高職院校文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策研究

張海東

【摘 要】高職院校的文書(shū)檔案管理工作對(duì)于高職院校的資料管理以及數(shù)據(jù)的應(yīng)用具有十分關(guān)鍵的作用，直接關(guān)系到高校的科研教學(xué)以及管理等各項(xiàng)服務(wù)活動(dòng)。論文主要針對(duì)當(dāng)前高職院校文書(shū)檔案管理工作過(guò)程中普遍存在的問(wèn)題進(jìn)行探究，指出了具體的解決對(duì)策，希望能夠進(jìn)一步加快高職院校檔案管理工作，真正發(fā)揮高職院校檔案管理的作用和價(jià)值。

【Abstract】The documents and archives management work of higher vocational colleges plays a key role in the data management and data application of higher vocational colleges， which is directly related to the scientific research， teaching， management and other service activities of colleges and universities. This paper mainly probes into the common problems in the process of documents and archives management in higher vocational colleges， points out the specific countermeasures， and hopes to further speed up the archives management work in higher vocational colleges， and truly bring into play the role and value of archives management in higher vocational colleges.

【關(guān)鍵詞】高職院校;文書(shū)檔案管理;對(duì)策

【Keywords】 higher vocational colleges; documents and archives management; countermeasures

【中圖分類號(hào)】G64? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2019）07-0043-03

1 引言

我國(guó)高等職業(yè)教育主要目的是為社會(huì)培養(yǎng)專業(yè)技能型的人才，對(duì)于社會(huì)的發(fā)展以及經(jīng)濟(jì)建設(shè)具有十分關(guān)鍵的作用和價(jià)值。高職院校檔案管理指的是對(duì)高職院校教育教學(xué)、后勤服務(wù)以及科研工作的各項(xiàng)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種資料進(jìn)行管理和應(yīng)用的一種重要方法，可以為高職院校的管理以及后續(xù)服務(wù)活動(dòng)的有序開(kāi)展提供專業(yè)的參考，實(shí)現(xiàn)學(xué)院文書(shū)檔案管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化和科學(xué)化，這也是當(dāng)前高職院校文書(shū)檔案管理工作的重點(diǎn)。但是從實(shí)際情況來(lái)看，高職院校仍然存在檔案管理方面的各種不足，影響檔案價(jià)值的有效發(fā)揮。因此，高職院校逐漸強(qiáng)化檔案管理工作，探索科學(xué)合理的管理方法以及管理對(duì)策，檔案管理的優(yōu)勢(shì)也逐漸突顯。

2 高職院校檔案管理的必要性

檔案是對(duì)歷史工作的詳細(xì)記錄，是歷史見(jiàn)證的真實(shí)憑證，也是第一手的資料，加強(qiáng)高職院校的檔案管理對(duì)于推進(jìn)高職院校依法治校和依法教學(xué)具有十分重要的意義，能夠促進(jìn)學(xué)校教育質(zhì)量的進(jìn)一步提高，促進(jìn)學(xué)校的科學(xué)發(fā)展。在社會(huì)實(shí)踐過(guò)程中直接形成的各種各樣的文檔資料稱為檔案，檔案在一定程度上具有歷史性的特征，能夠客觀地對(duì)歷史情況進(jìn)行有效地記錄，而非后人所編造的，具有真實(shí)性的特點(diǎn)，是最可靠的憑證之一[1]。同時(shí)，檔案資料還保留了十分清晰的歷史痕跡，包括相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人或有關(guān)人員的親筆批示以及簽署當(dāng)事人的手稿，很多文件會(huì)蓋有個(gè)人的印信或者制發(fā)機(jī)關(guān)的印章，有些材料以錄音帶、照片、錄像帶的形式存在，都給檔案帶來(lái)了憑據(jù)作用的特征。同時(shí)，各種各樣的文件材料包括契約合同等相關(guān)重要資料在文書(shū)檔案中的憑證作用就會(huì)更加的明顯，這些資料都是來(lái)源于社會(huì)活動(dòng)而且具有文獻(xiàn)所并不具備的法律效應(yīng)，對(duì)于高職院校的評(píng)估檢查以及教學(xué)工作總結(jié)可以帶來(lái)十分重要的數(shù)據(jù)支持。

3 當(dāng)前高職院校檔案管理過(guò)程中普遍存在的問(wèn)題

3.1 缺乏系統(tǒng)完善的管理機(jī)制

學(xué)校的檔案管理工作直接反映出學(xué)校的教育教學(xué)水平，檔案管理也是院系管理的基礎(chǔ)工作，直接關(guān)系著高職院校的教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平。高職院校檔案管理種類很多，包括教學(xué)檔案、學(xué)生檔案、教師檔案、學(xué)術(shù)檔案、科研檔案等檔案內(nèi)容。目前，因?yàn)楦鲗W(xué)校對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不同、內(nèi)容不統(tǒng)一，缺乏系統(tǒng)的管理機(jī)制，造成管理的不規(guī)范。從某種程度上來(lái)說(shuō)，如果一個(gè)高等職業(yè)院校連學(xué)生教師的數(shù)量、學(xué)術(shù)上的成果的表現(xiàn)以及具體的形式、學(xué)生的就業(yè)統(tǒng)計(jì)等相關(guān)基本數(shù)據(jù)都?xì)埲辈蝗敲凑f(shuō)明這個(gè)院校在管理方面存在很大的問(wèn)題，因此，必須要重視檔案管理工作，采取科學(xué)有效的方法進(jìn)行檔案管理活動(dòng)，制定出系統(tǒng)完善的管理機(jī)制，為高等職業(yè)院校的管理活動(dòng)提供有效的參考依據(jù)。

3.2 缺乏專業(yè)高水平的檔案管理人才

長(zhǎng)期以來(lái)對(duì)高職院校檔案管理活動(dòng)的不重視，導(dǎo)致檔案管理部門普遍缺乏專業(yè)高水平的檔案管理人才，難以真正有效地執(zhí)行檔案管理活動(dòng)，發(fā)揮檔案的角色價(jià)值以及數(shù)據(jù)支持價(jià)值。同時(shí)，我國(guó)高職院校檔案管理工作普遍起步較晚，仍然存在很多不完善的制度以及現(xiàn)象，而且有的院校的領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有完全重視檔案管理活動(dòng)，存在著很多檔案管理方面的疏漏，檔案管理隊(duì)伍建設(shè)嚴(yán)重不足直接影響檔案管理活動(dòng)的作用和價(jià)值。目前，高職院校的檔案管理人員并沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)系統(tǒng)的培訓(xùn)，缺乏主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，無(wú)法保證檔案管理活動(dòng)的科學(xué)化和規(guī)范化，信息化檔案管理水平較低，影響檔案的使用效率和調(diào)取速度，難以實(shí)現(xiàn)檔案規(guī)模化的開(kāi)發(fā)與利用[2]。

3.3 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不足

相關(guān)調(diào)查研究表明，目前，絕大多數(shù)高職院校的檔案室?guī)旆考肮ぷ鲌?chǎng)地相對(duì)于大學(xué)來(lái)說(shuō)偏小，檔案室配置也存在嚴(yán)重的不足，很多的檔案室并沒(méi)有配置必備的機(jī)械設(shè)備，在管理方面存在很大的弊端，目前高職院校最常用的檔案管理方法仍然是手工操作方法，這會(huì)極大地耗費(fèi)人力和物力，而且還導(dǎo)致檢測(cè)速度和檢測(cè)精度比較差。雖然某些院校已經(jīng)開(kāi)始重視檔案管理工作，并在檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施方面加大了投入，但是這部分高校在逐步實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檔案管理過(guò)程中仍然存在較大的問(wèn)題，影響了檔案查詢的速度以及檔案價(jià)值的有效發(fā)揮，同時(shí)，也不利于檔案管理人員綜合處理技術(shù)的能力的提升，工作人員通常難以兼顧檔案管理技術(shù)的科研與開(kāi)發(fā)工作，導(dǎo)致在具體的工作過(guò)程中無(wú)法主動(dòng)提供可以利用的檔案并積極地開(kāi)發(fā)新的檔案，影響高職檔案管理工作的有序發(fā)展。

3.4 對(duì)檔案管理的重視程度不足

長(zhǎng)久以來(lái)，高職院校領(lǐng)導(dǎo)在思想上缺乏對(duì)檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，只要有人管理就可以，沒(méi)有必要花費(fèi)太多的精力以及太多的資金。管理者采取原有的落后低效的管理模式以及管理觀念導(dǎo)致檔案難以發(fā)揮其應(yīng)有的作用，檔案資源嚴(yán)重浪費(fèi)，無(wú)法為高職院校的進(jìn)一步發(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)支持。另外，高職院校的檔案管理部門普遍缺乏強(qiáng)烈的歸檔意識(shí)，沒(méi)有建立起專門的檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)與監(jiān)督小組，檔案管理制度不健全、不合理，部門領(lǐng)導(dǎo)難以深入地解決檔案收集及檔案管理過(guò)程中普遍存在的具體問(wèn)題，仍然依靠檔案管理部門主動(dòng)索取的方式進(jìn)行檔案資料的收集[3]。根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》，高職院校學(xué)生以及教師需要依法及時(shí)上交相應(yīng)的檔案資料，高職院校的檔案管理部門需要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)檔案的保管以及處理。從實(shí)際情況來(lái)看，高職院校除了檔案管理部門之外，絕大多數(shù)的老師和學(xué)生并不認(rèn)識(shí)和了解檔案的法律責(zé)任，管理人員依法收集、自覺(jué)保護(hù)移交檔案管理的意識(shí)難以樹(shù)立起來(lái)。

3.5 信息化技術(shù)在文書(shū)檔案管理中的應(yīng)用不足

當(dāng)前高校的文書(shū)檔案管理工作使用的還是傳統(tǒng)的管理方法與技術(shù)，因此，信息化的程度就會(huì)出現(xiàn)影響，這屬于一種普遍的現(xiàn)象，歸結(jié)具體的情況主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：首先，工作人員對(duì)信息化技術(shù)的使用意識(shí)不高，很多的管理人員對(duì)信息化技術(shù)的了解不夠充分，覺(jué)得在高校的文書(shū)檔案管理中實(shí)施信息化技術(shù)的意義不大。其次，信息化技術(shù)的使用受到嚴(yán)重的限制，在一些高職院校中，信息化文書(shū)檔案管理只是在一些基本辦公軟件中使用，或者簡(jiǎn)單的聊天軟件等，負(fù)責(zé)文件與資料的傳輸，而對(duì)一些辦公自動(dòng)化與高科技的技術(shù)使用比較少。最后，當(dāng)前我國(guó)信息化技術(shù)的使用沒(méi)有得到全面的推廣。信息化技術(shù)的發(fā)展不斷的創(chuàng)新，有很多現(xiàn)代化信息技術(shù)已逐漸被廣泛使用，如大數(shù)據(jù)技術(shù)與云計(jì)算等。這些技術(shù)的使用可以大大地提高高校文書(shū)檔案管理的工作效率?？墒窃趯?shí)際的應(yīng)用中，這些技術(shù)的使用較少，也受到了很多的限制，因此，導(dǎo)致信息化技術(shù)的使用得不到廣泛的應(yīng)用。

4 提高高職院校文書(shū)檔案管理價(jià)值的相關(guān)對(duì)策

4.1 加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的重視

高職院校的檔案管理活動(dòng)通常會(huì)涉及高職院校建設(shè)的各種各樣的內(nèi)容，對(duì)高職院校正常教育教學(xué)制度的有效維持以及各個(gè)部門之間的工作都有著密切的聯(lián)系，高校的領(lǐng)導(dǎo)必須要重視檔案管理活動(dòng)，并將檔案管理與學(xué)校的科研管理和教育教學(xué)相互協(xié)調(diào)起來(lái)[4]。在高職院校整體發(fā)展和規(guī)劃當(dāng)中納入檔案管理活動(dòng)，并加大對(duì)檔案管理工作的宣傳，使得廣大的師生都能夠充分了解到檔案管理的重要意義，從根本上樹(shù)立科學(xué)檔案管理的意識(shí)[5]。

4.2 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

當(dāng)前，高職院校檔案管理人才不足是影響檔案管理工作價(jià)值的最主要因素之一。因此，必須要加強(qiáng)檔案員工的工作能力以及業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高檔案管理人員的綜合素養(yǎng)，進(jìn)而提高檔案管理工作的信息化和規(guī)范化。同時(shí)，還需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)，積極支持相關(guān)員工參加檔案部門舉辦的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，全面提高檔案人員的專業(yè)能力，并加強(qiáng)對(duì)新材料、新技術(shù)、新科技、新設(shè)備的使用。充分利用科學(xué)技術(shù)引領(lǐng)檔案管理工作，提高檔案管理工作水平以及檔案管理工作的價(jià)值。

4.3 提高檔案管理的現(xiàn)代化和信息化水平

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和信息時(shí)代的全面到來(lái)，對(duì)高職院校檔案管理工作帶來(lái)了機(jī)遇和挑戰(zhàn)?，F(xiàn)代化的檔案管理工作具備自動(dòng)化的搜索功能，可以幫助人們快速地進(jìn)行檔案資料的查詢以及檔案資料的管理，能夠有效減輕工作人員的工作量和工作負(fù)擔(dān)，同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)也可以根據(jù)一些工作需要自動(dòng)生成分?jǐn)?shù)統(tǒng)計(jì)，以減輕相關(guān)的工作量。在高職院校檔案管理工作當(dāng)中納入信息管理的相關(guān)技術(shù)，使得檔案管理更加趨于信息化、數(shù)字化以及智能化，實(shí)現(xiàn)檔案管理文檔一體化的工作，全面提升管理的質(zhì)量以及檔案管理的效率[6]。但與此同時(shí)，信息化的檔案管理也容易出現(xiàn)安全問(wèn)題，包括黑客的攻擊、病毒的侵?jǐn)_以及檔案資料的流失等，因此，還需要加強(qiáng)信息化管理系統(tǒng)備份資料的建設(shè)，并不斷升級(jí)防火墻裝置和殺毒軟件系統(tǒng)，保證信息化管理系統(tǒng)的安全性和可靠性。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，論文對(duì)高職院校文書(shū)檔案管理工作的現(xiàn)狀及對(duì)策進(jìn)行了全面的剖析，希望能夠給予相關(guān)工作者一些啟發(fā)，充分發(fā)揮高職院校檔案的價(jià)值，促進(jìn)高校教育事業(yè)的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

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