信息化檔案管理的安全與保密

夏雷

摘要：隨著我國社會經(jīng)濟的發(fā)展，事業(yè)單位之中原有的檔案管理方法已經(jīng)開始漸漸跟不上時代的腳步，無法滿足人們對于檔案管理工作的要求了。在這樣的時代背景之下，對當前我國檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題進行研究分析，在此基礎之上找出解決措施，借此有效將檔案管理工作的作用完全發(fā)揮出來，為我國企業(yè)的進一步發(fā)展創(chuàng)造出一個良好的發(fā)展環(huán)境，從而給我國社會經(jīng)濟早日趕超發(fā)達國家奠定一個堅實的基礎。

關鍵詞：信息化;檔案管理;安全;保密

1.檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的作用

檔案管理安全保密工作，主要的手段就是信息技術、計算機技術以及網(wǎng)絡技術，其主要是以檔案資源為主要對象，以管理檔案的有關理論為指導，依托檔案工作，結合國家檔案管理以及信息社部門的相關要求，而展開的收集、整理、開發(fā)、保管以及利用檔案的工作。目前，檔案管理安全保密信息化是其主要的發(fā)展趨勢，同時也是保障社會文明進步的重要前提。在我國的檔案管理史中，最重要的環(huán)節(jié)就是檔案管理安全保密工作。所以檔案管理業(yè)發(fā)展實現(xiàn)可持續(xù)的基本保障就是檔案管理安全保密工作，而信息化檔案管理對于其安全保密工作具有十分重要的作用和意義。

2.檔案管理的安全保密及信息化檔案管理存在的問題

2.1沒有認識到檔案管理工作的重要性

經(jīng)調查研究顯示，現(xiàn)如今我國檔案管理工作之中存在的一個主要問題就是對于檔案管理工作的重要性認知不足。由于檔案管理工作無法有效創(chuàng)造經(jīng)濟收益，因此我國絕大多數(shù)人對于檔案管理工作都有意無意的將其忽視，這就對我國檔案管理工作的信息化建設進程造成了嚴重影響。須知，檔案管理信息化并不是簡單的將文件信息傳輸?shù)接嬎銠C之中，而是一個系統(tǒng)的過程，需要工作人員對其進行全方位實施把握控制。

2.2檔案管理工作人員綜合素質不足

在信息化的時代背景之下，行政單位檔案管理工作的相關設備也在不斷更新當中，其中，互聯(lián)網(wǎng)技術就是在信息化后的行政單位檔案管理工作之中應用的新興技術。也正因如此，各單位檔案管理工作對于工作人員的綜合素質的要求也隨之提高，除了必須擁有一定水平的檔案管理工作的相關專業(yè)知識之外，還需要檔案管理工作人員對于互聯(lián)網(wǎng)技術等新興技術具備一定的專業(yè)素養(yǎng)，除此之外，由于互聯(lián)網(wǎng)技術等新興技術是在不斷發(fā)展當中的，可以用日新月異來形容，這就要求檔案管理工作人員需要不斷地對自身的知識水平進行更新、學習;但是現(xiàn)如今大部分的檔案管理工作人員對于這些因素都不夠重視，這就導致了信息化后的檔案管理工作效率低下，使其不能完全發(fā)揮出本身的用處。

2.3硬件設施落后

隨著科學的飛速發(fā)展，各行各業(yè)的相關設備也在不斷地更新、進步，事業(yè)單位檔案管理工作也是如此想要將事業(yè)單位檔案管理工作做得更好，同時有效促進檔案管理信息化建設工作進程，更新相關的專業(yè)設備就是一個必不可少的工作，但是現(xiàn)如今受限于資金等原因，大部分的事業(yè)單位檔案管理工作之中的設備都十分老舊、落后，導致了事業(yè)單位檔案管理信息化程度不足，工作效率不高，對于人力資源的依賴性也比較大，不僅無法達到事業(yè)單位檔案管理工作本身的工作目標，還在一定程度上使得辦公室檔案管理工作的員工的工作強度大大增加，提高了人力成本。

3.檔案管理的安全保密及信息化檔案管理的策略

3.1增強管理人員的專業(yè)素質

針對檔案管理的安全保密及信息化檔案管理中存在的問題，首先相關部門需要采取一定的措施，不斷增強管理人員的綜合素質以及專業(yè)素質，即組織其進行定期的管理技術教育和培訓，不斷增強其檔案管理責任意識，使管理人員能夠形成一個具有嚴明紀律的工作隊伍，從而為檔案管理提供更好的管理服務。而在對管理人員開展教育培訓的過程中，需要不斷增強其檔案管理安全保密意識，并對信息化檔案管理加強建設，同時根據(jù)我國檔案管理的相關規(guī)定，制定出嚴格的檔案管理安全保密制度，并對安全保密人員加強實踐和教育，從而增強其應用水平，以便達到信息化檔案管理的基本要求。

3.2樹立信息化檔案管理意識

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，檔案管理機構、工作人員以及相關機構需要對該項工作的發(fā)展前景進行明確，并且要對檔案管理工作的具體性質進行正確的認識和解讀，特別是針對檔案管理的安全保密工作，必須對管理人員加強安全保密意識的培養(yǎng)，避免不法分子通過各種途徑對檔案信息進行非法竊取，從而避免給社會帶來嚴重的經(jīng)濟損失。同時在加快建設信息化檔案管理的過程中，還需要科學地規(guī)劃檔案信息管理工作，增強檔案信息管理的安全性，避免檔案信息喪失其應有的價值。例如企業(yè)在對檔案信息管理進行推進的過程中，不能對信息技術人才進行大量的招攬，同時也不能招攬一些不具備檔案信息管理經(jīng)驗和技術的人才，因為這些人才往往缺乏相應的檔案管理素質，而已經(jīng)招攬的人才，則必須對其進行集中培訓和教育，不斷增強其信息化檔案管理的意識，增強其檔案管理安全保密意識。

3.3加快實現(xiàn)信息化檔案管理

在檔案管理的安全保密及信息化檔案管理工作中，相關的管理結構必須具有較為長遠的發(fā)展目光，且對于檔案管理行業(yè)的競爭規(guī)律以及發(fā)展趨勢具有較為清晰的認識。同時既要加強研究檔案管理安全保密的技術性，也要對傳統(tǒng)檔案管理制度以及技術進行不斷的創(chuàng)新和改革，以確保檔案管理的絕對保密性。同時要將檔案管理信息軟件與檔案管理的實際內容進行有效的匹配，不斷增強信息化檔案管理的效率。另外要將信息化檔案管理工作進行有效的落實，不斷制定出先進的檔案管理信息化制度，以便快速推進我國檔案管理事業(yè)發(fā)展的進程。例如，由于當前信息化檔案管理的相關軟件相對較少，因此在實現(xiàn)檔案管理信息化的過程中，其面臨著較大的阻礙。因此必須對信息化檔案管理的標準加以明確，以確保真正意義上實現(xiàn)信息化的檔案管理。

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