淺析高校二級(jí)學(xué)院行政綜合辦公室職責(zé)及功能分析

摘要：高校二級(jí)學(xué)院行政綜合辦公室是學(xué)院行政工作的執(zhí)行者，在高校工作中扮演著承上啟下，內(nèi)外溝通協(xié)調(diào)的重要角色。為了推動(dòng)高校二級(jí)學(xué)院內(nèi)部管理的更加的科學(xué)和規(guī)范，行政綜合辦公室需要更加明確自身的職責(zé)和功能。

關(guān)鍵詞：二級(jí)學(xué)院;行政綜合辦公室;職責(zé);功能

高校二級(jí)學(xué)院行政綜合辦公室將本學(xué)院行政職能集中化，減輕學(xué)院專(zhuān)職教師、輔導(dǎo)員及教務(wù)人員的行政事務(wù)，有利于各施所長(zhǎng)更專(zhuān)注于所負(fù)責(zé)的工作內(nèi)容。本為圍繞著高校二級(jí)學(xué)院行政綜合辦公室的職責(zé)及功能進(jìn)行分析，對(duì)加強(qiáng)高校二級(jí)學(xué)院內(nèi)部科學(xué)及規(guī)范化管理，不斷推進(jìn)二級(jí)學(xué)院行政管理工作有著重要的意義。

一、高校二級(jí)學(xué)院行政綜合辦公室的職責(zé)

二級(jí)學(xué)院行政綜合辦公室工作內(nèi)容涵蓋面交廣，從日常事務(wù)的具體工作內(nèi)容上看，可分為以下幾點(diǎn)。

一是初步制定學(xué)院管理制度，做好學(xué)院工作計(jì)劃、總結(jié)等各類(lèi)文稿的起草工作，并提交院領(lǐng)導(dǎo)審閱，以便上報(bào)[1]。組織二級(jí)學(xué)院內(nèi)外部會(huì)議的籌備及開(kāi)展，以及安排好對(duì)外接待，做好會(huì)議記錄和宣傳工作。

二是負(fù)責(zé)學(xué)校來(lái)文及各個(gè)職能部門(mén)文件的處理、傳遞、督辦和反饋。落實(shí)學(xué)校近期各項(xiàng)工作的要求，按時(shí)保質(zhì)的完成文件資料的搜集和提交。

三是做好院內(nèi)日常人事及會(huì)議考勤管理。登記教職工各類(lèi)請(qǐng)假、調(diào)休，每月按時(shí)上報(bào)校人事處。記錄教職工日常及會(huì)議遲到、早退和曠到等情況，協(xié)助學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)做好本院教職工考勤管理。此外，統(tǒng)籌院內(nèi)各個(gè)部門(mén)做好教職工的績(jī)效考核和評(píng)優(yōu)評(píng)先工作，關(guān)注教職工的各項(xiàng)權(quán)益，使其得到保障。[2]

四是負(fù)責(zé)學(xué)院網(wǎng)站內(nèi)容的更新及維護(hù)工作。二級(jí)學(xué)院網(wǎng)站分為不同模塊，每個(gè)辦公室負(fù)責(zé)模塊不同。行政綜合辦公室則需要從整個(gè)學(xué)院層面出發(fā)，更新網(wǎng)站信息，傳遞學(xué)院最新的新聞咨詢。同時(shí)，做好二級(jí)學(xué)院網(wǎng)站的維護(hù)，保障網(wǎng)站的安全性和內(nèi)容的實(shí)效性、豐富性。

五是負(fù)責(zé)學(xué)院層面的采購(gòu)、物資的管理、辦公區(qū)域的維修申報(bào)。行政綜合辦公室作為學(xué)院后勤部門(mén)，必須保障學(xué)院各項(xiàng)物資的正常使用。配合學(xué)校采購(gòu)部門(mén)進(jìn)行物資的申報(bào)、采購(gòu);保管并做好固定資產(chǎn)的核查和處置;及時(shí)上報(bào)學(xué)院需要維修安裝的事項(xiàng);做好辦公用品的領(lǐng)用;維護(hù)好學(xué)院采購(gòu)及維修系統(tǒng)的信息更新、傳遞和反饋。

六是對(duì)內(nèi)凝聚教職工以及加強(qiáng)校友之間的聯(lián)系。在學(xué)校工會(huì)的指示下，定期開(kāi)展院內(nèi)以及校內(nèi)教職工的文體活動(dòng)，豐富業(yè)余生活，加強(qiáng)同事之間的交流，促進(jìn)團(tuán)結(jié)。為加強(qiáng)校友之間的聯(lián)系，組織策劃校友活動(dòng)。對(duì)外加強(qiáng)同企業(yè)和其他兄弟院校間的交流合作。

七是負(fù)責(zé)學(xué)院黨政印章管理，保證印章使用的規(guī)范性和安全性。同時(shí)，做好學(xué)院層面檔案資料的收集與歸檔，按要求和類(lèi)別做好各項(xiàng)資料的電子與紙質(zhì)版分類(lèi)匯總。并配合學(xué)校檔案部門(mén)的要求，移交相關(guān)檔案資料。

二、高校二級(jí)學(xué)院行政綜合辦公室的功能分析

（一）全面服務(wù)功能

行政綜合辦公室的工作都離不開(kāi)“服務(wù)”兩個(gè)字。[3]服務(wù)于學(xué)生，合理滿足學(xué)生提出的需求;服務(wù)于學(xué)院教職工，加強(qiáng)教職工之間的聯(lián)系，組織教職工活動(dòng)，聽(tīng)取教職工反饋的各項(xiàng)意見(jiàn)，解決他們工作和生活中遇到的難題;服務(wù)于學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)提供合理建議，當(dāng)好他們的助手;服務(wù)于學(xué)校各職能部門(mén)，積極傳達(dá)完成下發(fā)的任務(wù)安排。行政綜合辦公室全面服務(wù)于學(xué)院和學(xué)校的發(fā)展。

（二）溝通協(xié)調(diào)功能

溝通協(xié)調(diào)是行政綜合辦公室的重要功能，協(xié)調(diào)需要正確處理組織內(nèi)外各種關(guān)系，為組織正常運(yùn)轉(zhuǎn)創(chuàng)造良好的條件和環(huán)境，促進(jìn)組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。[4]

一是要協(xié)調(diào)好與學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系。既要服從、支持學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)作出的決定，又要對(duì)領(lǐng)導(dǎo)之間不同的意見(jiàn)，及時(shí)進(jìn)行匯總匯報(bào)，并提出合理的建議，達(dá)成統(tǒng)一的認(rèn)識(shí)，推進(jìn)工作進(jìn)程。

二是要協(xié)調(diào)好學(xué)院內(nèi)部教職工之間的關(guān)系。行政綜合辦公室負(fù)責(zé)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)相關(guān)指示的具體執(zhí)行，負(fù)責(zé)學(xué)院綜合行政工作的開(kāi)展，由此會(huì)牽涉到教職工相關(guān)利益，如果處理不當(dāng)容易使教職工對(duì)學(xué)院的工作產(chǎn)生異議，導(dǎo)致隔閡的產(chǎn)生。所以行政綜合辦公室要多與教職工交流溝通，了解他們的想法和意見(jiàn)，保證信息渠道的順暢性。

三是協(xié)調(diào)好與外部職能部門(mén)之間的關(guān)系。二級(jí)學(xué)院的發(fā)展離不開(kāi)職能部門(mén)工作的支持[5]，工作的順利開(kāi)展離不開(kāi)有效的溝通，而信息的阻塞將阻礙工作的推進(jìn)，行政綜合辦公室作為溝通連接的橋梁，需要積極與各方溝通，使工作能夠順利完成。

四是溝通協(xié)調(diào)好與外部之間的關(guān)系。二級(jí)學(xué)院需要與企業(yè)和其他院校進(jìn)行校企合作和院校考察交流，行政綜合辦公室在其中起到連線的功能，將雙方意向相互傳遞，促進(jìn)合作交流的實(shí)現(xiàn)。

（三）監(jiān)督管理功能

高校二級(jí)學(xué)院行政綜合辦公室作為學(xué)院黨政領(lǐng)導(dǎo)工作的助手，要加強(qiáng)對(duì)院內(nèi)各個(gè)部門(mén)工作進(jìn)度的督查，監(jiān)督各項(xiàng)工作在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成。通過(guò)日常人事及會(huì)議的考勤管理，對(duì)個(gè)別散漫的教職工進(jìn)行督促，加強(qiáng)紀(jì)律意識(shí)。在財(cái)產(chǎn)物資方面，保管好院內(nèi)固定資產(chǎn)和各項(xiàng)物資，確保財(cái)產(chǎn)物資的安全。

綜上所述，高校二級(jí)學(xué)院行政綜合辦公室是聯(lián)系學(xué)校黨政、職能部門(mén)與二級(jí)學(xué)院的橋梁，在學(xué)院的發(fā)展中發(fā)揮著重要的作用。對(duì)其職責(zé)和功能進(jìn)行分析，從而明確工作內(nèi)容與定位，不斷提升工作的有效性，服務(wù)于師生。

參考文獻(xiàn)：

[1]《科學(xué)時(shí)代》2014年13期 作者：曾才彬 篇名：《淺談高校二級(jí)學(xué)院行政辦公室主任工作職責(zé)》

[2]南昌大學(xué) 2009 作者：梁新明 篇名：《高校工會(huì)工作中的思想政治教育研究》

[3]《新西部（下旬刊）》2011年5期 作者：陳曦 篇名：《淺談高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作》

[4]同濟(jì)大學(xué)出版社 2006-9-1 作者：張瑞夫，王明東 篇名：《管理學(xué)：知識(shí)與技能》

[5]《高教學(xué)刊》2018年6期 作者：任兆妮 李文濤 篇名：《論新型大學(xué)建設(shè)中行政秘書(shū)的角色定位》

作者簡(jiǎn)介：秦琴（1993-）女，漢，湖北荊州廣州大學(xué)松田學(xué)院，碩士研究生，高校二級(jí)學(xué)院行政管理工作。