社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化分析

高陽　高莉

摘 要：社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理對于規(guī)范社區(qū)居民檔案有著重要作用，傳統(tǒng)的檔案管理方式，不利于檔案的存儲和利用，也滯后了社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的管理工作進程。本文基于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理含義，分析了社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理中存在的問題，并給出規(guī)范化的策略。

關(guān)鍵詞：社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心 檔案管理 規(guī)范化 策略

中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）08-00-01

檔案管理是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心管理的重要組成部分，對于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心工作的開展影響較大，科學(xué)、合理、規(guī)范檔案管理，能提高社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的管理水平。目前我國社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理工作中卻存在諸多不足，如檔案管理不規(guī)范、管理者不重視等，降低了檔案管理工作效率。因此，解決檔案管理不規(guī)范問題，成為現(xiàn)階段社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心急需解決的問題。

一、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理的含義

檔案管理指的是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的管理人員對有價值的活動進行保存管理的方式，其包括財務(wù)檔案、文書檔案、聲像材料和基礎(chǔ)設(shè)備等材料的管理。做好社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作，能真實反映出社區(qū)服務(wù)中心的醫(yī)療和健康教育情況，還能了解到該社區(qū)居民身體健康狀況，有利于有效應(yīng)對傳染疾病和慢性疾病疫情[1]。

二、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理中存在的問題

1.檔案管理者的問題

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理者對于自己的本職工作，存在兩點問題：一是缺乏檔案管理意識：大部分檔案管理人員未形成系統(tǒng)的檔案管理意識，將檔案管理工作看成對檔案的簡單整合和裝訂，在檔案病歷、文書等文書檔案的管理中，出現(xiàn)不重視書寫的問題，常常出現(xiàn)記錄字體不規(guī)范、記錄潦草和殘缺等問題，不利于檔案管理工作的開展。二是缺乏檔案管理能力：大部分社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理者只將自己看作醫(yī)務(wù)工作者，不具備檔案分類管理、電子備案、建立檔案管理平臺的能力，使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理工作只停留于簡單的材料管理，無法跟上社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的發(fā)展步伐[2]。

2.檔案管理制度的問題

社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理制度還停留在傳統(tǒng)的理念上，無法適應(yīng)新時代的檔案管理工作，甚至?xí)髾n案管理的進程。如傳統(tǒng)的檔案管理工作，工作人員有時將檔案盒亂拿亂放，增加了歸檔的難度，也不利于檔案查看。檔案信息化管理制度不健全，也會致使少數(shù)檔案沒有卷內(nèi)目錄，無法實現(xiàn)檔案管理平臺的構(gòu)建和檔案資源共享[3]。

3.檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施的問題

完善的基礎(chǔ)設(shè)施是做好社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理工作的前提，但是目前我國的社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心存在檔案管理工作投入資金不足的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理工作質(zhì)量下降。資金投入不足，會出現(xiàn)檔案架不夠、老舊檔案架無法更換、卡片柜不足、信息化辦公設(shè)備缺失等問題，使檔案無處存放，管理不到位，甚至?xí)s短光碟、紙質(zhì)材料的保存期限。

三、社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化的策略

1.提高檔案管理者的綜合管理水平

在檔案管理工作開展的過程中，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的領(lǐng)導(dǎo)階層需要重視檔案管理工作，并把檔案管理工作納入工作人員的業(yè)績考核中，也可形成檔案管理競爭上崗制度，讓檔案管理人員能重視自身工作。同時檔案管理人員需提升自己的工作能力和職業(yè)素養(yǎng)，將現(xiàn)代化的技術(shù)手段和新型的管理方式應(yīng)用于社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作中，使檔案管理工作更科學(xué)、合理。也可為管理者提供檔案管理培訓(xùn)的機會，如聘請國內(nèi)或國外的檔案管理專家，為工作人員講解現(xiàn)代檔案管理的技術(shù);定期派遣檔案管理人員去管理培訓(xùn)機構(gòu)學(xué)習(xí)深造，使社區(qū)服務(wù)中心的檔案管理水平得到真正提高。規(guī)范檔案管理工作流程和工作內(nèi)容，是目前我國社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作的首要任務(wù)[4]。

2.完善檔案管理制度

一套完善的管理制度，是提升檔案管理水平的前提，健全社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理制度的方法有以下幾點：一是社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心基于自身情況和發(fā)展形勢，以傳統(tǒng)檔案管理制度為藍本，優(yōu)化檔案管理制度，積極借鑒國內(nèi)外先進的檔案管理經(jīng)驗，使檔案管理制度符合實際;二是建立與新檔案管理制度相匹配的獎罰制度，規(guī)范檔案管理行為，將檔案管理人員的日常表現(xiàn)納入考核中，為工作能力強、職業(yè)素養(yǎng)高的人員提供物質(zhì)獎勵和晉升渠道，同時明確每位檔案管理者的責(zé)任，做到獎懲有度;三是建立檔案管理工作質(zhì)量核查制度：對檔案管理工作進行定期檢查，重點檢查紙質(zhì)檔案的管理和保存工作、網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)的組建工作。

3.強化檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

檔案管理的硬件設(shè)施是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)，因此，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心需增加必要的硬件設(shè)施，并對老舊的設(shè)施進行更換。如增加檔案架和卡片柜、更換老舊的檔案架、增添信息化辦公設(shè)備等。同時在檔案管理室內(nèi)需配備防蟲、防腐、防光、防塵、防潮和防火的設(shè)備，降低檔案被破壞的幾率;成立檔案室管理小組，對檔案一對一的保護，派遣專門的管理人員定時了解檔案室的濕度和溫度，對于濕度和溫度異常的檔案室，需及時處理;為檔案管理人員配置照相機、掃描儀、打印機等基本的設(shè)備，使檔案的采取和保存更專業(yè)化、規(guī)范化，并對各類檔案進行歸類保存，確保提取檔案更方便快捷[5]。

另外，需將檔案管理室、存放室和閱覽室分開，使檔案整理、提取和閱覽工作能有效區(qū)分，使管理效率更高。同時需要提升檔案管理人員的安全意識，對于提取和閱覽檔案資料的人員，要求其提供相關(guān)的材料，并遵循檔案管理室的規(guī)章制度，盡量減少由于不良操作而導(dǎo)致的檔案破損事件。需為檔案管理平臺的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)與社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的外網(wǎng)提供保護，監(jiān)督并打擊網(wǎng)絡(luò)攻擊行為。

綜上所述，隨著我國醫(yī)療技術(shù)的不斷發(fā)展，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的工作也隨之產(chǎn)生新變化。因此，社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的工作人員需重視檔案管理工作，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式。想要提升社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理水平，就需要結(jié)合社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的實際，引進新的管理理念和信息技術(shù)，制定規(guī)范、系統(tǒng)的檔案管理制度，使社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理工作能有序進行。

參考文獻

[1]由光玉.初探社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理規(guī)范化[J].才智，2018（18）：192.

[2]沈瑞珍.社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理的規(guī)范化[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（12）：141.

[3]徐青青.對加強社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心檔案管理工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（14）：134-135.

[4]王穎.社區(qū)服務(wù)中心檔案管理的規(guī)范化措施分析[J].大家健康（學(xué)術(shù)版），2016，10（10）：293-294.

[5]李美玉.社區(qū)衛(wèi)生服務(wù)中心的檔案管理規(guī)范化研究[J].世界最新醫(yī)學(xué)信息文摘，2015，15（83）：244+165.