檔案信息化管理存在的問題及措施

李寧

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2019）6-115-01

摘 要 本篇文章首先對(duì)檔案信息化管理的意義進(jìn)行闡述，從網(wǎng)絡(luò)意識(shí)淡薄、挑戰(zhàn)因素多、信息發(fā)展快速三個(gè)方面，對(duì)檔案信息化管理存在的問題進(jìn)行解析，并以此為依據(jù)，提出檔案信息化管理存在問題的處理措施。

關(guān)鍵詞 檔案 信息化管理 問題 措施

在社會(huì)快速發(fā)展的環(huán)境下，各個(gè)行業(yè)對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用力度提高，人們生活和工作都需要得到信息技術(shù)的支持。近幾年來，我國(guó)在檔案信息化建設(shè)效率上隨之提升，每個(gè)單位和企業(yè)首要任務(wù)在于落實(shí)好檔案信息化管理工作。在檔案管理過程中，檔案服務(wù)效率和管理水平將會(huì)影響企業(yè)運(yùn)營(yíng)和發(fā)展，部分企業(yè)和單位都建設(shè)路檔案信息化機(jī)構(gòu)，并加強(qiáng)專業(yè)人才培育，通過開發(fā)各種檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。在實(shí)際中，即便在檔案信息化管理中獲取一定成果，但是也存在諸多問題需要改進(jìn)。下面，本文將重點(diǎn)闡述和分析檔案信息化管理存在問題和處理措施。

一、檔案信息化管理的意義

隨著信息化水平的提高，我國(guó)各個(gè)行業(yè)規(guī)模隨著擴(kuò)充，檔案信息量不斷增加，傳統(tǒng)檔案管理模式已無法滿足企業(yè)發(fā)展要求，所以，為了不被社會(huì)所淘汰，需要把信息技術(shù)運(yùn)用其中。檔案信息化管理作為當(dāng)前檔案管理最新模式，也是信息化技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)結(jié)合下形成的產(chǎn)物，在實(shí)際管理過程中，檔案信息化管理已經(jīng)獲取一定成果，可以促進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展。

二、檔案信息化管理存在的問題

（一）網(wǎng)絡(luò)意識(shí)淡薄

計(jì)算機(jī)技術(shù)水平的提高，讓我國(guó)正式步入到網(wǎng)絡(luò)時(shí)代中，網(wǎng)絡(luò)引導(dǎo)各個(gè)行業(yè)穩(wěn)定發(fā)展，其中檔案信息化管理，更加需要得到信息技術(shù)這次是。但是受到傳統(tǒng)檔案管理理念約束，檔案管理人員無法在剛接觸的信息化管理格局中熟練操作，沒有認(rèn)識(shí)到檔案信息化管理價(jià)值和意義，信息化網(wǎng)絡(luò)管理意識(shí)薄弱。在這種情況下，給檔案信息化管理工作順利開展帶來影響，檔案信息化管理水平無法實(shí)現(xiàn)大幅度提升。

（二）挑戰(zhàn)因素多

站在創(chuàng)新和安全角度來說，傳統(tǒng)檔案管理體系核心內(nèi)容在于為了能夠快速尋找所需信息，保證檔案信息安全。但是隨著時(shí)代快速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也朝著深層系趨勢(shì)發(fā)展，存在諸多和其他系統(tǒng)應(yīng)用結(jié)合的狀況，例如檔案信息一體化。在這種環(huán)境下，需要?jiǎng)?chuàng)新管理思維，緩解各方之間的沖突。然而，在檔案信息化管理中，對(duì)該挑戰(zhàn)處理依舊存在諸多不足。并且，因?yàn)橛?jì)算機(jī)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)自身面臨諸多安全隱患，硬件和軟件容易遭受不法人員的攻擊，在這種情況下，嚴(yán)重影響檔案數(shù)據(jù)自身安全。再加上管理人員安全意識(shí)淡薄，導(dǎo)致檔案信息化管理或多或少會(huì)面臨各種安全問題。

（三）信息發(fā)展快速

在開展檔案信息化管理工作時(shí)，檔案通常是采用電子檔案方式保存，自身具備較強(qiáng)的修改和復(fù)制特性，所以，為了防止檔案信息被他人隨意更改，無法保證檔案信息安全，應(yīng)該采取一系列安全管理對(duì)策，防止檔案信息在傳遞和保存中受到不法人員的進(jìn)攻，而影響檔案信息化管理效果。此外，因?yàn)闄n案信息保存存在一定周期性，對(duì)載體應(yīng)用期限和計(jì)算機(jī)安全有著嚴(yán)格要求，針對(duì)載體保存的檔案和計(jì)算機(jī)平臺(tái)統(tǒng)一性也有一定要求，在這種情況下，需要保證信息加密技術(shù)滿足一定標(biāo)準(zhǔn)，從而保證檔案信息化管理工作有序落實(shí)。但是，當(dāng)前因?yàn)榧夹g(shù)受到限制，給檔案信息化管理工作開展帶來影響，無法獲取理想的管理效果。

三、檔案信息化管理存在問題的處理措施

（一）強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)意識(shí)

思想轉(zhuǎn)變通常是檔案信息化管理獲取成果的基本要素，所以，在實(shí)際管理過程中，應(yīng)該轉(zhuǎn)變?nèi)藛T思想理念，提升網(wǎng)絡(luò)管理意識(shí)，從而保證檔案信息化管理工作順利進(jìn)行。具體來說，加大內(nèi)部宣傳，讓管理人員明確檔案信息化管理價(jià)值，從而提升管理層級(jí)的注重力度，引導(dǎo)和支持信息化建設(shè)，保證管理工作有組織、有規(guī)劃落實(shí)，提升檔案信息化管理水平。

（二）科學(xué)處理挑戰(zhàn)

在數(shù)字化背景下，網(wǎng)絡(luò)安全問題逐漸凸顯，在這種環(huán)境下，為了保證檔案信息安全，在管理過程中，應(yīng)該強(qiáng)化安全意識(shí)，做好網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)研發(fā)工作，采取合理對(duì)策保證檔案信息安全。并且，要想保證安全性，還要科學(xué)制定完善的電子文件安全管理體系，強(qiáng)化電子文件流程管理和追蹤，防止重要信息外漏。根據(jù)信息安全管理要求，對(duì)電子信息管理系統(tǒng)操作加以科學(xué)分配，保證在工作模式上加以合理設(shè)計(jì)，根據(jù)口令管理等信息技術(shù)，提升認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，保證檔案信息整體安全。

（三）完善信息技術(shù)

檔案信息化管理工作順利落實(shí)，需要得到信息技術(shù)支持。技術(shù)作為檔案信息化管理的主體，假設(shè)缺少專業(yè)技術(shù)引導(dǎo)，將會(huì)阻礙檔案信息化管理工作開展。由此可見，在檔案信息化管理過程中，需要有完善的信息技術(shù)支持。對(duì)此，應(yīng)該強(qiáng)化檔案信息化管理人員思想意識(shí)，配備專業(yè)的硬件設(shè)施，同時(shí)安全配套設(shè)備，避免遭受電磁干擾，從根源上降低檔案損壞幾率。并且，完善檔案信息化管理軟件，讓其可以更好迎合管理要求，在此基礎(chǔ)上，注重檔案系統(tǒng)維護(hù)技術(shù)的完善性，檔案信息系統(tǒng)作為一個(gè)動(dòng)態(tài)管理過程，要求檔案管理人員定期維護(hù)和更新，將系統(tǒng)自身價(jià)值充分發(fā)揮。所以，掌握維護(hù)技術(shù)，才能保證檔案信息錄入安全。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，電子信息技術(shù)水平的而提升，現(xiàn)代檔案管理工作也朝著信息化方向發(fā)展。在開展檔案信息化管理工作時(shí)，需要得到信息技術(shù)支持，強(qiáng)化管理人員思想意識(shí)，完善信息技術(shù)，給檔案信息化管理工作有序進(jìn)行提供條件。

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