試論圖書館采編業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)與控制

摘 要：在現(xiàn)代圖書館管理中，采編外包已經(jīng)成為一種常態(tài)，能夠有效彌補(bǔ)管內(nèi)人力資源缺陷，降低資源采編成本，提高圖書館資源應(yīng)用效率。但是，將采編業(yè)務(wù)進(jìn)行外包還有不少風(fēng)險(xiǎn)因素存在，對(duì)圖書館管理造成干擾。針對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行分析，有利于將風(fēng)險(xiǎn)干擾降至最低，充分發(fā)揮外包能效，促進(jìn)圖書館資源的科學(xué)補(bǔ)充和配置。

關(guān)鍵詞：圖書館采編業(yè)務(wù)；外包風(fēng)險(xiǎn)；風(fēng)險(xiǎn)控制

進(jìn)入新世紀(jì)以來，隨著文化服務(wù)意識(shí)的不斷增強(qiáng)，國(guó)內(nèi)不少圖書館開始采取采編業(yè)務(wù)外包形式開展工作，一些數(shù)據(jù)公司承擔(dān)了圖書館部分采編業(yè)務(wù)，而圖書館則能夠?qū)⒏嗑τ糜谖墨I(xiàn)管理和服務(wù)工作中。時(shí)至今日，圖書館采編外包業(yè)務(wù)已有十余年實(shí)踐歷基礎(chǔ)，在取得一定實(shí)際成效的同時(shí)，其中的一些風(fēng)險(xiǎn)因素也逐漸顯現(xiàn)出來，成為當(dāng)前圖書館管理的一項(xiàng)的重要課題。

1 圖書館采編業(yè)務(wù)外包風(fēng)險(xiǎn)分析

（一）圖書館人力資源配置風(fēng)險(xiǎn)

采編外包有利于提高圖書館管理能效，但是如果過于依賴外包或者將全部采編業(yè)務(wù)外包出去，則極有可能導(dǎo)致圖書館采編人才依賴心過重，日常工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到蓋章、貼書標(biāo)這些毫無技術(shù)性的活動(dòng)中，進(jìn)而導(dǎo)致自身業(yè)務(wù)能力下降。而且業(yè)務(wù)外包之后，一些圖書館的原采編人員可能會(huì)出現(xiàn)崗位閑置問題，這些人員的分流將成為圖書館管理的一大難點(diǎn)，可能會(huì)造成圖書館人事布局受到干擾，影響?zhàn)^內(nèi)工作的正常開展。

（二）采編外包造成圖書館館藏質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)

采編外包機(jī)構(gòu)為了節(jié)約經(jīng)營(yíng)成本，會(huì)將一些不熟悉圖書館業(yè)務(wù)的人員派駐館內(nèi)進(jìn)行圖書分類、編目、標(biāo)題索引等工作。由于管理不到位或者分類不恰當(dāng)，有可能造成同類書目分類不一致，或者異類書目被分配到統(tǒng)一書目?jī)?nèi)。這些盲目甚至錯(cuò)誤的操作，對(duì)于圖書館數(shù)據(jù)質(zhì)量造成不利影響。而且一些外包人員在防盜磁條打碼、蓋館章方面造作不夠規(guī)范，這些都會(huì)造成館藏質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。

（三）圖書采購(gòu)合同風(fēng)險(xiǎn)

在選擇圖書合作商過程中，圖書館主要考慮書商的資源供應(yīng)能力，尤其以價(jià)格和資源作為主要評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，但是對(duì)于采編業(yè)務(wù)外包的約定條件較少，更多的是以輔助條款出現(xiàn)。而且在招標(biāo)過程中，有可能出現(xiàn)多家書商中標(biāo)的情況，一般情況下這些書商供應(yīng)情況會(huì)出現(xiàn)動(dòng)態(tài)變化，這就容易造成合同執(zhí)行不夠規(guī)范，有可能降低外包業(yè)務(wù)質(zhì)量。

（四）信息不對(duì)稱風(fēng)險(xiǎn)

在采編業(yè)務(wù)外包過程中，圖書館屬于委托方，而書商則屬于代理方，雙方在合同基礎(chǔ)上建立起“委托-代理”關(guān)系。但是，委托方往往對(duì)代理方情況缺乏充分了解，而代理方則具有更大的信息優(yōu)勢(shì)，在信息不對(duì)稱環(huán)境下，有可能出現(xiàn)代理方由于逐利行為損害委托方利益的行為。雙方建立外包合同后，圖書館對(duì)于書商的具體運(yùn)作情況缺乏及時(shí)了解，因此圖書館在風(fēng)險(xiǎn)管理上處于被動(dòng)位置，很可能因此造成風(fēng)險(xiǎn)失控，加重圖書館損失。

2 圖書館采編業(yè)務(wù)外包的風(fēng)險(xiǎn)控制對(duì)策

（一）做好采編人員轉(zhuǎn)崗，強(qiáng)化在職人員業(yè)務(wù)素養(yǎng)

實(shí)施采編業(yè)務(wù)外包后，原采編人員要做好分流轉(zhuǎn)崗工作，為其提供相應(yīng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)人事管理的平穩(wěn)過渡。而對(duì)于在職人員則需要進(jìn)一步強(qiáng)化其專業(yè)素養(yǎng)，提高其圖書資源管理、調(diào)配、優(yōu)化作用。作為管理者要不斷在體制方面進(jìn)行創(chuàng)新，為采編分流人員提供更好的崗位環(huán)境，多渠道、多方面拓展工作人員知識(shí)視野，從而完善圖書館運(yùn)行管理模式。

（二）實(shí)行公開招標(biāo)，合理選擇書商

圖書館采取采編外包前，需要對(duì)合作書商資質(zhì)進(jìn)行科學(xué)評(píng)估，尤其是對(duì)其資金充足狀況、資源質(zhì)量、管理能力、服務(wù)質(zhì)量、市場(chǎng)信譽(yù)等進(jìn)行充分了解。當(dāng)前，采編外包還處于發(fā)展初期，尚未形成體系化、規(guī)范化的外包模式，這就需要圖書館對(duì)書商資質(zhì)做出客觀評(píng)估，以降低其合作風(fēng)險(xiǎn)。

尤其是在外包業(yè)務(wù)范圍劃定中更需要具備清晰標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合館內(nèi)技術(shù)能力、人才優(yōu)勢(shì)等，決定哪類業(yè)務(wù)進(jìn)行外包、外包程度如何等。從專業(yè)角度來看，采編業(yè)務(wù)具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性和個(gè)性化特點(diǎn)，而且這是一個(gè)持續(xù)而完整的過程，對(duì)于圖書館建設(shè)、服務(wù)質(zhì)量等起到了重要影響。對(duì)于關(guān)鍵性資源的采編，圖書館要最大限度的自主完成，盡量不要采取外包形式；對(duì)于常規(guī)性采編業(yè)務(wù)則可以酌情外包，以增加工作效率。在充分發(fā)揮館內(nèi)人才優(yōu)勢(shì)和資源優(yōu)勢(shì)的同時(shí)，將部分類目進(jìn)行外包能夠有效節(jié)約時(shí)間成本，提高圖書館工作效率，有利于提高文獻(xiàn)質(zhì)量，規(guī)范圖書館管理流程。

（三）規(guī)范外包合同，保護(hù)圖書館權(quán)益

當(dāng)前，圖書館采編外包尚未形成規(guī)范的合同文本及制式要求，因此雙方需要根據(jù)業(yè)務(wù)需要簽署詳細(xì)規(guī)范的合作合同，以確保雙方利益不受損害。在合同中明確雙方權(quán)力及義務(wù)，對(duì)于服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格、合作期限等做出明確約束。同時(shí)還需要對(duì)雙方違約賠償?shù)惹闆r做出明確約束，以強(qiáng)化合約的法律效力。

在當(dāng)前外包服務(wù)中，主要以現(xiàn)場(chǎng)采編服務(wù)和資源整合服務(wù)兩種模式為主，前者外包人員會(huì)到圖書館現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行工作，后者則是代理方統(tǒng)一加工完畢后將資源配送至圖書館。兩者相較前者的安全性更高，因?yàn)榈金^服務(wù)能夠?qū)ζ渫獍|(zhì)量進(jìn)行全程監(jiān)控，一旦發(fā)現(xiàn)問題雙方能夠及時(shí)協(xié)商解決，有利于最大限度的減少外包質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)采編資源的規(guī)范性和條理性，同時(shí)也能促進(jìn)館內(nèi)業(yè)務(wù)人員專業(yè)技能的發(fā)揮，可謂一舉兩得。

（四）完善雙方溝通機(jī)制，保障采編外質(zhì)量

在采編業(yè)務(wù)外包過程中，圖書館需要和書商進(jìn)行充分交流，以達(dá)成合作共識(shí)。雙方一旦建立合作意向，就要進(jìn)一步構(gòu)建互利互惠的合作關(guān)系。在合作過程中要保持良好的溝通機(jī)制，消除信息不對(duì)稱造成的業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，一旦發(fā)現(xiàn)問題能夠及時(shí)協(xié)商解決。雙方需要互諒互通，一方面有利于強(qiáng)化雙方信息溝通成效，營(yíng)造更和諧、更融洽的業(yè)務(wù)往來環(huán)境，同時(shí)也有利于建立起雙方的信任機(jī)制，避免由于合作監(jiān)督產(chǎn)生的額外成本，減少由于信息不對(duì)稱造成的經(jīng)濟(jì)損失。有效的信息溝通能夠掃除雙方的合作障礙，使采編外包業(yè)務(wù)順利進(jìn)行。

3 結(jié)語(yǔ)

采編業(yè)務(wù)外包實(shí)現(xiàn)了圖書館管理業(yè)務(wù)的有效分流，同時(shí)也為形成了一些新的風(fēng)險(xiǎn)因素，如承包方資質(zhì)風(fēng)險(xiǎn)、信息不對(duì)稱風(fēng)險(xiǎn)以及人力資源配置風(fēng)險(xiǎn)等，這就需要管理者及時(shí)采取有效措施，對(duì)這些風(fēng)險(xiǎn)因素進(jìn)行提前識(shí)別和干預(yù)，制定出更有效的采編外包方案，加強(qiáng)雙方合作的實(shí)效性，為圖書館資源優(yōu)化、采編質(zhì)量的不斷提升奠定良好基礎(chǔ)。

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作者簡(jiǎn)介

符銀蓮（1983-），女，苗族，海南省東方市，本科，研究方向：圖書情報(bào)。endprint