檔案信息化管理的有效服務(wù)策略探討

潘莉

摘 要：本文首先分析了檔案信息化管理的特點(diǎn)，表現(xiàn)在效率高與存儲(chǔ)便利兩方面，接著提出了檔案信息化管理的意義，最后提出了檔案信息化管理的有效服務(wù)策略，要堅(jiān)持檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略，提高檔案管理的信息化水平，建立健全檔案信息化管理制度，提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)。

關(guān)鍵詞：檔案管理 信息化 有效服務(wù)

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號：1003-9082（2019）08-000-01

信息技術(shù)的發(fā)展帶動(dòng)了多個(gè)行業(yè)的變革，表現(xiàn)在檔案管理方面就是傳統(tǒng)的檔案模式已經(jīng)無法滿足需求，需要進(jìn)行信息化建設(shè)。檔案信息化管理是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、科學(xué)化的基礎(chǔ)，在文件歸檔的時(shí)候要明確其中的規(guī)律性聯(lián)系，綜合分析工作開展過程中的各項(xiàng)內(nèi)容要素，運(yùn)用信息化技術(shù)還原各項(xiàng)工作進(jìn)展的真實(shí)性面貌，并進(jìn)行歸檔管理，為企事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)。

一、檔案信息化管理的特點(diǎn)與意義

1.檔案信息化管理的特點(diǎn)

首先，效率高。信息化系統(tǒng)應(yīng)用到醫(yī)院檔案管理中能夠提升醫(yī)院檔案管理效率。在大眾心目中，傳統(tǒng)檔案管理模式基本都是手工操作，需要面對很多的紙質(zhì)檔案，要進(jìn)行分類的整理、歸檔，工作量之大不言而喻，對醫(yī)院檔案管理效率產(chǎn)生了影響。加上醫(yī)院本身的科室也比較多，每個(gè)部門的職能不同，牽涉的檔案資料也多，多元化特點(diǎn)明顯。而在信息化時(shí)代，特別是辦公自動(dòng)化軟件系統(tǒng)的應(yīng)用，在整理檔案資料的時(shí)候可以用設(shè)定好的系統(tǒng)路徑，管理人員通過網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)入口進(jìn)去就能進(jìn)行檔案信息路途，節(jié)約了時(shí)間也提升了效率。

其次，存儲(chǔ)便利。就紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)來說，經(jīng)過長時(shí)間的存儲(chǔ)，特別是條件不到位的檔案室，由于受溫度、濕度等因素的影響，會(huì)導(dǎo)致紙質(zhì)檔案的文字因?yàn)槭艹钡纫蛩厥沟米舟E變模糊，而且有些影響資料也會(huì)不清晰，照片甚至?xí)凕S，檔案存儲(chǔ)的質(zhì)量不高。而在檔案信息化管理中，檔案的存儲(chǔ)管理變得更加的簡潔，效率更高。通過計(jì)算機(jī)技術(shù)把原始的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息化的電子版本，相應(yīng)的節(jié)省了檔案管理存儲(chǔ)的空間，也節(jié)約了整理的時(shí)間，一個(gè)芯片就能存儲(chǔ)全部的檔案資料，管理起來也相對比較容易，提升了存儲(chǔ)的便利性。

2.檔案信息化管理的意義

要確保醫(yī)院管理的有效性，就要明確開展相關(guān)文件檔案管理的意義，確保發(fā)展過程中各項(xiàng)環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)的完整性與準(zhǔn)確性。提高醫(yī)院檔案信息化管理工作質(zhì)量的意義主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：其一，檔案管理信息化工作質(zhì)量是醫(yī)院管理實(shí)施的保障。醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展都是為發(fā)展目標(biāo)服務(wù)，檔案管理也不例外。醫(yī)院檔案包括病人病例、治療方案以及醫(yī)療器械等等多方面的內(nèi)容，對于檔案管理部門來說，要明確自身職責(zé)，能夠把文件的整理與歸檔作為檔案管理的核心，進(jìn)行信息化管理，充分發(fā)揮檔案的信息資源方面的優(yōu)勢，從而為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)提供多元化的信息資源服務(wù)，提升醫(yī)院的核心競爭能力。單就病人檔案來說，包含的內(nèi)容有入院登記表，核實(shí)材料，病人的身份證、戶口本，一些診療依據(jù)和收費(fèi)單據(jù)、其他日常管理材料等。還有參與醫(yī)療診斷服務(wù)中的文檔、記錄等都是作為檔案進(jìn)行存檔處理，也是執(zhí)行各項(xiàng)工作的參考點(diǎn)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。其二，檔案信息化管理是醫(yī)院現(xiàn)代化管理的一部分。檔案管理現(xiàn)代化是開展各項(xiàng)工作的一個(gè)重要抓手，比如，各類會(huì)議文件的起草、到醫(yī)療報(bào)銷相關(guān)文件的接收與傳遞、組合與裝訂都有規(guī)范化的要求，要堅(jiān)持高標(biāo)準(zhǔn)、嚴(yán)要求，抓細(xì)節(jié)問題。因?yàn)闄n案的形成與積累到更新都是動(dòng)態(tài)變化的過程，也是長時(shí)間的積累，需要及時(shí)收集、整理這些資料，確保各個(gè)檔案組合不缺少資料，要齊全完備，信息化顯得非常重要。在現(xiàn)階段，要能夠認(rèn)識(shí)到提高醫(yī)院檔案信息化管理工作質(zhì)量的意義，制定出提高檔案信息化管理工作質(zhì)量的措施。

二、檔案信息化管理的有效服務(wù)策略

1.堅(jiān)持檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略

在社會(huì)發(fā)展進(jìn)程中，檔案管理與時(shí)俱進(jìn)也是時(shí)代發(fā)展的訴求。在這樣的背景下，信息數(shù)據(jù)的容量在擴(kuò)展，信息資源也隨之增多。信息化前提下檔案管理的主要任務(wù)并不是說收集和整理大量的相關(guān)資料，而是對重點(diǎn)的、有利用價(jià)值的檔案進(jìn)行整理、歸類、分析、處理，尤其是那些對社會(huì)生產(chǎn)力發(fā)展有利的檔案資料，包括檔案信息化資源處理之后帶來的社會(huì)效益。運(yùn)用云技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)處理，轉(zhuǎn)變具體的分部結(jié)構(gòu)，達(dá)到網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)的目標(biāo)。要確保醫(yī)院的長期化、穩(wěn)定化發(fā)展，一個(gè)重要的前提和基礎(chǔ)就是制定長期性的戰(zhàn)略規(guī)劃。要結(jié)合醫(yī)院自身實(shí)際，細(xì)致的研究檔案信息化管理狀況與發(fā)展瓶頸，還要結(jié)合醫(yī)院未來的發(fā)展趨勢，要求檔案的信息化創(chuàng)新管理具備前瞻性的眼光，能夠迎合數(shù)字化時(shí)代的發(fā)展需求，認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對檔案管理的影響力，這樣制定的管理措施才有的放矢。

2.提高檔案管理的信息化水平

在檔案管理中，基于長期保存需求需要把傳統(tǒng)的文件檔案信息轉(zhuǎn)為電子化的形式，通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行聯(lián)結(jié)，組成系統(tǒng)化的檔案信息庫，具有復(fù)制性、便利性以及穩(wěn)定性的特點(diǎn)，也減少了傳統(tǒng)檔案管理中漏記、誤記等現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)精確查詢的目標(biāo)，增強(qiáng)檔案信息的共享性，確保了檔案信息共享與在線服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料信息資源無損利用?？梢岳脵n案信息管理系統(tǒng)為檔案的信息化建設(shè)服務(wù)，這些系統(tǒng)軟件為信息化提供了技術(shù)支撐。換句話說，信息技術(shù)是檔案形成的基礎(chǔ)和保障，檔案的形成也是信息化技術(shù)開展的成果?？梢越Y(jié)合醫(yī)院發(fā)展實(shí)際建立檔案管理數(shù)據(jù)庫，為檔案信息資源共享提供可能。通過運(yùn)用信息技術(shù)統(tǒng)一整理建設(shè)中分散的信息，以掃描、輸入等形成電子化的檔案資料。這樣的電子檔案不再受時(shí)空和時(shí)間的限制，可以在授權(quán)的情況下隨時(shí)查看相關(guān)檔案資料，改變了傳統(tǒng)檔案材料的處理方式。事實(shí)上，通過網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)來分離文件檔案的信息與載體，并把關(guān)鍵的信息點(diǎn)關(guān)聯(lián)在一起，提升了文件檔案信息的深度。

3.建立健全檔案信息化管理制度

結(jié)合單位實(shí)際與軟件、硬件方面的實(shí)力，以信息化發(fā)展為理念，制定有效的工作制度，包括需要為檔案保存的資料內(nèi)容制定統(tǒng)一化的格式等，讓檔案管理實(shí)現(xiàn)有制度可依。要強(qiáng)化人員管理，落實(shí)制度建設(shè)。要有專人管理檔案，明確“誰來管”的問題，還要結(jié)合實(shí)際建立規(guī)章制度，明確“怎么管”的問題。要認(rèn)真完成檔案的歸檔、移交以及安全管理制度，為提升檔案信息化管理工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。事實(shí)上，有些類型的檔案其中涉及到個(gè)人隱私問題，不適宜對外開放，基本都是供管理部門以及特定服務(wù)對象使用的資料。監(jiān)察機(jī)關(guān)、上級管理部門、公檢法機(jī)關(guān)為了工作需要也可以查閱相關(guān)檔案，但是同樣需要按照制度來履行查閱手續(xù)。所以，建立相應(yīng)的制度，積極細(xì)化利用條件，明確每一步程序，從而建立安全利用的舉措。總之，制度建設(shè)才能實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化的檔案信息化工作管理模式，規(guī)范檔案管理的收集與整理工作，還包括信息的上傳、傳遞等，從而形成科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理模塊，提高檔案信息化建設(shè)工作的水準(zhǔn)。

4.提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)

在依托新技術(shù)進(jìn)行檔案信息化管理過程中，人員的綜合素質(zhì)是保障。在信息化技術(shù)運(yùn)用背景下，要提升檔案管理員的職業(yè)競爭力，就要求其掌握現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的能力，這樣才能為檔案管理提供更為優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。在數(shù)字人文時(shí)代，特別是云計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理在借助云計(jì)算技術(shù)的情況下，工作人員在收集和整理相關(guān)數(shù)據(jù)信息的時(shí)候更加快捷、高效，還提升了檔案數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性和嚴(yán)密性，促使檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化發(fā)展。所以，圖書館館員要能夠掌握現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，具備數(shù)據(jù)挖掘能力，數(shù)據(jù)資源整合以及推動(dòng)方面的能力。因?yàn)殡S著檔案管理智能化的發(fā)展，檔案信息資源獲取變得越來越方便，而且服務(wù)用戶需求也在增加。不同類型的檔案服務(wù)于不同的人員，比如，人事檔案對員工，患者檔案對病人等，在檔案智能服務(wù)系統(tǒng)中，除了各種文件記錄之外，視頻、音頻、照片等都包含在內(nèi)。當(dāng)眾多數(shù)據(jù)被融合之后就產(chǎn)生了一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫，工作人員可以運(yùn)用智能化系統(tǒng)學(xué)習(xí)技術(shù)分析數(shù)據(jù)信息，洞若觀火。

結(jié)論

綜上所述，醫(yī)院管理者要認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理的價(jià)值，要進(jìn)行科學(xué)化的統(tǒng)籌規(guī)劃，整體布局相關(guān)檔案管理工作的開展，結(jié)合內(nèi)外部的發(fā)展需求，打破過去的信息格局形勢，能夠讓各個(gè)類型的檔案都集合到信息化系統(tǒng)中，讓檔案信息變得更加精確。在現(xiàn)階段，要堅(jiān)持檔案信息化管理創(chuàng)新發(fā)展戰(zhàn)略，提高檔案管理的信息化水平，建立健全檔案信息化管理制度，提高檔案管理人員的信息化素質(zhì)，為提升檔案管理成效打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)

[1]魏巍.地質(zhì)檔案數(shù)字化的意義及安全保密措施分析[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2018（07）：45-46.

[2]劉景洋.基于檔案管理的數(shù)字化建設(shè)與安全保密實(shí)施策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（09）：78-79.

[3]陳嵩.檔案管理的數(shù)字化建設(shè)與安全保密實(shí)施策略[J].蘭臺(tái)世界，2017（09）：123-125.

[4]李云峰，高崇巖，楊萌.試論企業(yè)檔案與企業(yè)文化建設(shè)[J].檔案學(xué)通訊，2018（01）：123-124.