完善高校全面預(yù)算管理系統(tǒng)的對策研究

陳方方 張強

[摘? ? 要] 預(yù)算管理是高校財務(wù)管理的一項重要工作。目前，高校借助預(yù)算管理系統(tǒng)實現(xiàn)了對預(yù)算的編制、評審、批復(fù)、執(zhí)行、調(diào)整等功能，滿足了財務(wù)內(nèi)部需求。但這樣的預(yù)算管理系統(tǒng)是站在財務(wù)管理視角，缺乏其他業(yè)務(wù)部門視角的預(yù)算維度管理;并且大多高校的預(yù)算管理系統(tǒng)孤立存在，缺乏與其他業(yè)務(wù)的交互，無法分析趨勢、發(fā)現(xiàn)問題并進(jìn)行預(yù)警。本文就目前高校預(yù)算管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀，提出其中存在的問題，并通過對多所高校的實地調(diào)研學(xué)習(xí)，提出了完善高校預(yù)算管理系統(tǒng)的對策。

[關(guān)鍵詞] 全面預(yù)算;決策分析;數(shù)據(jù)挖掘

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 15. 016

[中圖分類號] G647? ? [文獻(xiàn)標(biāo)識碼]? A? ? ? [文章編號]? 1673 - 0194（2019）15- 0035- 03

0? ? ? 引? ? 言

預(yù)算管理工作是高校各項工作計劃開展的前提，其執(zhí)行情況直接影響高校整體規(guī)劃的實施。因此，預(yù)算管理工作是高校財務(wù)工作的重點，需要高校各業(yè)務(wù)部門全員參與預(yù)算管理，并且對預(yù)算執(zhí)行的不同階段有進(jìn)度的跟蹤。高校預(yù)算包括預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算管理、預(yù)算考評等工作內(nèi)容[1]。高校財務(wù)預(yù)算管理是高校財務(wù)活動順利運行的基礎(chǔ)，是一種“一體化”的全程管理系統(tǒng)，需要更明確、更具體地制定學(xué)校責(zé)任的相關(guān)目標(biāo)，并進(jìn)行過程控制，完善各種管理決策，協(xié)調(diào)工作中的相關(guān)內(nèi)部環(huán)節(jié)，實現(xiàn)各個部門職能的有機結(jié)合，優(yōu)化資源配置，提高資金使用效率[2-4]。

高校財務(wù)預(yù)算管理系統(tǒng)，由于借助信息化手段，將預(yù)算管理業(yè)務(wù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)相結(jié)合并運用在預(yù)算管理工作中，因此能較大程度提高高校財務(wù)預(yù)算管理的質(zhì)量與效率。高校預(yù)算管理系統(tǒng)對預(yù)算管理工作具有重要的意義，主要體現(xiàn)在：第一，提升預(yù)算編制水平。借助信息系統(tǒng)，將各項指標(biāo)預(yù)制在系統(tǒng)，并通過不同的工具，自動生成表格，且可根據(jù)業(yè)務(wù)需求的變化調(diào)整表格的屬性，形成新的表格。第二，提升預(yù)算執(zhí)行水平。借助信息系統(tǒng)，將審核規(guī)則、控制策略等預(yù)置在系統(tǒng)中，系統(tǒng)就可根據(jù)一定的計算規(guī)則自動對指標(biāo)進(jìn)行量化計算，減少人工編制的誤差，提高預(yù)算執(zhí)行水平。第三，提升預(yù)算的監(jiān)控力度。借助信息系統(tǒng)，對超出預(yù)算外的經(jīng)費開支，系統(tǒng)具有強制執(zhí)行層層審批的功能，審批通過后才能獲得審批經(jīng)費。同時，這些審批過程痕跡全部記錄在系統(tǒng)中，為審計部門審查提供依據(jù)。因此，提高了預(yù)算管理的監(jiān)督力度，透明性更強。

1? ? ? 高校預(yù)算管理現(xiàn)狀

通過各高校實地考察及對于預(yù)算管理文獻(xiàn)的研究，目前高校的預(yù)算管理基本還處在“財務(wù)預(yù)算” 的層面，離“全面預(yù)算”以及高校決策支持要求還有較大的距離。主要體現(xiàn)在幾個方面：

（1）預(yù)算的編報基本由財務(wù)部門完成，編報過程基本是“一上一下”，業(yè)務(wù)部門大多沒有參與年度預(yù)算的編報。大多高校對預(yù)算管理的重要性及參與性認(rèn)識不足，各業(yè)務(wù)部門認(rèn)為預(yù)算管理是財務(wù)部門的工作，在年初只需提供數(shù)據(jù)，參與意識不夠。

（2）業(yè)務(wù)部門只有當(dāng)需要使用預(yù)算時才在年中進(jìn)行預(yù)算申報，基本以“預(yù)算執(zhí)行”代替“預(yù)算編報”，使的預(yù)算的信息很不“透明”，可能造成一些資源的浪費和不合理配置。

（3）由于缺少業(yè)務(wù)部門參與預(yù)算的編報，預(yù)算很難與業(yè)務(wù)活動有效銜接。這樣做的結(jié)果是，只有財務(wù)人員才能看懂?dāng)?shù)據(jù)，財務(wù)數(shù)據(jù)供業(yè)務(wù)部門使用難度大。

（4）以“網(wǎng)絡(luò)報銷”代替預(yù)算執(zhí)行控制，預(yù)算控制的手段簡單、機械。網(wǎng)上報銷服務(wù)克服了線下報銷遞交審核資料、手續(xù)煩瑣的不足，但對預(yù)算的執(zhí)行、進(jìn)度分析等功能欠缺。

（5）缺少成體系的預(yù)算分析，財務(wù)部門匯總分析信息時既費時費力又難以滿足業(yè)務(wù)部門及領(lǐng)導(dǎo)決策分析的信息需求。

（6）預(yù)算沒有與考核銜接，造成了業(yè)務(wù)部門沒有參與預(yù)算管理的動力。

2? ? ? 目前高校預(yù)算管理系統(tǒng)存在的問題

由于管理方式的缺陷，較多高校預(yù)算管理系統(tǒng)同樣存在很多問題，具體表現(xiàn)在：

（1）預(yù)算管理系統(tǒng)功能不完善。多數(shù)高校預(yù)算管理系統(tǒng)是對項目收支的統(tǒng)計，缺乏預(yù)算管理從申請、執(zhí)行、控制及分析的一體化功能。

（2）預(yù)算管理系統(tǒng)處于“信息孤島”狀態(tài)。一方面，預(yù)算數(shù)據(jù)不能與核算數(shù)據(jù)有效銜接;另一方面，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與預(yù)算管理數(shù)據(jù)相互獨立運行，缺乏交互。

（3）決策支持功能欠缺。高校預(yù)算管理系統(tǒng)不僅要滿足預(yù)算管理，還必須與其他業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)融合，進(jìn)而從不同維度對數(shù)據(jù)進(jìn)行展示。利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，實現(xiàn)對未來業(yè)務(wù)走勢的預(yù)測及預(yù)警。

3? ? ? 完善高校預(yù)算管理系統(tǒng)的對策

通過對不同高校預(yù)算管理系統(tǒng)的調(diào)研及國內(nèi)相關(guān)文獻(xiàn)的學(xué)習(xí)，要完善高校全面預(yù)算管理系統(tǒng)，必須要完善數(shù)據(jù)采集，對維度細(xì)分;完善基礎(chǔ)功能模塊;依托大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)完善決策分析模塊。

3.1? ?完善數(shù)據(jù)采集

高校財務(wù)部門對業(yè)務(wù)維度的劃分是粗放的，因為其只能站在財務(wù)視角總結(jié)。當(dāng)各部門想看到自己關(guān)心維度的數(shù)據(jù)時，往往沒有或通過手工方式合計出來。因此，只有通過對業(yè)務(wù)部門調(diào)研，對維度細(xì)分，站在不同業(yè)務(wù)視角下，統(tǒng)計出所有維度，并將其與財務(wù)維度對接，才能在執(zhí)行后看到需要的數(shù)據(jù)。

3.2? ?完善基礎(chǔ)功能模塊

3.2.1? ?用戶管理模塊

用戶管理模塊主要是通過權(quán)限分配，控制不同用戶訪問的功能模塊。科研人員、部門審核人員、校領(lǐng)導(dǎo)等具有不同的權(quán)限，可以看到不同的數(shù)據(jù)。

3.2.2? ?預(yù)算編制和審核模塊

此功能模塊主要是對高校各個部門預(yù)算數(shù)據(jù)的編制和審核。對業(yè)務(wù)部門更多關(guān)注前臺填寫界面，對審核部門更關(guān)注預(yù)算數(shù)據(jù)的合理性審查。因此，在預(yù)算編制時要將財務(wù)術(shù)語進(jìn)行詳細(xì)解釋，最終業(yè)務(wù)部門來才容易理解，容易填報，生成業(yè)務(wù)部門“看得懂”的數(shù)據(jù)。

3.2.3? ?執(zhí)行和控制模塊

在執(zhí)行模塊，能看到項目經(jīng)費的使用情況，而控制模塊主要是對財務(wù)工作的執(zhí)行情況進(jìn)行控制，當(dāng)發(fā)現(xiàn)經(jīng)費使用有不合規(guī)情況時，財務(wù)管理人員可對經(jīng)費進(jìn)行調(diào)整。

3.3? ?完善決策分析模塊

全面預(yù)算管理系統(tǒng)應(yīng)具有強大的決策分析功能，充分運用大數(shù)據(jù)技術(shù)及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對未來資金需求、收入變化、資源配置效率等方面進(jìn)行預(yù)測分析，挖掘收入的增長點，并識別出低效率的資金支出，進(jìn)而為學(xué)校不同部門決策者提供數(shù)據(jù)支持。具體的決策分析架構(gòu)圖如下圖1所示。

從上圖可看成，若實現(xiàn)整個功能需要：

首先，業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)與財務(wù)預(yù)算數(shù)據(jù)打通。高校全面預(yù)算管理系統(tǒng)要在部門及校級決策中發(fā)揮真正的作用，不僅需要財務(wù)系統(tǒng)歷史的預(yù)算數(shù)據(jù)、核算數(shù)據(jù)、收支數(shù)據(jù)等內(nèi)部數(shù)據(jù)，而且還需要與其他業(yè)務(wù)部門的教學(xué)、科研、人事外部數(shù)據(jù)。在底層實現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享，上層的預(yù)測分析才有了數(shù)據(jù)源。

其次，借助大數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在頂層構(gòu)建數(shù)據(jù)挖掘模型，形成各種報表及圖形展示。數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是為了通過分析存在于數(shù)據(jù)庫中的隱含的、有意義的數(shù)據(jù)從而發(fā)現(xiàn)新的關(guān)聯(lián)關(guān)系，它能實現(xiàn)以下多種功能，如自動預(yù)測趨勢和行為、數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)分析、概念描述、偏差檢測等[5]。數(shù)據(jù)挖掘是統(tǒng)計分析功能的延伸和擴展。大多數(shù)的統(tǒng)計分析技術(shù)都基于完善的數(shù)學(xué)理論，對使用者的要求較高。而隨著計算機計算能力的不斷增強，可用計算機強大的計算功能來完成。在統(tǒng)計分析技術(shù)的基礎(chǔ)上，構(gòu)建合理的數(shù)據(jù)挖掘模型，最終形成各種報表及圖形。

最后，高校全面預(yù)算管理工作必須是由信息管部門與財務(wù)部門牽頭，由信息管理部門將學(xué)校業(yè)務(wù)理解透后逐步實施。

4? ? ? 結(jié)? ? 論

完善的高校預(yù)算管理系統(tǒng)通過全員預(yù)算編制及預(yù)算內(nèi)部分解下達(dá)，不僅實現(xiàn)了預(yù)算指標(biāo)的全程控制，而且實現(xiàn)了各項經(jīng)費預(yù)算編制、逐級上報審批、指標(biāo)分解、用款計劃編制與審批、預(yù)算控制與跟蹤的全過程管理。此外，通過完善維度細(xì)分，可實時生成各類預(yù)算執(zhí)行分析表和決算報表，做到預(yù)算執(zhí)行的有依有據(jù);決策分析模塊，能夠為各部門決策者提供數(shù)據(jù)支持，進(jìn)而提高資金的使用效率與質(zhì)量，確保高校各項工作的高效開展。

重慶醫(yī)科大學(xué)預(yù)算管理系統(tǒng)將基于此策略不斷完善。目前，我校已完成了維度細(xì)分及基礎(chǔ)功改進(jìn)工作，今后，我們將在工作中不斷探索，構(gòu)建新的數(shù)據(jù)挖掘模型，使預(yù)算管理工作越來越精細(xì)化、準(zhǔn)確化。

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