數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新措施

江先卡

摘 要：隨著我國信息化、網(wǎng)絡(luò)化時代的到來，人們的思想意識越來越高，對檔案管理工作也變得非常重視，高校檔案管理工作不僅可以為高校管理提供更加詳細的數(shù)據(jù)信息依據(jù)，更是推動高校在數(shù)字信息化背景下全面發(fā)展的重要信息服務(wù)工具，只有從高校的現(xiàn)狀出發(fā)，對數(shù)字信息化背景下高校檔案管理工作進行不斷的發(fā)展與創(chuàng)新，才能實現(xiàn)高校管理的標準化和規(guī)范化，促進高校各項管理工作的健康快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：數(shù)字信息化背景下;高校;檔案管理;創(chuàng)新;措施

引言

在我國新教育體制改革與發(fā)展中，雖然高校的信息化建設(shè)步伐越來越大，但高校檔案管理的信息化程度遠遠不能滿足社會發(fā)展的需要，其信息化建設(shè)發(fā)展水平也不盡相同，整個數(shù)字信息化建設(shè)還處于初期階段，要想實現(xiàn)高校檔案管理工作的全面提升，就必須加強信息化建設(shè)，提高工作人員的綜合素質(zhì)，建立健全各項管理制度，為高校檔案管理的信息化進程服務(wù)。

一、數(shù)字信息化背景下高校檔案管理工作中存在的問題分析

1.缺乏先進的管理理念。在數(shù)字信息化的社會背景下，高校的管理工作得到了全面的提升，各項現(xiàn)代化建設(shè)也在不斷的進行，高校的基礎(chǔ)設(shè)施也得到了加強，但從高校檔案管理工作的現(xiàn)狀來看，仍舊存在著很多的問題，雖然高校的檔案管理工作形式和內(nèi)容也在不斷的創(chuàng)新，但是，受傳統(tǒng)思維理念的束縛，管理層對檔案管理的不重視卻真正制約著檔案管理工作的發(fā)展。因為在高校領(lǐng)導者看來，學校的生存和發(fā)展與學校的教育有著不可分割的關(guān)系，而對檔案管理工作不加重視，更認識不到檔案管理的重要性，雖然大多數(shù)高校也對檔案工作室進行了投資和建設(shè)，但因為思想觀念的制約和傳統(tǒng)工作習慣的影響，檔案管理并沒有形成規(guī)范性和標準化，再加上高校管理者并沒有提高對檔案工作人員的培養(yǎng)與教育力度，這就使檔案管理工作變成了一個資料儲藏室，起不到檔案管理的真正作用。

2.工作人員素質(zhì)差。因為在大數(shù)人眼中，檔案管理工作是一份非常簡單的差事，所以在高校檔案管理中，在對于工作人員的安排上有著很大的弊端，一些高校根本沒有專門的檔案管理工作人員，進行檔案管理的只是兼職人員，而有的高校即使安排了專職的工作人員，從現(xiàn)狀來看，也是一些素質(zhì)較差，或者在別的崗位上調(diào)過來的“關(guān)系戶”，這些工作人員缺乏專業(yè)的檔案管理知識，也沒有工作經(jīng)驗，他們只是把檔案管理工作當作簡單的資料存放，這就給數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新帶來了很大的困難。其次，檔案管理工作本身就是一項非常繁瑣的差事，工作人員不僅要對不同類型的檔案進行分類，還要對資料的時間性和類別性進行劃分，再加上傳統(tǒng)的檔案資料都是紙質(zhì)文件，要想達到管理的規(guī)范性，必然會耗費大量的時間和人力資源，如果檔案管理工作人員不具備專業(yè)的知識，在具體的工作過程中不僅容易出現(xiàn)差錯，而且效率非常低下，直接影響著高校檔案管理工作信息化建設(shè)與創(chuàng)新的進程。

3.缺乏現(xiàn)代化設(shè)施建設(shè)。我國高校在新教育體制改革與發(fā)展中，不論從教學模式還是教學理念上都有了全新的發(fā)展，在校園建設(shè)上也進行了資金的投入，但因為高校檔案管理工作要想實現(xiàn)數(shù)字信息化發(fā)展，需要從手工操作邁向計算機應(yīng)用，這不僅是人員配備上的一次跨越，更需要進行全面的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，在這些投入上，高校明顯的出現(xiàn)資金不足的現(xiàn)象，很多高校雖然在檔案管理工作中進行了計算機的配備，但在具體工作中仍舊沒有脫離傳統(tǒng)手工操作的模式，紙質(zhì)檔案管理仍舊占據(jù)著重要的位置，而這些現(xiàn)代化的設(shè)備只能當作擺設(shè)，起不到真正的實效性。再加上工作人員對于檔案管理軟件運用的不熟悉，他們寧愿勞神費力的進行手工操作，也不愿意去運用軟件管理，制約著高校檔案管理工作的創(chuàng)新。另外，因為高校檔案管理缺乏現(xiàn)代化建設(shè)，沒有實現(xiàn)數(shù)字信息化管理，致使高校的檔案資源不能實現(xiàn)共享，給高校的全面管理工作帶來困難。同時，近年來的高校合并現(xiàn)象的出現(xiàn)，更突出了高校檔案管理工作中的一些問題，一些檔案資料丟失、殘缺不全等現(xiàn)象，是高校檔案管理健康發(fā)展的最大弊端。

二、數(shù)字信息化背景下高校檔案管理的創(chuàng)新策略

1.對高校檔案管理模式進行創(chuàng)新。當今的社會是信息化、網(wǎng)絡(luò)化的社會，更是競爭越來越激烈的社會，要想在殘酷的市場競爭中脫穎而出，就必須要進行管理模式的創(chuàng)新。所以在高校檔案管理工作中可以采用納入式管理和非納入式管理兩種模式，根據(jù)不同高校的不同情況進行合理的安排。這樣分類別管理的好處是可以使各種檔案資料的分類更加明確，查詢更加便捷。比如，高校的人事資料統(tǒng)一由檔案管理部門進行管理，而學生的檔案資料可以由教務(wù)處進行統(tǒng)一的管理，也就是說，可以根據(jù)高校的不同需求進行不同的歸口管理，實現(xiàn)高校檔案管理模式的最佳化。但是，隨著數(shù)字信息化時代的到來，高校檔案管理工作需要得到進一步的優(yōu)化，達到最小的投入獲得最大的回報的效果。從納入管理模式與非納入管理模式來看，其優(yōu)點就是可以使所有的檔案資料得到匯總，達到統(tǒng)一管理、統(tǒng)一使用的效果，使資源的使用與共享變得更加快捷和便利，實現(xiàn)檔案信息的增值，達到高校檔案管理工作的最大效用。

2.對高校檔案實行數(shù)字化管理。數(shù)字信息化管理模式在高校檔案管理中的應(yīng)用已經(jīng)成為一種必然趨勢，只有以數(shù)字化管理的思維模式去更新高校管理者的思維理念，才能使檔案資源更好的服務(wù)于高校建設(shè)。但是檔案管理數(shù)字化建設(shè)工程是一項十分龐大的工作，不僅需要高校投入大量的人力、物力和財力，更需要從高校的實際出發(fā)，對現(xiàn)有檔案資源進行深入的分析與研究，并對其進行數(shù)字化處理，尤其對于檔案資料中的一些典藏檔案，更需要慎重，因為這些資料不僅利用率極高，而且還具有長久的保存價值，甚至還會產(chǎn)生巨大的社會效益和經(jīng)濟效益，只有經(jīng)過鑒定之后，才能對這些資料加以保護，并進行數(shù)字化管理，實現(xiàn)它的價值最大化。

（1）進行數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)化。要想使檔案資源分類處理，并對較為重要的典藏檔案進行特殊管理，就必須對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化的轉(zhuǎn)化，比如，錄制電子的目錄和檢索，讓大家能夠利用檢索工具進行各類資料的查詢和搜索。對于一些有條件的高校，在檔案數(shù)字化管理中，可以逐步的向全文電子化的方向發(fā)展，這樣就可能實現(xiàn)檔案管理的全面數(shù)字化控制。對于條件較差一點的高校，可以根據(jù)檔案的重要等級和特色，并結(jié)合高校的實際需求，對檔案進行數(shù)字化處理。

（2）優(yōu)化數(shù)字化管理的流程。因為數(shù)字化檔案管理的過程比較復雜，而且還十分的講究，不能敷衍了事，在這樣既耗時又費力的工作面前，必須要有一個完善的工作流程，要在對檔案信息資源進行充分調(diào)研和分析之后，進行最佳流程及方案的制定，這樣才能在數(shù)字化管理的進程中達到節(jié)約成本、提高效率的作用。

（3）提高數(shù)字信息化管理的安全性。在高校檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化的過程中必須會存在一些安全性問題，所以要加強安全防范，除了要對電子文件進行加密處理和權(quán)限設(shè)置之外，還需要制定完善的安全管理制度，實現(xiàn)每一份檔案的全程安全管控，確保數(shù)字化檔案信息的萬無一失。

3.對高校檔案實現(xiàn)標準化建設(shè)。要想實現(xiàn)高校檔案管理工作的高效發(fā)展，就必須要加強標準化管控，對所有的電子文件資料進行標準化、規(guī)范化的要求，這就需要在高校檔案管理數(shù)字信息化建設(shè)初期就必須要建立健全各項管理制定，加強管理的統(tǒng)一化和各項信息數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中的規(guī)范性。比如，要求檔案的錄入統(tǒng)一格式、統(tǒng)一代碼等等，只有這樣才能為后期的使用奠定基礎(chǔ)。具體而言，就是要在管理制度的約束下進行檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展，對一些電子文件的處理，必須要保證符合業(yè)務(wù)標準，與檔案文件格式相符等等。同時還要與技術(shù)性標準規(guī)范相聯(lián)系，保證數(shù)據(jù)存儲的規(guī)范性和標準化，以便于后期的查詢和使用。各高?？梢愿鶕?jù)自己的實際需求建立數(shù)字化檔案目錄數(shù)據(jù)庫，并對數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行專題性管理，達到從目錄到檔案的齊全性，讓管理者在使用檔案資源的電子版時的感覺與傳統(tǒng)紙質(zhì)版檔案一樣的完整和全面。

4.對高校檔案管理人員進行專業(yè)培訓。要想提高高校檔案管理創(chuàng)新的有效性，就必須要加強檔案管理工作人員的專業(yè)能力，只有建立一支具有較高素質(zhì)的高校檔案信息化管理隊伍，才能促進高校管理工作的全面發(fā)展。

（1）提高專業(yè)化水平。高校檔案管理人員必須是全職工作者，不僅要具備專業(yè)化的理論知識，更要具備數(shù)字信息化意識，能夠熟練操作計算機、運用辦公軟件，這也是高校檔案管理工作進一步完善的基礎(chǔ)保障，這就需要檔案管理工作人員進行定期的培訓與學習，熟悉業(yè)務(wù)，提高工作能力，跟隨市場變化和社會需求進行改變，達到檔案管理工作的有序性、規(guī)范性。

（2）改變思維理念。高校檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展與高校管理者和檔案管理工作人員的思維理念有著密切的聯(lián)系，只有進一步培養(yǎng)他們的信息化管理理念和團結(jié)協(xié)作精神，才能推動檔案管理工作的創(chuàng)新性發(fā)展。所以高校檔案管理隊伍必須具備良好的思想政治素質(zhì)和信息服務(wù)觀念，要能夠在平凡的崗位中扎扎實實的工作，樹立創(chuàng)新意識和服務(wù)思想，要有高度的事業(yè)心和責任感，這樣才能將瑣碎的工作做的更加完美。

三、結(jié)束語

總而言之，從我國高校的發(fā)展現(xiàn)狀來看，高校檔案管理的數(shù)字信息化建設(shè)還處在初級階段，只有建立一支高素質(zhì)的信息化管理隊伍，培養(yǎng)一批專業(yè)的工作人員，提高對高校檔案管理工作的重視度，改變傳統(tǒng)的思維理念，加強專業(yè)技術(shù)的學習，加大資金的投入和使用，才能進一步提高檔案管理工作的標準化和規(guī)范化，推動高校管理工作的健康、穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻：

[1]周寧馨，馬夢丹.信息化背景下高校檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策探究[J].城建檔案，2018，（08）：56-58.

[2]成興萍.信息化背景下高校檔案管理研究[J].呂梁教育學院學報，2018，（02）：86-87.

[3]李倩梅.淺析信息化背景下如何加強數(shù)字檔案管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（10）：38+45.

[4]馮曙光.基于數(shù)字信息化條件下的高校檔案管理創(chuàng)新研究[J].科技經(jīng)濟導刊，2015，（13）：180+46.