高校圖書館檔案管理與信息化研究

馬麗

摘 要：本文對高校圖書館檔案管理與信息化進行了研究。高校圖書館中的檔案分為文件檔案和文書檔案兩種，做好對這兩種檔案的管理有重要意義。當(dāng)前的高校圖書館檔案管理工作存在著檔案管理工作不規(guī)范、效率低;數(shù)字建設(shè)化緩慢等問題。高校圖書館檔案管理實現(xiàn)信息化是圖書館適應(yīng)時代發(fā)展，解決其檔案管理存在問題的必然選擇。高校圖書館檔案管理實現(xiàn)信息化應(yīng)該做到：做好計算機和網(wǎng)絡(luò)建設(shè);充分利用高校圖書館信息資源的開發(fā)利用;完善圖書館檔案管理信息服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高校圖書館 檔案管理 信息化

中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼：A文章編號：1003-9082（2019）08-00-01

高校圖書館的檔案工作包括圖書館的經(jīng)費、財產(chǎn)、人事、文獻采購等方方面面圖書館工作的記錄，具有重要的珍藏和研究價值。信息時代的到來人們越來越追求安全、高效、便捷的工作和生活，圖書館檔案管理也不例外。因此，高效圖書館應(yīng)該緊跟時代步伐，對檔案管理工作進行改革，利用網(wǎng)絡(luò)和計算機實現(xiàn)信息化管理。

一、高校圖書館檔案的特點及其管理重要性

高校圖書館中的檔案主要分為文件檔案和文書檔案兩類。文件檔案主要是指學(xué)校用以管理圖書館和處理其日常事務(wù)的文件，這些文件具有政策性、重要性、針對性和保密性。由此可見，這類檔案記錄了圖書館在各階段的各項工作情況，其取得的成果和教訓(xùn)為高校圖書館日后的發(fā)展提供了參照，有利于指定其發(fā)展規(guī)劃。文書檔案是高校圖書館自身的文件，是圖書館日常工作和活動中保存下來的有價值的文書記錄。比如為了記錄某一次會議，就會有相關(guān)的決定、人事材料、財產(chǎn)記錄、文集、照片錄音等。這些文件內(nèi)容豐富，往往具有保留價值，所以保留時間長。它的內(nèi)容不僅包括珍貴的各種文獻典籍、歷史文物，甚至還有借閱登記的記錄等。這些文件是研究一個高校及其圖書館的重要資料，是圖書館檔案價值的集中體現(xiàn)。對這類檔案的管理為圖書館的業(yè)務(wù)探討、學(xué)術(shù)研究等提供了資源。

要想加強對這兩類檔案的管理，就要提高檔案建設(shè)水平，完善檔案體系。這不僅能促進圖書館自身的管理工作，還能促進其他各項工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，從而提高其整體的實際工作水平。

二、高校圖書館檔案管理工作存在的問題

1.檔案管理工作不規(guī)范、效率低。因為高校圖書館開展檔案管理的工作不長，難以實現(xiàn)規(guī)范化和制度化。一些業(yè)務(wù)部門對歸檔范圍和檔案管理人員不清楚，這給檔案管理員的工作帶來困擾，他們很難及時收到范圍廣泛、內(nèi)容豐富、質(zhì)量高的檔案。另一方面高校關(guān)于圖書館工作的規(guī)章制度還不完善，沒有專業(yè)的檔案管理人員，這些工作人員工作缺乏主動性和積極性，業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。這就導(dǎo)致他們工作中出現(xiàn)斷檔、缺檔的問題，忽視對檔案資料的登記、分類編目、加工利用等工作，這就導(dǎo)致了檔案管理工作混亂、效率不高。

2.在信息化、網(wǎng)絡(luò)化的時代，圖書館的檔案管理工作應(yīng)該與時俱進，做好檔案資源數(shù)字化、信息化、現(xiàn)代化的建設(shè)。但是當(dāng)前很多高校圖書館沒有做好相關(guān)建設(shè)，檔案管理工作仍處于傳統(tǒng)的手工存取方式，檢索速度慢、工作效率低。紙質(zhì)檔案與電子檔案、影像資料檔案相比仍占有很大的比重。這種檔案管理工作形式，不利于圖書館在信息化社會管理圖書館檔案資料和發(fā)展業(yè)務(wù)。

三、高校圖書館檔案管理信息化的必要性

隨著信息化時代的到來，計算機技術(shù)的進步，檔案資源向共享性、數(shù)字化和服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展。網(wǎng)絡(luò)的一個重要特點就是資源共享，收集、分類、檢索、傳遞等圖書館檔案管理工作在網(wǎng)絡(luò)上進行，這不僅方便了本校、本地區(qū)的用戶，還為遠程用戶提供了服務(wù)。傳統(tǒng)的以紙質(zhì)主的實物保存的工作形式，給高校圖書館檔案管理工作帶來了很高成本，也不利于信息資源的檢索、傳遞和共享。信息化技術(shù)的應(yīng)用，高校圖書館檔案管理工作出現(xiàn)了數(shù)字文件，數(shù)字文件的修改、復(fù)制、歸檔、傳遞等工作都十分高效。此外，信息化技術(shù)在高校圖書館檔案管理工作中的應(yīng)用，不僅降低了成本、提高了工作效率，還方便檔案信息之間的高效整合，建立起完善的檔案信息管理系統(tǒng)，方便了工作人員的管理和用戶的查詢利用。由此可見，信息技術(shù)的應(yīng)用改變了高校圖書館檔案管理工作的方式，開發(fā)了它更多的優(yōu)勢。因此，高校圖書館檔案管理工作實現(xiàn)信息化是其必然趨勢。

四、高校圖書館檔案信息化管理對策

1.做好計算機和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

計算機和網(wǎng)絡(luò)是信息技術(shù)的基礎(chǔ)，大多數(shù)高校圖書館的日常工作如文獻借閱、情報服務(wù)等都由計算機完成，圖書館檔案管理工作也可以充分運用計算機和網(wǎng)絡(luò)，加強相關(guān)建設(shè)。計算機中有專門的管理軟件，可以對檔案進行歸檔，不能歸檔的檔案，可以為其編制專門的應(yīng)用軟件來完成。在實際工作中，還可以利用網(wǎng)絡(luò)搭建圖書館檔案室，在圖書館服務(wù)窗口，讓學(xué)生進入檔案室，可以與館員直接聯(lián)絡(luò)。此外利用計算機和網(wǎng)絡(luò)結(jié)合，做好圖書館檔案管理工作，還要注意做好相關(guān)的安全防范系統(tǒng)。在日常工作中，做好對安全防范系統(tǒng)的完善和維護，使其中的檔案信息資源不被失密、泄密，這樣才能保證高校圖書館的檔案管理工作能正常、穩(wěn)定的運轉(zhuǎn)。

2.充分利用高校圖書館信息資源的開發(fā)利用

圖書館對高校的教學(xué)、科研工作有重要的作用，檔案工作在圖書館工作中有占有重要地位。傳統(tǒng)的檔案資源在圖書館中被封閉或半封閉，最終導(dǎo)致其資源的限制，沒有發(fā)揮其自身的作用。在信息化時代，要在網(wǎng)絡(luò)信息平臺上對其進行充分開發(fā)、利用，使其作用得以充分發(fā)揮。

3.完善圖書館檔案管理信息服務(wù)

高校圖書館在檔案管理工作的信息化進程中還存在很多問題，需要進一步規(guī)范，才能充分發(fā)揮其優(yōu)勢和潛能。要想實現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化，就要進一步提高其信息化服務(wù)層次。這就需要利用網(wǎng)絡(luò)和計算機建立檔案服務(wù)系統(tǒng)，在這個系統(tǒng)中可以與服務(wù)者進行及時、有效、直接的溝通，為其提供可靠、穩(wěn)定、高質(zhì)量的信息服務(wù)。

結(jié)束語

信息化時代的到來，給高校圖書館的檔案管理工作帶來了機遇和挑戰(zhàn)。要想在激烈的競爭中生存，不僅要完善計算機、網(wǎng)絡(luò)等相關(guān)設(shè)備，還要注重對工作人員的培訓(xùn)，使其能勝任高校圖書館檔案信息化管理工作。

參考文獻

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