簡述中等職業(yè)學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)

周玉玲

摘 要：現(xiàn)階段我國的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得到了廣泛的應(yīng)用，各個行業(yè)通過進行網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化建設(shè)使自身辦公自動化水平得到了提升，推動了各行各業(yè)的發(fā)展。在中等職業(yè)學(xué)校檔案管理中，通過數(shù)字化建設(shè)能夠有效地轉(zhuǎn)變檔案管理方式以及提高檔案管理能力。從我國網(wǎng)絡(luò)發(fā)展角度觀察，檔案管理數(shù)字化建設(shè)趨勢成為了檔案管理工作發(fā)展的一個重要方向，我國的中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作進行數(shù)字化建設(shè)是順應(yīng)時代發(fā)展的潮流。本文對我國的中等職業(yè)學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要性進行了分析，并且提出了一些加強我國中等職業(yè)學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的建議，希望能夠推動我國中等職業(yè)學(xué)校檔案管理數(shù)字化水平的提升。

關(guān)鍵詞：中等職業(yè)學(xué)校;檔案管理;數(shù)字化建設(shè)

引言

檔案信息是學(xué)校在進行運行過程中所產(chǎn)生的資料，是不斷地積累學(xué)校歷史以及辦學(xué)資料而形成的，同時對于學(xué)校各項評估工作有著重要的影響，是中等職業(yè)學(xué)校開展其他工作的基礎(chǔ)，同時會影響到學(xué)校教學(xué)質(zhì)量以及管理水平的評估工作。而檔案管理工作則是對檔案信息的管理，能夠為學(xué)校的發(fā)展決策提供相應(yīng)的數(shù)據(jù)支持，現(xiàn)階段，中等職業(yè)學(xué)校也應(yīng)該要不斷地調(diào)整檔案管理工作，加強檔案管理工作的信息化建設(shè)，實現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化，從而更好地適應(yīng)當前學(xué)校事業(yè)發(fā)展的要求。

一、中等職業(yè)學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重要作用分析

1.有助于實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化

以往在進行檔案管理工作的過程中，由于采用手工管理，所以容易因為人為因素導(dǎo)致檔案信息受到影響，出現(xiàn)一些雜亂、失真、缺失等問題。導(dǎo)致檔案管理工作的規(guī)范化以及科學(xué)化目標不能夠有效實現(xiàn)。進行檔案管理數(shù)字化建設(shè)能夠通過全方面的進行檔案管理工作，并且由于取代了傳統(tǒng)的人工管理方式，能夠有效的提高檔案管理工作的效率，降低檔案管理工作問題發(fā)生的機率，使檔案管理工作得到有序性提升，同時進行中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理數(shù)字化建設(shè)，還能夠有效的解決以往檔案管理工作中所存在的一些檔案信息惡意篡改的問題，從而使檔案管理信息的真實性以及全面性得到保障，這對于我國的檔案管理的科學(xué)化以及規(guī)范化目標的實現(xiàn)有著一定的推動作用。

2.有助于檔案管理工作效率的提升

檔案管理工作的內(nèi)容會隨著中等職業(yè)學(xué)校的發(fā)展逐漸的增加，當前我國社會不斷發(fā)展，中等職業(yè)學(xué)校在經(jīng)營和發(fā)展過程中也會涉及較多方面，這也會增加檔案管理工作的內(nèi)容。所以以往的檔案管理方式，由于采用人工的方式，所以導(dǎo)致了檔案管理工作人員在進行的管理過程中會存在著較大的壓力，這就容易使檔案管理工作出現(xiàn)一定的問題。在人工管理的過程中，如果要查找一定的檔案信息，需要將檔案歸檔之后，才能夠進行使用，這對檔案管理工作的效率產(chǎn)生了不利的影響。進行檔案管理數(shù)字化建設(shè)之后，就能夠通過各種先進的信息化技術(shù)進行管理，首先，能夠提升檔案信息的處理速度，提高檔案管理工作的效率，其次，就是能夠降低檔案管理工作問題發(fā)生的機率，提高檔案管理工作的質(zhì)量。最后，就是能夠?qū)n案管理工作的搜集、整理、歸納以及分析等流程進行有效的優(yōu)化，從整體上提升檔案管理的管理效率。

3.提高檔案信息的應(yīng)用效率

在以往的檔案管理工作中，只能夠確保檔案的整理與儲存，或者是實現(xiàn)單個文件的查詢與利用，導(dǎo)致了檔案信息使用效率比較低。而進行中等職業(yè)學(xué)校檔案信息化建設(shè)，能夠使學(xué)校形成的各類檔案管理信息以數(shù)字化的形式存儲于電腦硬盤中，工作人員可以通過各種先進的信息化構(gòu)建信息查詢以及閱讀系統(tǒng)，設(shè)置相應(yīng)的檢索工具，以便學(xué)校教職人員能夠通過檢索工具找到自己所需要的檔案信息，從而使學(xué)校檔案信息的應(yīng)用效率得到提升。

二、開展中等職業(yè)學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)的有效途徑

1.提高建設(shè)數(shù)字化檔案管理工作的理念

要開展中等職業(yè)學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)，首先要求中等職業(yè)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)人員以及檔案管理人員能夠提高自身的數(shù)字化檔案管理建設(shè)理念，提高自身對于檔案管理數(shù)字化建設(shè)的認識程度，全面認識數(shù)字化檔案管理工作在中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作中的重要性。同時，還應(yīng)該加大學(xué)校內(nèi)部教職人員對于檔案管理數(shù)字化的認識宣傳工作，從而能夠積極的配合檔案工作人員實現(xiàn)學(xué)校檔案管理數(shù)字化的建設(shè)。還有就是中等職業(yè)學(xué)校檔案管理人員還應(yīng)該要轉(zhuǎn)變自身的檔案管理理念，并且做好靜態(tài)管理模式向動態(tài)管理模式的轉(zhuǎn)變工作，樹立管理人員良好的數(shù)字化管理意識。中等職業(yè)學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)人員在制定學(xué)校發(fā)展戰(zhàn)略的時候，還應(yīng)該要從宏觀的角度上制定學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃，并且將建設(shè)規(guī)劃進行有效的落實，同時針對學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)中存在的一些問題要進行及時的分析，及時的解決，從而確保中等職業(yè)學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)順利地進行。

2.做好相應(yīng)的數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是進行檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，在進行數(shù)字化建設(shè)之前應(yīng)該要獲得學(xué)校的財政支持，確保學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)具有一定的資金支持。首先要做好計算機刻錄設(shè)備的配備工作，計算機刻錄設(shè)備是進行檔案管理數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)，檔案管理工作中的文件、數(shù)據(jù)、信息等都需要進行相應(yīng)的刻錄存儲到電子設(shè)備中去，在選擇計算機刻錄設(shè)備的過程中，刻錄格式的通用性是采購人員要注意的一點。其次，在購買設(shè)備之前要確保各種管理軟件能夠順利的運行，如各種防火墻、防病毒軟件等等能夠有效地保障設(shè)備的安全性，同時還應(yīng)該要確保在學(xué)校的檔案進行上傳和下載的過程中得到相應(yīng)的保護，此外如果資金比較充足，那么可以購買更加完善的設(shè)備，如，路由器、存儲設(shè)備、數(shù)據(jù)庫服務(wù)器等設(shè)備，構(gòu)建數(shù)據(jù)信息服務(wù)系統(tǒng)，從而提升檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)水平。

3.要不斷地完善數(shù)字化檔案管理體系

中等職業(yè)學(xué)校要進行檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)，實現(xiàn)自身檔案管理的數(shù)字化，那么就要做好學(xué)校內(nèi)部數(shù)字化管理體系的完善工作。中等職業(yè)學(xué)校應(yīng)該要不斷地完善檔案數(shù)字化管理體系，促進學(xué)校檔案信息的使用效率提升，使檔案信息能夠更好的為學(xué)校開展各項工作提供幫助。完善數(shù)字化檔案管理體系，能夠優(yōu)化數(shù)字化檔案管理工作的各項工作流程，明確數(shù)字化檔案管理工作人員的崗位職責(zé)，制定數(shù)字化檔案管理工作的各項標準，確保中等職業(yè)學(xué)校的各項檔案管理數(shù)字化建設(shè)的工作措施能夠有效地落實，并且還能夠?qū)ぷ魅藛T的工作形成一定的監(jiān)督效果。另外，完善的數(shù)字化檔案管理體系還能夠確保管理人員認真地進行工作，使學(xué)校管理人員的工作積極性、主動性得到提高，推動中等職業(yè)學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)。相關(guān)的教育部門還應(yīng)該要充分的結(jié)合數(shù)字化管理體系進行建設(shè)監(jiān)督工作，確保相關(guān)人員能夠及時發(fā)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)中的一些不足之處以及潛在的問題，從而能夠及時的解決，進而更好的保障中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作。

4.重視檔案信息的安全性

中等職業(yè)學(xué)校進行檔案管理數(shù)字化建設(shè)能夠有效促進學(xué)校檔案信息的管理水平與應(yīng)用水平，保障檔案信息的準確性與全面性，但是由于在進行檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過程中主要是采用各種互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，而互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)本身的更新?lián)Q代比較快，導(dǎo)致了自身的安全性存在著一定的缺陷。數(shù)字化檔案管理會容易受到一些黑客或者是病毒入侵，出現(xiàn)惡意更改以及監(jiān)視的問題，從而使檔案信息的安全性得不到保證。所以中等職業(yè)學(xué)校在進行自身的檔案管理數(shù)字化建設(shè)的時候，還應(yīng)該要結(jié)合國家以及教育部門的相關(guān)法律規(guī)定以及制度制定完善的安全保障制度，強化檔案信息的安全性，盡可能地降低檔案信息泄露、更改等問題的出現(xiàn)。

5.加強檔案管理工作人員隊伍的建設(shè)

中等職業(yè)學(xué)校內(nèi)部的檔案管理工作比較枯燥，同時在學(xué)校中，檔案管理工作人員的晉升幾率比較低，晉升空間也不高，并且檔案管理工作的內(nèi)容比較多，所以使得檔案管理工作人員比較少，并且缺乏相應(yīng)的工作熱情，從而阻礙了學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展，再加上對數(shù)字化信息技術(shù)的了解不夠全面，導(dǎo)致了檔案管理數(shù)字化建設(shè)遇到了阻礙。所以中等職業(yè)學(xué)校應(yīng)該要能夠加強檔案工作人員隊伍建設(shè)，提高檔案管理人員的管理能力，加強檔案管理人員對于檔案管理信息化技術(shù)的了解，使檔案管理工作人員能夠滿足當前工作的需求。制定科學(xué)合理的繼續(xù)教育計劃，對檔案管理人員要進行定期的知識技能培訓(xùn)工作，如果學(xué)校的條件允許，可以聘請一些專家來學(xué)校進行現(xiàn)場指導(dǎo)。還有就是學(xué)校應(yīng)該要積極引入一些數(shù)字化技術(shù)比較強的檔案管理人員，提高學(xué)校檔案管理人員的福利待遇，營造良好的工作環(huán)境，從而使檔案人員隊伍的整體水平得到提升。

三、小結(jié)

要做好中等職業(yè)學(xué)校的檔案管理信息化建設(shè)工作，首先就是要能夠轉(zhuǎn)變學(xué)校管理人員以及檔案管理人員的意識，要能夠提高建設(shè)資金的支持力度，完善相應(yīng)的數(shù)字化檔案管理體系，優(yōu)化檔案管理工作環(huán)節(jié)，落實各項措施，從而確保學(xué)校檔案管理數(shù)字化建設(shè)能夠順利開展，并且還應(yīng)該要加強檔案管理人員能力的提升工作以及各種數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)，從而使學(xué)校的檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作能夠更好的開展。

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