再加上檔案管理工作人員的專業(yè)能力不足，使檔案管理工作效率逐漸降低，那么就需要采用現(xiàn)代化信息技術(shù)，加強(qiáng)對檔案工作的智能化管理。但是，在實際發(fā)展的過程中，信息化檔案管理體系滯后，構(gòu)建的信息化管理系統(tǒng)繁瑣，無法發(fā)揮出信息化系統(tǒng)的實效性，對基層檔案管理工作的效率造成嚴(yán)重的影響，大多數(shù)的基層單位，對檔案的管理工作還在使用傳統(tǒng)的方式進(jìn)行管理，使檔案管理水平仍處于較低的水平。

4.檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)低

由于基層檔案管理人員自身的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)比較低，無法滿足現(xiàn)代基層檔案管理工作的發(fā)展需求，在管理的過程中對工作性質(zhì)、基礎(chǔ)知識等了解的不夠全面，在對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行分析時，也不夠透徹、明確，導(dǎo)致檔案的歸類工作受到了嚴(yán)重的影響。除此之外，基層檔案管理人員對檔案管理工作的認(rèn)知存在著問題，自認(rèn)為對檔案的管理，只是為了存儲信息數(shù)據(jù)，也把檔案管理工作理解為信息儲存的工具，把檔案隨意地堆放，阻礙了檔案信息重要價值的發(fā)掘。還有一些基層檔案管理工作人員，缺乏責(zé)任意識，對檔案管理工作不重視，在日常的工作中就是在隨意地應(yīng)付，對相關(guān)的信息數(shù)據(jù)就是簡單地處理，缺乏與各部門之間的相互協(xié)作，導(dǎo)致檔案信息資料不全面，體現(xiàn)不出檔案管理工作的作用和價值，長此以往會讓人覺得檔案管理工作無聊、繁重、厭倦，最終導(dǎo)致基層檔案管理工作缺少管理人員。

三、優(yōu)化基層檔案管理工作策略

1.加大基層檔案管理工作宣傳力度

在基層檔案管理工作中，會受到多方面因素的影響，使檔案管理工作的重要作用無法發(fā)揮，主要的原因是基層部門對檔案管理工作不重視，無法確保信息數(shù)據(jù)發(fā)真實性與準(zhǔn)確性，也忽視了基層檔案信息重要價值。因此，基層檔案部門應(yīng)該對檔案管理加大宣傳力度，采用信息化技術(shù)進(jìn)行管理，通過人們?nèi)粘Ｗ畛Ｓ玫慕涣鬈浖?，比如在微信上設(shè)置公眾號，在微博上建立官方賬號，多種形式的發(fā)布檔案管理的相關(guān)內(nèi)容，借助多媒體的力量，在電視、廣播、報紙等地方，對基層檔案理工作的重要性加大宣傳，使人們提高自身的意識，對檔案管理高度重視，使人們逐漸地對基層檔案存在的價值有詳細(xì)地了解，也意識到檔案管理工作在基層單位中具有的作用，有利于基層檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

2.優(yōu)化檔案管理觀念

相關(guān)管理人員對工作內(nèi)容、性質(zhì)、基礎(chǔ)知識等詳細(xì)地了解與掌握，是優(yōu)化檔案管理觀念的重要基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案法制觀念的穩(wěn)定發(fā)展，能夠在管理工作中對各項工作環(huán)節(jié)，都進(jìn)行細(xì)節(jié)化的處理，使整體工作更加地規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，為基層檔案管理工作提供了法律保障，確保歷史數(shù)據(jù)的信息價值，與檔案數(shù)據(jù)的完整性。除此之外，檔案管理人員了解詳細(xì)的工作流程，能夠在管理工作中嚴(yán)格要求自己，規(guī)范性地操作與管理，提高檔案管理人員的責(zé)任感和法制意識，避免出現(xiàn)偽造虛假檔案信息的情況，以現(xiàn)代化的理念對檔案加強(qiáng)管理。

3.開展電子化檔案管理

隨著網(wǎng)絡(luò)信息時代的到來，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)廣泛地應(yīng)用在各個領(lǐng)域中，對人們的日常生活、工作、學(xué)習(xí)等產(chǎn)生了極大的變化。那么在基層檔案管理工作中，也需要采用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，促進(jìn)檔案管理工作能夠逐漸地發(fā)展為自動化的管理水平。積極地開展電子化檔案管理，不僅能夠提高整體的工作效率，而且能減少人為操作的失誤情況，檔案信息的儲存也不會出現(xiàn)記錄丟失、磨損等現(xiàn)象，促進(jìn)信息化檔案管理的快速發(fā)展。目前，大多數(shù)的基層單位正在對檔案管理進(jìn)行信息化建設(shè)，對傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案文件進(jìn)行優(yōu)化，整體的發(fā)展形式正在發(fā)生了巨大的轉(zhuǎn)變，這就也對基層檔案管理人員提出了更高的要求：是否能夠具備專業(yè)的技術(shù)能力與綜合素質(zhì)，并在管理的過程中構(gòu)建完善的基礎(chǔ)設(shè)施，這樣才可以提升信息化檔案的專業(yè)水平，提高基層檔案管理工作的效率與質(zhì)量。

4.加強(qiáng)對人員的教育培訓(xùn)

基層檔案管理工作，所涉及到的工作任務(wù)越來越多，不僅需要對信息數(shù)據(jù)進(jìn)行合理地分類，而且還要及時地對數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，儲存到不同的分類區(qū)內(nèi)。那么就需要對檔案管理工作及時地更新，一方面加強(qiáng)對人員的教育培訓(xùn)，提升人員的專業(yè)能力，使其能夠獨立完成電子系統(tǒng)軟件的操作，提高社會責(zé)任感，使其能夠認(rèn)可、重視檔案管理工作。定期地開展知識、技能培訓(xùn)活動，讓人員能夠積極地對外交流，為人員提供充足的學(xué)習(xí)條件，使基層檔案管理人員的專業(yè)能力與綜合素質(zhì)全面地提升。另一方面選拔掌握專業(yè)技術(shù)、了解單位基本情況、了解檔案管理工作的人員建立專業(yè)化的檔案管理人才隊伍，將檔案管理的新技術(shù)、新方法應(yīng)用到實際當(dāng)中，真正推動檔案管理工作的可持續(xù)性發(fā)展。

結(jié)語

綜上所述，加強(qiáng)對基層檔案工作的管理，能夠確保信息數(shù)據(jù)的真實性、準(zhǔn)確性，構(gòu)建完善的管理體系，使管理工作注重細(xì)節(jié)化、規(guī)范性地操作。加強(qiáng)對檔案工作的信息化管理，以現(xiàn)代的信息化技術(shù)手段，提高工作質(zhì)量與效率，為基層檔案管理工作順利開展起到促進(jìn)的作用。

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作者簡介：武立文（1982-），女，山西省渾源縣人，助理館員，研究方向：檔案管理。