技工院校財(cái)務(wù)報(bào)賬管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究

近年來，隨著國家對技工培養(yǎng)的愈加重視，技工學(xué)校的發(fā)展規(guī)模越來越大，資金投入越來越多。在保證資金支出合規(guī)、程序合法的前提下，如何提高資金使用效率、提升財(cái)務(wù)管理水平、保證預(yù)算執(zhí)行率顯得非常重要。鑒于學(xué)校自主開發(fā)并已投入使用的專項(xiàng)資金管理系統(tǒng)，在資金管理、規(guī)范報(bào)賬中取得了良好效果，學(xué)院計(jì)劃構(gòu)建一個(gè)統(tǒng)一的報(bào)賬管理系統(tǒng)，涵蓋所有經(jīng)費(fèi)報(bào)賬。本文以江西技師學(xué)院為例，就技工院校財(cái)務(wù)報(bào)賬管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)研究予以闡述。

一、功能需求分析

技工院校經(jīng)費(fèi)支出主要包括基本支出、專項(xiàng)支出和代收經(jīng)費(fèi)支出三大類，各類資金支出有其特有的要求。經(jīng)費(fèi)報(bào)賬人員可能涵蓋學(xué)院所有教職工，對信息化技術(shù)熟悉程度不一;系統(tǒng)用戶涵蓋學(xué)院各個(gè)層級(jí)，大家對經(jīng)費(fèi)使用關(guān)注不同。如何解決以上問題，作好系統(tǒng)需求分析，滿足各方要求，是本系統(tǒng)設(shè)計(jì)首要解決的問題。經(jīng)過調(diào)研分析，本系統(tǒng)功能需求主要有如下：

圖1 報(bào)賬管理系統(tǒng)流程圖

圖2 報(bào)賬管理系統(tǒng)操作流程圖

（一）預(yù)算執(zhí)行控制

隨著新預(yù)算法實(shí)施，提升單位年度預(yù)算執(zhí)行率成為財(cái)務(wù)人員必須把握的一個(gè)原則。報(bào)賬系統(tǒng)除滿足填寫報(bào)賬單外，還要從技術(shù)上落實(shí)預(yù)算執(zhí)行控制，倒逼預(yù)算意識(shí)養(yǎng)成，讓預(yù)算意識(shí)從財(cái)務(wù)人員走向全體教職工。落實(shí)“先有預(yù)算、后有支出”是報(bào)賬系統(tǒng)在管理基本支出時(shí)所要實(shí)現(xiàn)的功能;做到“單獨(dú)核算、?？顚Ｓ谩笔菆?bào)賬系統(tǒng)在管理專項(xiàng)資金時(shí)所要實(shí)現(xiàn)的功能;“收多少、支多少、多退少補(bǔ)，便于清算”是報(bào)賬系統(tǒng)在管理代收經(jīng)費(fèi)時(shí)所要實(shí)現(xiàn)的功能。

（二）報(bào)賬狀態(tài)跟蹤

通過系統(tǒng)，可以隨時(shí)了解到每一筆報(bào)賬什么時(shí)間處于哪個(gè)環(huán)節(jié)，審核是否通過，支付是否成功，記在財(cái)務(wù)哪號(hào)憑證等信息，讓報(bào)賬人員在電腦前即可追蹤查詢，而無需到財(cái)務(wù)前臺(tái)咨詢，有效提高報(bào)賬效率、提升財(cái)務(wù)服務(wù)水平。

（三）經(jīng)費(fèi)使用公開

全年預(yù)算一旦確定并錄入系統(tǒng)后即可查詢，在預(yù)算執(zhí)行過程中，預(yù)算執(zhí)行情況、經(jīng)費(fèi)結(jié)余情況也可即時(shí)統(tǒng)計(jì)匯總，資金使用明細(xì)也可按規(guī)定權(quán)限予以查詢，讓財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)即時(shí)公開，以便大家監(jiān)督。

（四）經(jīng)費(fèi)核算比較

學(xué)校財(cái)務(wù)核算主要是按經(jīng)濟(jì)分類科目統(tǒng)計(jì)匯總，核算到部門或事務(wù)的不多。為便于成本核算、預(yù)算編制等，系統(tǒng)需提供按部門、按事務(wù)統(tǒng)計(jì)匯總，按年份分析比較功能。

（五）政策文件發(fā)布

財(cái)務(wù)報(bào)賬政策法規(guī)性比較強(qiáng)，財(cái)務(wù)部門需將與報(bào)賬相關(guān)的政策法規(guī)、規(guī)章制度第一時(shí)間在平臺(tái)發(fā)布，減少因不知規(guī)定而造成報(bào)賬多次跑、甚至支出不合規(guī)的情況發(fā)生。

二、系統(tǒng)流程設(shè)計(jì)

根據(jù)各類經(jīng)費(fèi)管理要求及各系統(tǒng)用戶權(quán)限的不同，財(cái)務(wù)報(bào)賬管理系統(tǒng)具體流程設(shè)計(jì)如圖1所示。

用戶登陸報(bào)賬系統(tǒng)，根據(jù)自身權(quán)限的不同，系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)入到相應(yīng)的功能模塊。每個(gè)模塊中，日常經(jīng)費(fèi)、專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)和代收經(jīng)費(fèi)單獨(dú)管理，三項(xiàng)經(jīng)費(fèi)在四個(gè)功能模塊中操作流程相同，具體設(shè)計(jì)如圖2所示。

學(xué)院全年預(yù)算審核通過后，系統(tǒng)管理員首先在系統(tǒng)管理模塊錄入預(yù)算內(nèi)容、預(yù)算金額、支出科目等基礎(chǔ)信息，后期根據(jù)資金到位情況，逐步下達(dá)預(yù)算，即可使用金額。報(bào)賬人員在預(yù)算下達(dá)后，可填制并打印出報(bào)賬單，系統(tǒng)自動(dòng)扣減可使用金額。報(bào)賬人員按規(guī)定流程將報(bào)賬單及相應(yīng)票據(jù)送各崗位審核簽字。會(huì)計(jì)根據(jù)審簽完畢的報(bào)賬單，制定報(bào)賬復(fù)核單送主管單位復(fù)核，復(fù)核通過后流轉(zhuǎn)至出納崗位。出納支付成功后再流轉(zhuǎn)至?xí)?jì)崗位，進(jìn)行登賬處理。

三、系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)

根據(jù)系統(tǒng)功能需求和流程設(shè)計(jì)，報(bào)賬管理系統(tǒng)劃分為四個(gè)功能模塊，各功能模塊設(shè)計(jì)如下：

（一）系統(tǒng)管理功能模塊

系統(tǒng)管理模塊面向系統(tǒng)管理員開放，主要完成系統(tǒng)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理和預(yù)算下達(dá)等，具體包括：

（1）賬戶管理。報(bào)賬管理系統(tǒng)四大功能模塊、三類經(jīng)費(fèi)管理實(shí)行一個(gè)賬戶統(tǒng)一認(rèn)證。用戶類別及操作權(quán)限為：系統(tǒng)管理員擁有系統(tǒng)管理模塊操作權(quán)限，會(huì)計(jì)擁有會(huì)計(jì)審核模塊操作權(quán)限，出納擁有出納支付模塊操作權(quán)限，普通教職工、部門負(fù)責(zé)人和院領(lǐng)導(dǎo)擁有報(bào)賬管理模塊操作權(quán)限，但他們訪問數(shù)據(jù)的權(quán)限有所不同：普通教職工只能查看本部門預(yù)算情況及本人報(bào)賬明細(xì)，部門負(fù)責(zé)人可查看本部門預(yù)算情況及本部門所有的報(bào)賬明細(xì)，院領(lǐng)導(dǎo)可以查看全院預(yù)算情況及全院報(bào)賬明細(xì)。

（2）基本選項(xiàng)管理。該模塊主要完成對資金來源、文件類別、支出科目及預(yù)算內(nèi)容等四個(gè)基本數(shù)據(jù)的管理和維護(hù)。能夠完成數(shù)據(jù)的增加、修改和刪除操作，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)內(nèi)容無限級(jí)添加。

（3）預(yù)算管理。該模塊主要是負(fù)責(zé)預(yù)算下達(dá)和調(diào)整功能。

（4）數(shù)據(jù)管理?？紤]到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的安全性和嚴(yán)肅性，報(bào)賬數(shù)據(jù)刪除權(quán)限由管理員操作。

（5）文件管理。該模塊主要是對需要在系統(tǒng)中公布的文件進(jìn)行管理。

（二）報(bào)賬管理模塊

報(bào)賬管理模塊面向全體教職工開放，需憑賬號(hào)登錄。該模塊完成報(bào)賬單的填寫、查詢、統(tǒng)計(jì)、跟蹤等功能，具體設(shè)計(jì)如下。

（1）填寫報(bào)賬單。該功能含預(yù)算內(nèi)容導(dǎo)航、當(dāng)前已選內(nèi)容的預(yù)算安排、資金使用情況查看及報(bào)賬單填寫功能。只有選擇了預(yù)算內(nèi)容后，報(bào)賬單填寫才會(huì)被繳活。在提交報(bào)賬單時(shí)，“無預(yù)算或預(yù)算不足”，報(bào)賬單將提交不成功。

（2）查詢報(bào)賬單。該模塊負(fù)責(zé)報(bào)賬單查詢、瀏覽、修改和打印。非本人報(bào)賬單不能進(jìn)行修改，已復(fù)核報(bào)賬單不能進(jìn)行修改。

（3）統(tǒng)計(jì)報(bào)賬單。該模塊是對全院或某部門在某一時(shí)間段內(nèi)報(bào)賬情況的統(tǒng)計(jì)匯總。

（4）跟蹤報(bào)賬單。該模塊是為方便報(bào)賬者了解報(bào)賬進(jìn)展情況而設(shè)計(jì)，報(bào)賬者通過查詢可以知曉報(bào)賬單送審時(shí)間及結(jié)果、送銀行轉(zhuǎn)賬時(shí)間及結(jié)果、財(cái)務(wù)記賬憑證號(hào)等。

（5）文檔制度。該模塊是有關(guān)專項(xiàng)資金使用相關(guān)文件展示板塊，所有資料在本欄目分門別類地呈現(xiàn)給所有用戶。

（6）預(yù)算安排情況。該模塊主要為財(cái)務(wù)人員設(shè)置，可通過本功能了解部門預(yù)算情況、財(cái)務(wù)實(shí)際安排資金情況以及資金缺口情況。

（三）會(huì)計(jì)管理模塊設(shè)計(jì)

該模塊是系統(tǒng)面向財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)開發(fā)設(shè)計(jì)的功能板塊，該模塊包含復(fù)核管理和記賬管理兩部分。復(fù)核管理含復(fù)核前復(fù)核單據(jù)的生成、查詢和打印及復(fù)核后復(fù)核結(jié)果反饋。復(fù)核通過的報(bào)賬單進(jìn)入出納管理模塊進(jìn)行支付操作，復(fù)核不通過的由報(bào)賬者修改單據(jù)，會(huì)計(jì)重新送去復(fù)核。記賬管理是出納支付成功后重返會(huì)計(jì)管理模塊，供會(huì)計(jì)錄入記賬憑證號(hào)，方便報(bào)賬者日后查詢賬目。

（四）出納管理模塊設(shè)計(jì)

該模塊是系統(tǒng)面向財(cái)務(wù)出納開發(fā)設(shè)計(jì)的功能板塊。出納管理含支付前送轉(zhuǎn)單據(jù)生成、查詢和打印，及支付后支付結(jié)果的反饋。支付成功的報(bào)賬單進(jìn)入會(huì)計(jì)管理模塊進(jìn)行記賬操作，轉(zhuǎn)賬失敗的單據(jù)由報(bào)賬者補(bǔ)充相關(guān)材料后再次送銀行轉(zhuǎn)賬。

四、結(jié)束語

財(cái)務(wù)報(bào)賬管理系統(tǒng)的使用，給報(bào)賬人員及財(cái)務(wù)工作人員帶來了工作便利，為單位預(yù)算管理和控制提供了技術(shù)手段，在系統(tǒng)運(yùn)行過程中，亦將不斷完善系統(tǒng)功能，提高財(cái)務(wù)管理水平和服務(wù)水平。

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