科研單位的科研檔案管理工作探析

張浩

摘 要：在我國(guó)現(xiàn)代科研管理中，科研檔案是其中的重要內(nèi)容，對(duì)科研工作的開(kāi)展有著重要的影響。本文先對(duì)科研檔案的特點(diǎn)進(jìn)行分析，然后對(duì)科研單位的科研檔案管理工作所存在的問(wèn)題進(jìn)行闡述，最后圍繞如何加強(qiáng)科研檔案的管理工作進(jìn)行分析。

關(guān)鍵詞：科研單位 科研檔案 管理工作

中圖分類(lèi)號(hào)：G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1003-9082（2019）08-00-01

前言

所謂科研檔案，指的是在科研活動(dòng)過(guò)程中，科研單位通過(guò)各種形式記載下來(lái)的材料，這些信息、材料對(duì)于今后科研工作的開(kāi)展有著重要的影響。隨著檔案法的頒布與實(shí)施，再加上科技的日漸進(jìn)步與發(fā)展，為檔案信息的傳播提供了有利的條件。但是，在一些科研單位中，科研檔案的管理工作還存在著一定的問(wèn)題，下文就科研檔案管理工作的開(kāi)展進(jìn)行簡(jiǎn)要的討論。

一、科研檔案的主要特點(diǎn)

1.系統(tǒng)性

科研活動(dòng)有著規(guī)律性的特征，它的開(kāi)展是各環(huán)節(jié)相銜接的，所以形成的科研材料一般是具有系統(tǒng)聯(lián)系的文件組合。在科研檔案中，包括科研計(jì)劃、論證材料等，還包括課題成果的總結(jié)鑒定材料。

2.專(zhuān)業(yè)性

科研項(xiàng)目所包含的內(nèi)容較為廣泛，例如有自然科學(xué)，也有人文科學(xué)。因此，科研材料的內(nèi)容也包含了不同科學(xué)的內(nèi)容，在這些材料中，包含了對(duì)各種物質(zhì)的總結(jié)，還有對(duì)各種現(xiàn)象規(guī)律以及特點(diǎn)的總結(jié)，所以其科學(xué)性較強(qiáng)。而科研檔案是對(duì)這些規(guī)律、現(xiàn)象的準(zhǔn)確反映，所以其專(zhuān)業(yè)性非常強(qiáng)[1]。

3.階段性

學(xué)科不同，那么所形成的科研檔案材料也會(huì)有所差異，但是這些檔案材料都會(huì)顯示出不同的階段特征。一般來(lái)說(shuō)，都會(huì)經(jīng)歷從準(zhǔn)備、實(shí)驗(yàn)、總結(jié)以及應(yīng)用等幾個(gè)階段。因此，科研檔案的工作開(kāi)展也具有階段性的特征。

二、科研檔案管理中所存在的主要問(wèn)題

1.檔案管理不夠完整

科研檔案材料主要分為以下幾種：（1）成果性材料、（2）原始性材料、（3）過(guò)程性材料。當(dāng)前，在一些科研單位的檔案管理中，對(duì)這幾種材料的重視程度有所差異。一般而言，許多科研單位對(duì)成果性材料都更加的重視，對(duì)過(guò)程性材料以及原始性材料有所忽視。另外，在科研檔案系統(tǒng)之中，對(duì)于成果性材料、鑒定性材料的涉及要更多，而對(duì)于一些具體的計(jì)算數(shù)據(jù)，或者是對(duì)原始材料記錄等涉及較少。這樣一來(lái)，就導(dǎo)致科研檔案管理的管理不夠完整。

2.檔案中技術(shù)性材料相對(duì)較少

科研檔案對(duì)于科研活動(dòng)的開(kāi)展有著重要的影響，而科研活動(dòng)有著很強(qiáng)的技術(shù)性，因此科研檔案材料應(yīng)當(dāng)以技術(shù)性材料居多。如果科研檔案中缺乏技術(shù)性材料，那么就不利于科研人員解決相應(yīng)的科研問(wèn)題，不利于科技的創(chuàng)新[2]。事實(shí)上，科研檔案的技術(shù)性材料包含了科研人員的創(chuàng)新思想，將這些材料歸檔起來(lái)對(duì)于后期的科學(xué)研究具有積極的意義。但是，在一些科研單位中，科研檔案材料缺乏技術(shù)性材料，主要以一般性材料為主。

3.檔案材料的記錄不夠規(guī)范

當(dāng)前，在一些科研單位中，科研檔案工作人員缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案管理意識(shí)。在檔案管理過(guò)程中，對(duì)于檔案的書(shū)寫(xiě)紙張缺乏統(tǒng)一的規(guī)格，另外在音頻文件的處理上也有所問(wèn)題，導(dǎo)致音頻文件不夠清晰。科研檔案的準(zhǔn)確與否、規(guī)范與否，是在其形成過(guò)程中決定的，其形成過(guò)程其實(shí)就是將科研文件轉(zhuǎn)化成科研檔案的過(guò)程。而這個(gè)過(guò)程中又受到科研人員的影響，他們專(zhuān)業(yè)能力的高低，工作態(tài)度的端正與否，都會(huì)影響科研檔案的完整性、規(guī)范性、專(zhuān)業(yè)性。

三、如何更好的開(kāi)展科研檔案管理工作

1.建立一個(gè)完善的科學(xué)管理制度

科研檔案是對(duì)科研課題研究過(guò)程的反映，卻又不局限于某一項(xiàng)成果，不局限于某一項(xiàng)科研課題，它是課題與學(xué)科之間的綜合反映，所以科研檔案材料具有專(zhuān)業(yè)性、階段性等特點(diǎn)。而要想使科研檔案發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，就需要建立一個(gè)科學(xué)的管理制度。因此，科研單位需要遵循國(guó)家所頒布的相關(guān)規(guī)定，如《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，對(duì)條例中的“完整、系統(tǒng)以及安全”等要求做好歸檔，防止科研檔案出現(xiàn)零散在外的現(xiàn)象。為了實(shí)現(xiàn)這一點(diǎn)，科研單位需要將檔案工作與以下幾方面的工作的緊密的結(jié)合起來(lái)，（1）課題管理、（2）成果管理、（3）計(jì)劃管理等，在單位內(nèi)部建立一個(gè)合理的歸檔程序，以保證檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化[3]。

2.提高科研人員的檔案管理意識(shí)

在科研檔案形成中，科研人員發(fā)揮著巨大的作用，他們檔案管理意識(shí)高低對(duì)檔案管理工作有著重要的影響。若他們的有著較強(qiáng)的檔案管理意識(shí)，那么就有助于科研單位檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化，反之，則會(huì)制約檔案管理工作的開(kāi)展。因此，科研單位需要加強(qiáng)對(duì)科研人員的培訓(xùn)與教育，使他們認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)于后期科研活動(dòng)的意義，這樣他們就會(huì)端正工作態(tài)度，更重視檔案管理工作的開(kāi)展。

除了要提高他們的檔案管理意識(shí)，還需要提高他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，在單位內(nèi)部建立一支科技知識(shí)技術(shù)較為豐富，創(chuàng)新意識(shí)較強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍。這樣一來(lái)，就有助于檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展，能夠推動(dòng)科研單位檔案管理工作的進(jìn)一步發(fā)展。

3.實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化

隨著社會(huì)的發(fā)展，科研檔案的數(shù)量也在逐漸增多，而社會(huì)各界對(duì)于科研檔案的需求也呈逐年遞增的情況。而傳統(tǒng)的檔案管理手段存在著一定的局限性，對(duì)于當(dāng)前所出現(xiàn)的問(wèn)題很難進(jìn)行解決。故此，科研單位需要與時(shí)俱進(jìn)，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理之中。例如，建立專(zhuān)屬于本單位的檔案管理系統(tǒng)，對(duì)所收集的檔案信息進(jìn)行歸檔，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的保護(hù)。那么與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法相比，這種現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)能夠提升工作的效率，有助于檔案的信息共享。

結(jié)語(yǔ)

綜上，科研單位的科研檔案具有專(zhuān)業(yè)性、系統(tǒng)性以及階段性的特點(diǎn)，其檔案管理工作的好壞會(huì)影響后期科研工作的開(kāi)展，更會(huì)影響科研單位的發(fā)展。當(dāng)前，在一些科研單位中，檔案管理工作還存著一定的問(wèn)題，這使得科研檔案不夠完整、規(guī)范。因此，科研單位要建立一個(gè)完善的科學(xué)管理制度，確保檔案管理工作有制可依;要加強(qiáng)對(duì)科研人員的培訓(xùn)，提高科研人員的檔案管理意識(shí);還需要將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用到檔案管理之中，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。

參考文獻(xiàn)

[1]習(xí)瀏.新時(shí)期農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作現(xiàn)狀、問(wèn)題與對(duì)策——以湖北省農(nóng)業(yè)科學(xué)院為例[J].湖北農(nóng)業(yè)科學(xué)，2018，57（16）：105-108.

[2]郭有琴.農(nóng)業(yè)科研單位檔案管理工作的幾點(diǎn)思考[J].發(fā)展，2018（06）：86.

[3]王楊，李林芝，張妍宇.對(duì)林業(yè)科研設(shè)計(jì)單位干部人事檔案管理工作的思考——以國(guó)家林業(yè)局昆明勘察設(shè)計(jì)院開(kāi)展干部人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核工作為例[J].林業(yè)建設(shè)，2016（05）：32-34.