事業(yè)單位財務(wù)管理信息平臺構(gòu)建設(shè)想

孔德萍

摘 要：在全國海洋經(jīng)濟十三五規(guī)劃中，首要原則即為“改革創(chuàng)新、提質(zhì)增效”，黨的十九大又進一步提出了加快海洋建設(shè)的指示精神。隨著我國當前事業(yè)單位體制改革的步伐，單位整體提升的基礎(chǔ)是內(nèi)部管理上的提升。本文以某省級海洋監(jiān)測監(jiān)視中心的信息化進程構(gòu)建設(shè)想為例，對于此類事業(yè)單位財務(wù)信息平臺建設(shè)進行詳細構(gòu)想并延伸至內(nèi)控功能建設(shè)，希望能對其他同類型單位未來的信息化建設(shè)提供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位;內(nèi)控管理;信息化;預(yù)算決算管控

本文列舉某省級行政事業(yè)單位，其主要宗旨和業(yè)務(wù)范圍為：根據(jù)有關(guān)規(guī)定，開展管轄海域使用動態(tài)監(jiān)視監(jiān)測和海洋經(jīng)濟運行監(jiān)測評估工作。根據(jù)單位不同時期主要承接任務(wù)的不同，為完善內(nèi)控其部門架構(gòu)做過多次調(diào)整。

該管理中心2012年開始實施會計信息化，相對同級別單位信息化起步較晚，在此前保持手工記賬方式。同時，會計人員具有財務(wù)專業(yè)知識過硬，但計算機水平不高的特點，日常軟件維護完全依賴軟件提供商，對于更高程度的信息化建設(shè)沒有明確思路。

一、該單位目前財務(wù)管理中存在的問題分析

（1）信息孤島難以打破。單位內(nèi)部部門各自獨立，財務(wù)與業(yè)務(wù)融合不夠深入，形成了財務(wù)不參與業(yè)務(wù)，業(yè)務(wù)也不了解財務(wù)的現(xiàn)狀，部門數(shù)據(jù)和信息缺乏共享和交流，導(dǎo)致業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)財務(wù)數(shù)據(jù)背靠背的情況。

（2）內(nèi)控薄弱的現(xiàn)狀。該單位創(chuàng)立于2007年，期間經(jīng)歷多次比較大的業(yè)務(wù)范圍變更。2015年后其主要業(yè)務(wù)范圍趨于穩(wěn)定。2017年后該單位響應(yīng)制度創(chuàng)新的號召，充分運用新思路，進一步修訂了內(nèi)控制度，將一些管理辦法進行了完善，但尚未能完全達成制度管事的效果。

（3）整體效率存在提升空間。雖然經(jīng)過多次程序優(yōu)化，但支付程序的完成，需經(jīng)多個審批環(huán)節(jié)，經(jīng)辦人員需要持紙質(zhì)審批單經(jīng)過多個環(huán)節(jié)多領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，效率較低。目前該單位的財務(wù)信息化還處于會計電算化階段，其它財務(wù)相關(guān)管理制度手續(xù)辦理等，完全依靠紙質(zhì)傳達。各項獨立有針對性的報告和有效數(shù)據(jù)的提供，全都以財務(wù)人員單獨編制表格進行呈現(xiàn)，同一個數(shù)據(jù)用多個口徑反復(fù)統(tǒng)計手工操作，既影響效率又易產(chǎn)生差錯。

（4）責任不明。完全依賴手工填制的單據(jù)進行傳遞，如出現(xiàn)與合同金額不一致、報支超期限、涂改等現(xiàn)象，難以明確責任類型和責任人。數(shù)據(jù)的反復(fù)多次提供，會因財務(wù)人員能力水平等因素干擾數(shù)據(jù)結(jié)果準確性。

（5）公開數(shù)據(jù)與保密數(shù)據(jù)界限模糊。該單位目前并無涉密數(shù)據(jù)，但例如年度預(yù)算決算、年度三公經(jīng)費等數(shù)據(jù)未做到主動公開，未能實現(xiàn)信息主動公開的要求。

二、信息平臺整體框架和目的簡述

針對上面的五個內(nèi)控及財務(wù)管理中存在的問題，財務(wù)信息平臺的構(gòu)建需要和目的也愈加明確和具體。功能擬向前、后、平行三個方面延伸：一是向業(yè)務(wù)和事項的前端延伸，包括合同管理、事前請示、預(yù)算編審、項目管理等方面，實現(xiàn)財務(wù)與現(xiàn)有業(yè)務(wù)部門在業(yè)務(wù)范圍的溝通;二是平行的數(shù)據(jù)提取事項查詢應(yīng)用，包括公務(wù)車使用及管理、工資管理、固定資產(chǎn)管理、其他輔助管理等，平行數(shù)據(jù)可以根據(jù)需要進行深度開發(fā)，進一步衍生成更多功能點，使單位整體管控體系信息化;三是向管理和決策的后端延伸，包括支出管理、會計處理、數(shù)據(jù)動態(tài)查詢、預(yù)算決算數(shù)據(jù)查詢等，為單位項目管控分析和領(lǐng)導(dǎo)決策提供支持，進一步方便業(yè)務(wù)部門隨時掌握其管理項目和課題的收支達成，通過幾個管理方向的結(jié)合最終能達成核心目的。

三、信息平臺各個應(yīng)用模塊及功能點解析

1.前端管理相關(guān)功能模塊

（1）合同管理功能點。合同既作為經(jīng)辦人報請支出、申請差旅等眾多事項的前置條件，又將與項目立項等功能協(xié)作使用，所以合同管理的功能是非常重要的。合同名稱、金額、付款條件等為必填項，支持政府采購平臺文本導(dǎo)出及其他格式的合同文本直接上傳。擬通過合同管理功能點，基本實現(xiàn)合同基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄入、上傳、查詢、匯總，隨時進行跟蹤管理。

（2）事前請示功能點。該功能可與合同管理輔助實現(xiàn)，經(jīng)過后臺設(shè)置金額權(quán)限，金額達到標準后轉(zhuǎn)入合同管理功能進行處理，金額未達設(shè)置要求由事前請示功能點完成。事項經(jīng)辦人將事項名稱、預(yù)計金額等作為必填項，支持文本等輔助信息的直接上傳。擬通過事前請示功能點，基本實現(xiàn)事項請示由經(jīng)辦人發(fā)起，經(jīng)過各個審批結(jié)點最終完成事項審批，由紙質(zhì)傳遞改為電子傳遞，克服該單位作為海洋監(jiān)測監(jiān)視單位人員出差多的業(yè)務(wù)特點，實現(xiàn)辦公區(qū)域外多位置辦公。

（3）預(yù)算編制功能點。結(jié)合上級財政部門對于預(yù)算編審日益細化和規(guī)范化的要求，年度預(yù)算由財務(wù)部門牽頭其他部門協(xié)辦，各部門根據(jù)需要進行預(yù)算編制并在信息平臺上傳，經(jīng)本自動匯總，單位整體修訂，最終形成一上預(yù)算版本上報財政。在經(jīng)過財政部門一下和二上修訂過程得到二下預(yù)算批復(fù)后，由財務(wù)在信息平臺分解至各部門，真正形成先分解后匯總再分解的預(yù)算模式。最終確定的預(yù)算金額將與信息平臺的支出功能結(jié)合管控部門整體支出，即當年初將預(yù)算指標下達給各業(yè)務(wù)部門，各項費用報支均從指標中扣減，有預(yù)算的按照預(yù)算內(nèi)容報支，預(yù)算不足的不能報支，避免了預(yù)算超支的情況。

（4）項目管理功能點。該類單位的主旨及業(yè)務(wù)范圍決定，其項目管理是整體單位運營的中心環(huán)節(jié)。項目管理包括項目前期立項，中期實施及后期管理等方面，在未實現(xiàn)信息化的狀態(tài)下，財務(wù)部門獲取各專項數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)部門查詢數(shù)據(jù)，都需要數(shù)據(jù)使用人向數(shù)據(jù)管理人發(fā)起請求，由數(shù)據(jù)管理人完成，未能實現(xiàn)功能共享。擬通過項目管理功能點，從備案申請作為首環(huán)節(jié)得到批復(fù)并在信息平臺內(nèi)獨立立項后，錄入項目實施方案及項目審定后預(yù)算，即可結(jié)合項目合同管理、支出使用、預(yù)算管理等多個功能點，項目整體實施過程，通過系統(tǒng)進行資金管控，又可通過系統(tǒng)進行查詢，實現(xiàn)了財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門的信息共享。

2.平行管理模塊

（1）公務(wù)車使用及管理功能點。公務(wù)車使用功能點中，前置本單位所有用車需求人員名單綁定公務(wù)卡、公務(wù)車牌號、設(shè)置權(quán)限審批環(huán)節(jié)。公務(wù)車出行申請獲批后，司機可同步查詢出行任務(wù)，由人為管理改為系統(tǒng)管理后，司乘人員的信息同步，確保了出車時間又避免了用車沖突。公務(wù)車管理功能點具備完善的查詢統(tǒng)計功能，可以按時間、部門、事由等進行分類查詢統(tǒng)計，通過司機對里程數(shù)的定期錄入還可以監(jiān)控車輛油耗正常性、車輛修理記錄、保險記錄等方面便于車管員及時了解公務(wù)車管理情況，財務(wù)及相關(guān)部門還可以隨時監(jiān)控預(yù)算三公經(jīng)費中公務(wù)車支出使用率達成情況，為審計巡視等工作提供有力的數(shù)據(jù)支持。

（2）工資管理及人事相關(guān)功能點。本功能點以工資為核心將考勤管理、請假審批等功能進行連接。人事人員設(shè)置審批節(jié)點，每個使用者可以用該功能點進行請假申請，根據(jù)考勤情況及設(shè)置的各項工資構(gòu)成數(shù)，生成工資明細數(shù)據(jù)，工資生成并按節(jié)點審批后，最終流轉(zhuǎn)至出納環(huán)節(jié)進行發(fā)放，整個流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)完全通過信息平臺進行，異地辦公避免了審批過程拖延及人為計算錯誤。此外，將查詢功能開放也便于職工隨時查詢了解本人工資情況和考勤情況。針對年末人社管理部門及財政部門要求上報多種人事統(tǒng)計數(shù)據(jù)，將本單位全部信息進行比較完備的預(yù)置，就可以快捷生成各種統(tǒng)計目的下的不同角度的人事數(shù)據(jù)，為準確及時完成上報提供了便利。

（3）固定資產(chǎn)管理模塊。資產(chǎn)管理員將財政局國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)中固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)導(dǎo)出后，同步到信息平臺固定資產(chǎn)模塊，后臺可根據(jù)導(dǎo)入的固定資產(chǎn)信息，自動對應(yīng)至單位每個使用人名下，解決了以前國有資產(chǎn)管理系統(tǒng)由僅有固定資產(chǎn)管理員進行操作，該數(shù)據(jù)無法隨時查詢和共享的難題。通過將數(shù)據(jù)同步進信息平臺，財務(wù)人員可以隨時查詢該模塊數(shù)據(jù)，與賬務(wù)進行核對，資產(chǎn)管理員隨時上傳數(shù)據(jù)，通過固定資產(chǎn)模塊可以實現(xiàn)單位資產(chǎn)管理員和財務(wù)人員和使用人三方對于固定資產(chǎn)的同步管理。

（4）其他輔助功能點。管理信息平臺架構(gòu)得到實施后，可以延伸的功能點很多，都可按照需求進行具體實施。

3.后端管理相關(guān)功能模塊

（1）支出管理功能點。支出管理功能點是前端管理中的預(yù)算編制功能點和項目管理功能點的后續(xù)，支出范圍既包括預(yù)算支出，又包括項目支出。通過預(yù)算管理功能點設(shè)置預(yù)算控制數(shù)預(yù)算支出用途后，任何支出和付款申請都在預(yù)算管控之下進行，信息平臺硬性管控，避免了產(chǎn)生預(yù)算項目超標范圍和違規(guī)擴大開支、提升開支標準的情況。且支付進度可以隨時得到監(jiān)控，財務(wù)將付款信息收到后隨時同步經(jīng)辦信息，業(yè)務(wù)部門可隨時查詢付款進度，有效促進了支出績效的完成。

（2）會計處理功能點。會計處理并不通過信息平臺最終實現(xiàn)，會計處理功能點的核心和實質(zhì)是將本功能點和會計電算化軟件設(shè)置對接端口后，后續(xù)管理模塊中的支出管理功能點將結(jié)合前段管理模塊中的預(yù)算管理、合同管理、事前請示等功能點、平行模塊中的公務(wù)車出行管理、工資管理、固定資產(chǎn)管理功能點后，通過會計處理功能點在電算化軟件中直接生成憑證。此功能的運用，節(jié)省了憑證輸入工作量，避免了人為錯誤對財務(wù)數(shù)據(jù)的準確性的影響。

（3）數(shù)據(jù)動態(tài)查詢功能點。這里的財務(wù)數(shù)據(jù)包括廣義的財務(wù)數(shù)據(jù)，即所有可由財務(wù)出具和掌握的可公開數(shù)據(jù)。動態(tài)查詢既保證了數(shù)據(jù)的及時準確，又滿足了不同角度不同需要的查詢要求，最終使財務(wù)數(shù)據(jù)實現(xiàn)快速傳遞和匯總的目的。例如資金統(tǒng)計可以按項目、科目、處室進行分類統(tǒng)計，合同統(tǒng)計可以按合同名稱、金額、項目等進行分類統(tǒng)計，方便快捷，實現(xiàn)了財務(wù)數(shù)據(jù)的共享，為領(lǐng)導(dǎo)決策和部門管理提供了便利。

（4）預(yù)算決算數(shù)據(jù)查詢功能點。有別于財務(wù)數(shù)據(jù)查詢功能點，預(yù)算決算查詢功能更偏重于管控目的，通過及時了解預(yù)算執(zhí)行和完成情況，可以及時調(diào)整完善預(yù)算方案，增強預(yù)算執(zhí)行力。通過用款進度預(yù)警等功能，每季度將系統(tǒng)自動統(tǒng)計出的用款進度與序時用款進度進行比較，落后于序時進度的就會給予提醒，督促業(yè)務(wù)部門抓好用款進度管理。

參考文獻

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（責任編輯：蘭卡）