關(guān)于加強(qiáng)電子檔案管理的分析與思考

于萍

摘要：隨著當(dāng)前社會科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理工作由單一的模式轉(zhuǎn)變成為了信息化、自動化的管理方式。隨著事業(yè)單位電子檔案管理工作的不斷深入擴(kuò)大，事業(yè)單位檔案管理形成了一種規(guī)模性的管理方式，想要保證電子檔案的穩(wěn)定與安全，就必須要強(qiáng)化電子檔案的管理模式。電子檔案是傳播知識的渠道，本文通過對當(dāng)前電子檔案管理工作中的所存在的問題進(jìn)行深入研究，探索如何加強(qiáng)電子檔案的管理策略，為以后電子檔案管理提供有價值的參考與借鑒。

關(guān)鍵詞：電子檔案 事業(yè)單位 管理措施

引言

相對于傳統(tǒng)的檔案管理方式，電子檔案管理是一項(xiàng)難度較大的工作，其主要是由于多數(shù)的電子文件還處于傳統(tǒng)模式下，會被誤認(rèn)為電子文件文不是檔案管理，電子文件對于就計算機(jī)的軟件系統(tǒng)具有依賴性，其必須在計算機(jī)的基礎(chǔ)上進(jìn)行對檔案的整理。當(dāng)前，推動電子檔案歸檔工作刻不容緩，要從事業(yè)單位的角度出發(fā)，以大局為重，順應(yīng)其自然發(fā)展規(guī)律，促進(jìn)電子文件歸檔自動化、信息化的工作內(nèi)容，建立合理的規(guī)章管理制度。

一、電子檔案的特點(diǎn)

（一）操作簡單，方便管理

傳統(tǒng)的檔案管理模式是文件管理方法的運(yùn)用，能夠使檔案管理人員、業(yè)務(wù)人員以及處理人員共享整個信息管理系統(tǒng)，當(dāng)電子文件形成時，能夠及時的對其進(jìn)行儲存，以及歸檔。相關(guān)部門可以對存檔的檔案進(jìn)行處理，對其進(jìn)行分類，也能夠?qū)⑵匠９ぷ髦挟a(chǎn)生的文件信息進(jìn)行直接傳輸，檔案管理部門依據(jù)要求進(jìn)行及時的電子文件信息下載，從而轉(zhuǎn)化為電子檔案。

（二）信息能夠共享，便于查詢

使用者要借閱紙質(zhì)檔案，必需要通過檔案室辦理相關(guān)的檔案辦理手續(xù)，借閱后需要進(jìn)行檔案復(fù)制還要辦理相關(guān)的檔案復(fù)制審批手續(xù)。而電子檔案的信息數(shù)據(jù)庫是檔案部門與業(yè)務(wù)部門共享的，使用者可以辦公電腦進(jìn)行網(wǎng)上檔案信息查找，并能夠更方便快捷的進(jìn)行檔案復(fù)制，從檔案的使用層面來說，電子檔案存儲到計算機(jī)之后，能夠不受到時間以及空間的限制，進(jìn)行檔案查詢。信息檢索功能使電子檔案變得更加準(zhǔn)確、快捷、方便。

（三）具有虛擬性與依賴性

電子檔案文件的形式以“1”和“0”作為記錄，其必須經(jīng)過計算機(jī)以及其他的應(yīng)用軟件進(jìn)行處理后，才能夠被使用者進(jìn)行閱讀。所以，電子檔案離不開計算機(jī)的軟件系統(tǒng)，不能夠獨(dú)立的存在。此外，計算機(jī)屏幕呈現(xiàn)的文件格式，都是經(jīng)過計算機(jī)后臺程序進(jìn)行加工處理之后才展示在人們面前，一種相同的電子文件能夠擁有不同類型的格式，簡單來說，其是一種虛擬性的文件。

（四）具有不穩(wěn)定性

電子文件檔案的不穩(wěn)定性主要有以下三方面：其一，電子檔案所依賴的系統(tǒng)不具有穩(wěn)定性，當(dāng)前，計算機(jī)的軟件系統(tǒng)發(fā)展速度飛快，會對電子檔案的存儲造成結(jié)構(gòu)造成不兼容數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化失控的情況其二，電子檔案的載體不具有穩(wěn)定性，計算機(jī)的光盤等材料壽命較短，不能夠長久的使用與保存。其三，電子檔案具有多變性，其數(shù)據(jù)的真實(shí)性比不上紙質(zhì)檔案，有極大的可能會被修改、丟失等情況發(fā)生率較大。

二、事業(yè)單位電子檔案管理所存在的問題

（一）電子檔案對軟件的依賴問題

當(dāng)前事業(yè)單位進(jìn)行電子檔案管理工作較多，其中存在許多的問題，在一定程度上影響了檔案管理工作的質(zhì)量與效率。電子檔案對計算機(jī)軟件系統(tǒng)具有依賴性，脫離了電子設(shè)備之后，就不能夠制作電子檔案，也無法使用電子檔案。此外，電子檔案需要在特定的程序軟件上進(jìn)行操作，其制作的質(zhì)量與操作方法都來源于軟件系統(tǒng)的情況。當(dāng)計算機(jī)與應(yīng)用軟件系統(tǒng)不兼容的情況下，就會發(fā)生檔案交換失敗等問題。

（二）電子檔案在管理中的方式問題

檔子檔案的管理要順應(yīng)其自然發(fā)展規(guī)律，更要嚴(yán)格遵守相關(guān)的規(guī)定。在檔案管理人員的管理上，多數(shù)的事業(yè)單位都缺少有素質(zhì)的專業(yè)的復(fù)合型人才。進(jìn)行檔案管理工作，需要管理人員自身具有較高的素質(zhì)，較強(qiáng)的工作能力以及寬闊的事業(yè)?？傮w來說，管理人員具有高素質(zhì)的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)辦理能力，可以更好的了解行業(yè)知識。當(dāng)前事業(yè)單位的管理人員缺少職業(yè)道德素質(zhì)以及專業(yè)能力，事業(yè)單位也沒有制定一套完善的管理制度，造成了檔案管理人員缺少工作人情，沒有積極性高。

（三）電子檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的安全問題

在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)信息快速發(fā)展的情況下，電子檔案的使用存在著許多的問題，電子檔案信息的安全受到人們的廣泛關(guān)注。電子檔案信息不安全主要表現(xiàn)在兩個方面，一方面是人為因素，不法分子對電子檔案的信息進(jìn)行竊取，篡改、非法訪問等行為，對電子檔案的信息安全造成了極大的威脅。另一方面，網(wǎng)絡(luò)自身因素，當(dāng)前，計算機(jī)系統(tǒng)的保護(hù)功能還不夠完善，在技術(shù)的層面上來說，網(wǎng)絡(luò)自身的結(jié)構(gòu)也存在著一定的安全問題，這就給不法分子有機(jī)可乘。計算機(jī)系統(tǒng)的開放性具有極大的風(fēng)險與危險，是計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)最大的安全問題與漏洞。

三、電子檔案管理措施

（一）電子檔案應(yīng)當(dāng)采用與自身相符的方式

電子檔案與紙質(zhì)檔案相比，并不具有紙質(zhì)檔案的直觀性，其是一種虛擬性的文件存儲方式，能夠有效的利用技術(shù)設(shè)備，一旦離開了軟件設(shè)備就無法進(jìn)行操作。所以，電子檔案必須要有良好的保管方式，采取再生性的保護(hù)方式，拷貝或轉(zhuǎn)換等，延續(xù)載體的使用壽命。另外，軟件系統(tǒng)的配置能夠直接影響電子檔案的質(zhì)量。所以，必需要采用先進(jìn)的電子檔案軟件技術(shù)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的兼容性與通用性，研究適合于電子檔案的保管方式。對于事業(yè)單位來說，可以采用統(tǒng)一的制定規(guī)定以及所用的軟件操作系統(tǒng)，對于重要的材料必要進(jìn)行登記處理。這樣能夠減少不必要的損失，還能夠保證電子檔案的安全。

（二）加強(qiáng)對電子檔案工作的管理工作

要加強(qiáng)對事業(yè)單位檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)教育，不斷提高其應(yīng)用信息技術(shù)專業(yè)能力，使其能夠成為管理、研究、操作為一體的綜合型人才。事業(yè)單位需要樹立新的育人理念，提升對檔案管理人員的培養(yǎng)重視度，制定出有效的、合理的、符合單位實(shí)際情況的檔案管理人員體系，為檔案管理人員制定職業(yè)工作給規(guī)劃以及晉升方式，由此激發(fā)管理人員對檔案管理工作的熱情。另外，事業(yè)單位還需要強(qiáng)化對人才的培養(yǎng)方式，通過開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)、學(xué)習(xí)進(jìn)修等活動，不斷促進(jìn)管理人員的綜合素質(zhì)，為其提供有質(zhì)量的學(xué)習(xí)方式，開拓人才引進(jìn)方式。

（三）在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采取有效的安全策略

在當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，電子檔案信息的安全防范措施是要有：訪問限制，通過對網(wǎng)絡(luò)的訪問限制，嚴(yán)格管理用戶所訪問的內(nèi)容，并限制用戶對其進(jìn)行操作.還能夠更好的防止不法分子對電子檔案進(jìn)行盜取。信息加密，保證私密的電子檔案不進(jìn)行公開，其能夠作為保護(hù)笛子檔案的首要措施。數(shù)字簽名，保證電子檔案信息數(shù)據(jù)的真實(shí)性，防止被非法篡改或假造，使用者或者管理者可以在計算機(jī)屏幕上進(jìn)行手寫簽名，能夠更好的保護(hù)電子檔案的安全。

四、結(jié)語

相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案在使用上，更加方便，快捷，優(yōu)勢較多能夠提高檔案的利用率與工作質(zhì)量。開展電子檔案管理工作，通過網(wǎng)絡(luò)軟件系統(tǒng)能夠及時的對檔案進(jìn)行存儲、傳輸，更加精準(zhǔn)的快速的完成工作，最終到達(dá)資源共享的目的。

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