淺析軍隊(duì)高等教育自學(xué)考試檔案的規(guī)范管理

王磊 王玉麗

摘 要：對檔案的規(guī)范化、科學(xué)化管理是做好軍隊(duì)高等教育自學(xué)考試管理的基礎(chǔ)和前提。深入分析軍隊(duì)高等教育自學(xué)考試檔案的特點(diǎn)及管理中存在的現(xiàn)實(shí)問題，從思想上強(qiáng)化檔案意識、建立有效的檔案管理制度及加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)三個方面提出軍隊(duì)自學(xué)考試檔案管理的改進(jìn)措施，能夠有利促進(jìn)軍隊(duì)高等教育自學(xué)考試檔案管理的規(guī)范化建設(shè)。

關(guān)鍵詞：軍隊(duì)高等教育自學(xué)考試;檔案;規(guī)范管理

中圖分類號：G726.9 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1671-2064（2019）13-0227-02

軍隊(duì)高等教育自學(xué)考試檔案是軍隊(duì)高等教育自學(xué)考試過程中形成的，保存?zhèn)洳榈奈淖?、圖像、聲音以及其他各種形式的原始記錄。軍隊(duì)高等教育自學(xué)考試隸屬于國家高等教育自學(xué)考試體系，是經(jīng)國家教育行政部門批準(zhǔn)的對軍隊(duì)人員進(jìn)行以學(xué)歷繼續(xù)教育為主的高等教育國家考試。在考試計(jì)劃的制定、考生報名、考試的組織、成績的發(fā)放、畢業(yè)審核和學(xué)位授予等環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生不同載體、不同形態(tài)的原始記錄，對這些原始記錄進(jìn)行收集、整理、鑒定、保管、編目等工作則是形成了軍隊(duì)高等教育自學(xué)考試檔案的管理[1]。

1 軍隊(duì)高等教育自學(xué)考試檔案的特點(diǎn)

1.1 軍隊(duì)自學(xué)考試檔案材料數(shù)量大，種類多，覆蓋面廣

首先，從考試專業(yè)看，軍隊(duì)自學(xué)考試涉及學(xué)歷層次分為大專和本科，其中大專有15個專業(yè)，本科15個專業(yè)，涵蓋社會科學(xué)、自然科學(xué)等各方面。大專、本科加在一起兩百多門考試課程，考生在這么多課程的學(xué)習(xí)、考試過程中形成的考籍檔案、轉(zhuǎn)考免考、畢業(yè)論文、試卷等多種材料都是屬于自學(xué)考試檔案的范疇。檔案材料的構(gòu)成復(fù)雜，檔案管理工作面臨的難、多、雜、冗的程度可想而知。

其次，從報考人員來看，2017年軍隊(duì)高等教育自學(xué)考試實(shí)行改革，報名對象為現(xiàn)役軍官、士官和非現(xiàn)役文職人員。在改革前，軍隊(duì)自學(xué)考試招生對象除了以上三類人員還包括非現(xiàn)役公勤和職工，這兩類人員中未畢業(yè)的考生還可以繼續(xù)參加考試直至畢業(yè)，因此考生的人員構(gòu)成類別復(fù)雜，年齡、前置學(xué)歷、政治面貌等也各不相同。

第三，從檔案種類來看，除了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，軍隊(duì)由于其保密的特殊性，電子類的信息需要用光盤刻錄才能傳入電腦，因此又多了一種光盤載體的電子檔案，軍隊(duì)自學(xué)考試檔案具有載體多樣化的特點(diǎn)。

1.2 軍隊(duì)自學(xué)考試檔案的來源多樣化

軍隊(duì)自學(xué)考試的檔案主要來源于以下幾個方面：一是上級主管部門在貫徹執(zhí)行國家高等教育自學(xué)考試方針政策、制定軍隊(duì)自學(xué)考試具體政策和業(yè)務(wù)規(guī)范、制定開考專業(yè)規(guī)劃等過程中下發(fā)的相關(guān)政策、規(guī)定和章程等文件;二是各專業(yè)主考院校在制訂開考專業(yè)考試計(jì)劃、編寫課程考試大綱和教材等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的文件材料;三是各考點(diǎn)在擬制上報考試實(shí)施方案，編排設(shè)置考場，接收、保管和傳送試卷等考務(wù)組織環(huán)節(jié)產(chǎn)生的文件;四是考生在報名、報考、申請畢業(yè)、申請學(xué)位等環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的文件材料等。

1.3 軍隊(duì)自學(xué)考試檔案的形成持續(xù)時間長，變動頻繁

軍隊(duì)高等教育自學(xué)考試在改革后規(guī)定的結(jié)業(yè)年限為6年，考生只要在規(guī)定時間內(nèi)完成所有規(guī)定課程的考試，取得合格成績提交畢業(yè)論文合格即可申請畢業(yè)，這種馬拉松式的考試會使檔案的形成持續(xù)時間長;加之軍人由于職業(yè)的特殊性因?yàn)閳?zhí)行任務(wù)而無法參加考試的情況時有發(fā)生，轉(zhuǎn)考頻繁，從而造成自學(xué)考試檔案的變動頻繁[2]。

1.4 自學(xué)考試檔案的實(shí)用價值大

自學(xué)考試檔案真實(shí)記錄了考生在整個學(xué)習(xí)、考試中的動態(tài)，具有重要的實(shí)用價值。首先，從考生的角度看，軍隊(duì)高等教育自學(xué)考試的考生以士官為主，自學(xué)考試是士官提升學(xué)歷水平的主要途徑，士官個人的成績、畢業(yè)檔案、學(xué)位檔案等在其晉級晉職、轉(zhuǎn)業(yè)安排時為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供依據(jù);其次，對于主考院校來說，考生檔案為其研究、制定學(xué)習(xí)內(nèi)容和考試標(biāo)準(zhǔn)提供參考。通過對歷次考試試題和考生答題情況的分析總結(jié)，掌握考生的學(xué)習(xí)情況，提高下一次考試試題的針對性。

2 軍隊(duì)高等教育自學(xué)考試檔案管理存在的問題

2.1 檔案管理集中化程度不夠，出現(xiàn)“分散管理、各自為政”的情況

軍隊(duì)自學(xué)考試檔案形成的渠道較多，采取的是分級分專業(yè)的獨(dú)立管理模式[2]。各專業(yè)分別管理本專業(yè)考生的檔案;每個專業(yè)又有主考院校、考點(diǎn)等多個辦考機(jī)構(gòu)，每個機(jī)構(gòu)在自學(xué)考試的管理運(yùn)行中又會產(chǎn)生與工作、職能相關(guān)的材料檔案，這些檔案又是分別由各機(jī)構(gòu)自行保管;在辦考機(jī)構(gòu)內(nèi)部，由于軍人職業(yè)的特殊性，因?yàn)檎{(diào)動、轉(zhuǎn)業(yè)等原因轉(zhuǎn)崗的情況比較常見，檔案管理人員變動頻繁，致使要調(diào)檔查看時需要找不同的人在不同的電腦上查找，檔案處于分散管理的狀態(tài)。這種“分散管理”的狀態(tài)一定程度上也反映出檔案管理人員缺乏對檔案信息資源的整合意識。

2.2 檔案管理缺乏健全有效的運(yùn)行機(jī)制

2.2.1 缺乏統(tǒng)一的管理制度

雖然各主考院校、各考點(diǎn)都有自己的檔案管理，但是由于缺乏統(tǒng)一的檔案管理制度，每個機(jī)構(gòu)職責(zé)范圍內(nèi)應(yīng)收集的檔案內(nèi)容、檔案類別、收集時間節(jié)點(diǎn)等沒有具體的統(tǒng)一的規(guī)定和要求，有可能造成檔案收集的不全和檔案管理的質(zhì)量不高。

2.2.2 缺乏專職專業(yè)化的檔案管理員

沒有專職專業(yè)化的檔案管理員是軍隊(duì)自學(xué)考試檔案管理中一個很突出的問題，檔案管理人員多是兼職且變動頻繁，人員缺乏專業(yè)知識，導(dǎo)致檔案的收集、整理、保管等環(huán)節(jié)很不專業(yè)化，降低了檔案的收集質(zhì)量進(jìn)而影響了檔案的實(shí)用價值。

2.2.3 缺乏有效的監(jiān)督機(jī)制

自學(xué)考試檔案的收集保管一直以來是各個考試機(jī)構(gòu)自行把控，沒有監(jiān)督機(jī)構(gòu)也沒有監(jiān)督機(jī)制，收集保管利用的質(zhì)量如何也沒有評估，容易出現(xiàn)檔案管理的各個環(huán)節(jié)把關(guān)不嚴(yán)的情況，弱化了檔案的服務(wù)效應(yīng)。

2.3 檔案管理的信息化水平滯后

當(dāng)前，軍隊(duì)自學(xué)考試的有些辦考機(jī)構(gòu)的檔案管理的信息化程度比較滯后，有的還停留在依靠手工方式對材料進(jìn)行歸檔和管理，耗時費(fèi)工，大大降低了工作效率;同時，由于人員反復(fù)接觸檔案材料，也加速了檔案實(shí)體的磨損和老化，是一種相當(dāng)落后的檔案工作方式，已經(jīng)不適應(yīng)檔案工作信息化建設(shè)的要求。

3 提升軍隊(duì)自學(xué)考試檔案管理水平的對策

軍隊(duì)自學(xué)考試畢業(yè)證書由主考院校同軍隊(duì)高等教育自學(xué)考試委員會聯(lián)合頒發(fā)，考生取得畢業(yè)證書后可以參加全國統(tǒng)一的研究生考試。自學(xué)考試本科畢業(yè)證書在考生今后的工作、升職、評級評職稱以及參加相關(guān)資格考試上都是一個有效的通行證。自學(xué)考試被越來越多的人選擇作為提升學(xué)歷水平的重要途徑，隨著報考人數(shù)的逐年遞升，軍隊(duì)舉行自學(xué)考試的規(guī)模不斷擴(kuò)大，隨之生成的自學(xué)考試檔案越來越多，考生對檔案的利用頻率也不斷提高。如何提升軍隊(duì)自學(xué)考試檔案的管理水平，更好的服務(wù)于軍隊(duì)自學(xué)考試教育事業(yè)是一個值得探討的問題。

3.1 思想上要強(qiáng)化檔案意識，加強(qiáng)對自學(xué)考試檔案管理的重視

各級辦考機(jī)構(gòu)雖然都對自學(xué)考試檔案進(jìn)行管理，但思想上重視的程度還不夠，僅僅是將自學(xué)考試檔案作為考試的衍生品進(jìn)行保管，“重藏輕用”的思想依然存在，并沒有意識到自學(xué)考試檔案今后會發(fā)揮的重要作用。

提升自學(xué)考試檔案管理水平首先必須從思想上重視自學(xué)考試檔案的管理，確保管理制度的落實(shí)，要充分認(rèn)識到檔案以后會發(fā)揮的重要作用，強(qiáng)化自學(xué)考試檔案意識，從源頭上改變“重藏輕用”的錯誤認(rèn)識，這是做好檔案工作的關(guān)鍵;其次要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，配備責(zé)任心強(qiáng)、態(tài)度端正、具備一定專業(yè)知識的專職檔案管理人員，定期對檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核。

3.2 建立行之有效的檔案管理制度

軍隊(duì)自學(xué)考試因其考程長、報考人數(shù)多使得檔案的收集、整理工作具有一定的復(fù)雜性和難度，為了避免檔案管理的雜亂無章，各辦考機(jī)構(gòu)的檔案管理必須建立統(tǒng)一的制度和標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案工作有章可循。

首先是建立一套完善的歸檔制度。明確各辦考機(jī)構(gòu)關(guān)于軍隊(duì)自學(xué)考試檔案的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔方式，哪些文件材料必須定期歸檔，哪些文件材料是不定期歸檔要有明確的要求，確保及時全面的收集考生在整個報考過程中形成的檔案材料，避免出現(xiàn)材料積壓、丟失的情況;其次是建立檔案材料報送制度。軍隊(duì)自學(xué)考試檔案采用的分級管理模式容易造成考生的檔案材料在多個辦考機(jī)構(gòu)之間流轉(zhuǎn)，有些是分布在不同的辦考機(jī)構(gòu)中，為了防止在檔案遞送過程中出現(xiàn)材料丟失的情況，必須建立檔案材料的報送制度，明確各辦考機(jī)構(gòu)在檔案管理上的職責(zé)分工，規(guī)范各辦考機(jī)構(gòu)檔案材料報送的流程和時間，防止出現(xiàn)檔案管理上的盲區(qū)和重復(fù)管理的現(xiàn)象;第三是加強(qiáng)對入庫檔案實(shí)體的科學(xué)管理。檔案入庫之后要按一定的分類標(biāo)準(zhǔn)整理存放，登記造冊，做好檢索目錄方便查詢;落實(shí)檔案出入庫制度，詳細(xì)記錄檔案的出入庫時間、檔案編號和借閱人信息，對歸還的檔案認(rèn)真檢查，嚴(yán)防檔案材料丟失或破壞。軍隊(duì)自學(xué)考試檔案除了具備檔案本身的特點(diǎn)之外還有保密性這個突出的特點(diǎn)，對檔案的安全管理就顯得尤為重要，無論是管理者還是使用者都要有較強(qiáng)的保密意識;同時為延緩檔案的老化，延長檔案的壽命，在實(shí)體管理上要做到“十防”，即防水、防光、防盜、防磁、防高溫、防有害氣體、防潮、防鼠、防塵、防蛀;第四是建立健全檔案管理崗位職責(zé)制，將責(zé)任切實(shí)落實(shí)到人，檔案管理人員除了要具備熟練的業(yè)務(wù)技能，還必須要有較強(qiáng)的責(zé)任意識和服務(wù)意識。

3.3 加強(qiáng)自學(xué)考試檔案管理的信息化建設(shè)

檔案管理的信息化一直是檔案工作者追求的目標(biāo)。自學(xué)考試檔案的信息化建設(shè)是指通過引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備和技術(shù)實(shí)現(xiàn)自學(xué)考試檔案的實(shí)體管理向檔案實(shí)體的數(shù)字化信息管理的轉(zhuǎn)變過程。通過這樣的一個轉(zhuǎn)變，既可以實(shí)現(xiàn)自學(xué)考試檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，有效的保護(hù)檔案實(shí)體，也可以實(shí)現(xiàn)自學(xué)考試檔案信息的接受、傳遞、存儲和提供利用的一體化，提升檔案管理工作的效率和水平，方便不同的辦考機(jī)構(gòu)之間實(shí)現(xiàn)電子檔案的共建共享，更好更高效的為廣大考生服務(wù)。自學(xué)考試檔案管理的信息化建設(shè)對技術(shù)、設(shè)備、環(huán)境和人員素質(zhì)都提出了更高的要求，首先需要各級辦考機(jī)構(gòu)加大對技術(shù)、設(shè)備和環(huán)境的資金投入，配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)、掃描儀和管理軟件，做好軍事綜合信息網(wǎng)的安全保護(hù)工作;其次，檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的工作，不是一朝一夕就能建成的，它要求檔案管理人員必須加強(qiáng)對新計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)，不斷提升自身的綜合素質(zhì)，與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)信息化這個社會發(fā)展的大趨勢。

總之，軍隊(duì)院校要大力開展自學(xué)考試檔案管理工作，以現(xiàn)有的檔案管理工作為基礎(chǔ)[3]，引入先進(jìn)的技術(shù)和科學(xué)的檔案管理理念，構(gòu)建科學(xué)化、規(guī)范化的自學(xué)考試檔案管理體系，促進(jìn)整個軍隊(duì)自學(xué)考試教育事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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