在檔案管理過(guò)程中二維條碼技術(shù)的應(yīng)用

摘 要：二維碼技術(shù)是一種伴隨著信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的產(chǎn)物，對(duì)于二維碼技術(shù)來(lái)說(shuō)，它憑借著自身簡(jiǎn)潔和快捷的方式逐漸被廣大檔案管理者和單位所青睞，但是它也存在一些弊端。檔案管理者必須對(duì)它的運(yùn)行比較了解，才能讓它的優(yōu)勢(shì)得到發(fā)揮。才能讓二維碼技術(shù)在我國(guó)的檔案系統(tǒng)里得到普及。

關(guān)鍵詞：檔案管理;二維碼技術(shù);應(yīng)用

檔案管理看似是一種簡(jiǎn)單的過(guò)程，實(shí)際上它的管理比較復(fù)雜和繁瑣，而且也涉及到很多法律問(wèn)題，這就要求檔案的管理人員必須掌握新興的檔案管理技術(shù)，才能讓現(xiàn)代的檔案管理變的快捷和準(zhǔn)確。二維碼技術(shù)就是一種方便快捷、安全性能好的檔案管理方法。它可以讓傳統(tǒng)的檔案管理變的效率更高，交互性更好，更加符合目前信息化時(shí)代對(duì)檔案管理的需求，但是它也有一些弊端，檔案管理者必須對(duì)這種技術(shù)比較熟悉，熟練掌握這一技術(shù)，并且盡量規(guī)避這種系統(tǒng)中存在的缺點(diǎn)，才能讓這種新興的電子技術(shù)被大力推廣。

一、二維條碼

二維條碼和傳統(tǒng)的一維碼的存儲(chǔ)方式不同，它的工作模式是從兩個(gè)方向表達(dá)被表達(dá)的信息，分別是橫向和縱向，在很小的面積里可以表達(dá)很大的信息量，而且提供的信息非常精準(zhǔn)。它是一種信息符號(hào)，也是安卓系統(tǒng)發(fā)展中的產(chǎn)物，不管是微信還是支付寶等流行軟件，對(duì)二維碼都有使用，它憑借簡(jiǎn)潔的存儲(chǔ)技術(shù)備受消費(fèi)者的青睞，也被廣大企事業(yè)單位大量使用。

二、檔案管理

檔案是個(gè)人和社會(huì)組織的一種歷史行為的記錄，它由很多種形式組成，分別包括文字、聲音、光盤、硬盤等各種形式。不管是個(gè)人或者企業(yè)，都發(fā)生過(guò)歷史活動(dòng)，特別是對(duì)個(gè)人來(lái)說(shuō)，檔案是人從一個(gè)地方到另一個(gè)地方轉(zhuǎn)移的歷史活動(dòng)的真實(shí)記錄，也是用人單位進(jìn)行錄用和晉升的參考資料，可以說(shuō)檔案是人的靈魂所在。所謂檔案管理，就是機(jī)關(guān)和個(gè)人對(duì)這種歷史活動(dòng)的錄入、存檔和查閱的一種過(guò)程。檔案管理對(duì)個(gè)人和機(jī)關(guān)單位都非常重要，一旦泄密，涉及到的是法律問(wèn)題和一些隱私問(wèn)題。

三、常用的檔案管理系統(tǒng)的缺陷和用戶需求

1.傳統(tǒng)檔案管理存在的缺陷

（1）傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)還停留在紙質(zhì)檔案和一維碼系統(tǒng)。這種管理模式對(duì)個(gè)人的信息進(jìn)行模塊化管理，每個(gè)人的信息占有一個(gè)模塊，特別是紙質(zhì)檔案，所占面積和地區(qū)非常大，而且紙質(zhì)屬于易燃物質(zhì)，一旦發(fā)生火災(zāi)，就容易將所有檔案付之一炬，造成的后果是非常嚴(yán)重的。

（2）對(duì)于敏感信息的存儲(chǔ)非常的不安全

我國(guó)一些地區(qū)已經(jīng)使用了一維碼為主的電子檔案管理，但是一維碼的加密技術(shù)比較繁瑣，單位配備的檔案管理人員并不具備這一技術(shù)，對(duì)個(gè)人和單位的檔案信息都沒(méi)有加密，特別是一些涉及到個(gè)人和單位隱私的檔案，在沒(méi)有加密的狀況下非常容易被不法分子竊取，為個(gè)人和單位造成財(cái)產(chǎn)和個(gè)人隱私的損失。

（3）現(xiàn)有的檔案管理人員技術(shù)不過(guò)硬

我國(guó)的檔案管理歷經(jīng)了很多年代，從我國(guó)古代開始，就有了對(duì)人和單位的檔案管理，那時(shí)候還是采用竹簡(jiǎn)等存儲(chǔ)材料，后面造紙技術(shù)的發(fā)展使得我國(guó)很長(zhǎng)一段時(shí)間都使用紙張作為檔案的存儲(chǔ)介質(zhì)，直至電子技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)的檔案管理逐漸從紙張向電子檔案過(guò)渡，從光盤到硬盤直至到現(xiàn)在的云技術(shù)和一維碼技術(shù)，這些技術(shù)也驗(yàn)證了我國(guó)檔案管理的發(fā)展，就以目前的電子檔案來(lái)說(shuō)，它需要檔案管理人員除了具有檔案管理知識(shí)外，還需要有過(guò)硬的計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是我國(guó)的單位和企業(yè)對(duì)檔案管理還是不夠重視，有些單位沒(méi)有為檔案室配備專業(yè)的管理人員 ，甚至將一些臨退休人員配備到檔案室工作，這些人員并不具備檔案管理知識(shí)，只能對(duì)一些傳統(tǒng)的檔案管理方法進(jìn)行操作，對(duì)一些新技術(shù)掌握不了，讓電子檔案在檔案管理的普及遇到了難處。特別是目前流行的二維碼技術(shù)，這種技術(shù)的普及需要人員和硬件條件的支持，目前大多數(shù)檔案室都不具備這一類人才，也談不上新技術(shù)的發(fā)展和使用。

2.用戶的需求

（1）新時(shí)代對(duì)檔案管理提出了新的需求，目前我國(guó)的檔案管理不僅僅涉及人員調(diào)動(dòng)和聘任，還包括對(duì)個(gè)人征信檔案的管理、個(gè)人和企業(yè)住房和土地的管理，人員看病住院用藥信息的管理，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息的更新較快，用戶要求簡(jiǎn)單、快捷的檔案管理模式，方便他們進(jìn)行提取和轉(zhuǎn)移。

（2）個(gè)人和企業(yè)的檔案都涉及到人和單位的隱私和保密信息，新時(shí)代的檔案管理必須注意加密性，防止非法分子鉆空子對(duì)這些信息進(jìn)行盜用和轉(zhuǎn)賣， 因此傳統(tǒng)的加密方式或者不保密開放式的檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)目前社會(huì)對(duì)檔案管理的需求，即將被淘汰。

四、二維碼技術(shù)在檔案管理的實(shí)現(xiàn)模型

二維碼技術(shù)是一種嚴(yán)密的操作系統(tǒng)，它可以將紙張、各種媒介的電子文件、元數(shù)據(jù)進(jìn)行電子封裝到二維碼中，并且對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。二維碼技術(shù)需要用到掃描儀，掃描儀一般被用于掃描紙質(zhì)檔案，紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描和分析，形成獨(dú)立的二維碼，然后再通過(guò)解碼技術(shù)，得到相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)。因?yàn)閲?guó)內(nèi)目前對(duì)于二維碼技術(shù)不統(tǒng)一，不同的單位有可能使用不同的軟件，考慮到兼容性的問(wèn)題，在對(duì)電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)時(shí)，盡量能夠使用統(tǒng)一和通用的格式，元數(shù)據(jù)的制作模式也應(yīng)該統(tǒng)一，二維碼一旦生成，更改有一定的困難，因此在前期對(duì)這些檔案數(shù)據(jù)的收集應(yīng)該統(tǒng)一模式。

五、二維碼技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用

二維碼技術(shù)已經(jīng)不是一種新興的技術(shù)，隨著安卓系統(tǒng)的開發(fā)，二維碼已經(jīng)有了一定的發(fā)展，但是將二維碼技術(shù)使用在檔案管理中的技術(shù)仍然不夠完善，這就要求檔案管理者在使用二維碼管理檔案中要注意以下幾點(diǎn)：

1.考慮到檔案的長(zhǎng)期性，要注意二維碼檔案的存儲(chǔ)格式

對(duì)于檔案管理，它首先具有長(zhǎng)期性的特點(diǎn)，有些檔案會(huì)伴隨人終身，二維碼技術(shù)的特點(diǎn)是一旦產(chǎn)生，不能更改，考慮到后續(xù)系統(tǒng)的開發(fā)和延續(xù)，在對(duì)二維碼檔案進(jìn)行存取時(shí)，盡量采用統(tǒng)一的格式，這也是采用二維碼技術(shù)管理檔案的關(guān)鍵，如果格式不統(tǒng)一，容易造成文件的流失，這種結(jié)局是誰(shuí)都不愿意看到的。

2.對(duì)于檔案管理，應(yīng)制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)

我國(guó)對(duì)于二維碼技術(shù)應(yīng)用在檔案管理的發(fā)展仍然存在一些不僅人意的地方，這是由于各大公司開發(fā)的二維碼檔案管理系統(tǒng)都不一樣，兼容性不好，這就造成了二維碼檔案管理系統(tǒng)比較混亂，人和單位、企業(yè)都是具有流動(dòng)性的，這就造就了檔案也具有流動(dòng)性，試想如果一個(gè)人的檔案從A單位流傳到B單位，兩個(gè)單位使用的檔案管理系統(tǒng)不兼容，他的二維碼檔案在A單位可以識(shí)別，但是在B單位就識(shí)別不出來(lái)，對(duì)人來(lái)說(shuō)也是不負(fù)責(zé)的，單位無(wú)法對(duì)他的以往檔案進(jìn)行調(diào)取，在人事任免和調(diào)動(dòng)時(shí)都存在極大的不方便。這就要求我國(guó)對(duì)二維碼的檔案管理系統(tǒng)指定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣大家制作的二維碼檔案都是統(tǒng)一的格式，不論是人才調(diào)動(dòng)還是聘任新人，操作起來(lái)都非常方便。

3.完善目前的二維碼系統(tǒng)

雖然二維碼技術(shù)要相比一維碼技術(shù)有很大的優(yōu)勢(shì)，但它仍然存在一些弊端，例如它的不可更改性，這就要求二維碼系統(tǒng)和現(xiàn)行的應(yīng)用系統(tǒng)盡量可以融合，減少軟件和系統(tǒng)之間的不適應(yīng)性。

4.做好加密處理

二維碼技術(shù)雖然相對(duì)于一維碼技術(shù)和紙質(zhì)檔案的安全性能更好，但是它也存在容易被不法分子盜取的風(fēng)險(xiǎn)。作為檔案軟件的開發(fā)者，應(yīng)該從加密方面入手，發(fā)揮二維碼技術(shù)的優(yōu)勢(shì)。目前我國(guó)很多檔案管理公司已經(jīng)推出了指紋識(shí)別的二維碼系統(tǒng)，還有一些公司已經(jīng)開發(fā)了刷臉的二維碼系統(tǒng) ，這些系統(tǒng)要相比原本的通過(guò)賬戶名和密碼登錄系統(tǒng)要穩(wěn)定的多，也不會(huì)給不法分子盜用和竊取檔案的機(jī)會(huì)，對(duì)單位和個(gè)人的隱私提供了更好的保護(hù)。

5.提高檔案管理人員的素質(zhì)

單位應(yīng)該對(duì)檔案管理予以重視，聘任或者任命有二維碼技術(shù)的操作人員，對(duì)不稱職的人員進(jìn)行免職。要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)，讓他們盡快掌握二維碼操作技術(shù)，還要聘任一些計(jì)算機(jī)人員對(duì)目前單位現(xiàn)有的檔案系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和完善。

6.做好紙質(zhì)檔案到二維碼技術(shù)的過(guò)渡

目前我國(guó)一些偏遠(yuǎn)地區(qū)，對(duì)于檔案管理仍然是停留在紙質(zhì)檔案的階段，為了保證檔案的信息化，應(yīng)該逐漸讓這些紙質(zhì)檔案向著二維碼技術(shù)過(guò)渡，在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，要注意紙質(zhì)檔案的保存和既往紙質(zhì)檔案的銷毀，避免在檔案的過(guò)渡中造成檔案流失和被盜取。在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，要注意電子檔案的格式的統(tǒng)一性和目前所使用二維碼技術(shù)的適應(yīng)性，這樣才能讓二維碼技術(shù)逐漸在全國(guó)范圍內(nèi)普及，加快檔案的信息化建設(shè)。

7.在檔案管理系統(tǒng)中應(yīng)用較為過(guò)硬的殺毒軟件

目前我國(guó)的檔案管理系統(tǒng)的安全性能讓人堪憂，檔案被竊取和被盜用的案例時(shí)有發(fā)生。檔案管理者必須在檔案系統(tǒng)內(nèi)運(yùn)用較為過(guò)硬的殺毒軟件，才能讓檔案變得更為安全，保護(hù)個(gè)人和企業(yè)的隱私。

六、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，二維碼技術(shù)是一種新興技術(shù)，它逐漸被使用在檔案管理中，它雖然存在很多優(yōu)勢(shì)，但是檔案管理者只有了解他的優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)，掌握住二維碼檔案系統(tǒng)的操作要點(diǎn)，揚(yáng)長(zhǎng)避短，才能讓二維碼檔案系統(tǒng)逐漸在我國(guó)得到普及，才能推動(dòng)全國(guó)范圍內(nèi)的檔案信息化管理。

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作者簡(jiǎn)介：吳灼之（1977-），女，福建省寧德市屏南縣人，大學(xué)本科，寧德市屏南縣行政服務(wù)中心檔案管理館員，中級(jí)職稱，在辦公室文檔收集、整理、歸檔方面有著豐富的理論知識(shí)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。