航天物流企業(yè)降本增效的管理研究

田彬 /中國運(yùn)載火箭技術(shù)研究院物流中心

中國運(yùn)載火箭技術(shù)研究院物流中心承擔(dān)著航天大型科研生產(chǎn)聯(lián)合體（兼具航天產(chǎn)品研發(fā)、設(shè)計、試驗、制造等功能的聯(lián)合體）的物資保障、檢驗檢測和物流服務(wù)業(yè)務(wù)，屬于集采購、倉儲、運(yùn)輸、銷售、配送等功能為一體的綜合保障型單位，在航天型號科研生產(chǎn)管理中發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)性作用。

目前，物流中心是收支平衡的非獨(dú)立法人單位，收入來源主要是對物資銷售的加成比例，加成部分主要用于彌補(bǔ)倉儲和配送等成本。2018 年部分客戶的加成比例降低，導(dǎo)致收入減少，而如果2019 年物資銷售量沒有上漲，在支出不變的情況下，企業(yè)利潤會大幅降低，甚至可能會收不抵支。面對嚴(yán)峻的形勢，迫切需要進(jìn)一步提升物流中心開展降本增效工作的有效性，改善當(dāng)前降本增效過程中存在的問題。降本增效是企業(yè)提高盈利水平的重要措施，它在降低企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本的同時，可以幫助企業(yè)獲取最大的收益，而科學(xué)、合理的降本增效措施的應(yīng)用，可以有效提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

一、智能財務(wù)升級

航天物流企業(yè)作為型號物資集中采購、供應(yīng)單位，隨著業(yè)務(wù)規(guī)模的迅速擴(kuò)大，財務(wù)人員手工處理原始單據(jù)的弊端越來越明顯。2017-2018 年出庫單數(shù)量呈持續(xù)上漲趨勢，且大量出庫單集中在年底，單據(jù)量的不均衡導(dǎo)致年底工作量巨大，但財務(wù)部門本身無法控制單據(jù)的均衡性，主要由客戶主導(dǎo)物資出庫領(lǐng)用時間。

出庫單簽字和系統(tǒng)財務(wù)確認(rèn)工作重復(fù)，紙質(zhì)單據(jù)流轉(zhuǎn)和電子單據(jù)流轉(zhuǎn)并行，存在人力、紙張和打印耗材的浪費(fèi)。不止財務(wù)部門，流程中所有業(yè)務(wù)部門也都如此。因此，需要引進(jìn)智能終端設(shè)備，自行研發(fā)或外購全流程供應(yīng)鏈系統(tǒng)，取消紙質(zhì)單據(jù)，所有單據(jù)電子化，響應(yīng)無紙化辦公號召，流程中所有業(yè)務(wù)人員在線上操作。一方面，可大幅降低打印設(shè)備和打印耗材的使用，減少紙張消耗；另一方面，可減少人力損耗，節(jié)省廢余流程中轉(zhuǎn)時間，優(yōu)化流程和人員配置，提高工作效率，降本效果明顯。

二、強(qiáng)化全面預(yù)算管理

全面預(yù)算管理要求做到預(yù)算理念全員參與、業(yè)務(wù)范圍全面覆蓋、管理流程全程跟蹤。然而，企業(yè)現(xiàn)狀是管理層將預(yù)算編制工作看作財務(wù)行為而交付財務(wù)部門負(fù)責(zé)，導(dǎo)致預(yù)算編制不合理，預(yù)算目標(biāo)沒有顧及全員需求，從而無法發(fā)揮應(yīng)有的作用。

全面預(yù)算管理的有效實施可以有力推進(jìn)降本工作的開展，通過科學(xué)全面的預(yù)算管理，使企業(yè)的支出合理化、節(jié)能化，取得降本效果最大化。企業(yè)所有成本費(fèi)用必須納入預(yù)算，并按實際耗用歸集到相關(guān)部門，杜絕成本費(fèi)用因歸集難度高而均攤至所有部門的現(xiàn)象。

全面預(yù)算考核是整個企業(yè)預(yù)算管理中的重要內(nèi)容，具有承上啟下的作用?？茖W(xué)、有效的預(yù)算考核可以為編制長期預(yù)算提供有力的參考和指導(dǎo)，也可以更好地實現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略和預(yù)算目標(biāo)。因此，應(yīng)充分考慮各項適用指標(biāo)，設(shè)置符合企業(yè)特色的考核機(jī)制，按規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行考核，以評價各部門的預(yù)算完成情況，并通過相應(yīng)的獎懲制度對超額完成部門進(jìn)行獎勵，對未達(dá)標(biāo)部門進(jìn)行懲罰，以爭取企業(yè)價值最大化。

三、先進(jìn)的物流和供應(yīng)鏈管理

通過物流和供應(yīng)鏈管理，可以降低成本、提高企業(yè)競爭力，所以應(yīng)從供應(yīng)鏈流程中所有參與者的視角看物流管理，從客戶提出物資需求到企業(yè)內(nèi)部下達(dá)采購計劃，再到供應(yīng)商中標(biāo)供應(yīng)物資等環(huán)節(jié)，對供應(yīng)鏈進(jìn)行全流程管理。

信息化是物流行業(yè)的大勢所趨，現(xiàn)代物流是信息化物流，物流中心信息化水平低，至今沒有與供應(yīng)商和客戶的信息交換平臺，且原有的供應(yīng)鏈系統(tǒng)線上線下同時運(yùn)行，不僅沒有起到精簡流程的作用，反而讓過程變得繁雜不堪，所以應(yīng)科學(xué)規(guī)劃企業(yè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)，從源頭降本，使整個航天系統(tǒng)的物資采購成本降低。

在大力推進(jìn)航天企業(yè)市場化轉(zhuǎn)型過程中，為有效實現(xiàn)供應(yīng)鏈整合，在原有的物資管理系統(tǒng)與供應(yīng)鏈系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，著力構(gòu)建航天采購專用的全流程供應(yīng)鏈系統(tǒng)，創(chuàng)建一個將供應(yīng)鏈參與者（客戶、航天物流企業(yè)、供應(yīng)商）聚集起來的全流程供應(yīng)鏈系統(tǒng)。所有流程線上完成，流程中所有人員可隨時查看物資狀態(tài)并實時更新；單據(jù)電子化，滿足條件的系統(tǒng)可自動流轉(zhuǎn)，設(shè)定好規(guī)則減少無效流程，在降低錯誤率的同時有效提高效率。

四、精細(xì)化管理

精細(xì)化管理是以降低管理成本為主要目標(biāo)的管理方式，是提高經(jīng)濟(jì)效益的有效途徑。若想使降本增效工作邁向新臺階，必須借助精細(xì)化管理的方法，從基于價值鏈全流程的角度進(jìn)行管理。

因溝通誤差導(dǎo)致錯誤采購物資或漏采某項物資，嚴(yán)重時會影響客戶生產(chǎn)進(jìn)度；對領(lǐng)用時間不確定的物資批量入庫、單發(fā)領(lǐng)用，導(dǎo)致庫存積壓；缺乏對具有保質(zhì)期、復(fù)驗期要求物資的辨識，造成物資報廢和二次復(fù)驗成本。這些問題的存在導(dǎo)致物資報廢和庫存居高不下，浪費(fèi)和占用大量的周轉(zhuǎn)資金。因此，需要通過精細(xì)化管理來有效解決這些存在的問題。

1.供應(yīng)鏈系統(tǒng)智能管理

全流程供應(yīng)鏈系統(tǒng)上線后，客戶需采購時則在系統(tǒng)中錄入需求信息，需求人員對客戶的需求進(jìn)行確認(rèn)，模糊需求必須電話溝通；計劃人員對新需求進(jìn)行確認(rèn)，系統(tǒng)自動根據(jù)庫存情況下達(dá)采購計劃；采購人員篩選供應(yīng)商詢價，系統(tǒng)自動比價確認(rèn)中標(biāo)供應(yīng)商，與中標(biāo)供應(yīng)商簽訂合同并按要求供貨，開具發(fā)票之后上傳；保管人員確認(rèn)到貨、復(fù)驗、入庫等信息，系統(tǒng)提示客戶物資已入庫并生成入庫單；采購人員將入庫單和發(fā)票轉(zhuǎn)交財務(wù)付款；配送人員配送完成客戶確認(rèn)領(lǐng)用，系統(tǒng)同步跳轉(zhuǎn)至客戶和物流中心財務(wù)。物資被領(lǐng)用前該流程會出現(xiàn)在系統(tǒng)首頁待辦事項中，流程中每個人都可以通過系統(tǒng)實時查看物資狀態(tài)，流程中若出現(xiàn)漏、錯采購現(xiàn)象，系統(tǒng)會給流程中每一位業(yè)務(wù)員發(fā)出提示信息。

2.靈活控制到貨節(jié)奏

某些客戶的物資需求是以年計劃或者整個生產(chǎn)周期為基礎(chǔ)提出的，領(lǐng)用時間基本由生產(chǎn)進(jìn)度決定，領(lǐng)用完畢需1～2 年或更長時間。以往對這種需求的處理是不管生產(chǎn)周期長短，按客戶需求全部采購入庫，存在批量入庫、單發(fā)領(lǐng)用問題，導(dǎo)致嚴(yán)重的庫存積壓。

對于領(lǐng)用時間不確定的需求應(yīng)采取精細(xì)化管理方式，掌握客戶生產(chǎn)進(jìn)度，與供應(yīng)商明確供貨節(jié)點，對到貨、復(fù)驗、入庫、配送過程及時有效控制。通過密切溝通，詳細(xì)掌握客戶生產(chǎn)進(jìn)度，在合同中與供應(yīng)商明確按時間節(jié)點備貨要求，供應(yīng)商備貨完成后不立即做到貨和入庫處理，待客戶領(lǐng)用時通知供應(yīng)商到貨。

3.系統(tǒng)設(shè)置專門模塊

具有保質(zhì)期、復(fù)驗期的物資，若超期未領(lǐng)用，只能報廢處理。該類物資采購期為1～2 個月，復(fù)驗期為半個月，報廢導(dǎo)致二次采購成本和復(fù)驗成本，影響生產(chǎn)進(jìn)度和企業(yè)信用。

對于此類物資需求，通過全流程供應(yīng)鏈系統(tǒng)對具有保質(zhì)期、復(fù)驗期的物資設(shè)置專門模塊。在客戶系統(tǒng)提出1 次需求后，采購員在系統(tǒng)中備注供貨時間的不確定性，按流程確定中標(biāo)供應(yīng)商但暫不安排訂貨，供應(yīng)商備好原材料但不安排生產(chǎn)。協(xié)調(diào)客戶能夠精準(zhǔn)到提前2 個月提出2次領(lǐng)用需求，接到2 次領(lǐng)用需求后，系統(tǒng)流程直接跳轉(zhuǎn)至供應(yīng)商，供應(yīng)商馬上安排生產(chǎn)，確保按時完成物資到貨、復(fù)驗、入庫、領(lǐng)用工作。

五、倉儲管理

倉儲流程一般包括到貨、復(fù)驗、入庫、出庫、配送等環(huán)節(jié)，主要內(nèi)容涉及到貨接收、提取復(fù)驗、表面檢查、合格入庫、倉庫儲存、出庫調(diào)撥、出庫檢驗、配送及實物交接。倉儲作為航天物資供應(yīng)的核心功能有著至關(guān)重要的作用，因此倉儲質(zhì)量和效率直接決定物流系統(tǒng)的質(zhì)量和效率。加強(qiáng)倉儲管理，特別是各個環(huán)節(jié)的科學(xué)化管理已成為倉儲質(zhì)量的根本保證。

1.智能倉儲

通過全流程供應(yīng)鏈系統(tǒng)實現(xiàn)對每項物資生成唯一條碼，保管人員在物資進(jìn)出時，掃描條碼系統(tǒng)即可自動更新其狀態(tài)信息。在整個倉儲過程中，條碼用來采集物資的狀態(tài)信息，系統(tǒng)會確保信息的快速、準(zhǔn)確傳遞，實時完成對物資數(shù)據(jù)的跟蹤和確認(rèn)，減少人為差錯，以確保實物流與信息流的一致性，實現(xiàn)存貨智能控制。

引進(jìn)智能倉儲設(shè)備，做到庫房裝卸自動化和倉儲管理智能化，在原有的保管人員工作的基礎(chǔ)上，做到依靠設(shè)備智能完成儲存、分揀、配貨、包裝、配送等服務(wù)，優(yōu)化人力配置的同時大大降低人為差錯率，有效提高工作效率，以保障航天物資供應(yīng)需求。

2.“零庫存”管理

“零庫存”是指在生產(chǎn)與流通過程按照準(zhǔn)時化方式安排物資供應(yīng)，使企業(yè)庫存合理化。在理想的“零庫存”條件下，物資在采購、生產(chǎn)、銷售、運(yùn)輸?shù)拳h(huán)節(jié)中不以倉儲的形式存在，而是均處于周轉(zhuǎn)狀態(tài)。

在傳統(tǒng)物資管理模式下，物資采購、到貨與領(lǐng)用時間不匹配是造成庫存增加的主要原因。根據(jù)“零庫存”管理理念，可采取“準(zhǔn)時供應(yīng)系統(tǒng)”或“水龍頭方式”的庫存形式，各供應(yīng)商根據(jù)合同約定，按照需求即時供應(yīng)物資，使型號任務(wù)所需的大部分物資逐步由航天內(nèi)部倉儲的形式轉(zhuǎn)變?yōu)楣?yīng)商周轉(zhuǎn)狀態(tài)，從而有效降低庫存。

3.聯(lián)合庫存管理

聯(lián)合庫存管理強(qiáng)調(diào)供應(yīng)商同時參與、共同制定庫存計劃，是利益共享和風(fēng)險共擔(dān)的供應(yīng)鏈庫存管理模式，可有效降低庫存風(fēng)險，提高供應(yīng)鏈效率。企業(yè)應(yīng)積極開展戰(zhàn)略合作，培養(yǎng)和扶持有潛力的供應(yīng)商，啟動供應(yīng)商聯(lián)合庫存管理。

通過全流程供應(yīng)鏈系統(tǒng)采集物資年需求量，將年需求總量告知中標(biāo)供應(yīng)商，供應(yīng)商自行備貨，保管庫存，用戶提出需求時通知其到貨。按年需求量采購，招標(biāo)時價格談判優(yōu)勢明顯，可從源頭降低采購成本，同時有效降低庫存和倉儲成本，大大減少資金占用，將庫存壓力部分轉(zhuǎn)移到供應(yīng)商。

六、資金閉環(huán)管理

近年來，物流中心流動資金緊缺，如何有效降低存貨積壓、減少資金占用，已成為迫切需要解決的問題。企業(yè)流動資金緊張的原因主要有2 點：一是客戶物資需求差異或變更、物資錯誤采購或質(zhì)量原因，導(dǎo)致庫存物資無法繼續(xù)使用，造成庫存積壓；二是物資領(lǐng)用結(jié)算后，需要提供各種物資材料（如物資對應(yīng)的合同、型號等），由于證明材料不詳細(xì)導(dǎo)致客戶回款不及時，造成應(yīng)收賬款過高，流動資金嚴(yán)重缺乏。存貨和應(yīng)收賬款常年居高不下，嚴(yán)重擠占流動資金，給日常營運(yùn)的資金周轉(zhuǎn)帶來嚴(yán)重困難，增加了資金成本。

1.加強(qiáng)客戶管理

企業(yè)規(guī)章制度不健全，對因客戶原因?qū)е碌拇尕浄e壓缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度和責(zé)任歸屬。應(yīng)根據(jù)形成物資報廢和庫存積壓的不同情形，制定詳盡的規(guī)章制度，明確每種潛在情形責(zé)任方和協(xié)調(diào)方式。因客戶問題導(dǎo)致的存貨積壓，明確客戶承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失；因航天物流企業(yè)導(dǎo)致的存貨積壓，企業(yè)自行承擔(dān)經(jīng)濟(jì)損失，并通過一定的經(jīng)濟(jì)懲罰盡力減少或降低不必要的損失。

圖1 采購資金閉環(huán)管理流程圖

2.加強(qiáng)合同管理

應(yīng)加強(qiáng)對合同的管理，在合同中增加相應(yīng)條款，通過合同條款的約束性規(guī)范供應(yīng)商和客戶。一方面，加強(qiáng)與供應(yīng)商的深度合作，合同中詳細(xì)規(guī)定備料和到貨節(jié)點，使庫存合理化；另一方面，在客戶合同中增加條款，規(guī)范物資領(lǐng)用期限和回款時間，有效減少流動資金占用和庫存積壓的狀況。

3.采購資金閉環(huán)管理

實施采購資金閉環(huán)管理，可提高資金管理水平。利用全流程供應(yīng)鏈系統(tǒng)采集各采購部門歷史采購數(shù)據(jù)，結(jié)合年度經(jīng)營目標(biāo)的變化，分別設(shè)定各采購部門的初始采購資金，各采購部門收回的應(yīng)收賬款補(bǔ)充下一輪的采購資金，從而可作為采購資金本期增加項，初始采購資金加上本期增加項的總額作為本期可用于支付的采購資金額度（支付給供應(yīng)商的應(yīng)付賬款），以此達(dá)到各采購部門采購資金閉環(huán)管理（見圖1）。

4.系統(tǒng)實現(xiàn)結(jié)算同步

通過全流程供應(yīng)鏈系統(tǒng)將供應(yīng)鏈參與者聚集起來，單據(jù)電子化可推進(jìn)智能辦公，客戶確認(rèn)領(lǐng)用物資后系統(tǒng)同步跳轉(zhuǎn)到物流中心和客戶財務(wù)部門，雙方同一日期結(jié)賬并開具發(fā)票，實現(xiàn)數(shù)據(jù)完全同步，真正做到結(jié)算同步，以節(jié)省客戶二次審核紙質(zhì)單據(jù)時間，縮短應(yīng)收賬款回款時間，在減少資金占用的同時節(jié)省人力損耗，從而精簡流程。

隨著經(jīng)濟(jì)全球化的不斷發(fā)展，物流中心的未來機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，降本增效必將成為發(fā)展的重要手段。企業(yè)的降本增效工作能否再上一個新臺階，取決于降本覆蓋的全面程度、成本管控的到位程度、信息化的普及程度、流程設(shè)計的優(yōu)化程度和降本意識的提高程度。降本增效的有力實施必能降低庫存、盤活資金，使企業(yè)發(fā)展邁向新的高度。