采辦合同管理存在的問題及對策

鄒巖

【摘 要】為實(shí)現(xiàn)企業(yè)的健康優(yōu)質(zhì)發(fā)展，不能只重視經(jīng)濟(jì)效益，還要關(guān)注企業(yè)的管理方式。企業(yè)合同管理的好壞，直接影響著企業(yè)的管理水平，因此必須重視合同的管理工作。論文重點(diǎn)闡述了合同的定義、合同管理的概念及意義，并簡要分析了目前企業(yè)在合同管理方面存在的問題，對此提出了解決辦法。

【Abstract】In order to achieve the healthy and high-quality development of enterprises， we must not only pay attention to economic benefits， but also pay attention to the management methods of enterprises. The quality of enterprise contract management directly affects the management level of the enterprise， so it is necessary to pay attention to the management of the contract. The paper focuses on the definition of contract， the concept and significance of contract management， and briefly analyzes the problems existing in the contract management of enterprises， and? puts forward? solutions to these problems.

【關(guān)鍵詞】企業(yè);采辦合同管理;問題;對策

【Keywords】 enterprise; procurement contract management; problems; countermeasures

【中圖分類號(hào)】F715.4? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號(hào)】1673-1069（2019）07-0025-02

1 引言

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，一個(gè)企業(yè)能否在快速發(fā)展的市場中立足，關(guān)鍵取決于企業(yè)的管理水平，而采辦合同的管理又是企業(yè)管理重要的一環(huán)。好的管理能給企業(yè)帶來更多的效益，而不良的合同管理，則會(huì)給企業(yè)造成不可估量的損失。本文重點(diǎn)闡述了合同的定義、合同管理的概念及意義，并簡要分析了目前企業(yè)在合同管理方面存在的問題，并對此提出了解決辦法。

2 采辦合同管理的概念

2.1 合同

合同，是指平等主體的自然人、法人、其他組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議?！逗贤ā钒押贤譃槭孱悾ㄙI賣合同，供用電、水、氣、熱力合同，贈(zèng)與合同，借款合同等等。不同種類的合同調(diào)整不同的法律關(guān)系，適用的法律不同，因此要區(qū)別不同種類的合同[1]。

2.2 采辦合同

采辦合同是從承包商、服務(wù)商、代理商或者廠家處有償獲得工程、物資或服務(wù)，并以書面形式明確雙方各自的權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。雙方均受到合同法的保護(hù)及約束。

3 企業(yè)采辦合同管理的特點(diǎn)及重要性

3.1 采辦合同工期的不確定性

在每一個(gè)采辦合同中，參與到合同中的人員很多，例如甲方、承包方、施工方、供應(yīng)商等等，因主觀或者客觀原因，很難保證每一個(gè)環(huán)節(jié)都能按照項(xiàng)目原有的計(jì)劃進(jìn)度實(shí)施。這將導(dǎo)致項(xiàng)目工期延長，大幅增加投入的人、物、料成本。

3.2 采辦合同管理的系統(tǒng)性

一個(gè)采辦合同的完成，涉及多個(gè)部門，例如技術(shù)部、計(jì)劃財(cái)務(wù)部、審計(jì)監(jiān)察部、法律部、各需求部門等等。涉及如此多的部門，如何能實(shí)現(xiàn)合同信息在各部門間有效地傳遞共享，提高合同審批簽訂效率的同時(shí)，并能夠做到合規(guī)合法，這是采辦合同管理的核心。

3.3 企業(yè)采辦合同管理的重要性

對于市場來說，采辦合同管理的意義在于提高企業(yè)的履約率，提高企業(yè)的誠信度，樹立企業(yè)的品牌和形象，使企業(yè)立足于市場，實(shí)現(xiàn)長遠(yuǎn)發(fā)展。

對于企業(yè)來說，采辦合同管理的意義在于一方面提高了企業(yè)管理水平，提高了企業(yè)競爭力;另一方面提高了企業(yè)的履約能力及自我保護(hù)能力，避免了不必要的經(jīng)濟(jì)損失。

4 我國企業(yè)采辦合同管理存在的不足

4.1 合同管理制度不健全，權(quán)責(zé)不明確

企業(yè)的采辦合同管理制度是一個(gè)企業(yè)合同簽訂、執(zhí)行的重要依據(jù)，對企業(yè)的合同管理工作起著綱領(lǐng)性的作用。但有一些企業(yè)的制度還不太完善，甚至存在漏洞和沖突，使企業(yè)在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中承擔(dān)風(fēng)險(xiǎn)。部分企業(yè)由于沒有一個(gè)好的制度，導(dǎo)致各部門的職責(zé)劃分不清、職責(zé)分工不明確，甚至還存在矛盾和沖突。

4.2 注重采辦合同的審批，忽視了合同的執(zhí)行

目前來說，大部分企業(yè)都將監(jiān)控的重點(diǎn)放在了合同起草、合同審批階段，而忽視了合同的執(zhí)行階段。主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是不能及時(shí)簽訂變更合同，等到結(jié)算階段，才發(fā)現(xiàn)工作變更了，無法結(jié)算;二是合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)違約現(xiàn)象，給自己的企業(yè)帶來損失，但忽略了索賠的有效期，導(dǎo)致無法正常維護(hù)自己的合法權(quán)益;三是合同檔案管理得不到重視，應(yīng)該留存的資料沒有留存好，致使以后出現(xiàn)糾紛時(shí)拿不出證據(jù)。就是因?yàn)槠髽I(yè)忽視了合同的執(zhí)行管理，從而導(dǎo)致產(chǎn)生了以上的各種問題。

5 加強(qiáng)企業(yè)采辦合同的管理

企業(yè)的采辦合同管理制度是一個(gè)企業(yè)合同簽訂、執(zhí)行的重要依據(jù)，對企業(yè)的合同管理工作起著綱領(lǐng)性的作用。企業(yè)進(jìn)行合同管理體系的建設(shè)時(shí)，應(yīng)該根據(jù)企業(yè)的組織架構(gòu)，完善各部門的職責(zé)，使合同管理的職責(zé)落實(shí)到每個(gè)人身上，合情合理地讓每個(gè)人都參與其中。建立科學(xué)合理的采辦合同管理制度，在管理上要權(quán)責(zé)明確、規(guī)范科學(xué)、程序簡潔明了，確保各項(xiàng)程序都有法可依。采辦合同管理應(yīng)實(shí)行統(tǒng)一管理模式、建立高效實(shí)用的管理臺(tái)賬、各部門職責(zé)明確[2]。

5.1 建立采辦合同簽訂前的審查制度

對采辦合同簽訂前的審查，應(yīng)包括三個(gè)方面。一是合同的相對方的資質(zhì)審查，包括是否有履約能力、是否有違法記錄等等。二是合同內(nèi)容是否嚴(yán)謹(jǐn)，主要包括文字是否有歧義，雙方權(quán)利義務(wù)是否具體明確，合同是否有缺陷，有漏洞。三是我方執(zhí)行能力審查，是否具有履行該合同的人員、設(shè)備、物資等。通過建立采辦合同審查制度，可以事前就將合同風(fēng)險(xiǎn)分析清楚，待合同簽訂時(shí)就可以使我方處于有利地位。

5.2 全面推行采辦合同的全流程管理

隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，企業(yè)合同的簽訂、管理也面臨著各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)。一個(gè)對合同管理進(jìn)行從訂立到執(zhí)行結(jié)束全方位監(jiān)控的企業(yè)，可以在市場競爭中占據(jù)優(yōu)勢地位。在合同簽訂前，采辦合同管理人員應(yīng)當(dāng)會(huì)同本公司業(yè)務(wù)部門人員、技術(shù)人員、財(cái)務(wù)人員、審計(jì)師等對合同相對方的資質(zhì)進(jìn)行審核把關(guān)，對他的履約能力、誠信度進(jìn)行充分調(diào)研[3]。必要時(shí)，還應(yīng)進(jìn)行現(xiàn)場調(diào)研，沒有問題后，應(yīng)組織相關(guān)各方，根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，進(jìn)行合同的編制。企業(yè)還可以建立示范合同文本庫，使合同文本更加標(biāo)準(zhǔn)化，減少合同簽訂時(shí)的漏洞。如果使用的是相對方的版本，就要對合同進(jìn)行認(rèn)真研究，確保其可行性，檢查是否有不利于我方的條款，或者是不是存在平等條款。

5.3 加強(qiáng)相關(guān)人員法律培訓(xùn)教育與隊(duì)伍建設(shè)

企業(yè)采辦合同管理工作做得成功與否，除了制度的保障以外，合同管理人員自身水平的高低，也對合同管理的質(zhì)量有著影響。第一，在一般大中型企業(yè)，專業(yè)的合同管理人員選拔時(shí)，需要法律本科以上學(xué)歷，或者有相關(guān)的從業(yè)資格證，有相關(guān)工作經(jīng)驗(yàn)，對企業(yè)的合同管理有相當(dāng)?shù)牧私獾膽?yīng)聘者擇優(yōu)錄取。不能簡單地將法律方面的工作外包給律師事務(wù)所。第二，定期對采辦合同管理人員進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)的培訓(xùn)，除了合同法、經(jīng)濟(jì)法等相關(guān)法律法規(guī)方面的培訓(xùn)，還要加強(qiáng)企業(yè)管理方面的知識(shí)、企業(yè)所在行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)。第三，定期到各需求部門、業(yè)務(wù)部門進(jìn)行深入調(diào)查研究，了解各部門真實(shí)需求，企業(yè)真實(shí)操作流程，更好地將業(yè)務(wù)與合同管理相聯(lián)系，做到融會(huì)貫通。

5.4 嚴(yán)格進(jìn)行合同交底

應(yīng)該有專職的合同管理人員向項(xiàng)目經(jīng)理、安全管理人員、合同執(zhí)行人員進(jìn)行交底，交代合同背景、合同工作范圍、合同執(zhí)行期限、合同風(fēng)險(xiǎn)防范措施等，對于合同執(zhí)行過程的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)進(jìn)行重點(diǎn)闡述，并形成記錄，與合同文本一同存檔，形成完整的合同檔案。

6 結(jié)語

總之，合同管理是一個(gè)系統(tǒng)而又煩瑣的工作。因此，企業(yè)不僅要重視對合同審批、簽署的管理，也要關(guān)注對合同簽訂后執(zhí)行的管理。對合同的管理也要從上到下，貫穿各個(gè)部門，發(fā)揮企業(yè)共同的力量，齊心協(xié)力、力求嚴(yán)謹(jǐn)完善，一起做好管理工作。不僅要嚴(yán)格管理，也要不斷地對合同管理工作進(jìn)行研究，以適應(yīng)不斷變化的市場經(jīng)濟(jì)形勢，提高企業(yè)自身的競爭力。

【參考文獻(xiàn)】

【1】王薇 謝京濤.企業(yè)采購合同管理中的問題與對策[J].起重運(yùn)輸機(jī)械， 2018（5）：145-148.

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【3】孟春.采辦合同全生命周期管理淺析[J].中國物流與采辦，2016（6）：76-77.